シート アクセスと公開アイテムのレポート

シート アクセス レポートは、誰がどのレベルでアイテムにアクセスできるかを定期的に監査する場合に役立ちます。レポートには、各ユーザーがアイテムにアクセスした直近の日時が表示されます。公開アイテム レポートでは、誰がどのアイテムを公開したかを確認できます。

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Business
  • Enterprise

権限:

  • システム管理者

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

シート アクセス レポートと公開アイテム レポートには 2 つのバージョンがあります。受け取るバージョンは、プランでご利用中のアイテム数によって異なります。

  • 追加の API エンドポイントを含む代替バージョンは、より大きなレポートで使用できます。これにより、生の非展開データが提供され、アイテム URL を使用して詳細な情報を取得できます。
  • 小さいレポートには標準バージョンが割り当てられます。

どちらのバージョンのレポートにも、レポート生成のスピードとパフォーマンスを高めるためのさまざまな情報が含まれています。

シート アクセス レポートを生成する

  1. アドミン センターにサインインします。
  2. メニュー アイコンを選択して左サイドバーを展開し、[ユーザーとグループ] > [ユーザーの役割とレポート] の順に移動します。 
  3. [その他のアクション] > [シート アクセス] の順に選択します。
  4. 電子メールを確認します。管理センターへのログインに使用するメール アドレスにレポートが送信されます。

標準バージョン 

標準バージョンのシート アクセス レポートには、以下のデータが含まれています。

  • キー: チームの Smartsheet アカウントの各シートに対する一意のキー。このキーはユーザーには表示されません。同じ名前のシートが複数ある場合などに便利です。 
  • 名前: Smartsheet セッションで表示されるシート名。
  • ワークスペース名: Smartsheet セッションのワークスペース名。
  • タイプ: アイテムがシート、レポート、ダッシュボードのどれであるかを示します。
  • 共有先: 有料、無料、外部の共同作業者など、シートを共有されたユーザーのすべてのメール アドレス。 
  • 共有先の権限: 共有先の権限 (所有者、管理者、編集者 (共有可)、編集者 (共有不可)、閲覧者、コメント者) が表示されます。
  • アセット最終更新日時 (UTC): シートが最後に更新された日時。
  • ユーザーの最終アクティビティ日時 (UTC): ユーザーが Smartsheet アイテムに最後にアクセスした日時。

代替バージョン

これらのレポートの大規模な展開をサポートするために、Smartsheet ではアイテムへのリンクを設定したりユーザー/グループのすべての詳細を展開したりするのではなく、アイテムとサブジェクトの API URL を導入しています。直接のリンク設定や詳細情報の展開ではパフォーマンスの問題が発生することがありますが、API URL を使用すると、レポートを効率的に作成して使用できます。

シート アクセス レポートの代替バージョンには、次の列が含まれています。 

  • アイテム API URL
  • サブジェクト API URL (ユーザー/グループへの API URL)
  • タイプ (シートやワークスペースなどのアイテム タイプ)
  • アイテム ID
  • サブジェクト タイプ (ユーザー/グループ)
  • サブジェクト ID (ユーザー ID またはグループ ID)
  • 共有先メール アドレス
  • 許可セット名 (read_only など)
  • ワークスペース ID
  • 作成日時 (UTC)
  • 最終更新日時 (UTC)
  • アイテム名
Sheet access report elements

 

公開アイテム レポートを生成する 

  1. アドミン センターにサインインします。
  2. メニュー アイコンを選択して左サイドバーを展開し、[ユーザーとグループ] > [ユーザーの役割とレポート] の順に移動します。 
  3. [その他のアクション] > [公開アイテム] を選択します。
  4. 電子メールを確認します。管理センターへのログインに使用するメール アドレスにレポートが送信されます。

標準バージョン

公開アイテム レポートの標準バージョンには、次の列が含まれます。

  • キー
  • 名前
  • タイプ
  • 公開者
  • 公開された形式
  • 公開されたアイテムのタイプ
  • アクセス制御
  • 公開用リンク
  • アセット最終更新日時 (UTC)
  • ユーザーの最終アクティビティ日時 (UTC)
 

代替バージョン

公開アイテム レポートの代替バージョンには、次の列が含まれています。

  • アセット ID
  • アイテムの API URL (アイテム名の場合)
  • 公開したユーザーの API URL
  • 公開された形式
  • 公開されたアイテムのタイプ
  • 公開したユーザーの電子メール ID
  • アクセス制御
  • 更新されたタイムスタンプ
  • 公開されたアイテムの名前
Published items report elements

よくある質問

シート アクセス レポートの標準バージョンと代替バージョンの違いは何ですか？

主な違いは、追加の API エンドポイントの導入、非展開の生データの提供、および詳細な情報の取得にアイテム URL を使用することです。

代替レポート形式は、組織レベルと特定のユーザーレベルの両方のレポート生成に適用できますか？

はい。更新は両方のタイプのレポート生成に適用されます。

レポートを JSON 形式でエクスポートするオプションはありますか？

いいえ。

アイテム API URL とサブジェクト API URL はどのような構文ですか？

アイテム API URL の構文は次のとおりです。

  • シートの場合: https://api.smartsheet.com/2.0/sheets/{{リソース ID}}
  • レポートの場合: https://api.smartsheet.com/2.0/reports/{{リソース ID}}
  • ダッシュボードの場合: https://api.smartsheet.com/2.0/dashboards/{{リソース ID}}

サブジェクト API URL の構文は、サブジェクト タイプがユーザーかグループかどうかに基づいて、https://api.smartsheet.com/2.0/users/{{サブジェクト ID}} または https://api.smartsheet.com/2.0/groups/{{サブジェクト ID}} で表されます。

詳細は、Smartsheet の API ドキュメントに関する記事をご覧ください。

アイテム ID とサブジェクト ID を確認するには、どうすればよいですか？

シート アクセス レポートを更新する前にシート、レポート、またはダッシュボードの {{Resource ID}} を確認するには、Smartsheet で特定のアセットに移動し、[ファイル] > [プロパティ] を選択して、記載されているアセット ID を見つけます。新しいシート アクセス レポートには、リソース ID 列も含まれています。

ユーザー ID については、メール アドレスが主識別子として機能するため、Smartsheet の UI には簡単に表示されません。ユーザー ID を取得するには、Get User API を利用する必要があります。ユーザー ID の取得方法に関するクイック ガイドは次のとおりです。

  1. ユーザーのエンドポイント (https://api.smartsheet.com/2.0/users) に API 呼び出しを行います。
  2. 応答を解析して、現在のユーザーのメール アドレスに関連付けられているユーザー ID を抽出します。

詳細は、Smartsheet の API ドキュメントに関する記事をご覧ください。