Learn about advanced report capabilities including sharing and filtering, exporting, calculating utilization and forecasting a probability of winning.
Compartilhar os relatórios do gerenciamento de recursos
Apenas quem tem um login válido do gerenciamento de recursos e o nível de permissão adequado pode visualizar relatórios compartilhados.
- No canto superior direito do relatório, selecione Compartilhar.
- Copie e cole o URL do pop-up em uma mensagem para os membros da sua equipe. Sua equipe pode usar este link para acessar o relatório.
Para excluir um relatório, passe o mouse sobre o nome dele e selecione o ícone de exclusão.
Usar filtros em relatórios
Os relatórios podem ser filtrados para personalizar as informações exibidas após a execução do relatório. Você pode filtrar por projeto ou especialidade ou usar vários filtros para focar dados específicos e agilizar o resultado.
Para filtrar um ou vários itens, clique nas caixas de seleção desses itens ou use Todos ou Nenhum na parte superior da caixa de filtro. Para localizar melhor um filtro específico que você está procurando, você também pode usar o recurso de barra de pesquisa.
Se você selecionar uma opção clicando no nome em vez da caixa de seleção, todas as opções serão automaticamente desmarcadas, exceto o nome selecionado.
Exportar dados dos Relatórios
Os dados do relatório podem ser exportados de duas maneiras: no menu Exportar ou por meio de Solicitar dados subjacentes.
No menu Exportar:
- Crie o seu relatório
- No canto superior direito do relatório, selecione Exportar.
- Selecione um formato para o seu arquivo.
Por e-mail:
Os links de CSV enviados por e-mail não estão sujeitos ao limite de tamanho do relatório do Resource Management, por isso são uma excelente maneira de exportar grandes conjuntos de dados para análise avançada em outras ferramentas.
A opção Solicitar dados subjacentes não está disponível para relatórios de utilização.
- Crie o seu relatório
- Ao lado de Executar relatório, selecione Solicitar dados subjacentes.
Quando o CSV estiver pronto, você receberá uma notificação por e-mail (incluindo um link para baixar o arquivo CSV) no endereço de e-mail associado à sua conta do Resource Management. Dependendo do escopo do relatório e da carga do sistema, pode levar até 24 horas para receber o e-mail.
Configurações de relatório de tabela dinâmica
Primeiro, crie seu relatório e exporte os dados em arquivo .csv.
Confira aqui alguns relatórios práticos que trarão boas informações quando você criar uma tabela dinâmica com os dados resultantes.
Visão geral do orçamento do cliente e do projeto
- Exibição: orçamento: valores
- Período: últimos e próximos 90 dias
- Agrupar primeiro por: cliente
- Agrupar depois por: projeto
- Mostrar: tipo de projeto: confirmado
Utilização cobrada do mês anterior
- Exibição: tempo e taxas: horas e valores
- Período: mês anterior
- Agrupar primeiro por: área
- Agrupar depois por: membro da equipe
- Mostrar: tipo de projeto: confirmado
Primeiro, calcule o total de horas disponíveis. Corresponde ao total de dias úteis do mês anterior multiplicados pelas horas do dia de trabalho de cada pessoa. Em seguida, calcule o total de horas cobradas. A utilização é a porcentagem das horas totais gastas em trabalhos cobrado.
Relatório de orçamento de projeto individual
- Exibição: tempo e taxas
- Período: personalizar intervalo de datas: duração do projeto
- Agrupar primeiro por: fase
- Agrupar depois por: membro da equipe
- Mostrar: nome e cliente do projeto
Incluir as horas de hoje nas horas incorridas em relatórios
Se as horas que sua equipe está monitorando hoje não afetam as horas e os valores incorridos nos relatórios, o período incorrido da sua conta provavelmente está definido apenas para os dias anteriores.
Essa configuração pode ser alterada por qualquer administrador de recursos acessando Configurações de conta > Período incorrido. A partir daqui, é possível determinar se horas e valores em toda a conta devem incluir apenas dias anteriores ou dias anteriores e hoje.
Calcule a utilização por projeto
Se você quiser ver o número de horas que seus recursos incorreram em um projeto, execute dois relatórios (de Tempo e tarifas e de Utilização) e use as exportações de relatório para personalizar sua visão de como as horas de cada pessoa em um projeto afetam a utilização.
Veja quantas horas seus recursos incorreram em relação aos projetos:
- Execute um relatório de tempo e tarifas. Agrupe o relatório por membro da equipe, depois por projeto.
