ワークスペースを共有すると、ワークスペースに含まれているすべての項目へのアクセス権をそのユーザーに付与することになります。共有されたユーザーは、左パネルの [ホーム] > [ワークスペース] をクリックしてワークスペースにアクセスできます。
共有の内容を変更したい場合は、簡単にワークスペースからユーザーを削除したり、共有権限レベルを変更したりできます。
注:
- 共有されたユーザーには、そのほかの Smartsheet データは (そのユーザーに共有しない限り) 表示されません。
- ワークスペース内のシートまたはそのほかのアイテムを共有する場合も、ワークスペース全体を共有することなく、アイテムのみを共有できます。 その際は、ワークスペースにあるシートを個別に共有します。この場合、共有されたユーザーはそのシートにのみアクセスすることが可能です。 その方法については、「シートの共有」をご覧ください。
必要な権限
ワークスペースを共有したり、共同作業者の共有権限を変更したりするには、該当するワークスペースの所有者であるか、または管理者レベルの共有権限が必要です。
このページの内容
ワークスペースの共有をスタート
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メニュー アイコン (Smartsheet の画面左上) > [ホーム] の順にクリックします。
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左パネルの [ワークスペース] で、ワークスペース名をクリックします。
[ワークスペースの共有先] からワークスペースが共有されているユーザーを確認できます。
ヒント: ワークスペースの「共有」列には、アイテムの共有についての情報が表示されます。アイテムが個別に共有されている場合 (ワークスペース内のユーザーに共有されている場合と同様)、下の図のように、アイテムの横に + アイコンと人型のアイコンが表示されます。
ワークスペースの共有を開始するには、ワークスペースの右上の [共有] ボタンをクリックします。
すると、[ワークスペースの共有] ウィンドウが表示されます。
[ワークスペースの共有] ウィンドウから、次の手順を実行します。
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[共同作業者の招待] ボックスで、ワークスペースを共有したい人やグループのメール アドレスを選択するか入力します。 (複数のメール アドレスを入力する場合は、コンマまたはセミコロンで区切ってください。)
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ワークスペース内の全アイテムに対する権限レベルを選択します。 (各権限レベルと利用可能な機能については、後述のワークスペースの共有権限セクションをご覧ください。)
ヒント: [招待の詳細] から、共有通知をカスタマイズできます。 -
[ワークスペースの共有] ボタンをクリックします。
これにより、ステップ 1 で選択したユーザーがワークスペースに追加され、[電子メールの送信] のチェックボックスがオンになっている場合は、共有通知メールがそのユーザーに送信されます。
共有の解除や権限レベルの変更
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共同作業者の削除や権限レベルの変更は、ワークスペースの右上の [共有] ボタンをクリックし、[ワークスペースの共有] ウィンドウの [共同作業者] セクションにて行います。
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削除または変更したい共同作業者の上にマウスオーバーします。
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ワークスペースの共有から削除: 権限レベルの右にある [x] をクリックします。 ワークスペースからその共同作業者が削除されます。以降、その共同作業者はそのワークスペース内のアイテムを開くことができなくなります。
注: ワークスペースで共同作業者がシートを開いているときにその共同編集者との共有を停止すると、共同作業者がそのシートを保存または更新しようとした時点でエラー メッセージが表示されます。 -
権限の変更: ドロップダウン リストから新しい権限レベルを選択します。 ほかの共同作業者に自分のレベルよりも上の権限レベルを設定することはできません (例: 編集者は別の編集者を管理者に設定することはできません)。
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ワークスペースの共有権限
(個別に、または連絡先グループを介して) ユーザーに付与された権限レベルにより、ワークスペースやその中のすべてのアイテムにアクセスする権限レベルが変わります。 たとえば、1 人のユーザーにあるシートに対する編集者レベルの共有権限を付与した後、そのシートが含まれているワークスペースに対する管理者レベルの共有権限を与えた場合は、シートに対する共有権限も管理者レベルになります。 このため、一番よい方法は、必要最低限の権限を使って共有することです。
ほかの共同作業者に自分のレベルよりも上の権限レベルを設定することはできません (例: 編集者は別の編集者を管理者に設定することはできません)。
| タスク | 閲覧者 | 編集者 (共有不可) | 編集者 (共有可) | 管理者 | 所有者 |
|---|---|---|---|---|---|
| ワークスペース内のアイテムのすべてのコンテンツを表示する | 可 | 可 | 可 | 可 | 可 |
| ワークスペース内のシートを編集し、ドキュメントやコメントをシートに追加する | 不可 | 可 | 可 | 可 | 可 |
| ワークスペースまたはそのコンテンツを他の人と共有する | 不可 | 不可 | 可 | 可 | 可 |
| シートの列レイアウトを変更する | 不可 | 不可 | 不可 | 可 | 可 |
| ワークスペースでシートを追加、編集、名前変更、または削除する | 不可 | 不可 | 不可 | 可 | 可 |
| アイテムをワークスペースに移動する | 不可 | 不可 | 不可 | 可 | 可 |
| ワークスペースからアイテムを削除する | 不可 | 不可 | 不可 | 可 | 可 |
| ワークスペースを削除する | 不可 | 不可 | 不可 | 不可 | 可 |
重要: 管理者は、現在のワークスペース所有者を削除してワークスペース所有者になることができます。 これは、ワークスペースの所有権を変更する唯一の方法です。 詳細は、「ワークスペースの所有権を移行する」をご覧ください。
権限レベルおよびその Smartsheet アイテム (シートやダッシュボードなど) との関係についての詳細は、「共有権限レベル」をご覧ください。
ヒント: Smartsheet 連絡先グループを管理すると、ワークスペースの共有が簡単になります (連絡先グループの管理と使用に関する記事をご覧ください)。Smartsheet 連絡先グループに対してワークスペースを共有する場合は、そのグループのメンバー全員が指定の共有権限レベルを継承します。