ワークスペースの共有

ワークスペースとその中のアイテムを共有して、共同作業を強化しましょう。共同作業者に必要なアイテムへのアクセス権を付与する方法について詳しく解説します。

プラン:

Pro
Business
Enterprise

権限:

所有者または管理者は、共有、共有解除、共同作業者の共有権限の変更を行うことができます。
編集者 - 共有はできますが、所有者や管理者の変更はできません。

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

ユーザーとワークスペースを共有すると、ユーザーはそのワークスペース内のすべてのアイテムにアクセスできます。

共有に関して変更が必要な場合は、ワークスペースからユーザーを削除したり、ユーザーの共有権限を調整したりすることができます。

ワークスペースを共有しているユーザーでも、明示的に共有していない限り、ワークスペース外の Smartsheet アイテムにはアクセスできません。ワークスペース内のアイテムを個別に共有する場合は、「概要: シートとレポートの共有」を参照してください。

ワークスペースの共有に関する基本

ワークスペースを開く

[ホーム] > [ワークスペース] タブの順に選択します。
共有するワークスペース名を選択します。

あるいは、検索アイコンでワークスペース名を検索するか、ワークスペースパネルの星アイコンを使用して [お気に入り] タブに追加して、すばやくアクセスできるようにします。

既にワークスペースへのアクセス権を持つユーザーを確認するには

[共有] ボタンの横にあるドロップダウンを選択します。[ワークスペースの共有] を選択し、[アクセスの管理] でアクセス権を持つユーザーのリストを確認します。

既にアイテムへのアクセス権を持つユーザーを確認するには

[共有] ボタンを選択し、[アクセスの管理] のリストでユーザーを確認します。

ワークスペースを共有する

ワークスペースの右上で、[共有] > [ワークスペースの共有] の順に選択します。

[名前、メールアドレス、またはグループでユーザーを追加] フィールドに、このワークスペースにアクセスできるユーザーまたはグループの名前またはメールアドレスを入力します。
ドロップダウンを使用して、各共同作業者の権限レベルを選択します。
オプション: [メッセージ] フィールドを使用して、共同作業者に送信するメッセージをカスタマイズします。
[共有] を選択します。

招待されたユーザーとグループにはワークスペースが共有され、通知が送信されます。

電子メールの受信者が多い場合は、確認のダイアログが表示されます。通知の送信を続行する場合は、[通知する] を選択します。メーリングリストからユーザーを削除するには、[戻る] を選択して [ユーザーに通知] チェックボックスをオフにします。

所有者または管理者は、共有、共有解除、共同作業者の共有権限の変更を行うことができます。

以下の点を考慮してください。

ワークスペースを共有しようとすると、[共有] ウィンドウに、有償ライセンスを持たない受信者は閲覧のみのアクセスに制限される場合があることが表示されます。

ダッシュボードを共有している共同作業者が、管理者になるのに適したユーザータイプであることを確認します。管理者として [共有] ウィンドウを開いて [アクセスの管理] に移動し、名前にカーソルを合わせてそのユーザーのユーザータイプを表示します。

ワークスペース内のアイテムを共有する

ワークスペースで、共有したいアイテムを開きます。
アイテムの右上隅にある [共有] を選択します。
[名前、メールアドレス、またはグループでユーザーを追加] フィールドに、このアイテムにアクセスできるユーザーまたはグループの名前またはメールアドレスを入力します。
ドロップダウンを使用して、各共同作業者の権限レベルを選択します。
オプション: [メッセージ] フィールドを使用して、共同作業者に送信するメッセージをカスタマイズします。
[共有] を選択します。

共同作業者の権限レベルの横にあるアイコンを通じて、共同作業者がアイテムにのみアクセスできるのか、ワークスペースにアクセスできるのかを区別できます。

共同作業者がワークスペースにアクセスできる場合は、このアイコンが表示されます。
アイテムにのみアクセス可能な場合は、アイコン (シートの場合)、アイコン (レポートの場合)、

Brandfolder Image

アイコン (ダッシュボードの場合) が表示されます。

ワークスペースレベルで共有の停止や権限レベルの変更を行う

ワークスペースの右上部分で、[共有] ボタンの横にあるドロップダウンを選択します。[ワークスペースの共有] を選択します。
[アクセスの管理] セクションを開き、削除または変更する共同作業者を見つけます。
共同作業者の名前にカーソルを合わせます。
権限レベルの横にある [X] を選択して削除するか、ドロップダウンメニューから権限レベルを変更します。

ワークスペースで共同作業者がシートを開いているときに、その共同作業者との共有を停止すると、次回の保存または更新時にエラーメッセージが表示されます。

ワークスペースの共有権限

ユーザー (またはグループ) に付与する権限レベルによって、ワークスペースとそのアイテムへのアクセス権が決まります。

ベストプラクティスとして、ワークスペースは最も低いレベルの権限 (閲覧者またはコメント者) で共有する必要があります。

ワークスペースの管理者の権限を編集者または閲覧者に変更した場合、そのワークスペース内の Smartsheet アイテムの所有権は変更者に移ります。

以下の表は、ワークスペースやその中のアイテムへのユーザーのアクセスがどのような影響を受けるかを示しています。

状況	ユーザー	例
ユーザーに割り当てるワークスペースの共有権限を、個々のアイテムに対するそのユーザーの権限よりも高くした場合	そのワークスペース内のアイテムに対してより高い権限レベルが与えられます。	シートに対して編集者レベルのアクセス権限を与えていたユーザーを、シートのあるワークスペースの管理者にします。そのユーザーには、シートに対する管理者レベルの権限が割り当てられます。
ユーザーに割り当てるワークスペースの共有権限を、個々のアイテムに対するそのユーザーの権限よりも低くした場合	ワークスペース内のアイテムへのアクセスは変化しません。	ユーザーはシートに対して編集者の権限があります。その後、そのユーザーに、シートがあるワークスペースに対する閲覧者のアクセス権限を割り当てます。そのシートに対する権限レベルに変化はなく、そのユーザーは特定のシートに対して編集者の権限のままです。

別の共同作業者に自分より高いアクセスレベルを付与することはできません。たとえば、自分が編集者である場合、別の編集者を管理者に昇格させることはできません。

タスク	閲覧者	コメント者	編集者	管理者	所有者
ワークスペースアイテムの内容をすべて閲覧する	✓	✓	✓	✓	✓
行にコメントと添付ファイル/リンクを追加する	x	✓	✓	✓	✓
シートとレポートの内容を編集する	x	x	✓	✓	✓
ワークスペースまたはワークスペースのアイテムを共有する	x	x	x (指定がない場合)	✓	✓
ワークスペースアイテムの名前の変更または追加	x	x	x	✓	✓
ワークスペースのアイテムを内部または外部に移動する	x	x	x	✓	✓
ワークスペースのアイテムを削除する	x	x	x	✓	✓
ワークスペースを削除する	x	x	x	x	✓

権限レベルと Smartsheet アイテムへの影響については、共有権限レベルに関する記事をご覧ください。

Smartsheet 連絡先グループを使用すると、ワークスペースの共有をより簡単に管理できます。 Smartsheet 連絡先グループを使用してワークスペースを共有すると、グループのメンバー全員が指定の共有権限レベルを継承します。

USM Content