Usar e editar relatórios no Resource Management

Filtros de aprovação em relatórios

Use filtros baseados em aprovação para visualizar entradas de tempo com base no aprovador associado ou no status de aprovação. Por exemplo, use um relatório de tempo e tarifas agrupado por membro da equipe e filtrado pelo status de aprovação para ver quaisquer horas não permitidas para cada membro da equipe em toda a organização.

• Aprovado por: administradores de recursos ou gerentes de projeto que aprovam o tempo terão seus nomes exibidos neste filtro para que você possa filtrar o tempo que pessoas específicas aprovaram.
• Status de aprovação: você pode filtrar quais entradas de tempo aparecem em seu relatório filtrando por status aprovado, pendente ou tempo não enviado.

Você também pode agrupar dados de relatório por status de aprovação e aprovadores.

Os dados do relatório podem ser exportados de duas maneiras: no menu Exportar ou usando Solicitar dados subjacentes.

No menu Exportar:

1. Crie o seu relatório
2. No canto superior direito do relatório, selecione Exportar. 
3. Selecione um formato para o seu arquivo. 

Por e-mail:

Os links de CSV enviados por e-mail não estão sujeitos ao limite de tamanho do relatório do Resource Management, por isso são uma excelente maneira de exportar grandes conjuntos de dados para análise avançada em outras ferramentas.

A opção Solicitar dados subjacentes não está disponível para relatórios de utilização. 

1. Crie o seu relatório.
2. Ao lado de Run Report (Executar relatório), selecione Request Underlying Data (Solicitar dados subjacentes).

Quando o CSV estiver pronto, você receberá uma notificação por e-mail (incluindo um link para baixar o arquivo CSV) no endereço de e-mail associado à sua conta do Resource Management. Dependendo do escopo do relatório e da carga do sistema, pode levar até 24 horas para você receber o e-mail.

Ao selecionar Exportar o relatório de dados subjacentes, você obtém um relatório que contém todos os atributos relacionados a pessoas, projetos e atribuições. Ao selecionar Exportar este relatório para CSV, você obtém um CSV com os mesmos dados mostrados em Gerenciamento de recursos.

Quando você exporta um relatório de resumo CSV, a ordem das colunas pode mudar, e todos os filtros aplicados também aparecerão no CSV. 

Relatórios avançados

Se a sua organização tiver um plano Business ou Enterprise do Smartsheet e usar a autenticação do Smartsheet, você poderá analisar e compartilhar ainda mais os dados dos seus relatórios no Smartsheet criando relatórios avançados. Os relatórios avançados permitem que você mantenha seus dados no Smartsheet para executar análises avançadas e manipular dados. Com seus dados de relatório no Smartsheet, você pode usar o Bridge, o Data Shuttle, o Data Mesh e outros recursos avançados do Smartsheet.

Se você tiver um plano Business ou Enterprise do Smartsheet e usar autenticação do Smartsheet, poderá criar relatórios avançados para analisar e compartilhar ainda mais os dados no Smartsheet. Você também pode usar Pivot App com seus dados uma vez que estejam no Smartsheet.

Primeiro, crie seu relatório e exporte os dados em arquivo .csv.

Exportar seus dados

1. Com o relatório aberto, no canto superior direito, selecione Exportar> Exportar Dados Subjacentes como CSV.
2. Baixe o arquivo do Gerenciamento de Recursos e salve-o onde você possa encontrá-lo.

Relatórios a considerar para usar em tabelas dinâmicas

Confira aqui alguns relatórios práticos que trarão boas informações quando você criar uma tabela dinâmica com os dados resultantes.

Visão geral do orçamento do cliente e do projeto

• Exibição: Orçamento > Valores
• Período: Últimos e Próximos 90 Dias
• Primeiro agrupar por: Cliente
• Depois agrupar por: Projeto
• Mostrar: Tipo de Projeto > Confirmado

Utilização cobrada do mês anterior

• Exibição: Tempo & Tarifas > Valores & Horas
• Período: Último Mês
• Primeiro agrupar por: Disciplina
• Depois agrupar por: Membro da Equipe
• Mostrar: Tipo de Projeto > Confirmado

A utilização é a porcentagem das horas totais gastas em trabalhos cobrado.

1. Calcule o total de horas disponíveis, os dias úteis totais do mês passado multiplicados pelas horas em cada dia de trabalho de cada pessoa. 
2. Calcule o total de horas cobradas. 
3. Calcule a porcentagem.

