DataMesh

Smartsheet DataMesh アプリは、Smartsheet データを大規模なシートとレポート間でマッピングすることにより、タイプ ミス、重複データ入力、不要な作業を排除するプレミアム アプリです。

Smartsheet DataMesh: 誤字やデータの重複入力などの回避

Smartsheet DataMesh では、シート間で lookup 機能を使用できるようにし、データの一貫性をサポートします。 Smartsheet DataMesh では以下のことが可能です。

  • 重複部分を自動で発見して削除する
  • 指定した lookup 値に基づいて、シート間にリンクを構築する
  • 1 つ以上のシートにある既知の lookup 値に基づいて、特定のシートに空白のセルを自動で追加する (例: メンバーの電話番号が入ったソース シートがある場合、DataMesh を使用すれば、同じ電話番号が入った別のシートを更新できます)

こちらは有料のプレミアム アドオンです。 Smartsheet プレミアム アプリの詳細については、Smartsheet セールス担当者までお問合せください。

はじめる前に

Smartsheet では シート間の数式 もサポートしています。したがって DataMesh をご利用になる前に、まずはシート間の数式で目的を簡単に実現できるかどうかをご確認いただくこともできます。 詳細については、「数式: 別のシートのデータを参照する」をご覧ください。

DataMesh を使用するには、DataMesh を含む Smartsheet のプランのライセンス ユーザーである必要があります。

また DataMesh では、以下の 2 つのデータ シートを用意しておく必要があります。

  • ソース シート
  • ターゲット (宛先) シート

これら 2 つのシートには、共通のデータが入った列が少なくとも 1 つは必要です。 (列名を同じにする必要はありませんが、同様のデータが入った列に同じような名前を付けておくと、マッピング作業が簡単になります)

ブラウザーの互換性については、「Smartsheet を使用するためのシステム要件」を参照してください。


DataMesh にアクセス

起動ツール」をクリックしてアプリにアクセスします。

起動ツール

 

注: 起動ツールからアプリにアクセスできない場合は、「起動ツールでプレミアム アプリおよびテンプレートにアクセス」をご覧ください。

DataMesh によるデータ セットの結合と調整

新しい DataMesh 構成の作成は、[Create New Config (新しい構成の作成)] ウィザードで行います。 このウィザードには 5 つの作成手順があります。 ウィザードを開始するには、DataMesh アプリの右上にある [New Config (新規構成)] をクリックします。その後、ウィザードの手順に従います。

DataMesh 新規構成

ステップ 1: ソース アイテムの選択

  1. 検索または参照で、メッシュ後のシートに表示したいデータを含むシートまたはレポートを見つけます。
  2. そのシートまたはレポートを選択し、[次へ] ボタンをクリックします。

ステップ 2: ターゲット シートの選択

1. 検索または参照で、データをコピーしたいシートを見つけます。
2. そのシートを選択し、[次へ] ボタンをクリックします。

ステップ 3: シート列のマッピング

このステップでは、マップするフィールドを選択し、どの情報をどこへ移動させるかを決定します。

  1. [Source Sheet (ソース シート)] の下の [Lookup Values (Lookup 値)] にて、両方のシートに共通する値 (ターゲット シートにて検索したい値) を選択します。

    注: [Lookup Values (Lookup 値)] の値はシート間でコピーされません。
    DataMesh 列マッピングのサンプル
     
  2. [Source Sheet (ソース シート)] および [Target Sheet(s)(ターゲット シート)] セクションにて、マップするフィールドを選択します。 つまり、ソース シートおよびターゲット シートの間で [Lookup Values (Lookup 値)] との一致があれば、[Data Field (データ フィールド)] ボックス (または列名) にて指定したデータがターゲット シートにコピーされます。

    注: マップ対象の列名が同じである必要はありません。 しかし、それぞれのシートに同様のデータがある場合、標準的な名付けルールに従って列名を付けた方が、作業が簡単になります。
  3. マップ対象の列名を選択し、[次へ] ボタンをクリックします。

ステップ 4: ビュー オプションの定義

  1. 各種ドロップダウン メニューからデータをどのように (またどのような頻度で) メッシュするかを指定するには、ビュー オプションを使用します。
    • Overwrite Existing Data in Target Sheets (ターゲット シートの既存のデータを上書き): [Yes (はい)] に設定すると、ターゲット シートのデータ フィールド列にあるデータが上書きされます。
    • Duplicates in Source Sheet (ソース シートの重複): このオプションでは、ソース シートにて重複が見つかったときに、それをどのように処理するかを指定します。
    • Data Mapping Format (データ マッピング形式): このオプションでは、ソース シートのデータを「セル リンク」機能にて能動的に同期させるか (この機能の詳細については「セル リンク」をご覧ください) 、またはソース シートからコピーするかを指定します。
    • Execution Frequency (実行頻度): DataMesh 値を更新する頻度を指定します。

      注: レポートをソースとして使用した場合は、[Update Immediately (すぐに更新)] は利用できません。
       
  2. [Config Name (構成名)] の下の [Name (名前)] フィールドに目的に沿ったタイトルを入力します。DataMesh のビュー オプションの定義
  3. [次へ] ボタンをクリックします。

ステップ 5: 確認と更新

ここでは、データ フィールドが正しくマップされ、オプションも納得できる形で指定され、構成名も適切であることを確認します。 すべて問題なければ、[Update (更新)] ボタンをクリックします。

DataMesh の更新の確認

DataMesh 構成の実行

DataMesh 構成が完成したら、いつでも実行可能です。 Execution Frequency (実行頻度) を設定している場合(上のセクションの「ステップ 4」を参照) は、スケジュールされたタイミングで DataMesh が実行されます。

構成をすぐに実行したい場合は、メイン ページにてその構成名をクリックします。

DataMesh の実行画像 1

ステップ 1: 詳細

オプションが正しく設定されていることを確認し、[Run (実行)] ボタンをクリックします。

DataMesh の実行詳細

ステップ 2: プレビュー

ターゲット シートにどのようにデータが反映されるかをプレビューで確認します。 ここでは、以下に関する詳細も確認できます。

  • 影響を受ける行の合計
  • 影響を受けない行の合計
  • ソースでの総重複数
  • 不一致行の合計

すべて問題なければ、[Submit (実行)] ボタンをクリックします。

DataMesh の実行画像 2

ステップ 3: 確認

ここでは、各ターゲット シートの結果サマリーを確認できます。

DataMesh の実行画像 3

[閉じる] ボタンをクリックすると、画面は Smartsheet に戻るので、ターゲットとして指定したシートにてメッシュされたデータを見ることができます。 (変更を反映するためにシートの更新が必要な場合もあります)


DataMesh 構成を他のユーザーに移管

DataMesh 構成を移管するには、まず移管先のユーザーにて以下の条件が満たされている必要があります。

  • DataMesh アプリケーションにサインインしていること
  • ソース シートとターゲット シートの両方で、管理者レベルの共有権限かそれ以上の権限を所有していること

構成を移管するには:

  1. [DataMesh] ウィンドウの右側にある 移管アイコンをクリックします。

    DataMesh 移管アイコン

    [Transfer Configuration (構成の移管)] ウィンドウが表示されます。
     
  2. 移管先となるユーザーの Smartsheet アカウントに関連付けられているメール アドレスを入力します。
  3. 移管先となるユーザーには、DataMesh にサインインして移管を承諾するよう求める通知が電子メールにて送信されます。

移管先ユーザーが DataMesh にサインインし、移管を承諾すれば、完了です! そのユーザーが構成の新しい所有者になります。