Microsoft Entra ID を活用して、Smartsheet プラン内のユーザー プロファイルのプロビジョニング、プロビジョニング解除、および管理を行えます。
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Smartsheet - Entra ID 統合を使用すると、Entra ID のアクティブ ディレクトリ環境で行われた更新に基づいてユーザーの役割とアクセスを管理できます。
システム管理者は Entra ID のアクティブ ディレクトリ サービスを使用して、Smartsheet ユーザーのプロファイル データのプロビジョニング、非アクティブ化、および管理を行えます。この統合により、一元的なユーザー ディレクトリを介してユーザーのプロビジョニングと非アクティブ化を行い、退職したユーザーが Smartsheet 内の企業データにアクセスできないようにすることができます。
仕組み
ディレクトリ統合 (DI) では、ライセンス管理のための信頼できる情報源として Entra ID を使用します。有効にすると、ユーザーが所属する Entra ID グループに基づいて、ユーザー タイプの割り当てと更新が Smartsheet によって自動的に実行されるため、管理センターにて手動で更新する必要がなくなります。
同期中は次のことが行われます。
- グループによるライセンスの割り当て: Entra ID のグループ メンバーシップに基づいて、ユーザーにユーザー タイプが割り当てられます。ライセンス グループのメンバー (Smartsheet ライセンス ユーザーなど) には有償ライセンスが割り当てられる一方、Smartsheet アプリを割り当てられたものの、特定のグループに配置されていないユーザーには、既定で共同作業者ライセンスが割り当てられます。
- 自動アップグレードとダウングレード: ユーザーが Entra ID グループ間を移動すると、次の同期時にユーザー タイプが自動的に更新されます。手動で操作する必要はありません。
- 特権グループの優先: ユーザーが異なる役割を持つ複数のグループに属している場合、ディレクトリ統合によって最も高い特権を持つユーザー タイプが割り当てられます。
- 暫定メンバー: ディレクトリ統合では必要に応じて暫定メンバーをアップグレードしますが、自動的にダウングレードすることはありません。システム管理者が管理センターで、ダウングレードを手動で処理する必要があります。または、プランが自動ダウングレードに設定されている場合は、レビュー期間の終了時に変更が行われます。 詳細は暫定メンバーの設定をご覧ください。
- 非アクティブ化: ユーザーが Entra ID から削除された場合、または Smartsheet アプリから割り当て解除された場合、そのユーザーは次回の同期時に Smartsheet 内で自動的に非アクティブ化されます。
非アクティブ化されたユーザーを再アクティブ化するには、システム管理者が一時的にディレクトリ統合をオフにし、当該ユーザーを再アクティブ化してから、ディレクトリ統合を再度有効化する必要があります。
ディレクトリ統合がアクティブになると、システム管理者が管理センターにて手動で行ったライセンスの変更が、次回の同期時にすべて上書きされます。IdP ベースのワークフローとの競合を避けるため、Smartsheet で自動アップグレード設定をオフにすることをお勧めします。
暫定メンバーは、期間限定で、正規メンバーと同じ機能にアクセスできます。 詳細はSmartsheet のユーザー モデルと暫定メンバーシップをご覧ください。
事前準備
システム管理者および IT 管理者は、Smartsheet で Active Directory をセットアップできます。システム管理者が Entra ID 管理者でもある場合は、Active Directory を介してユーザーの管理 (プロビジョニング、プロビジョニング解除、ユーザー プロファイル情報と役割の変更) を実施できます。
- Smartsheet アカウント担当者または Smartsheet サポートに連絡して、組織のプランでこの機能を有効にしてください。
- Entra ID and Smartsheet Integration (Entra ID と Smartsheet の統合) オンライン トレーニングを受講してください。
Entra ID を Smartsheet に接続する
Entra ID 統合を設定するには、以下の SCIM URL を使用してください。
- 米国アカウント: https://scim.smartsheet.com/v2/
- EU アカウント: https://scim.smartsheet.eu/v2/
- AU アカウント: https://scim.smartsheet.au/v2/
- システム管理者の資格情報を入力して Smartsheet にサインインします。
- Smartsheet で、[アカウント] > [アプリ & 統合] > [API アクセス] > [新しいアクセス トークンの生成] の順に選択して API トークンを生成します。生成されたトークンは資格情報を使用して実行されます。これはアカウントへのパスワードですので、適切に取り扱ってください。
- Entra ID で、IT 管理者と協力し、アプリケーション ID 3290e3f7-d3ac-4165-bcef-cf4874fc4270 を使用して Smartsheet ギャラリー タイルを有効にします。
Smartsheet へのユーザーのプロビジョニングとプロビジョニング解除を構成する
Entra ID プロビジョニング サービスの構成方法については、以下のリソースを参照してください。この設定により、ディレクトリ内の割り当てに従って、Smartsheet でユーザーとグループの作成、更新、非アクティブ化を行えるようになります。
