ユーザーの管理

必要なメンバーのみをプランに含め、アクティブなユーザーが中断なく業務を進められるように、ユーザーを管理する機能の場所とその方法について説明します。

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Pro
  • Business
  • Enterprise

権限:

  • システム管理者

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

ユーザーを管理する場所

管理センターには、主にユーザーを管理するための場所が 2 つあります。

ユーザーの追加方法

プランのユーザーが共同業務を行う必要がある場合、他のユーザーとアイテムを共有します。このアクションでは、プランにユーザーを追加できます。詳細は、「ユーザー サブスクリプション モデルと暫定メンバーシップ」の記事をご覧ください。

システム管理者は、いつでもプランにユーザーを追加できます。詳細は「管理センター: ユーザーの追加」をご覧ください。

使用状況の確認方法

  1. 管理センターにサインインします。
  2. [ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページに移動します。
  3. ページ上部にあるユーザー タイプの使用状況の詳細では、以下を確認できます。
    • プランに含まれる有償ライセンスの数
    • ユーザーに割り当てられた有償ライセンスの数
    • レビュー期間の終了時にダウングレードされる暫定メンバーの数
  4. [ユーザー タイプとアクティビティ] フィルターを使用して、ユーザーのアクティビティ レベルを確認します。

特定のユーザーの使用状況を確認したい場合は、ユーザー タイプ レポートをダウンロードしてください。

ユーザー タイプの変更方法

ユーザーのアクティビティやプランのニーズに応じて、ユーザー タイプをダウングレードまたはアップグレードすることができます。ダウングレードするとアクセスが制限されます。

ベスト プラクティス: Smartsheet プラットフォームで頻繁に共同業務を行っている暫定メンバーを特定しましょう。業務の中断を避けるために、レビュー期間の終了前に有料メンバーにアップグレードしてください。
 

ユーザー タイプを変更するには、以下の手順に従います。

  1. 管理センターにサインインします。
  2. [ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページに移動します。
  3. 必要とするタブを選択します。
    • 暫定メンバーを見つけるには、[True-up (トゥルーアップ)] タブを選択します。

    • 閲覧者またはゲストを見つけるには、[すべてのユーザー] タブを選択します。

      All users tab with filters

  4. フィルターを使用して、変更するユーザーを見つけます。

    Filters to find the users
  5. 1 人または複数のユーザーを選択します。

  6. ユーザー タイプを選択し、適切なオプションを選びます。

    Change user type filter on the Users Type and True-up page in Admin Center

[ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページのタブはいずれも即座に更新されます。ユーザー タイプ レポートは日次で更新されます。

ユーザー タイプを一括で変更する方法

一括アクションは、多くのユーザーのアクセス権を一度にダウングレードまたは変更する場合に役立ちます。たとえば、[アクティビティ] フィルターを使用すると、前四半期に共同業務を行ったユーザーを特定し、該当するユーザーの権限を一括で更新できます。

各請求期間の終了時に、暫定メンバーに対して自動的に実行される処理内容を変更できます。詳細については、ヘルプ記事「Admin Center: Provisional Member Settings (管理センター: 暫定メンバーに関する設定) 」をご覧ください。

ユーザーを一括更新するには、以下の手順に従います。

  1. [True-up (トゥルーアップ)] タブに移動します。

    True-up tab selection

  2. [アクティビティ] などのフィルターを使用して、特定のグループ (過去 3 か月間にアクティビティを行ったユーザーなど) を探します。

    Last activity filter
  3. [名前] の横のチェックボックスをオンにすると、表示されているユーザーをすべて選択できます (1 ページあたり最大 200 人)。
  4. [ユーザー タイプを変更する] を選択し、適切なオプションを選びます。
  5. 更新内容を確認します。

ユーザーをダウングレードした場合について

アクティブ ユーザーをダウングレードすると、そのユーザーの業務が中断されます。

暫定メンバーまたはメンバーをダウングレードしても、当該ユーザーはグループにそのまま残り、共有アイテム (シートやワークスペース) に対する権限を保持します。ただし、当該ユーザーがそれらの権限を使用することはできなくなります。たとえば、編集者の権限を持つユーザーであっても、閲覧者としての機能のみを使用できます。つまり、シートを閲覧することはできますが、その中の情報を変更することはできません。

権限を再度有効にするには、手動で有償ライセンスにアップグレードします。

ユーザーが暫定メンバーになることができるのは一度だけです。ダウングレードされたユーザーは、暫定メンバーシップの対象外となります。

よくあるご質問