ワークスペースの共有

ワークスペースをユーザーと共有すると、ユーザーはそのワークスペース内のすべてのアイテムにアクセスできるようになります。

共有の内容は変更可能で、ワークスペースからユーザーを削除したり、ユーザーの共有権限レベルを変更したりすることができます。

ワークスペースを共有されたユーザーは、共有されていないそのほかの Smartsheet アイテムにはアクセスできません。 ワークスペース全体を共有せずにワークスペース内のアイテムを共有するには、ワークスペース内の個々のシートを共有します。

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ワークスペースの共有を開始する

ワークスペースを開くには

1. 左側のナビゲーション バーで、[参照] を選択します。

2. [ワークスペース] をクリックし、共有するワークスペースの名前を選択します。

ワークスペース内で以下の 2 つの設定を確認します。

• ワークスペースの共有先: この設定を使って、ワークスペースへのアクセス権を持つユーザーを確認します。
• 「共有」列: ワークスペース アイテムがどのように共有されているかを確認します。 アイテムが個別に共有されている (または、ワークスペース内のほかの共同作業者と共有されている) 場合、以下の画像のようにアイコンが表示されます。

どのユーザーまたはグループがアイテムへのアクセス権を持っているかを確認するには、 にマウスポインタを合わせます。

ワークスペースを共有するには

1. ワークスペース右上で、[共有] を選択します。
2. [ワークスペースの共有] ウィンドウで、以下のフィールドに入力します。
   • 共同作業者の招待: ワークスペースの共有先となるユーザーまたはグループ (どちらも複数可) のメール アドレスを入力するか、 連絡先の選択アイコンを選択して、連絡先に共同作業者として追加します。
   • 権限: 各共同作業者の権限レベルを選択します。
3. [招待の詳細] セクションで、メッセージをカスタマイズします。
4. [ワークスペースの共有] を選択します。
5. 通知の送信を確認するダイアログが表示されたら、[通知する] を選択します。
   • メーリング リストからユーザーを削除するには
     1. [戻る] を選択します。
     2. [ユーザーに通知] チェックボックスをオフにします。

選択した連絡先のユーザーは、ワークスペースへのアクセス権を持ち、通知設定をすれば通知を受信するようになります。

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共有の解除や権限レベルの変更

共同作業者を削除または権限レベルを変更するには

1. ワークスペース右上で、[共有] を選択します。
2. [ワークスペースの共有] ウィンドウにて [共同作業者] セクションを開きます。
3. 削除または変更したい共同作業者にマウスポインタを合わせます。
4. 以下のいずれかの要素を使用して、共同作業者を削除またはその権限レベルを変更します。
   • ワークスペースの共有から削除アイコン: このアイコンをクリックすると、ワークスペースから共同作業者を削除できます。
     ワークスペースで共同作業者がシートを開いているときにその共同作業者との共有を解除すると、その共同作業者がシートを保存または更新しようとしたときにエラー メッセージが表示されます。

   • 権限ドロップダウン リスト: このドロップダウン リストから新しい権限レベルを選択します。 

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ワークスペースの共有権限

ワークスペースおよびワークスペース アイテムへのユーザー (またはグループ) のアクセス権は、付与した権限レベルによって異なります。 そのため、最下位の権限レベル ( 例: 閲覧者、コメント者) を使ってワークスペースを共有するのがよいでしょう。

ワークスペース管理者の権限を編集者や閲覧者に変更すると、そのワークスペース管理者がワークスペース内で所有していた Smartsheet アイテムは、変更したユーザーが所有することになります。 ワークスペース管理者は、作成したシートに対する所有者権を失うことになります。

ワークスペースまたはワークスペース内のシートへのユーザーのアクセス権がどのように変わるかは、以下の表でご確認ください。
 

操作内容	ユーザーに与える影響	例
当該のワークスペースに存在する Smartsheet アイテムに対して、編集者レベル以下の共有権限を持つユーザーに、管理者レベル以上のワークスペース権限を付与する	当該のワークスペース上の Smartsheet アイテムに対して、管理者レベル以上の共有権限を持つ	あるユーザーにあるシートに対する編集者レベルのアクセス権を与え、さらにそのシートが存在するワークスペースの管理者にした場合、 そのユーザーはそのシートに対して管理者レベルの共有権限を持つようになります。
ユーザーに現在よりも低いワークスペース共有権限を付与する	ワークスペースのアイテムに対する当該ユーザーのアクセス権に変更はない	ワークスペース内のシートに対して編集者レベルの権限を持つユーザーに、 そのワークスペースに対する閲覧者レベルのアクセス権を付与した場合、 そのシートに対して当該ユーザーが持つ権限レベルは変わりません。 当該ユーザーは、引き続き、そのシートの編集者となります。

ほかの共同作業者に自分のレベルよりも上の権限レベルを設定することはできません。 たとえば編集者は、別の編集者を管理者に設定することはできません。

タスク	閲覧者	コメント者	編集者 (共有不可)	編集者 (共有可)	管理者	所有者
ワークスペース内のアイテムの全コンテンツを表示する	可	可	可	可	可	可
ワークスペース内のシートを編集し、ドキュメントやコメントをシートに追加する	不可	可 (コメントのみ)	可	可	可	可
ワークスペースまたはそのコンテンツをほかのユーザーと共有する	不可	不可	不可	可	可	可
シートの列レイアウトを変更する	不可	不可	不可	不可	可	可
ワークスペースでシートを追加、編集、名前の変更、または削除する	不可	不可	不可	不可	可	可
アイテムをワークスペース内へ、またはワークスペース外へ移動する	不可	不可	不可	不可	可	可
ワークスペースからアイテムを削除する	不可	不可	不可	不可	可	可
ワークスペースを削除する	不可	不可	不可	不可	不可	可

権限レベルおよび Smartsheet アイテム (シートやダッシュボードなど) との関係については、「共有権限レベル」をご覧ください。

Smartsheet 連絡先グループを管理すると、ワークスペースの共有が簡単になります。Smartsheet 連絡先グループに対してワークスペースを共有すると、そのグループのメンバー全員が指定の共有権限レベルを継承します。