ユーザー サブスクリプション モデルのユーザー管理

この記事は、ユーザー サブスクリプション モデルが適用されているプランのみを対象としています。モデル タイプがわからない場合は、プランのモデルを確認する方法についての記事をご覧ください。

ユーザー サブスクリプション モデルでは、ユーザーはプランへの支払いを行う前に Smartsheet をお試しいただけます。一時的な暫定アクセスには、以下の 2 つのメリットがあります。

1. メンバーは必要に応じて簡単にアセットを共有できます。また、共有先のユーザーは Smartsheet のすべての機能を使用できます。承認プロセスはありません。暫定アクセスは無料で利用できます。
2. 一定の間隔*で、実際の使用状況データに基づいて有料アクセスが必要なユーザーを選択できます。

*年払いプランの場合は四半期ごとに調整期間があります。月払いプランでは毎月短い調整期間があります。暫定使用とユーザー サブスクリプション モデルの詳細については、「ユーザー サブスクリプション モデルの概要」の記事をご覧ください。

追加した新規ユーザー (システム管理者以外) はすべて、暫定メンバーとして作成されます。

True-up (トゥルーアップ) プロセス

プランの暫定メンバーは、プランのすべての機能を少なくとも 30 日間使用できます。プランの True-up (トゥルーアップ) 期間になると、電子メールで通知が届きます。年払いプランの場合は、3 か月ごとに 30 日間の調整期間を設けています。

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調整期間中に変更を行うと、メンバー数および関連する支払い情報が更新されます。

請求書によるお支払いの場合、自動支払いのタイルは表示されません。調整の残り日数と True-up (トゥルーアップ) (メンバーの人数) の情報が更新され、変更内容と日付が反映されます。

調整期間中は、以下のことを行えます。

• プランの有料ユーザー数を増やし、プランの残り期間の使用量の超過分をカバーする。
• ユーザーの権限を調整し、プランの制限内に収める。

調整期間中に何もしなければ、Smartsheet が自動的にユーザーを調整します。プランの残り期間に追加された有料ユーザーをカバーするために、比例配分された金額が請求されます。

True-up (トゥルーアップ) の手順

各調整期間において、プランに追加される有料ユーザー分の支払いを確定する前に、暫定メンバーとすべてのメンバーの使用状況データを確認できます。メール通知が届いたら、True-up (トゥルーアップ) の対象となる新しい暫定メンバーがいないかを確認します。対象の暫定メンバーがいる場合は、以下の 3 つの手順に従います。

1. 管理センターの [ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページの [True-up (トゥルーアップ)] タブで、情報と使用データをレビューします。
   1. 調整完了までの残りの日数、すべての暫定メンバーがメンバーになる場合に追加する必要がある有料ユーザーの数、関連する費用を確認します。
   2. ユーザー リストを確認します。フィルターまたはユーザー タイプ レポートを使用して、必要な情報を取得します。
2. 各ユーザーに対して実行したいことを指定します。

3. 費用と支払い日を確認します。

請求書によるお支払いの場合、調整の残り日数が請求書の日付を示し、請求書に費用が表示されます。

ユーザー タイプの変更

• 暫定メンバーまたはメンバーのユーザー タイプを変更できます。1 人以上のユーザーのユーザー タイプを変更すると、購入するメンバーの数と支払い情報が更新されます。

• ユーザーをダウングレードするには、管理センターの [ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページの [True-up (トゥルーアップ)] タブに移動します。

ユーザーをゲストまたは閲覧者に変更すると、そのユーザーは、より高いレベルの権限を持つグループから削除されます。

ユーザーを一括管理する

メンバーシップはユーザーのアクセス レベルに基づいているため、適切なセキュリティ慣行を維持することでコストも最小限に抑えられます。一般的なポリシーを策定し、調整期間中にそれを実装する時間を確保することをお勧めします。

たとえば、過去 6 か月間 Smartsheet でアクティブではなかったユーザーを降格することができます。次に、調整期間中にその条件に適合するユーザーを管理するための日を 1 日選択します。

同じアクションを実行するユーザーのセットが明確に定義されている場合は、一括アクションを使用すると時間を節約できます。 
 

1. Smartsheet アカウントにログインし、管理センターに移動します。
2. 管理センターで、ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ) ページを開き、True-up (トゥルーアップ) タブを選択します。このページは、特に True-up (トゥルーアップ) を管理するために作られており、メンバーと暫定メンバーのみが表示されます。
   注意: 調整期間中は True-up (トゥルーアップ) タブのユーザー リストが凍結されるため、変更を加えた後にユーザーがリストに追加されることを心配する必要はありません。
3. フィルターを使用して、1 セットのユーザーのみを表示します。6 か月間活動していない例では、ユーザー リストの上部にある [Last Active (最終使用日)] フィルターを使用すると、6 か月以上前にアクティブだったユーザーのみが表示されます。
4. [Name (名前)] の横のチェックボックスをオンにして、ユーザーをすべて選択します。 
5. [Change user type (ユーザー タイプの変更)]、[Viewer (閲覧者)] の順に選択します。 
6. [Change to Viewers (閲覧者に変更)] ボタンを選択して、選択したすべてのユーザーを閲覧者に変更することを確定します。
7. 確定すると、選択したすべてのメンバーのユーザー タイプが閲覧者に変わります。さらに、共有されているアイテムに対するすべての権限が閲覧者に変更され、ユーザー リストから消えます。 
    

ページに表示されるユーザーに対してのみ、ユーザー タイプを一括で変更できます。フィルタリングされたユーザー リストごとに、これらの手順を複数回繰り返す必要がある場合があります。

ユーザーの役割とレポート

[ユーザーの役割とレポート] ページでは、いつでも次のことができます。

• 1 人または複数のユーザーをプランに追加します (これらのユーザーは暫定メンバーになります)
• ユーザーから有料アクセスを削除する
• ユーザーのプロパティを編集する
• ユーザーの非アクティブ化

[ユーザーの役割とレポート] ページへの変更は、[ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページに表示されない場合があります。

詳細情報と手順については、システム管理者ラーニング トラックの「ユーザーの役割とレポート/ユーザー管理」の記事を参照してください。