ユーザー サブスクリプション モデルのユーザー管理

ユーザー サブスクリプション モデルのシステム管理者は、ユーザー アクセスを管理し、実際に必要なメンバーのみがプランに含まれるようにする責任があります。この記事では、ユーザーを管理する場所と方法をはじめ、利用可能な管理ツールの違いや主要なベスト プラクティスなどについても説明します。

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Pro
  • Business
  • Enterprise

権限:

  • システム管理者

この機能が Smartsheet リージョンまたは Smartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

ユーザーを管理する場所

管理センターには、主にユーザーを管理するための場所が 2 つあります。

ツール

使用するタイミング

ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ) ページ

調整期間中にユーザー タイプの確認と更新を行う際や、プランに追加されたユーザーを権限レベルと適格なアクションに基づいて管理する際に使用できます。

ユーザー管理ページ

ユーザーの追加、アクセスの削除、ユーザーの非アクティブ化、自動プロビジョニングされたユーザーの表示、ユーザー データのエクスポートを行う際に使用できます。

[True-up (トゥルーアップ)] タブを使用すると、メンバーと暫定メンバーのみを表示および管理できます。全ユーザー リストを管理するには、[すべてのユーザー] タブと [ユーザー管理] ページを使用します。

調整期間中は、[True-up (トゥルーアップ)] タブにユーザーの固定スナップショットが表示されます。直近の使用期間の暫定メンバーのみが含まれます。[ユーザー管理] ページで追加または変更された新しいユーザーはここには表示されませんが、プランの全体的なユーザー数とコストに影響を与えます。

 

ユーザーの追加方法

共同作業者とコア アイテムが共有されているユーザーは、閲覧者またはゲストとしてプランに追加されます。アクセス レベルに応じて、一部の閲覧者とゲストは、暫定メンバーになるための適格なアクションを実行できます。詳細については、「暫定アクセスを理解する」の記事をご覧ください。システム管理者は、いつでもプランにユーザーを追加できます。詳細については、「Admin Center:Add users (管理センター: ユーザーの追加)」の記事をご覧ください。

ユーザー タイプを変更する方法

ユーザーのアクティビティやプランのニーズに応じて、ユーザーのアクセス権をダウングレードできます。

ユーザー タイプを変更するには:

  1. 管理センターにサインインします。
  2. [ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページに移動します。

  3. [True-up (トゥルーアップ)] タブ (調整期間中) または [すべてのユーザー] タブ (調整期間外) を選択します。

    Available tabs at the top of the User Types and True-up page in Admin Center

  4. フィルターを使用して、変更するユーザーを見つけます。

    Other filters on the User Types and True-up page in Admin Center

  5. 1 人または複数のユーザーを選択します。

    Change user type filter on the Users Type and True-up page in Admin Center
  6. [ユーザー タイプの変更] を選択し、適切なオプションを選択します。

ユーザーを閲覧者またはゲストに変更すると、そのユーザーは、より高いレベルの権限を持つグループから削除されます。また、コア アイテムに対するユーザーの権限も更新され、新しいユーザー タイプが反映されます。

外部ユーザーをゲストにダウングレードする際には、新しい権限レベル (コメント者または編集者) を選択するよう求められます。指定しない場合、Smartsheet によって編集者 – 共有可が自動的に割り当てられます。

ユーザー タイプを一括で変更する方法

一括アクションは、多くのユーザー (特に非アクティブなユーザー) のアクセス権を一度にダウングレードまたは調整する場合に便利です。

ユーザーを一括更新するには:

  1. [True-up (トゥルーアップ)] タブに移動します。

    True- up tab on the User Types and True-up page in Admin Center.

  2. 特定のグループ (6 か月以上非アクティブなユーザーなど) を見つけるには、[Last active (最終アクティブ日)] のようなフィルターを使用します。

    Last active filter on the User Types and True-up page in Admin Center
  3. [名前] の横のチェックボックスをオンにすると、表示されるユーザーをすべて選択できます (1 ページあたり最大 200 人)。
  4. [ユーザー タイプの変更] を選択し、更新を確定します。

フィルター条件に一致するユーザーが 200 人を超える場合は、この操作を複数回に分けて繰り返す必要があります。

ユーザー管理に関するベスト プラクティス

  • 定期的なスケジュールを設定し、ユーザー アクティビティと権限を確認します。
  • ユーザー タイプ レポートを使用して、各調整の前に使用状況を評価します。
  • しばらく Smartsheet を使用していないユーザー (過去 180 日間非アクティブのユーザーなど) をダウングレードします。
  • 大きな変更を行う前にレポートを保存します (元に戻す機能はありません)。
  • エンタープライズ プランをご利用の場合は、ユーザーが初めて Smartsheet にアクセスする前に、カスタムようこそ画面を使用して社内ポリシーを表示します。

ビジネス プランまたはエンタープライズ プランをご利用で、多数のユーザーをプログラムで管理する必要がある場合は、[Deactivate User API (ユーザー API の非アクティブ化)] の使用を検討してください。これにより、権限データとグループ メンバーシップを保持しながら、アクセスを取り消すことができます。


非アクティブなユーザーを特定するには、ユーザー タイプ レポートで次のフィルターを使用します。

  • Number of asset comments (アセットのコメント件数) = 0
  • Number of asset edits (アセットの編集回数) = 0
  • Number of created assets (作成されたアセットの数) = 0 (過去 180 日間)

ユーザーをダウングレードした場合について

ユーザー タイプをダウングレードすると (メンバーから閲覧者など)、次の変更が発生します。

  • 新しいユーザー タイプに合わせて、すべてのコア アイテムに対する当該ユーザーの権限が制限されます
  • 当該ユーザーは、より高いレベルのアクセス権を持つグループの一員ではなくなります
  • 当該ユーザーは、プラン アセット管理者やグループ管理者などの役割を失います (該当する場合)
  • 当該ユーザーが特定のアイテムで唯一の管理者であった場合、そのアイテムには管理者がいなくなります

Smartsheet は、更新するユーザーの数にかかわらず、適用前にこれらの変更について通知します。

これらの変更を元に戻すことはできません。特に一括変更を行う場合は、更新を行う前にユーザー タイプ レポートのコピーを保存してください。アクセスを復元する必要がある場合は、権限、グループ、または役割を手動で再割り当てする必要があります。

重要なアイテムには複数の管理者がいることを常に確認し、誰かがダウングレードされたり、組織を離れたりした場合にアクセス リクエストが送信されないよう、プラン アセット管理者を割り当ててください。

よくあるご質問