プロビジョニング解除されたユーザーは非アクティブ化されます。非アクティブ化されたユーザーは Smartsheet にサインインできなくなり、メンバー枠の割り当てを失います。そのメンバー枠は再度割り当てることができます。
Smartsheet プランからユーザーを削除するには、以下の手順を実行します。
- Smartsheet との Entra ID 統合を非アクティブ化します。
- 管理センターで当該ユーザーを手動で削除します。
アカウントを再アクティブ化するには、以下の手順を実行します。
- Smartsheet との Entra ID 統合を一時的にオフにします。
- 管理センターでユーザーを手動で再アクティブ化します。
Entra ID または Smartsheet の既存のグループについて
Entra ID プロビジョニング サービスは、Smartsheet アプリに割り当てたユーザーのみを更新します。指定の役割にマッピングされた Entra ID グループにユーザーを含めることで、それらのユーザーを割り当てることができます。
- Entra ID で Smartsheet の役割グループにユーザーを追加しない場合、それらのユーザーは Smartsheet アプリ内で更新されず、影響を受けることもなく、共同作業者のユーザー タイプを割り当てられます。
- ユーザーを Entra ID で Smartsheet の役割グループに割り当てると、それらのユーザーは Smartsheet にプロビジョニングされます。ユーザーが後でそのグループから削除された場合、それらのユーザーのユーザー タイプは、残りのグループ割り当て (ある場合) に応じて次回の同期時に更新されます。
- 管理者が Entra ID ディレクトリからユーザーを削除するか、Entra ID で Smartsheet アプリの割り当てを解除すると、そのユーザーは次回の同期時に Smartsheet 内で自動的に非アクティブ化されます。
- Smartsheet ユーザーが Entra ID にアカウントを持っていても、Smartsheet アプリに割り当てられていない場合、または Smartsheet の役割にマッピングされた Entra ID グループに割り当てられていない場合、Entra ID はプロビジョニング中にそのユーザーを無視します。
Smartsheet のアイテム所有権モデルでは、個々のユーザーではなくプランがアイテムの所有権を持ちます。つまり、ユーザーはプラン上でアクティブなままであるため、プロビジョニング解除されたユーザーのアイテムが、Smartsheet によってエスクロー アカウントに移行されることはありません。それでも予防措置として、このようにすることが推奨されます。
ユーザー タイプの割り当ての仕組み
ユーザー タイプは、Entra ID のグループ メンバーシップに基づいて自動的に割り当てられます。以下の表は、Smartsheet のユーザー タイプに対して各グループがどのようにマッピングされるかを示しています。
| Smartsheet の役割 | マッピング値 | 変数名 (優先) | 結果のシート タイプ |
|---|---|---|---|
| Smartsheet_ユーザー | Smartsheet_ユーザー | smartsheetUser | 共同作業者 |
| Smartsheet ライセンス ユーザー | LICENSED_USER | smartsheetLicensedUser | メンバー |
| Smartsheet グループ管理者 | GROUP_ADMIN | smartsheetGroupAdmin | メンバー |
| Smartsheet リソース閲覧者 | RESOURCE_VIEWER | smartsheetResourceViewer | メンバー |
| Smartsheet システム管理者 | ユーザー管理者、ペイメント管理者、データ管理者 | smartsheetSystemAdmin | 共同作業者 |
グループ マッピングでサポートされているユーザー タイプの変更
ディレクトリ統合では、以下の移行が自動的に処理されます。
| 変更前 | 変更後 |
|---|---|
| 共同作業者 | メンバー |
| 暫定メンバー | メンバー |
| メンバー | 共同作業者 |
- 共同作業者が暫定メンバーの状態に入った後、ディレクトリ統合でメンバーレベルのグループに追加されると、自動的に有償ライセンスにアップグレードされます。
- 共同作業者が暫定メンバーの状態に入ったものの、有償ライセンス タイプの IdP グループに追加されなかった場合は、管理者の承認設定によってダウングレードされるか、システム管理者が管理センターでユーザー タイプを手動で変更するまで、その状態が維持されます。
グループ マッピングでサポートされていないユーザー タイプの変更
ディレクトリ統合では、以下の移行は処理されません。以下の表で実行場所をご確認ください。
| 変更前 | 変更後 | 実行する場所 |
|---|---|---|
| 暫定メンバー | 共同作業者 | 管理センター |
| 共同作業者 | アクセス権なし | 管理センター |
| 共同作業者 | 暫定メンバー | システムによるトリガーのみ |
| 暫定メンバー | アクセス権なし | 管理センター |
| メンバー | アクセス権なし | 管理センター |
- メンバーから暫定メンバーへのダウングレードは、管理センターまたはディレクトリ統合で直接行うことができません。
- ただし、Entra ID でユーザー プロファイルを削除または非アクティブ化することで、非アクティブ化を実行することは可能です。
- ゲストは IdP に存在しないため、ゲストの管理できるのは管理センターのみです。
ユーザー リスト レポート
