ユーザー サブスクリプション モデルへのプラン移行準備を行う

ご利用の Smartsheet プランがユーザー サブスクリプション モデルへと移行となる場合は、この記事をお役立てください。新しいモデルでは、ユーザーへのアクセス権の付与方法と請求方法が変更されるため、移行の前後にいくつかの手順を実行して、スムーズに移行できるようにすることが重要です。

このガイドでは、プラン更新までに行うべきことと、プラン切り替え後の手順について概説します。

新しいモデルでの変更点

ユーザー サブスクリプション モデルの場合:

• ユーザーは共同作業が必要な場合にアイテムを共有します。これにより、プランにユーザーが追加されます
• Smartsheet によって、共有権限に基づいてユーザー タイプが自動的に割り当てられます
• ユーザーは有料メンバーとなる前に、暫定アクセス権を付与されます
• 調整期間中は、実際の使用状況に基づいて有料アクセスを管理できます
• ユーザーにはライセンスのリクエスト ボタンとアカウントの検出ツールが表示されなくなりました。これは共有ドライブのアクセスが Smartsheet アイテムに導入されたためです

詳細については、「ユーザー サブスクリプション モデルの概要」をご覧ください。

2025 年に、ほとんどのプランがユーザー サブスクリプション モデルに移行します。

• 年間プランは、2025 年 1 月 1 日以降の次回更新時に移行します。
• 月間プランは、2025 年 2 月 1 日に移行開始となります。
• Smartsheet は、プラン移行の少なくとも 45 日前までに通知を行います。

旧共同作業者モデルとの主な違い

旧モデルのユーザー タイプからのマッピング

プランがユーザー サブスクリプション モデルに移行すると、Smartsheet は各ユーザーの既存の権限と、組織の内部または外部かに基づいてユーザー タイプを割り当てます。

旧共同作業者モデルのユーザー タイプは、新モデルで次のようにマッピングされます。

メンバーと暫定メンバー

ゲスト

閲覧者

アイテムが共有されていないライセンスなしユーザーには、ユーザー タイプは割り当てられません。これらは [ユーザーの役割とレポート] ページにのみ表示されます。

閲覧者が暫定メンバーとなるための適格なアクション

• コア アイテムにコメントする
• コア アイテムを編集する
• コア アイテムを作成する
• シート、ダッシュボード、ワークスペース、またはコレクションの名前を変更する
• シート、ダッシュボード、ワークスペース、またはコレクションの権限を変更する
• ファイル ライブラリ内のコンテンツ ファイルの権限を変更する
• シート、ダッシュボード、ワークスペース、またはコレクションに対する権限リクエストを承認する
• ファイル ライブラリ内のコンテンツ ファイルに対する権限リクエストを承認する
• シート、ダッシュボード、ワークスペース、またはコレクションを削除する
• ファイル ライブラリからコンテンツ ファイルを削除する

ゲストが暫定メンバーとなるための適格なアクション

• コア アイテムを作成する
• シート、ダッシュボード、ワークスペース、またはコレクションの名前を変更する
• シート、ダッシュボード、ワークスペース、またはコレクションの権限を変更する
• ファイル ライブラリ内のコンテンツ ファイルの権限を変更する
• シート、ダッシュボード、ワークスペース、またはコレクションに対する権限リクエストを承認する
• ファイル ライブラリ内のコンテンツ ファイルに対する権限リクエストを承認する
• シート、ダッシュボード、ワークスペース、またはコレクションを削除する
• ファイル ライブラリからコンテンツ ファイルを削除する

移行のタイムラインとチェックリスト

更新の 90 ～ 31 日前

• できるだけ早くユーザーのレビューを開始します。
• ライセンス ユーザーに焦点を当てます。これらのユーザーは自動的にメンバーになります。移行後は、ユーザーを管理するための新しいツールを使用します。
• ユーザー タイプ レポートをダウンロードし、ユーザー タイプのマッピングと比較して、新しいモデルでユーザーがどのように割り当てられているかを確認します。
• アクセスが不要となったユーザーを削除またはダウングレードします。

最近コメント、編集、またはアイテムの作成を行っていないユーザーをダウングレードの候補とするとよいでしょう。
 

更新の 30 日前

• メンバーにする必要があるユーザーのリストを確定します。
• アカウント チームと協力して、必要な有料ユーザーの数を確認します。
• 専任のアカウント チームがない場合は、Smartsheet の財務部門までお問い合わせください。

更新前日

新しいユーザー タイプ レポートとシート アクセス レポートを取得します。これらのレポートはスナップショットとして機能し、後で必要に応じて手動でアクセスを復元するのに役立ちます。

ユーザーの権限またはユーザー タイプを変更した後に、元に戻すオプションはありません。変更を手動で元に戻す必要がある場合は、レポートで参照ポイントを得ることができます。

更新当日

アクションは必要ありません。プランは Smartsheet に自動的に移行され、ユーザーは中断せずに作業を続けることができます。

移行後に行うべきこと

一部のエンタープライズ プランでは、カスタムようこそメッセージが必要です。

エンタープライズ プランで自動プロビジョニング、Active Directory、または直接統合を設定している場合は、カスタムようこそ画面を作成して内部アクセス ワークフローをサポートします。Smartsheet を使用する前に、ユーザーに社内ポリシーの承認、承認プロセスの完了、アクセスのリクエストを要求できます。

プラン アップグレード後の数日間:

1. 管理センターのメイン メニューで、[ユーザーとグループ] > [ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] の順に選択します。

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2. 新しいレイアウトと使用可能なフィルターを確認します。

3. 調整中のユーザー アクセスを管理するための [True-up (トゥルーアップ)] タブについて理解しておきましょう。

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4. [すべてのユーザー] タブを確認します。

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5. ボーナス:[ユーザー管理] ページのユーザー リストを確認しておきましょう。

詳細については、「ユーザー サブスクリプション モデルのユーザー管理」をご覧ください。

初回調整期間に含まれるユーザーは次の通りです。

• 暫定メンバーとして移行したユーザー
• 移行直後に暫定メンバーとなったユーザー

調整および True-up (トゥルーアップ) に関する請求は一時停止されます。

スムーズな移行のためのベスト プラクティス

• 非アクティブなユーザーを確認し、早期にダウングレードします。標準ポリシーを作成し、一括アクションによる適用を検討しましょう。
• 関係者に新しいモデルについて説明するための社内コミュニケーションを計画します。
  • セキュリティを維持するために、必要最低限のアクセス権で開始するよう、ユーザーにリマインダーを送信します。ユーザーは、必要に応じてより高いレベルのアクセス権をリクエストできます。
  • 組織内での Smartsheet の使用に関する新しい内部ポリシーまたは更新された内部ポリシーを、ユーザーが理解していることを確認してください。
• アイテムに管理者がいないという事態を避けるため、すべてのアイテムに少なくとも 2 人の管理者を割り当てましょう。
• 管理センターの主要なページをブックマークし、すぐにアクセスできるようにしておきましょう。

詳細については、「調整と True-up (トゥルーアップ) の仕組み」および「暫定アクセスを理解する」をご覧ください。