シートの情報を電子メールで共有する

次のような、さまざまな共有オプションがあります。

• 受信者に読み取り専用のデータを提供する必要がある場合は、任意の行を電子メールで送信します。 
• Smartsheet アカウントを持っていないユーザーにシートの行を編集してもらう必要がある場合は、更新リクエストを使用します。
• シートまたはレポートのスナップショットを 1 回だけ、または定期的に共有する必要がある場合は、シートまたはレポートを PDF ないし Excel 形式の添付ファイルとして電子メールで送信します。
• 共同作業者がシートにアクセスできるようにする必要がある場合は、セキュリティで保護されたシート アクセス用リンクを送信します。

エンタープライズ プランのユーザーは、Smartsheet システム管理者によって特定のメール アドレスのみに制限された共有機能を使用できます。

電子メールで任意の行を送信する

最大 50 行を電子メールで送信できます。

1. 送信したい行で [行メニュー] を選択します。
    

   複数の行を送信するには、Shift または Ctrl (Mac の場合は Command ⌘) を長押ししながら複数の行番号を選択します。

2. [送信...] を選択します。
3. [宛先] フィールドに、電子メールの送信先となるユーザーまたはグループのメール アドレスを入力します。複数のメール アドレスを入力する場合は、コンマまたはセミコロンで区切ってください。Smartsheet 連絡先リストから連絡先を追加する場合は、[連絡先の選択]を選択します。
4. [件名] ボックスと [メッセージ] ボックスで、必要に応じて電子メールの件名とメッセージを編集します。
5. 電子メールに追加する情報と電子メールのレイアウトをカスタマイズします。
   • [次を含める]: すべての列 (添付ファイル/リンクとディスカッションを含む) が既定で含まれます。[編集] を選択して、列、添付ファイル/リンク、またはコメントを電子メールに追加するか、または電子メールから削除します。
   • [レイアウト]: 追加した情報の表示方法を編集します。このオプションを使用できるのは送信する行が 1 行の場合のみです。
6. 電子メールのコピーの受け取りを希望する場合は、[自分を CC に入れる] を選択します。
7. [送信] を選択します。

複数のシートの情報が関係するレポートで作業を行っている場合、電子メールのメッセージに含めることができるのは、同一のシートからの値が入っている行のみです。

グループ化が適用されたレポートでは、グループのヘッダーをシートの行と一緒に選択することはできません。

シートを添付ファイルとして送信する

シートやレポートのスナップショットを PDF または Excel (.xls) 形式のファイルとして、電子メールのメッセージに添付して送信できます。

1. 上部のメニュー バーで、[ファイル] > [添付ファイルとして送信...] の順に選択します。[添付ファイルとして送信] ウィンドウが表示されます。
2. [宛先] フィールドに、電子メールの送信先となるユーザーのメール アドレスを入力します。複数のメール アドレスを入力する場合は、コンマまたはセミコロンで区切ってください。電子メールの送信先を Smartsheet 連絡先リストから選択する場合は、[連絡先]を選択します。
3. 必要に応じて電子メールの件名とメッセージを編集します。[件名] フィールドにはシート名が既定で含まれるようになっています。
4. 送信する添付ファイルの形式を選択します。 シートを PDF として送信する場合は、[(オプション)] を選択して [PDF セットアップ] メニューを開き、添付ファイルの表示様式を定義します。
5. オプション: 電子メールを送信するタイミングを定義する場合、または定期的な送信を設定する場合は、[スケジュール] を選択します。[配信オプション] ウィンドウで配信頻度を定義するか、電子メールを送信するタイミングを指定したら、 [OK] を選択します。
6. [送信] を選択します。

[添付ファイルとして送信] フォームの [送信先] パネルには、送信された電子メールとスケジュールされた定期パターンの一覧が表示されます。このパネルでは、スケジュールされた定期パターンを編集または削除できます。

セキュリティで保護されたシート アクセス用リンクを送信する

ページまたはサイトの恒久的な URL のことを固定リンクと呼びます。Smartsheet では各シートに対して固定リンクが生成されます。 

共同作業者は固定リンクを使用して Smartsheet に直接アクセスできます。簡単にアクセスできるように固定リンクをブックマークしておくこともできます。シートの共同作業者以外の人が固定リンクをクリックすると、エラー メッセージが表示されます。

1. シートの右上隅にある [共有] を選択します。アイテムが誰とも共有されていない場合、[シートの共有] フォームに [招待の詳細] セクションが表示されます。​​​​
2. セキュリティで保護されたシート用アクセスリンクを公開する場合、[共同作業者] を選択します。リンクは、共有している共同作業者のリストの下にあります。
3. 電子メールのアイコンを選択し、シートの共同作業者全員に固定リンクを電子メールで送信します。

ユーザーがログインすることなく Smartsheet のアイテムにアクセスできるようにするには、誰でもアクセスできるリンクを生成します。

共有メッセージをカスタマイズする

1. 上部のメニュー バーで、[ファイル] > [共有ユーザーに電子メールを送信...] を選択します。
2. オプション: 受信者を絞り込むには、[すべての共有ユーザー] を選択します。 既定では、電子メールはシートの共同作業者全員に送信されます。
3. 電子メールの件名やメッセージを編集します。件名にはシート名が既定で入るようになっています。 
4. 電子メールのコピーの受け取りを希望する場合は、[自分を CC に入れる] を選択します。
5. [送信] を選択します。