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ワークスペースの共有

ワークスペースやワークスペース内のアイテムを共有する際のアクセスと権限レベルを管理して、共同作業を強化できます。

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Pro
  • Business
  • Enterprise

権限:

所有者または管理者は、共有、共有解除、共同作業者の共有権限の変更を行うことができます。
編集者 - 共有はできますが、所有者や管理者の変更はできません。

この機能が Smartsheet リージョンまたは Smartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

ユーザーとワークスペースを共有すると、ユーザーはそのワークスペース内のアイテムすべてにアクセスできるようになります。

共有に関して変更が必要な場合は、ワークスペースからユーザーを削除したり、ユーザーの共有権限レベルを変更したりすることができます。

ワークスペースを共有したユーザーは、その他の Smartsheet アイテムに (そのユーザーと共有しない限り) アクセスできません。ワークスペース全体を共有しないでワークスペース内のアイテムを共有するには、ワークスペース内で個々のシートを共有します。

ワークスペースの共有をスタート 

ワークスペースを開くには

  1. 左側のナビゲーション バーで [参照] 参照アイコンを選択します。
  2. [ワークスペース] を選択してから、共有するワークスペースの名前を選択します。 

ワークスペース内で、次の 2 つの設定項目を確認します。

  • ワークスペースの共有先: ワークスペースにアクセスできるユーザーを表示します。
  • 共有: ワークスペースのアイテムの共有方法を表示します。アイテムを個別にワークスペース内の共同作業者以外と共有している場合、Smartsheet アイテムで共同作業者のリストを確認するためのアイコンアイコンが表示されます。このアイコンにカーソルを合わせると、アイテムにアクセスできるユーザーまたはグループを確認できます。

ワークスペースの共有

  1. ワークスペースの右上で [共有] を選択します。
  2. [ユーザーとグループを招待] フィールドに、ワークスペースを共有する必要があるユーザーやグループのメール アドレスを入力します。
  3. 各共同作業者の権限レベルを選択します。 
  4. オプション: [メッセージをカスタマイズ] を選択し、共同作業者に送信するメッセージをカスタマイズします。
  5. [共有] を選択します。

電子メールの受信者が多い場合は、通知を送信するかどうかを確認するダイアログが表示されます。[通知する] を選択して、すべてのユーザーに通知を送信するか、[戻る] を選択して [ユーザーに通知する] のチェックボックスをオフにすることで、メーリング リストからユーザーを削除します。

選択したユーザーはワークスペースにアクセスできるようになり、通知の送信を選択した場合は、通知を受信できます。

ワークスペース内のアイテムの共有

  1. ワークスペースで、共有したいアイテムを開きます。
  2. アイテムの右上隅にある [共有] を選択します。
  3. [ユーザーとグループを招待] フィールドに、ワークスペースを共有する必要があるユーザーやグループのメール アドレスを入力します。
  4. 各共同作業者の権限レベルを選択します。 
  5. オプション: [メッセージをカスタマイズ] を選択し、共同作業者に送信するメッセージをカスタマイズします。
  6. [共有] を選択します。[ワークスペースで共有] を選択してワークスペースを共有することも可能です。

共同作業者がアイテムにのみアクセスできる場合と、ワークスペースにアクセスできる場合を、共同作業者の権限レベルの横にあるアイコンで区別します。 

  • 共同作業者がワークスペースにアクセスできる場合は、このアイコンが表示されます。
  • アイテムにのみアクセス可能な場合は、それぞれのアイテム アイコンが表示されます。 

共有の解除や権限レベルの変更

  1. ワークスペースの右上の [共有] を選択します。 
  2. [ワークスペースの共有] フォームで [共同作業者] セクションを開きます。
  3. 削除または変更する共同作業者の上にカーソルを合わせます。
  4. 以下のいずれかを使用して、共同作業者を削除するか、共同作業者の権限レベルを変更します。

    • [ワークスペースの共有から削除する]: ワークスペースから共同作業者を削除するにはこのアイコンを選択します。 

      ワークスペースで共同作業者がシートを開いているときに、その共同作業者との共有を解除すると、共同作業者がそのシートを保存または最新の情報に更新しようとした時点でエラー メッセージが表示されます。

    • [権限]: ドロップダウン リストから新しい権限レベルを選択します。 

ワークスペースの共有権限

ワークスペースとそのアイテムにユーザー (またはグループ) がアクセスできる程度は、与えられた権限レベルによって異なります。このため、最低限の権限 (閲覧者、コメント者など) を使ってワークスペースを共有することをお勧めします。

ワークスペースの管理者の権限を編集者または閲覧者に変更した場合、そのワークスペース内の Smartsheet アイテムの所有権は変更者に移ります。シートの作成者は所有権を失います。

ユーザーがワークスペースやワークスペース内のシートにアクセスする際の影響に関する例は、以下の表を参照してください。
 

状況
 		ユーザー例
ユーザーに割り当てるワークスペースの共有権限を、個々のアイテムに対するそのユーザーの権限よりも高くした場合そのワークスペース内のアイテムに対してより高い権限レベルが与えられます。シートに対して編集者レベルのアクセス権限を与えていたユーザーを、シートのあるワークスペースの管理者にします。そのユーザーには、シートに対する管理者レベルの権限が割り当てられます。 
ユーザーに割り当てるワークスペースの共有権限を、個々のアイテムに対するそのユーザーの権限よりも低くした場合 ワークスペース内のアイテムへのアクセスは変化しません。 ユーザーはシートに対して編集者の権限があります。  その後、そのユーザーに、シートがあるワークスペースに対する閲覧者のアクセス権限を割り当てます。  そのシートに対する権限レベルに変化はなく、そのユーザーは特定のシートに対して編集者の権限のままです。   

別の共同作業者に自分のレベルよりも高い権限レベルを付与することはできません。たとえば、編集者は別の編集者を管理者に昇格させることはできません。

タスク閲覧者コメントした者編集者管理者所有者
ワークスペース アイテムの内容をすべて閲覧する ✓✓✓✓✓
行にコメントと添付ファイル/リンクを追加する x✓✓✓✓
シートとレポートの内容を編集する  xx✓✓✓
ワークスペースまたはワークスペースのアイテムを共有する xxx
(指定がない場合)		✓✓
ワークスペース アイテムの名前の変更または追加 xxx✓✓
ワークスペースのアイテムを内部または外部に移動する xxx✓✓
ワークスペースのアイテムを削除する xxx✓✓
ワークスペースを削除する xxxx✓

権限レベルおよびその Smartsheet アイテム (シートやダッシュボードなど) との関係についての詳細は、「共有権限レベル」をご覧ください。

Smartsheet 連絡先グループを利用すると、ワークスペースの共有をより簡単に管理できます。Smartsheet 連絡先グループを使用してワークスペースを共有すると、グループのメンバー全員が指定の共有権限レベルを継承します。