Smartsheet DataMesh: Elimine erros de digitação, evite entradas de dados duplicadas e mais

O Smartsheet DataMesh oferece a funcionalidade de pesquisa entre planilhas, facilitando a consistência de dados. Com o Smartsheet Data Mesh você pode:

  • Localizar e remover duplicações automaticamente
  • Criar links entre planilhas com base nos valores de pesquisa especificados por você
  • Preencher automaticamente células vazias em uma planilha com base em um valor de pesquisa conhecido em uma ou mais planilhas (por exemplo, se você tiver uma planilha de origem que contenha números de telefone para uma lista de pessoas, poderá usar a malha de dados para atualizar uma planilha diferente com aqueles mesmos números de telefone)

Este é um complemento premium que está disponível para compra. Para saber mais sobre como obter os Aplicativos Premium do Smartsheet, entre em contato com o Departamento de Vendas da Smartsheet.

Antes de começar

Observe que o Smartsheet também oferece suporte para fórmulas entre planilhas. Antes de usar o DataMesh, verifique se há uma solução mais simples que possa ser alcançada com o suporte de fórmulas. Para obter mais informações, consulte o artigo Fórmulas: Dados de referência de outras planilhas

Para usar o DataMesh, você deve ser um usuário licenciado de um plano do Smartsheet que inclua o DataMesh.

O DataMesh também exige que você tenha duas planilhas de dados configuradas:

  • A planilha de origem
  • A planilha de destino

As duas planilhas devem ter pelo menos uma coluna de dados em comum. (Não é necessário que as colunas tenham o mesmo nome, mas você terá mais facilidade para mapear as colunas com dados semelhantes que tenham o mesmo nome.)

Para obter informações sobre a compatibilidade do navegador, consulte Requisitos e diretrizes de sistema para usar o Smartsheet.)


Para acessar o DataMesh

Clique no Inicializador para acessar o aplicativo.

Inicializador

 

NOTA: Se você tiver problemas para acessar o aplicativo a partir do Inicializador, consulte Acessar aplicativos e modelos premium com o Inicializador.

Combinar ou refinar conjuntos de dados com o DataMesh

Você criará novas configurações do DataMesh no assistente Criar Nova Configuração. O processo de criação tem cinco etapas. Para iniciar o assistente, clique em Nova Configuração no canto superior direito do aplicativo DataMesh e siga as etapas do assistente.

Nova configuração do Data Mesh

Etapa 1 Selecione o item de origem

  1. Pesquise ou navegue para encontrar a planilha ou o relatório que contém os dados que deseja exibir na planilha em malha.
  2. Depois de localizar a planilha, selecione-a e clique no botão Avançar.

Etapa 2 Selecione as planilhas de destino

1. Faça uma pesquisa ou navegue para encontrar as planilhas das quais deseja copiar dados.
2. Depois de localizar a planilha, selecione-a e clique no botão Avançar.

Etapa 3 Mapeie as colunas da planilha

Nesta etapa, você escolherá quais campos serão mapeados e determinará quais informações serão movidas para onde.

  1. Na caixa Valores de Pesquisa em Planilha de Origem, selecione o valor comum entre as duas planilhas (o valor que você deseja pesquisar na planilha de destino).

    NOTA: Os valores na caixa Valor de Pesquisa não são copiados entre as planilhas.
    Mapa da coluna de amostra de malha de dados
     
  2. Selecione os campos a serem mapeados nas seções Planilha de Origem e Planilha(s) de Destino. Ou seja, se houver uma correspondência entre as planilhas de origem e de destino para o Valor de Pesquisa, os dados que você especificar nas caixas Campo de Dados (ou nomes de colunas) serão copiados para a planilha de destino.

    NOTA: Os nomes das colunas que estão sendo mapeadas não precisam ser correspondentes; no entanto, você terá mais facilidade se seguir uma convenção de nomenclatura padrão para dados semelhantes nas planilhas.
  3. Quando selecionar as colunas que deseja mapear, clique no botão Avançar.

Etapa 4 Defina as opções de exibição

  1. Para especificar como (e com que frequência) deseja mesclar os dados nos vários menus suspensos, use as opções de exibição:
    • Sobrescrever os dados nas planilhas de destino: Se definido como Sim, a configuração com sobrescrever substituirá qualquer dado na coluna do campo de dados na planilha de destino.
    • Duplicatas na planilha de origem: Esta opção controla como lidar com duplicatas, caso sejam encontradas na planilha de origem.
    • Formato de Mapeamento de Dados: Essa opção controla se você deseja que os dados sejam sincronizados ativamente com a funcionalidade Links de célula da planilha de origem ou copiados da planilha de origem (para obter detalhes sobre o funcionamento do recurso, consulte o artigo de ajuda de Links de célula).
    • Frequência de execução: Frequência de execução agendada para atualizar os valores da malha de dados.

      NOTA: A frequência de execução Atualização Imediata não é compatível como uso de um relatório como sua origem.
       
  2. Digite um título semelhante à finalidade da malha (por exemplo, o tipo de dados que está mesclando) no campo Nome em Nome da Configuração, selecione Opções de exibição de malha de dados.
  3. Clique no botão Avançar.

Etapa 5 Para confirmar e atualizar

Aqui, você confirma que mapeou os campos de dados corretamente, que está satisfeito com as opções especificadas e que o Nome da configuração faz sentido. Se tudo estiver em ordem, clique no botão Atualizar.

Atualização de confirmação de malha de dados

Execute a configuração do DataMesh

Após a criação da configuração do DataMesh, ela estará pronta para ser executada! Se você definiu uma Frequência de Execução (consulte a “Etapa 4” na seção acima), o DataMesh será executado no próximo tempo de execução programado.

Se você deseja que a configuração seja executada imediatamente, clique no nome da configuração na página principal.

Execução do Data Mesh Imagem 1

Etapa 1 Detalhes

Confirme se as opções estão corretas e clique no botão Executar.

Detalhes da execução do Data Mesh

Etapa 2 Visualização prévia

Visualize previamente o que será preenchido na planilha de destino. Você também pode ver detalhes sobre:

  • Total de linhas afetadas
  • Total de linhas não afetadas
  • Total de duplicatas na origem
  • Total de linhas sem correspondência

Se tudo estiver em ordem, clique no botão Enviar.

Execução do Data Mesh Imagem 2

Etapa 3 Confirmar

Veja aqui o resumo de cada planilha de destino.

Execução do Data Mesh Imagem 3

Depois de clicar no botão Fechar e voltar para o Smartsheet, você encontrará os dados em malha na planilha que especificou como destino. (Você deverá atualizar a planilha para ver as alterações.)


Para transferir sua configuração do DataMesh para outra pessoa

Antes de transferir sua configuração do DataMesh, verifique se a pessoa para quem você está fazendo a transferência atende aos seguintes requisitos:

  • Eles fizeram login no aplicativo Data Mesh
  • Eles têm permissão de compartilhamento em nível de Admin ou superior nas planilhas de origem e de destino

Para transferir a configuração:

  1. Clique no ícone Transferir à direita da janela DataMesh.

    Ícone de transferência do DataMesh

    A janela Configuração de transferência é exibida.
     
  2. Digite o endereço de e-mail associado à conta do Smartsheet da pessoa para quem você deseja transferir sua configuração.
  3. A pessoa para quem você estiver fazendo a transferência receberá uma notificação por e-mail solicitando que entre no DataMesh e aceite a transferência.

Depois de entrar no DataMesh e aceitar a transferência, está pronto! Ela se torna a nova responsável pela configuração.