ワークスペースの共有

ワークスペースとその中のアイテムを共有して、共同作業を強化しましょう。共同作業者に必要なアイテムへのアクセス権を付与する方法について詳しく解説します。

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Pro
  • Business
  • Enterprise

権限:

所有者または管理者は、共有、共有解除、共同作業者の共有権限の変更を行うことができます。
編集者 - 共有はできますが、所有者や管理者の変更はできません。

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

ユーザーとワークスペースを共有すると、ユーザーはそのワークスペース内のすべてのアイテムにアクセスできます。

共有に関して変更が必要な場合は、ワークスペースからユーザーを削除したり、ユーザーの共有権限レベルを変更したりすることができます。

ワークスペースを共有しているユーザーでも、明示的に共有していない限り、ワークスペース外の Smartsheet アイテムにはアクセスできません。ワークスペース内のアイテムを個別に共有する場合は、「概要: シートとレポートの共有」を参照してください。

ワークスペースの共有に関する基本

ワークスペースを開くには

  1. [ホーム] > [すべてのワークスペース...] の順に選択します。
  2. 共有するワークスペース名を選択します。 

既にワークスペースへのアクセス権を持つユーザーを確認するには:

  • [共有] > [ワークスペース] を選択し、[アクセス権を持つユーザー] リストを確認します。

既にアイテムへのアクセス権を持つユーザーを確認するには:

  • [共有] > [シート] を選択し、[アクセス権を持つユーザー] リストを確認します。

ワークスペースを共有する

  1. ワークスペースの右上で、[共有] > [ワークスペース] を選択します。
Unified share button
  1. [ユーザーとグループを招待] フィールドにワークスペースを共有するユーザーやグループのメール アドレスを入力します。
  2. 各共同作業者の権限レベルを選択します。 
  3. オプション: [メッセージをカスタマイズ] を選択し、共同作業者に送信するメッセージをカスタマイズします。
  4. [共有] を選択します。

招待されたユーザーとグループにはワークスペースが共有され、通知が送信されます。

電子メールの受信者が多い場合は、招待を確認するダイアログが表示されます。通知の送信を続行する場合は、[通知する] を選択します。メーリング リストからユーザーを削除するには、[戻る] を選択して [ユーザーに通知] チェックボックスをオフにします。

所有者または管理者は、共有、共有解除、共同作業者の共有権限の変更を行うことができます。 

ワークスペース内のアイテムを共有する

  1. ワークスペースで、共有したいアイテムを開きます。
  2. アイテムの右上隅にある [共有] を選択します。
  3. [ユーザーとグループを招待] フィールドにワークスペースを共有するユーザーやグループのメール アドレスを入力します。
  4. 各共同作業者の権限レベルを選択します。 
  5. オプション: [メッセージをカスタマイズ] を選択し、共同作業者に送信するメッセージをカスタマイズします。
  6. [共有] を選択します。[ワークスペースで共有] を選択してワークスペースを共有することも可能です。

共同作業者の権限レベルの横にあるアイコンを通じて、共同作業者がアイテムにのみアクセスできるのか、ワークスペースにアクセスできるのかを区別できます。 

  • 共同作業者がワークスペースにアクセスできる場合は、この Open workspace panel. アイコンが表示されます。
  • アイテムにのみアクセス可能な場合は、 Sheet icon. アイコン (シートの場合)、 Report. アイコン (レポートの場合)、 Dashboard. アイコン (ダッシュボードの場合) が表示されます。 

ワークスペース レベルで共有の停止や権限レベルの変更を行う

  1. ワークスペースの右上で、[共有] > [ワークスペース] を選択します。 
  2. 削除または変更する共同作業者の上にカーソルを合わせます。
  3. 共同作業者を削除するには、共同作業者の権限レベルの横にある [X] をクリックします。また、ドロップダウン メニューから別の権限を選択して権限レベルを変更することもできます。

ワークスペースで共同作業者がシートを開いたときに、その共同作業者との共有を停止すると、共同作業者がそのシートを保存または更新しようとした時点でエラー メッセージが表示されます。

ワークスペースの共有権限

ユーザー (またはグループ) に付与する権限レベルによって、ワークスペースとそのアイテムへのアクセスが決まります。 

ベスト プラクティスとして、最低レベルの権限 (閲覧者、コメント者) を使ってワークスペースを共有することをお勧めします。

ワークスペースの管理者の権限を編集者または閲覧者に変更した場合、そのワークスペース内の Smartsheet アイテムの所有権は変更者に移ります。

以下の表は、ワークスペースやその中のアイテムへのユーザーのアクセスがどのような影響を受けるかを示しています。
 

状況
 		ユーザー例
ユーザーに割り当てるワークスペースの共有権限を、個々のアイテムに対するそのユーザーの権限よりも高くした場合そのワークスペース内のアイテムに対してより高い権限レベルが与えられます。シートに対して編集者レベルのアクセス権限を与えていたユーザーを、シートのあるワークスペースの管理者にします。そのユーザーには、シートに対する管理者レベルの権限が割り当てられます。 
ユーザーに割り当てるワークスペースの共有権限を、個々のアイテムに対するそのユーザーの権限よりも低くした場合 ワークスペース内のアイテムへのアクセスは変化しません。 ユーザーはシートに対して編集者の権限があります。 その後、そのユーザーに、シートがあるワークスペースに対する閲覧者のアクセス権限を割り当てます。 そのシートに対する権限レベルに変化はなく、そのユーザーは特定のシートに対して編集者の権限のままです。 

別の共同作業者に自分より高いアクセス レベルを付与することはできません。たとえば、自分が編集者である場合、別の編集者を管理者に昇格させることはできません。

タスク閲覧者コメント者編集者管理者所有者
ワークスペース アイテムの内容をすべて閲覧する ✓✓✓✓✓
行にコメントと添付ファイル/リンクを追加するx✓✓✓✓
シートとレポートの内容を編集するxx✓✓✓
ワークスペースまたはワークスペースのアイテムを共有するxxx
(指定がない場合)		✓✓
ワークスペース アイテムの名前の変更または追加xxx✓✓
ワークスペースのアイテムを内部または外部に移動するxxx✓✓
ワークスペースのアイテムを削除するxxx✓✓
ワークスペースを削除するxxxx✓

権限レベルと Smartsheet アイテムへの影響については、共有権限レベルに関する記事をご覧ください。

Smartsheet 連絡先グループを使用すると、ワークスペースの共有をより簡単に管理できます。 Smartsheet 連絡先グループを使用してワークスペースを共有すると、グループのメンバー全員が指定の共有権限レベルを継承します。