シートの情報を電子メールで共有する

シートやレポートから情報を電子メールで送信するにあたり、さまざまな方法を用いることができます。 

エンタープライズ プランをご利用の場合は、Smartsheet システム管理者によってユーザーの情報共有先が制限され、送信できるメール アドレスが限定されている可能性があります。

電子メールで任意の行を送信する

複数のシートの情報が関係するレポートで作業を行っている場合、電子メールのメッセージに含めることができるのは同一のシートからの値が入っている行のみです。

グループ化が適用されたレポートでは、グループのヘッダーをシートの行と一緒に選択することはできません。

1. 送信したい行で [行メニュー] を選択します。
   複数の行を送信するには、Shift または Ctrl (Mac の場合は Command ⌘) を長押ししながら複数の行番号を選択します。電子メールは最大 50 行まで表示できます。
2. [送信] を選択します。
3. [宛先] ボックスに、電子メールを送信する宛先のユーザーまたはグループのメール アドレスを入力します。複数のメール アドレスを入力する場合は、コンマまたはセミコロンで区切ってください。
   • [Smartsheet 連絡先リスト] から連絡先を追加する場合は、[連絡先の選択]  から選択します。
   • 自分のチームのメンバーやグループ管理者が作成したグループから選択することもできます。
4. [件名] ボックスと [メッセージ] ボックスで、必要に応じて電子メールの件名とメッセージを編集します。
5. 電子メールに追加したい情報と電子メールのレイアウトをカスタマイズします。
   • [次を含める]: すべての列 (添付ファイルとディスカッションを含む) が既定で含まれます。[次を含める] フィールドを使用して、列をメールに追加したり、メールから削除したりします。  
   • [レイアウト]: 追加した情報を表示するレイアウトを編集します。
     レイアウトのオプションが使用できるのは送信する行が 1 行の場合のみです。
6. 電子メールのコピーの受け取りを希望する場合は、[自分を CC に入れる] チェックボックスをオンにします。Smartsheet から送信した行を追跡するには [自分を CC に入れる] チェックボックスをオンにする必要があります。
7. [送信] を選択します。

プロ プランでは、Smartsheet から送信できる電子メールは 1 日当たり 300 通までです。会話で @メンションを使用する場合、行を送信する場合、Smartsheet のアイテムを共有する場合、フォーム送信確認を送信する場合などに、Smartsheet から電子メールを送信できます。1 日当たり 300 通を超える電子メールを送信する必要がある場合、他のプランにアップグレードする必要があります。

シートを電子メールの添付ファイルとして送信します。

シートやレポートのスナップショットを PDF または Excel (.xls) 形式のファイルとして電子メールのメッセージに添付して送信できます。

シートを電子メールの添付ファイルとして送信する

1. メニュー バーで、[ファイル] > [添付ファイルとして送信] の順に選択します。
2. 電子メールの宛先となるユーザーまたはグループのメール アドレスを入力します。複数のメール アドレスを入力する場合は、コンマまたはセミコロンで区切ってください。
   • 電子メールを送信する連絡先を [Smartsheet 連絡先リスト] から選択する場合は、[連絡先の選択] を選択してください。
   • 自分のチームのメンバーやグループ管理者が作成したグループから選択することもできます。
3. 必要に応じて電子メールの件名やメッセージを編集します。[件名] フィールドにはシート名が既定で含まれるようになっています。
4. 送信したい添付ファイルの形式を選択します。シートを PDF として送信する場合は、(オプション) を選択して [PDF セットアップ] メニューを開き、添付ファイルの表示状態を定義します。
5. [送信] を選択します。

添付ファイルの送信は 1 回のみ、直ちに行われることが既定となっています。 

フィルターを使用して送信したい行のみを表示させることができます。フィルターをかけることができるのは 1 回限りの添付ファイルのみです。定期的に送信される添付ファイルにはフィルターは使用できません。

添付ファイルを定期的に送信するよう設定する

1. メニュー バーで、[ファイル] > [添付ファイルとして送信] の順に選択します。
2. [スケジュール] を選択します。 
3. 配信する頻度 (例: 毎日) を選択し、他の定期的な間隔パターンのオプションを設定します。
4. [OK] をクリックします。

定期的な間隔パターンのオプションが [添付ファイルとして送信] フォームの右側のパネルに表示されます。 

[添付ファイルとして送信] フォームの [配信] セクションで、設定したスケジュールを選択して編集します。

セキュリティで保護されたシート アクセス用リンクを送信する

ページまたはサイトの恒久的な URL のことを固定リンクと呼びます。Smartsheet では各シートに対して固定リンクが生成されます。 

共同作業者は固定リンクを使用して Smartsheet に直接アクセスできます。簡単にアクセスできるように固定リンクをブックマークしておくこともできます。シートの共同作業者以外の人が固定リンクをクリックすると、エラー メッセージが表示されます。
ユーザーがログインすることなく Smartsheet のアイテムにアクセスできるようにするには、誰でもアクセスできるリンクを生成します。

1. シートの右上隅にある [共有] を選択します。アイテムが誰とも共有されていない場合、[シートの共有] フォームに [招待の詳細] セクションが表示されます。​​​​
2. セキュリティで保護されたシート用アクセス リンクを公開する場合、[共同作業者] を選択します。共同作業者のリストの下にリンクが表示されます。
3. 電子メールのアイコンを選択し、シートの共同作業者全員に固定リンクを電子メールで送信します。

共有メッセージをカスタマイズする

1. メニュー バーで、[ファイル] > [共有ユーザーに電子メールを送信] の順に選択します。
2. 必要に応じて電子メールの件名やメッセージを編集します。件名にはシート名が既定で入るようになっています。 
3. 電子メールのコピーの受け取りを希望する場合は、[自分を CC に入れる] チェックボックスをオンにします。[自分を CC に入れる] オプションは、Smartsheet から共同作業者に送信した電子メールを追跡できる唯一の手段です。
4. [送信] を選択します。

既定では、電子メールはシートの共同作業者全員に送信されます。受信者を絞り込むには、[すべての共有ユーザー] を選択します。