シートの情報を電子メールで共有

シートやレポートの情報を電子メールで送信する方法はいくつかあります。

目的 方法
読み取り専用データを送信する。

注: Smartsheet アカウントを持っていない受信者に、シートの行の編集権限を与えたい場合は、更新リクエストを使用してください。詳細は、ヘルプ センターの「更新リクエスト」をご覧ください。		 一行または複数の行を電子メールで送信する。
一度または定期的に静的なスナップショットを共有する。 シートまたはレポート全体を PDF または Excel (.xls) 形式の添付ファイルとして電子メールで送信する。
シートが共有されているユーザーにアクセス権を付与する。 安全なシート リンクを送信する。


注: エンタープライズ プランのユーザーの場合、Smartsheet システム管理者は、特定のメール アドレスだけにメールを送信できるよう、ユーザーの情報共有能力を制限することができます。詳細は、「セキュリティ制御」の「承認済みドメイン共有リストの設定」をご覧ください。

一行または複数の行を電子メールで送信

シートまたはレポートの行を電子メールで誰にでも送信することができます。

注: 複数のシートの情報を組み合わせたレポートで作業している場合は、同じシート内の行のみを電子メール メッセージに含めることが可能です。

  1. 送信する行番号の隣のドロップダウン矢印 をクリックして、[送信] をクリックします。

    [送信] ウィンドウが開きます。



    ヒント: 複数の行を送信するには、Shift キーまたは Ctrl キー (Mac の場合 ⌘ キー) を押しながら複数の行番号をクリックします。電子メールには最大 50 行を表示できます。
     
  2. [宛先] フィールドに、電子メールを送信するユーザーまたはグループのメール アドレスを入力します。複数のメール アドレスを入力する場合は、コンマまたはセミコロンで区切ってください。

    ヒント:
    • 自分の [マイ Smartsheet 連絡先リスト] に連絡先を追加している場合は、右の共同作業者アイコン をクリックして、電子メールを送信する連絡先のチェックボックスをオンにします。Smartsheet の連絡先リストの使用に関する詳細は、「連絡先の管理」をご覧ください。
    • 複数のユーザーのいるプランでは、チーム内のほかのユーザー、またはグループ管理者が作成したグループを選択することも可能です。グループに対する情報の共有や送信についての詳細は、「連絡先グループの管理と使用」をご覧ください。
  3. 電子メールの件名およびメッセージ本文には既定値が表示されます。必要に応じてフィールドを編集してください。
  4. [カスタマイズ] または [レイアウト] オプションを使って、電子メールに含めるフィールドや表示方法を指定します。

    注: [レイアウト] オプションは、一つの行を送信する場合のみ使用できます。

    既定では、添付ファイル/リンク、ディスカッションを含むすべての列が送信されます。列を除外するには、[編集] ボタンをクリックして電子メールから除外する列名のチェックボックスをオフにします。

  5. [自分を CC に入れる] を選択すると、電子メールのコピーを受け取ることができます。これは、Smartsheet から送信された行を追跡する唯一の方法です。

  6. [送信] をクリックします。

選択した行は電子メール メッセージ本文に含まれ、受信者に向けて送信されます。メッセージは通常、5 分以内に送信されます。


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シートを電子メールの添付ファイルとして送信

シートまたはレポートのスナップショットを PDF または Excel (.xls) 形式の添付ファイルとして電子メールで送信できます。

  1. 左のツールバーの [シートのアクション] アイコン シートのアクション をクリックし、[添付ファイルとして送信] を選択します。

    [添付ファイルとして送信] ウィンドウが開きます。

    添付ファイルとして送信

  2. [宛先] ボックスに、電子メールを送信するユーザーのメール アドレスを入力します。複数のメール アドレスを入力する場合は、コンマまたはセミコロンで区切ってください。

    ヒント:

    • 自分の [マイ Smartsheet 連絡先リスト] に連絡先を追加している場合は、共同作業者アイコン をクリックして、電子メールを送信する連絡先のチェックボックスをオンにします。詳細は、「連絡先の管理」をご覧ください。
    • 複数のユーザーのいるプランでは、チーム内のほかのユーザー、またはグループ管理者が作成したグループを選択することも可能です。グループに対する情報の共有や送信についての詳細は、「連絡先グループの管理と使用」をご覧ください。

  3. 必要に応じて [件名] と [メッセージ] を編集します。既定では、[件名] にシート名が表示されます。

  4. [添付形式] フィールドで添付ファイルの形式を [PDF] または [Excel]　形式から選択します。ヒント: シートを PDF 形式の添付ファイルとして送信する場合、[オプション] から [PDF セットアップ] メニューにアクセスし、添付ファイルの表示方法を追加定義できます。

  5. [配信] オプションを選択して添付ファイルとして送信します。

既定では、添付ファイルは即座に一回だけ送信されます。ファイルを定期的に送信するには、このページの次のセクションをご覧ください。

定期的に添付ファイルとして送信する設定

指定したスケジュールで定期的にシートを添付ファイルとして送信するには

  1. 上記の手順に従って [添付ファイルとして送信] ウィンドウを開きます。
  2. [配信] の隣にある [スケジュール] リンクをクリックします。

    添付ファイルとして配信
     
  3. [配信オプション] ウィンドウで、配信頻度 (毎日、毎週、毎月、毎年) を選択し、その他の配信オプションを指定します。
  4. [OK] をクリックします。

設定を完了すると、[添付ファイルとして送信] ウィンドウの右側に配信設定が表示されます。配信設定を編集または削除するには、配信設定の隣の矢印をクリックします。

安全なシート リンクを送信

Smartsheet の各シートに対して、固定リンクが生成されます。シートを共有された共同作業者はリンクからシートを直接開くことができます。また、リンクをブックマーク登録しておくと、シートに簡単にアクセスできるようになります。シートの [共有] ウィンドウの [共同作業者] セクションに名前のないユーザーがリンクを開くと、エラー メッセージが表示されます。

ヒント: 誰でもアクセス可能なシート リンクを作成するには、ヘルプ センターの「Smartsheet アイテムの公開」をご覧ください。

  1. アイテム上部の [共有] ボタンをクリックします。

    [共有] ボタン
    [共有] ウィンドウが開きます。そのアイテムが誰にも共有されていない場合、[招待の詳細] が表示されます。

  2. [共同作業者] をクリックすると、安全なシート リンクの URL が表示されます (リンクが共同作業者リストの下に表示されます)。
     
    シートを共有している共同作業者

  3. リンクの右横にある封筒アイコンをクリックすると、シートを共有された共同作業者全員に固定リンクを電子メールで送信できます。

共有メッセージのカスタマイズ

  1. 左ツールバーのシートの送信または共有 アイコン 封筒 をクリックし、[共有ユーザーに電子メールを送信] を選択します。

    [共有ユーザーに電子メールを送信] ウィンドウが開きます。


    既定では、[件名] にシート名が表示されますが、必要に応じて編集できます。また、[メッセージ] 本文も同様に編集できます。既定では、シートが共有されているすべてのユーザーに電子メールが送信されますが、[すべての共有ユーザー] をクリックして受信者を選択することも可能です。
     
  2. [自分を CC に入れる] のチェックボックスをオンにすると、電子メールのコピーを受け取ることができます。

    これは、Smartsheet から共同作業者に送信された電子メールを追跡する唯一の方法です。
     
  3. [送信] をクリックします。

受信者には電子メールが届き、そのユーザーがメールのリンクをクリックしてログインするとシートが開きます。