Smartsheet ユーザー モデルと暫定メンバーシップ

ユーザー モデルでは、ユーザー タイプによってアクセス レベルと Smartsheet での請求額が決まります。ユーザー タイプと暫定アクセスの仕組みについてご確認ください。

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Pro
  • Business
  • Enterprise

権限:

  • システム管理者

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

ユーザー モデルは、請求管理と監視機能を備えたユーザー アクセスのフレームワークを顧客に提供します。ユーザーは、システム管理者に尋ねる代わりに、プラン内のユーザーがアイテムを共有するとすぐに共同作業を開始できます。システム管理者は、新しいシステムでのユーザー アクセスの管理と使用状況のレビューを担当するため、このプロセスを理解することが重要です。

引き続き旧モデルをご利用の場合は、「旧共同作業者モデルからの移行」をご覧ください。

ユーザー タイプ

  • メンバー: アイテムの作成、編集、管理にフル アクセスできる有料ユーザー
  • 暫定メンバー: 少なくとも 30 日間無料ですべての機能を利用できるユーザー (システム管理者がユーザー タイプを変更した場合を除く)
  • 閲覧者: 共有業務を表示できる無料ユーザー
  • ゲスト: プラン タイプに応じて、閲覧または投稿できる無料外部ユーザー 

暫定メンバーシップ 

暫定メンバー

  • 暫定メンバーシップ期間中は、メンバーと同じ権限が付与されます
  • 少なくとも 30 日間は無料で使用できます (システム管理者がユーザー タイプを変更した場合を除く)
  • 次のレビュー期間の終了時までに有料メンバーにアップグレードしない場合、自動的に無料ユーザー タイプに変更となります (詳細は、ヘルプ記事「Admin Center: Provisional Member Settings (管理センター: 暫定メンバーに関する設定)」をご覧ください)

暫定メンバーシップの仕組みはどのようなものですか？

ユーザーは通常、次の 2 つのことを行った後に暫定メンバーとなります。 

  1. ユーザーは、次のようにプランへのアクセス権を受け取ります。
    • ユーザーがシートやダッシュボードなどのコア アイテムを共有する
    • システム管理者が追加する
  2. その後、ユーザーは次のようなアクションを実行します。
    • 内部ユーザーがアイテムの閲覧以外のアクションを実行する
    • 外部ユーザーが新しいアイテムを作成するためのアクションを実行する

役立つ情報

  • 暫定メンバーシップは通常、内部ユーザーがコア アイテム (シート、レポート、ダッシュボードなど) に対してアクティビティ (編集、コメント、新しいアイテムの作成など) を行った時点から開始されます。
  • レビュー期間は、年払いプランの場合は四半期ごと、月払いプランの場合は毎月、自動請求または請求日の直前です。この期間中、システム管理者はアクティビティをレビューし、ユーザーをメンバーにするべきか、ダウングレードするべきかを確認する必要があります。詳細はヘルプ記事「ユーザーの管理」をご覧ください。
  • プラン内の暫定メンバーの大半が積極的に共同作業を行っている場合は、レビュー期間の終了時に設定を変更して暫定メンバーを有料メンバーにアップグレードできます。利用可能な有償ライセンスがない場合、追加の有償ライセンスの費用が自動請求または請求書に含まれます。詳細は、ヘルプ記事「Admin Center: Provisional Member Settings (管理センター: 暫定メンバーに関する設定)」をご覧ください。

ユーザーは 1 回のみ暫定メンバーになることができます。ダウングレードされたユーザーは、暫定メンバーシップの対象外となります。ダウングレード後にアクセスが必要な場合は、システム管理者が当該ユーザーをメンバーにアップグレードする必要があります。

例 

内部ユーザーがシート、レポート、ダッシュボードなどの主要アイテムで閲覧以外の操作を行うと、ユーザー タイプは暫定メンバーに変更されます。例には以下のものが含まれますが、これらに限定されません。

  • アイテムの追加または編集
  • 列、フィルター、権限などの設定の変更
  • シートの作成または名前の変更

以下の例は、暫定メンバーシップをトリガーするアクティビティの種類を示しています。これは完全なリストではありません。

システム管理者向けのベスト プラクティス

ベスト プラクティスとして以下の内容が推奨されますが、これらに限定されるものではありません。

  • 権限を慎重に設定する: 必要な最低レベルのアクセス権でアイテムを共有するよう周知しましょう
  • アクティビティを監視する: 管理センター レポートを使用して、特定のユーザーが実行したアクションを確認できます。各レビュー期間中および直後に、ライセンス リクエストを確認しましょう。
  • 暫定メンバーに関する設定を確認する: 各請求サイクルの終了時に暫定メンバーに対して実行される処理内容を把握し、必要に応じて設定を変更します (詳細は、ヘルプ記事「Admin Center: Provisional Member Settings (管理センター: 暫定メンバーに関する設定)」をご覧ください)
  • 一貫してレビューする: レビュー期間中にユーザー タイプを調整し、ユーザー タイプが実際のアクティビティを反映するようにします
  • ポリシーを伝える: 社内ユーザーが、自分のアクティビティによってユーザー タイプがどのように決定されるかを理解できるようサポートしましょう
  • 冗長性の維持: 重要なアイテムには、少なくとも 2 人のユーザーに管理者権限を割り当てて、所有権のギャップを回避します

また、ビジネス プランおよびエンタープライズ プランのシステム管理者は、Smartsheet へのアクセスを社内ポリシーに合わせることができます。詳細は、開発者ガイドと「ITSM ワークフローを使用したユーザー タイプの管理」のヘルプ記事をご覧ください。