Smartsheet を使用して、シート、ダッシュボード、レポート、フォーム、ワークスペースを作成できます。 プランでこれらのアイテムを所有することにより、偶発的な削除、アイテムの孤立、またはアクセス リクエストの紛失に関連する潜在的な障害を軽減します。
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この記事では、両方のユーザー モデルに関連する情報について説明します。モデル タイプがわからない場合は、プランのモデルを確認する方法についての記事をご覧ください。
アイテムを作成すると、そのアイテムを使用するための所有者権限が自動的に付与されます。管理者、編集者、所有者、閲覧者、またはコメント者の権限を割り当てて、そのアイテムを他の共同作業者と共有したり、アクセス権を付与したりすることができます。
ただし、作成したアイテムは主にプランが所有するものであることに注意することが重要です。この所有権モデルによってアクセス リクエストの管理が容易になり、個人が会社の Smartsheet プランを離れる際に貴重なアイテムを失うリスクを回避できます。
アクセス リクエスト通知の仕組み
Smartsheet の所有権モデルにより、アクセス リクエストが失われたり放置されたりすることがなくなります。たとえば、アイテムの所有者権限または管理者権限を持つ共同作業者が休暇中や不在の場合でも、アイテムに対する適切な権限を持つ別のユーザーが通知を受け取り、アクセス リクエストをレビューできるため、中断なくサービスを提供できます。
ロジックは次のとおりです。
アイテムに対してアクティブな所有者または管理者が存在しますか？
- 「はい」の場合、通知はその全員に送信されます
- 「いいえ」の場合、プラン アセット管理者が存在しますか？
- 「はい」の場合、プラン アセット管理者に通知が届きます
- 「いいえ」の場合、システム管理者に通知が届きます
システム管理者およびプラン アセット管理者によるアクセス権の付与方法
アイテムの所有者または管理者が不在の場合に、システム管理者およびプラン アセット管理者がアクセス権を付与できる方法が複数あります。
1. 自分に管理者権限を付与する
アイテムにアクセスするには、システム管理者またはプラン アセット管理者のいずれかがそのアイテムの URL を把握している必要があります。
URL の取得方法は以下のとおりです。
- 管理センターからシート アクセス レポートをダウンロードします。
- 該当するアイテムのキー列を見つけます。
- アイテムの URL を作成するには、キーを次の URL に添付します: https://app.smartsheet.com/b/home?lx=
。
アクセス権がない状態でそのアイテムを開くと、アクセス拒否ページが表示されます。[自分と共有] ボタンを選択すると、管理者としてアイテムにアクセスできます。その後は、アイテムの管理者と同様にアクセス権を付与できます。
2. [リクエストの管理] ボタン
システム管理者またはプラン アセット管理者がアイテムへのアクセス権を持っていなくても、そのアイテムがプランの一部である場合は、[リクエストの管理] ボタンを使用して保留中のアクセス リクエストを表示し、自分に管理者権限を付与せずにアクセスを許可できます。
3. [共有] または [編集リクエスト] ボタン
システム管理者またはプラン アセット管理者がすでにアイテムに対する何らかのアクセス権を持っている場合は、右上隅の [共有] または [編集リクエスト] ボタンを使用して追加オプションにアクセスすることで、自分に管理者権限を付与したり、アクセス リクエストを管理したりすることができます。
プラン アセット管理者
プラン アセット管理者は、アイテムに所有者や管理者が割り当てられていない場合に、アクセス リクエストがシステム管理者以外のユーザーに確実に送信されるようにする安全策として機能します。
システム管理者は、プラン アセット管理者の役割を任意のライセンス ユーザーに割り当てることができます。アイテムに所有者または管理者が定義されていない場合、プラン アセット管理者にアクセス リクエストの通知が届きます。
プラン アセット管理者ができること
プラン アセット管理者は、所有者権限または管理者権限を持つユーザーが他にいないアイテムへのアクセス リクエストを管理します。 なお、そのアイテムの管理者権限も付与 (または自分自身に付与) しない限り、列の並べ替え、行のロック/ロック解除、フォームの作成、依存関係の追加などを行える、アイテムの管理者レベルまたは所有者レベルの権限はありません。
既定では、プラン アセット管理者はアイテムのコンテンツを閲覧または編集するアクセス権を持っていません。共有権限レベルと役割の機能についての詳細をご覧ください。
プラン アセット管理者の役割を割り当てるには
- 管理センターで、画面左上のメニューアイコンを選択します。
[ユーザーとグループ] > [ユーザーの役割とレポート] の順に移動します。
[ユーザーの役割とレポート] ページ (旧モデルの [ユーザー管理] ページ) が表示されます。