Relatório de orçamento de projeto individual

• Exibição: Tempo & Tarifas
• Período: Intervalo de datas personalizado
  • Data de início: Primeiro dia do projeto
  • Data de término: Último dia do projeto
• Agrupar primeiro por: Fase
• Agrupar depois por: Membro da equipe
• Mostrar:
  • Projeto: Nome do projeto
  • Cliente: Nome do cliente

Você pode usar campos personalizados para pessoas ou projetos.

• Pessoas: Adicione propriedades, incluindo habilidades, certificações, gerentes e estrutura organizacional

• Projetos: Adicione critérios específicos dos negócios para especificar propriedades como editor de portfólio, prioridade do projeto, probabilidade de fechamento, unidade de negócios, IDs de projeto e localização

Você pode adicionar vários campos personalizados a projetos e pessoas e usá-los como filtros no cronograma, página do portfólio de projetos ou relatórios.

Ao integrar o Resource Management com outras ferramentas ou sistemas de negócios, use as mesmas tags ou identificadores que os campos personalizados.

Crie um campo personalizado

1. Abra Configurações da conta.
   1. No Resource Management no Smartsheet, selecione o menu de três pontos no canto superior direito e selecione Configurações.
   2. No Resource Management autônomo, selecione Configurações > Configurações da conta.
2. À esquerda, selecione Campos personalizados de projeto ou Campos personalizados de pessoas.
3. Selecione Adicionar e insira as seguintes informações:
   • Nome do campo: O nome de exibição e filtros do campo personalizado
   • Descrição do campo: Instruções para este campo personalizado (opcional)
   • Tipo de campo: Selecione Campo de texto, Menu suspenso ou Menu suspenso de múltipla escolha. O menu suspenso e o menu suspenso de múltipla escolha permitem especificar as opções que aparecerão.
   • Valor padrão: O valor que é preenchido neste campo para novos projetos ou pessoas. Selecione Aplicar valor padrão a usuários/projetos existentes para que esse valor preencha as atribuições existentes.
   • Como este campo é usado?: Determine se você quer esse valor:
     • Visível no projeto ou na página pessoal
     • Disponível como uma opção de filtro em toda a conta e uma opção de exibição na visualização de pessoas no cronograma
     • Apenas editado por administradores (apenas para campos personalizados de pessoas) 

4. Selecione Salvar para criar o campo personalizado. 

   O novo campo aparece em todos os projetos ou pessoas com os valores padrão, se aplicável. 

Atualizar um campo personalizado

Você pode atualizar um campo personalizado a qualquer momento. Selecione o campo personalizado, faça as alterações e salve-as. A atualização aparece em todos os projetos e pessoas que usam o campo.

No entanto, se você remover um campo personalizado, o projeto ou a pessoa retém esse valor dentro de suas configurações. Enquanto pelo menos um projeto ou uma pessoa tiver um valor anexado às suas configurações, a opção ainda aparece nas opções de filtro do cronograma e nos relatórios.

Os administradores de recursos e os editores de portfólio podem editar campos personalizados nas configurações de projeto ou de perfil, conforme aplicável.

Filtrar por campos personalizados 

Você pode usar um campo personalizado como um filtro em relatórios para mostrar itens específicos em um conjunto de dados. 

Por exemplo, você pode filtrar projetos de alta prioridade ou projetos pertencentes a um editor de portfólio específico. Você também pode aplicar ambos os filtros para mostrar apenas projetos de alta prioridade pertencentes a esse editor de portfólio. 

Você só vê filtros disponíveis nos dados que foram agrupados.

Apenas quem tem um login válido do Resource Management e o nível de permissão adequado pode visualizar relatórios compartilhados.

1. No canto superior direito do relatório, selecione Compartilhar. 
2. Copie e cole o URL do pop-up em uma mensagem para os membros da sua equipe. Sua equipe pode usar este link para acessar o relatório.

Para excluir um relatório, passe o mouse sobre o nome dele e selecione o ícone de exclusão.

Relatórios avançados

Se sua organização tiver um plano Executivo ou Empresa do Smartsheet e usar a autenticação do Smartsheet, você poderá analisar e compartilhar os dados dos relatórios no Smartsheet ao criar relatórios avançados. Você também precisa ser um usuário licenciado (Modelo de colaborador legado) ou um membro (Modelo de assinatura de usuário) no Smartsheet.

Você pode compartilhar planilhas, relatórios, painéis ou áreas de trabalho associados do Smartsheet com os colaboradores necessários, incluindo usuários em seu plano Smartsheet que não tenham uma licença do Resource Management.