シートやレポートから情報を電子メールで送信するにあたり、さまざまな方法を用いることができます。
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次のような、さまざまな共有オプションがあります。
- 受信者に読み取り専用のデータを提供する必要がある場合は、任意の行を電子メールで送信します。
- 受信者にシートの行を編集させる必要がある場合は、その受信者が Smartsheet のアカウントを持っていなくても、更新リクエストを使用します。
- シートまたはレポートのスナップショットを 1 回または定期的に共有する必要がある場合は、シートまたはレポートを PDF または Excel 形式の添付ファイルとして電子メールで送信します。
- 共同作業者がシートにアクセスできるようにする必要がある場合は、セキュリティで保護されたシート アクセス用リンクを送信します。
エンタープライズ プランのユーザーは、Smartsheet システム管理者によって特定のメール アドレスのみに制限された共有機能を持つことができます。
電子メールで任意の行を送信する
最大 50 行を電子メールで送信できます。
- 送信したい行で [行メニュー]
を選択します。
複数の行を送信するには、Shift または Ctrl (Mac の場合は Command ⌘) を長押ししながら複数の行番号を選択します。 - [送信...] を選択します。
- [宛先] フィールドに、電子メールを送信する宛先のユーザーまたはグループのメール アドレスを入力します。複数のメール アドレスを入力する場合は、コンマまたはセミコロンで区切ってください。[Smartsheet 連絡先リスト] から連絡先を追加する場合は、[連絡先の選択]
から選択します。 - [件名] ボックスと [メッセージ] ボックスで、必要に応じて電子メールの件名とメッセージを編集します。
- 電子メールに追加したい情報と電子メールのレイアウトをカスタマイズします。
- [次を含める]: すべての列 (添付ファイルとディスカッションを含む) が既定で含まれます。[編集] を選択して、列、添付ファイル/リンク、またはコメントを電子メールに追加、または電子メールから削除します。
- [レイアウト]: 追加した情報を表示するレイアウトを編集します。このオプションが使用できるのは送信する行が 1 行の場合のみです。
- 電子メールのコピーの受け取りを希望する場合は、[自分を CC に入れる] チェックボックスをオンにします。
- [送信] を選択します。
複数のシートの情報が関係するレポートで作業を行っている場合、電子メールのメッセージに含めることができるのは同一のシートからの値が入っている行のみです。
グループ化が適用されたレポートでは、グループのヘッダーをシートの行と一緒に選択することはできません。
シートを添付ファイルとして送信する
シートやレポートのスナップショットを PDF または Excel (.xls) 形式のファイルとして電子メールのメッセージに添付して送信できます。
- メニュー バーで、[ファイル] > [添付ファイルとして送信...] の順に選択します。
- [宛先] フィールドに、電子メールを送信する宛先のユーザーのメール アドレスを入力します。複数のメール アドレスを入力する場合は、コンマまたはセミコロンで区切ってください。電子メールを送信する連絡先を [Smartsheet 連絡先リスト] から選択する場合は、[連絡先]
- 必要に応じて電子メールの件名やメッセージを編集します。[件名] フィールドにはシート名が既定で含まれるようになっています。
- 送信したい添付ファイルの形式を選択します。シートを PDF として送信する場合は、[(オプション)] を選択して [PDF セットアップ] メニューを開き、添付ファイルの表示状態を定義します。
- オプション: 電子メールを送信するタイミングを定義する場合、または定期的な送信を設定する場合は、[スケジュール] を選択します。その後、配信の頻度を定義するか、電子メールを送信するタイミングを指定します。[OK] を選択します。
- [送信] を選択します。
定期的な間隔パターンのオプションが [添付ファイルとして送信] フォームの右側のパネルに表示されます。
セキュリティで保護されたシート アクセス用リンクを送信する
ページまたはサイトの恒久的な URL のことを固定リンクと呼びます。Smartsheet では各シートに対して固定リンクが生成されます。
共同作業者は固定リンクを使用して Smartsheet に直接アクセスできます。簡単にアクセスできるように固定リンクをブックマークしておくこともできます。シートの共同作業者以外の人が固定リンクをクリックすると、エラー メッセージが表示されます。
- シートの右上隅にある [共有] を選択します。アイテムが誰とも共有されていない場合、[シートの共有] フォームに [招待の詳細] セクションが表示されます。
- セキュリティで保護されたシート用アクセス リンクを公開する場合、[共同作業者] を選択します。リンクは、共有している共同作業者のリストの下にあります。
- 電子メールのアイコンを選択し、シートの共同作業者全員に固定リンクを電子メールで送信します。
ユーザーがログインすることなく Smartsheet のアイテムにアクセスできるようにするには、誰でもアクセスできるリンクを生成します。
共有メッセージをカスタマイズする
- メニュー バーで、[ファイル] > [共有ユーザーに電子メールを送信...] の順に選択します。
- オプション: 受信者を絞り込むには、[すべての共有ユーザー] を選択します。既定では、電子メールはシートの共同作業者全員に送信されます。
- 必要に応じて電子メールの件名やメッセージを編集します。件名にはシート名が既定で入るようになっています。
- 電子メールのコピーの受け取りを希望する場合は、[自分を CC に入れる] チェックボックスをオンにします。
- [送信] を選択します。