ユーザー サブスクリプション モデルへの移行に関するシステム管理者ガイドを確認する。

ユーザー サブスクリプション モデルでは、ユーザーのユーザー タイプは、 Smartsheetアイテムに対する共有権限によって決まります。システム管理者は、これらのユーザー タイプを確認および変更して、 Smartsheet のコストを計画された範囲内に抑えることができます。

ユーザーのアクセスはいつでも管理できますが、定期的にスケジュールされた調整期間中に、共有中に付与された権限に基づいて生成された暫定メンバーを確認する責任があります。各調整期間の終了後、プランに割り当てられたメンバー数を超えた暫定メンバーに対して請求が行われます。完全支払い済みメンバーに変更された暫定メンバーに対する請求は、現在のサブスクリプション期間の残り時間に基づいて按分されます。暫定メンバーと調整期間の詳細については、ユーザーサブスクリプションモデルでユーザーを管理する記事。

年間請求プランは、更新時にユーザー サブスクリプション モデルに変換されます。月額課金プランは、2025 年 2 月 1 日よりユーザー サブスクリプション モデルに移行します。プランの変換の少なくとも 45 日前に通知されます。

システム管理者および/または請求担当者には、変換の日付と新しいモデルで支払う予定の金額（メール送信時のプランの状態に基づく）が記載されたメールが送信されます。

担当のカスタマー サクセス マネージャー、アカウント エグゼクティブ、またはパートナーがいる場合は、その担当者に連絡してください。それ以外の場合は、 Smartsheetユーザー サブスクリプション モデルのドキュメント。

一部の企業では、誰がSmartsheetにアクセスできるか、どの部門にSmartsheetの料金を請求するかを決定するための社内プロセスが存在します。

社内ユーザーがSmartsheetにアクセスするために社内プロセスに従う必要がある場合は、次の手順を実行することをお勧めします。

1. 有効化されていることを確認してください自動プロビジョニング(UAP)および/またはアクティブ ディレクトリ (AD)あなたの計画に従って。ユーザー サブスクリプション モデル プランの場合、これらの機能のいずれかを有効にすることは、プラン内のすべての内部ユーザーにウェルカム スクリーンが表示されるようにするために重要です。
2. ユーザーがSmartsheetに初めてアクセスしたときに表示するコンテンツを作成します。Smartsheetの使用条件と、他の内部プロセスを通じてSmartsheet をリクエストするために入力する必要があるフォームへのリンクをユーザーに説明するSmartsheetダッシュボードをお勧めします。
3. ユーザーがSmartsheetにアクセスするために必要な手順の詳細を記載した顧客ウェルカム画面を設定します。フォローカスタムウェルカム画面を作成する手順。
4. 顧客ウェルカム画面が設定されると、初めてSmartsheetにログインするユーザーは、 Smartsheetへのアクセスを維持するために必要な追加のリクエストを送信するように求められます。
5. 次の調整期間中に、ユーザータイプと調整内部プロセス フローで送信および承認されたユーザーのリストを含むページ。プロセスからリスト上の承認済みユーザーに対してアクションを実行しません。拒否されたユーザーや指示に従ってリクエストを送信しなかったユーザーを降格します。組織の設定に応じて、閲覧者またはアクセス権なしに変更できます。

ユーザー タイプと調整画面 (移行後に利用可能) によってユーザー管理がはるかに容易になるため、移行前はメンバーのみに重点を置くことをお勧めします。

移行時に暫定メンバーの数を減らすことが重要である場合は、アイテム管理者と協力して、特定したユーザーの許可レベルを削除する必要があります。実行する必要がある手順は 5 つあります。

