シートやレポートの情報を電子メールで送信する方法はいくつかあります。
|
目的
|
方法
|
|---|---|
|
読み取り専用データを送信する。 相手が Smartsheet アカウントを持っていなくても、シートの行を編集できるようにしたい場合は、「更新リクエスト」を使用します。 |
|
|
静止画スナップショットを 1 回または定期的に共有する。
|
PDF または Excel (.xls) 形式の添付ファイルとしてシートまたはレポート全体を電子メールで送信する。
|
|
|
|
エンタープライズ プラン登録者の場合、Smartsheet システム管理者はユーザーの情報共有能力を制限し、特定のメール アドレスにしか電子メールを送信できないようにすることが可能です。
1 つ以上の行を電子メールで送信する。
複数のシートの情報を含むレポートで作業している場合は、同じシートの値を持つ行のみが電子メール メッセージに含まれることにご注意ください。
- 送信する行で、[行メニュー] を選択します。
複数の行を送信するには、Shift または Ctrl (Mac ではCommand ⌘) を押しながら、複数の行番号を選択します。 電子メールでは最大 50 行まで表示できます。 - [送信] を選択します。
- 電子メールの受信者となるユーザーまたはグループのメール アドレスを宛先ボックスに入力します。 複数のメール アドレスを入力する場合は、コンマまたはセミコロンで区切ります。
- Smartsheet の連絡先リストから連絡先を追加するには、[連絡先を選択] を選択します。
- また、チームの他のメンバーや、グループ管理者が作成したグループから、選択することもできます 。
- [件名] と [メッセージ] のボックスで、必要に応じて電子メールの件名とメッセージを編集します。
- 電子メールに追加する情報や、電子メールのレイアウトをカスタマイズします。
- 一緒に送信されるもの: 既定では、すべての列 (添付ファイル/リンクとディスカッションを含む) が送信されます。 このフィールドを使用して、電子メールに追加または電子メールから削除する必要のある列を編集します。
- レイアウト: 追加した情報の表示方法を指定します。
レイアウト オプションは、単一の行を送信する場合にのみ利用できます。
- 電子メールのコピーを受け取りたい場合は、[自分を CC に入れる] を選択します。 これは、Smartsheet から送信された行を追跡する唯一の方法になります。
- [送信] を選択します。
これで行を電子メールで送信することができました。 メッセージは通常 5 分以内に送信されます。
シートを電子メールの添付ファイルとして送信する
シートまたはレポートのスナップショットを、PDF または Excel (.xls) ファイルとして電子メールに添付して送信することができます。
シートを電子メールの添付ファイルとして送信するには
- メニュー バーで、[ファイル] > [添付ファイルとして送信] を選択します。
- 電子メールの受信者となるユーザーのメール アドレスを入力します。 複数のメール アドレスを入力する場合は、コンマまたはセミコロンで区切ります。
- Smartsheet の連絡先リストから電子メールの受信者となる連絡先を選び、[連絡先の選択]を選択します。
- ユーザーは、チームの他のメンバーや、グループ管理者が作成したグループから選択することもできます 。
- 必要に応じて電子メールの件名や本文を編集します。 [件名] にはシート名が既定で含まれます。
- 送信する添付ファイルの種類を選択します。 シートを PDF 形式で送信する場合は、(オプション) を選択して [PDF セットアップ] メニューを開き、添付ファイルの表示方法を定義します。
- [送信] を選択します。
既定では、添付ファイルは即座に 1 回だけ送信されます。
一定の数の行を共有するには、フィルターを使用して送信する行のみを表示させます。 フィルターは、1 回限りの添付ファイルで動作します。 定期的に送信される添付ファイルには、フィルターを使用することはできません。
添付ファイルを定期的に送信するよう設定するには
- メニュー バーで、[ファイル] > [添付ファイルとして送信] を選択します。
- [スケジュール] を選択します。
- 送信頻度 (例: 毎日) を選択し、配信に関するその他のオプションを指定します。
- [OK] を選択します。
[添付ファイルとして送信] ウィンドウの右側に配信設定が表示されます。
[添付ファイルとして送信] ウィンドウの [配信] セクションで、設定したスケジュールを選択して編集します。
安全なシート リンクを送信する
固定リンクは、ページやサイトの永続的な URL であり 、 Smartsheet ではすべてのシートに対して生成されます。
シートが共有されている共同作業者は、このリンクを使用してシートに直接アクセスできます。 固定リンクをブックマークしておけば、簡単にアクセスできます。 シートの共同作業者でないユーザーが固定リンクをクリックすると、エラー メッセージが表示されます。
ユーザーがログインしなくても Smartsheet アイテムにアクセスできるようにするには、誰でもアクセス可能なリンクを生成します。
- シート右上で、[共有] を選択します。 [シートの共有] ウィンドウでは、そのアイテムが誰にも共有されていない場合、[招待の詳細] セクションが表示されます。
- 安全なシート リンクの URL を公開するには、[共同作業者] を選択します。 シートが共有されている共同作業者のリストのすぐ下に、リンクが表示されます。
- 固定リンクを電子メールでシートの共同作業者全員に送信するには、電子メール アイコンを選択します。
共有メッセージをカスタマイズする
- メニュー バーで、[ファイル] > [共有ユーザーに電子メールを送信] を選択します。
- 電子メールの件名や本文を編集します。 [件名] にはシート名が既定で表示されます。
- 電子メールのコピーを受け取りたい場合は、[自分を CC に入れる] を選択します。 これは、Smartsheet から共同作業者に送信した電子メールを追跡する唯一の方法です。
- [送信] を選択します。
既定では、シートが共有されている共同作業者全員に電子メールが送信されます。 受信者のリストを絞り込むには、[すべての共有ユーザー] を選択します。