- ユーザーにカーソルを合わせて選択します。右パネルが表示されます。
[プラン アセット管理者] チェックボックスをオンにします。
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システム管理者
システム管理者は、アクセス リクエストの処理、必要に応じたアクセスの付与、および自分自身の管理者権限の割り当てが可能です。
- 既定では、システム管理者がアイテムを開いて閲覧することはできません。
- アイテムに対して付与された権限はすべて記録され、プランのイベント レポート作成 (この機能がアクティブになっている場合) を通じて監査できます。組織によるデータの使用方法のモニタリングについて、詳細をご確認ください。
- 既存のシステム管理者が特定のアイテムにアクセスできないようにするには、別のプランを用意し、他のユーザーにアクセス権を付与しないようにする必要があります。
その他の注意事項
- システム管理者は、管理センターでシート アクセス レポートを作成して、プラン内のすべてのアイテムのリストを取得できます。
誰かが Smartsheet アイテムを削除した場合は、ごみ箱に 30 日間保存されます。この期間中であれば、ごみ箱からアイテムを復元できます。
アイテムを復元できるのは、アイテムを削除した管理者のみです。
- システム管理者およびプラン アセット管理者は、アイテムに対して閲覧者以上の権限を持っていない場合、そのアイテムのコンテンツを表示できません。
プラン アセット管理者が必要なのはなぜですか？
プラン アセット管理者は、アイテムに所有者または管理者が割り当てられていない場合に、アクセス リクエストがシステム管理者以外のユーザーに確実に送信されるようにする安全策として機能します。
複数のシートやワークスペースの管理者を務めているのですが、アクセス リクエストが多すぎます。どうすればよいですか？
アイテムへのアクセス権を編集者権限に下げることをお勧めします。特定の機能を使用するために管理者権限が必要な場合は、一時的に管理者へのアップグレードをリクエストし、タスクを実行してから、アクセス権を編集者にダウングレードしてください。
システム管理者が何にでも権限を割り当てられるのが心配です。システム管理者がアクセスすべきでない機密データはどうすればよいですか？
- アイテムは組織/団体が管理しており、既定では、システム管理者がアイテムを開いて閲覧することはできません。システム管理者がアイテムに対する権限を自分自身に割り当てると、そのイベントはログに記録され、監査可能になります。
- 既存のシステム管理者が特定のアイテムにアクセスできないようにするために、特別な機密性を必要とするチームは、独立して管理する別のプランの使用を検討し、他のユーザーにはアクセスを許可しないようにすることができます。
プランのライセンスなしユーザーまたは非メンバーが所有するシートがアクティブになっていますが、どうしてですか？ライセンス ユーザーまたはメンバーが所有していないアイテムは、Smartsheet によって非アクティブ化されると思っていたのですが。
以前は、ユーザーのライセンスまたはメンバー ステータスを削除すると、そのユーザーが所有者権限を持っているアイテムはすべて非アクティブ化されていました。現在 Smartsheet では、これらのアイテムが非アクティブ化されるのではなく、プラン自体に所有者権限が移行するようになっています。これにより、ユーザーの権限、ライセンス、またはメンバー ステータスが変更されても、プロセスを引き続き機能させることができます。
プランからユーザーを削除すると、そのユーザーはシートにアクセスできなくなりますか？
以前は、ユーザーを削除すると、そのユーザーが所有者権限を持っているシートはすべて非アクティブ化され、削除されたユーザーを含むすべてのユーザーに対してシートが読み取り専用になっていました。
現在ではユーザーを削除しても、これらのシートはアクティブなままとなるため、引き続きアクセスして編集することができます。削除されたユーザーがシートにアクセスできないようにするには、システム管理者が所有者権限を移行し、そのユーザーから共有を削除する必要があります。これにより、プラン内のすべてのアイテムへのアクセス権が取り消されます。
また、非アクティブ化されたユーザーは Smartsheet アカウントにサインインできなくなるため、削除する代わりにシステム管理者がユーザーを非アクティブ化することで、この問題を回避できます。
プラン内のすべてのアイテムのリストを取得するには、どうすればよいですか？
システム管理者は、管理センターでシート アクセス レポートを作成して、プラン内のすべてのアイテムのリストを取得できます。
権限を付与したのに、ユーザーがその権限を使用できません。
システム管理者がユーザーを無料ユーザー タイプにダウングレードした場合、そのユーザー タイプではより高いレベルの権限を使用できません。ユーザーがより高いレベルの権限を必要とする場合は、有償ライセンスを付与してもらう必要があります。ユーザー タイプをアップグレードできるのは、システム管理者のみです。