Data Shuttle を使用した動的なドロップダウンの作成

Data Shuttle のオフロードおよびアップロード機能を使用して、Smartsheet のシートおよびフォームに動的なドロップダウンを作成します。 

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Business
  • Enterprise
  • Smartsheet Advance Package

権限:

  • 編集者
  • 管理者
  • 所有者

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

概要

動的なドロップダウンのドロップダウン リストは、別の場所でそのリストが変更されると自動的に更新されます。 

Data Shuttle を使用してアイテムのリストをアップロードすると、同じシート、別のシート、CSV または XLSX ファイルのリストからドロップダウンの選択肢を更新できます。

Smartsheet アプリから Data Shuttle にアクセスする方法は複数あります。

  • グリッド ビュー上部のナビゲーション バーにある [接続] メニューから。 
  • テーブル ビュー上部のナビゲーション バーにある [データ統合] ボタンから。

前提条件

Data Shuttle を使用するための前提条件は次のとおりです。

  • ターゲット シートにおいて編集者、管理者、または所有者の権限がある。
  • Smartsheet システム管理者が管理センターで有効にした Data Shuttle プレミアム アプリケーションの権限がある。

動的なドロップダウンを作成する

Data Shuttle を使用して動的なドロップダウンを作成する際は、次のものを準備します。

  • ソース リストには、Smartsheet 内のシートまたはドロップダウン オプションを含む外部ファイルを使用できます。
  • ターゲット シートでは、ソース シートでの変更内容に応じてドロップダウン オプションを更新できます。

以下の例は、2 つのワークフローを使用してドロップダウンの値を自動化する方法を示しています。

  • オフロード ワークフロー: ソース シートからデータを抽出し、関連する列をマッピングし、CSV ファイルとして保存します。
  • アップロード ワークフロー: 生成された CSV ファイルを使用して、CSV コンテンツをターゲット シートのドロップダウン列にマッピングすることで、ターゲット シートのドロップダウン オプションを更新します。

オフロード ワークフローを作成する

  1. [ワークフローの作成] > [データのオフロード] の順に移動します。

  2. ソース シートを選択します。[次へ] を選択します。 

    Create a dynamic dropdown with DataShuttle
  3. 以下から [ターゲットの場所] を選択します。
    • Smartsheet の添付ファイル: ファイルの添付先となるシートを選択します。
    • OneDrive & SharePoint: 外部アカウントにサインインします。
    • GoogleDrive: 外部アカウントにサインインします。
    • Box: 外部アカウントにサインインします。

Smartsheet Gov プランでは、Microsoft の GCC High サービスのドライブも利用できます。ただし、既定では大半のドライブにアクセスできません。アクセスをアクティブ化するにはサポートに連絡してください。

Create a dynamic dropdown with DataShuttle
  1. エクスポートするファイルに名前を付け、エクスポートするファイルのタイプとして CSV を選択します。
  2. 対象ファイルにヘッダーを追加するかどうかを選択してから、[次へ] を選択します。
  3. (オプション) フィルターを追加して、特定の条件を満たすデータのみをエクスポートします。
  4. [次へ] を選択します。
  5. 選択したソースとターゲットの間で列をマッピングしてから、[次へ] を選択します。
  6. [スケジュールに従って実行] をオンにしてから、スケジュールを設定します。[次へ] を選択します。
  7. ワークフローに名前を付け、[保存] を選択します。
  8. 作成したワークフローにカーソルを合わせ、[実行] を選択します。

ワークフローが正しく実行されたことを確認するメッセージが表示されます。 

アップロード ワークフローを作成する

  1. [ワークフローの作成] > [データのアップロード] の順に移動します。
  2. ソースの場所を以下から選択します。
    • Smartsheet の添付ファイル: 添付ファイルがあるシートを選択します。
    • OneDrive & SharePoint: 外部アカウントにサインインします。
    • GoogleDrive: 外部アカウントにサインインします。
    • Box: 外部アカウントにサインインします。
  3. 添付ファイルがあるシートを選択します。
  4. Data Shuttle で添付ファイルを選ぶ方法を選択します。
    • 名前: 添付ファイル名 (添付ファイルの形式を含む) を入力する必要があります。
    • 最新: 最新の添付ファイルが選択されます。
  5. 添付ファイルに列ヘッダーがある場合は、チェックボックスをオンにします。

  6. 最初の行と文字区切りを選択してから、[次へ] を選択します。

    Create a dynamic dropdown with DataShuttle
  7. ターゲット シートを選択します。これはドロップダウン オプションが表示されるシートです。

  8. [選択した列のドロップダウンの選択肢を更新する] アクションを選択してから、[次へ] を選択します。 

    Create a dynamic dropdown with DataShuttle
  9. (オプション) フィルターを追加して、特定の条件を満たすデータのみをインポートします。
  10. [次へ] を選択します。
  11. 選択したソースとターゲットの間で列をマッピングしてから、[次へ] を選択します。
  12. スケジュールを設定する場合は、[スケジュールに従って実行] を、添付ファイルがアップロードされたときにワークフローを実行する場合は [添付ファイルで実行] をオンにしてから、[次へ] を選択します。
  13. (オプション) ターゲット シートに新しい関数フィールドを含める場合は、式を追加します。
  14. [次へ] を選択します。
  15. ワークフローに名前を付け、[保存] を選択します。
  16. 確認メッセージが表示されたら、[完了] を選択します。

手動で [実行] を選択して、ワークフローをテストすることができます。 

オフロード ワークフローとアップロード ワークフローにスケジュール済みの頻度を設定すると、ワークフローが自動的に実行され、ドロップダウン オプションがソース リストと同期されます。