ステップ1:権限を制限するユーザーを特定します。

1. Smartsheetにログインし、管理センター。
2. 管理センターのホームで、ユーザーのカードを確認します。次のように変換されるユーザー タイプの数が表示されます。
   1. ライセンスユーザーはメンバーに変換されます
   2. ライセンスのない管理者と編集者は暫定メンバーに変換されます
   3. ゲストはゲスト
   4. 視聴者は視聴者のまま
3. これらの各ユーザー タイプの詳細が必要な場合は、各グループに属するユーザーに関する情報と使用状況データが含まれるユーザー タイプ レポートをダウンロードできます。
4. レポートの情報を使用して、権限を調整する可能性のあるユーザーをターゲットにし、アイテム管理者と協力して権限を調整することができます。これを行うには:
   1. ユーザータイプレポートをダウンロードし、 Smartsheet、Excel、またはGoogleスプレッドシートで開きます。
   2. レポートで、ライセンス ユーザーをフィルターします。
   3. 次に、次の使用状況列でフィルタリングします。
      1. アセットコメント数（過去 180 日間） = 0
      2. アセット編集回数（過去 180 日間） = 0
      3. 作成されたアセットの数 (過去 180 日間) = 0。
   4. これにより、過去 180 日間にアイテムにコメント、編集、または作成を行っていないユーザーのリストが表示されます。これらのユーザーは、 Smartsheet権限を削減する候補となります。

ステップ2:使用シート アクセス レポートそれらのユーザーが共有しているすべてのアイテムを識別し、それらを暫定メンバーにするレベルにします。

ステップ3:各項目の管理者所有者に通知し、ユーザーの許可レベルを削除するか制限するよう依頼します。

ステップ4:グループをチェックして、ユーザーがより高いレベルの権限を持つグループに属していないことを確認します。そうであれば、グループから削除してください。

ステップ5:手順 2 を繰り返して、すべての権限が削除されたことを確認します。

Smartsheet環境とユーザーを積極的に管理することをお勧めします。ただし、 Smartsheet環境を自動化されたプログラム的な方法で管理する方法を開発することに取り組んでいる場合は、Deactivate User API を使用して、多数のユーザーを削除するプログラム的な手段を構築することを検討することをお勧めします。

非アクティブ化は、ダウングレード/降格と同じではありません。

ユーザーを降格すると、 Smartsheet内のアイテムへのアクセス レベルが調整されるだけです。ユーザーを非アクティブ化すると、そのユーザーはSmartsheetアカウントにログインできなくなります。非アクティブ化されたユーザーに対しては料金は請求されず、調整時にアカウントに追加料金が発生することもなくなります。

このアプローチに関して注意すべき点がいくつかあります。

1. 非アクティブ化できるのは内部ユーザーのみです。ただし、有料メンバーの大半は社内メンバーであるため、これは障害にはならないはずです。外部ユーザー、つまりプランに関連付けられたドメインに属していないユーザーは、暫定メンバーになるために管理者権限を持っている必要があります。これは一般的ではなく、また良いセキュリティ対策でもありません。
2. ユーザーを閲覧者にしたい場合は、ユーザータイプと調整特定のユーザーを閲覧者としてマークするページ。
3. このアクションを元に戻す方法はありません。

ユーザー サブスクリプション モデルに移行する前に、プランの支払い方法の変更が必要です。支払いの詳細を更新するためのプロンプトが表示されます。サービスの中断を避けるため、できるだけ早くクレジットカードを追加してください。

There are a couple of reasons a user can be a provisional Member without permissions to any Smartsheet items.

• They were granted permission to an item, which assigned the provisional Member User Type. At some point, the permission was removed. Removing permissions doesn’t downgrade or demote a provisional Member to a different User Type.
• They were added via User-Auto Provisioning or Directory Integration and haven’t been shared to any items.

End users won’t need to change their behavior much in the new model and may not even notice a change. Users can still create and share Smartsheet solutions. They'll be able to collaborate faster with provisional use. For more details on how the User Subscription Model drives value through provisional use, check out the User Subscription Model overview.

Please refer to the following end-user guidance as your organization transitions to the User Subscription Model:

• Make sure your users are aware of any new or updated internal policies for Smartsheet usage at your organization.
• A non-Member user who is shared to a core item with a Commenter or higher permission level (for internal users) or Admin or higher permission level (for external users) will become a provisional Member. As always, users sharing core items should start with the lowest level of access needed to maintain security and avoid unnecessary provisional Members.
• When your plan converts to the User Subscription Model, end users will no longer see the Request License button or Account Discovery tool. These are no longer required since permissions now drive access.