- Acesse Exportar > Exportar este relatório para CSV.
- Transforme seu relatório de tempo e tarifas em um relatório apenas de utilização e grupo por membro da equipe. Certifique-se de que período do relatório de tempo e tarifas e do relatório de utilização seja o mesmo (por exemplo, este mês). Acesse Exportar > Exportar este relatório para CSV.
- Abra as duas exportações e copie todos os dados de uma exportação para uma nova guia na outra planilha. Feche o arquivo de onde copiou os dados, de modo que fique aberto apenas o arquivo com dados em duas guias.
- Na planilha com o relatório de tempo e tarifas de exportação, adicione dois novos cabeçalhos de coluna à direita, intitulados horas disponíveis e utilização por projeto.
- Execute uma fórmula VLOOKUP (usando o nome da pessoa como o valor que você deseja buscar em ambas as planilhas) na coluna de horas disponíveis para preencher seus dados de horas disponíveis a partir da exportação do relatório de utilização para sua exportação de relatório de tempo e tarifas. Agora você deve ter os dados brutos para calcular a utilização por projeto (total de horas por projeto/horas disponíveis).
- Na coluna utilização do projeto, divida o valor da coluna total (horas) para cada projeto pelas horas disponíveis da pessoa. Converta esse valor em uma porcentagem. Seu gráfico deve corresponder à imagem abaixo para calcular a utilização por projeto por membro da equipe.
Adicionar campos personalizados para pessoas e projetos
Campos personalizados para pessoas podem adicionar propriedades, incluindo habilidades, certificações, gerentes e estrutura de organização a perfis. Para projetos, use os campos personalizados para adicionar critérios específicos dos negócios aos seus projetos e especificar propriedades, como editor de portfólio, prioridade do projeto, probabilidade de fechamento, unidade de negócios, IDs de projeto e localização.
Ao integrar o Resource Management com outras ferramentas ou sistemas de negócios, adicione os campos personalizados utilizando as mesmas etiquetas ou os mesmos identificadores usados em suas outras ferramentas.
Projetos e pessoas podem ter vários campos personalizados. Você pode filtrar esses campos no cronograma, na página de portfólio do projeto ou nos relatórios.
Criar campos personalizados
Apenas administradores de recursos podem adicionar campos personalizados.
- Selecione Configurações no canto superior direito.
- Selecione Configurações da conta na lista suspensa.
- Selecione Campos personalizados do projeto ou Campos personalizados de pessoas no menu de navegação à esquerda.
- Selecione Adicionar e preencha as seguintes informações:
- Nome do campo: o nome de exibição do campo personalizado e de seus filtros.
- Descrição do campo: descreve como este campo personalizado deve ser usado (opcional).
- Tipo de campo: selecione Campo de texto, Menu suspenso ou Menu suspenso de múltipla escolha. Menu suspenso e Menu suspenso de múltipla escolha permitem especificar as opções que serão exibidas.
- Valor padrão: o valor que novos projetos ou novas pessoas terão previamente preenchido neste campo. Selecione Aplicar valor padrão a projetos/pessoas existentes para que esse valor preencha as atribuições existentes.
- Como este campo é usado?: determine se você quer esse valor:
- Visível no projeto ou na página pessoal
- Uma opção de filtro em toda a conta e uma opção de exibição na exibição de pessoas no cronograma
- Editável apenas por administradores (somente campos personalizados de pessoas)
- Selecione Salvar para criar seu campo personalizado. O novo campo será exibido em todos os projetos ou pessoas com os valores padrão, se aplicável. Os administradores de recursos e os editores de portfólio podem editar campos personalizados nas configurações de projeto ou nas configurações de perfil, conforme aplicável.
Atualizações nos campos personalizados
Se você atualizar um campo personalizado em Configurações da conta, a atualização será exibida em todos os projetos e pessoas que usam o campo.
Se você remover um campo personalizado das Configurações da conta, o projeto ou a pessoa manterá esse valor dentro de sua configuração. Enquanto pelo menos um projeto ou uma pessoa tiver esse valor anexado às suas configurações, a escolha ainda aparecerá nas opções de filtro no cronograma e nos relatórios.
Filtro
Filtrar um campo personalizado nos relatórios permite que você mostre itens específicos em um conjunto de dados. Por exemplo, você pode filtrar projetos de alta prioridade ou projetos pertencentes a um editor de portfólio específico. Você pode aplicar vários filtros. Você só verá filtros disponíveis nos dados que foram agrupados.