現在のユーザー リストをダウンロードするには、以下の手順を行います。
- 管理センターで、左上のメニュー アイコンを選択します。
- [ユーザーとグループ] > [ユーザーの役割とレポート] の順に移動します。
- [その他のアクション] > [ユーザー リスト] を選択します。 詳細は「管理センター: ユーザーの管理、役割の定義など」をご覧ください。このリストを使用して、Entra ID で正しい役割をユーザーに割り当てます。これは、Smartsheet に初めてログインするときに、すべてのユーザーがあなたのアカウントにプロビジョニングされるようにするためです。
このレポートには、次のフィールドがあります。
- 名前
- メール アドレス
- ステータス
- 事業部
- 部門/部署
- コスト センター
事業部、部門/部署、およびコスト センターのデータは、Active Directory サービスを通じて入力されます。これらのフィールドにデータが存在する場合、ユーザー リストのレポートに表示されます。ディレクトリ サービスからのデータが存在しない場合、ユーザー リスト レポートのフィールドは空白になります。
正確な更新間隔はディレクトリ サービスによって決定されますが、レポート内のデータはディレクトリ サービスと自動的に同期するようになっています。
留意点
設定後、手動またはスクリプトによる一括変更などの大幅な変更を行う場合には注意が必要です。準備したスクリプトが不適切な場合、Entra ID 統合と併用すると、意図しないプロビジョニング解除が発生する可能性があります。ご不明な点がある場合、または大幅な変更を行うためにさらにサポートが必要な場合は、サポートまでご連絡ください。
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概要
Smartsheet では、特定の役割を割り当てずに、ユーザーをライセンスなしとしてプロビジョニングできます。Entra ID を通じてプロビジョニングされた新しいライセンスなしユーザーは、初回のサインインまで、または Smartsheet グループに追加されるまで、Smartsheet の管理センターに表示されません。
事前準備
システム管理者および IT 管理者は、Smartsheet で Active Directory をセットアップできます。システム管理者が Entra ID 管理者でもある場合は、Active Directory を介してユーザーの管理 (プロビジョニング、プロビジョニング解除、ユーザー プロファイル情報と役割の変更) を実施できます。
- Smartsheet アカウント担当者または Smartsheet サポートに連絡して、組織のプランでこの機能を有効にしてください。
- Entra ID and Smartsheet Integration (Entra ID と Smartsheet の統合) オンライン トレーニングを受講してください。
Entra ID を Smartsheet に接続する
Entra ID 統合を設定するには、次の SCIM URL を使用してください: https://scim.smartsheet.com/v2/
EU アカウントをご利用の場合は、こちらを使用してください: https://scim.smartsheet.eu/v2/
- システム管理者の資格情報で Smartsheet にサインインします。
- Smartsheet で、[アカウント] > [アプリ & 統合] > [API アクセス] > [新しいアクセス トークンの生成] から API トークンを生成します。 生成されたトークンは資格情報を使用して実行されます。これはアカウントへのパスワードですので、適切に取り扱ってください。
- Entra ID で、IT 管理者と協力し、アプリケーション ID 3290e3f7-d3ac-4165-bcef-cf4874fc4270 を使用して Smartsheet ギャラリー タイルを有効にします。
Smartsheet へのユーザーのプロビジョニングとプロビジョニング解除を構成する
Entra ID プロビジョニング サービスの構成方法については、以下のリソースを参照してください。この設定により、ディレクトリ内の割り当てに従って、Smartsheet でユーザーとグループの作成、更新、非アクティブ化を行えるようになります。
プロビジョニング解除されたユーザーは非アクティブ化されます。非アクティブ化されたユーザーは Smartsheet にサインインできなくなり、ライセンスも割り当てられていない状態となりますが、必要に応じて再割り当てすることができます。
そのユーザーの Smartsheet アカウントを削除する場合は、以下の手順を行います。
- Smartsheet との Entra ID 統合を非アクティブ化します。
- 管理センターで当該ユーザーを手動で削除します。
Entra ID または Smartsheet の既存のグループについて
Entra ID プロビジョニング サービスは、Smartsheet アプリに割り当てられたユーザーのみを更新します。ユーザーは、指定の役割にマッピングされた Entra ID グループに含めることで割り当てられます。
- Entra ID で Smartsheet の役割グループにユーザーを追加しない場合、そのユーザーは Smartsheet アプリ内では更新されず、影響を受けることもありません。
- Entra ID で Smartsheet の役割グループに割り当てたユーザーが、結果的に Smartsheet にプロビジョニングされ、後にそのグループから削除された場合、次のプロビジョニング サイクル中に非アクティブ化されます。
- Smartsheet ユーザーが Entra ID のアカウントを持っていても、Smartsheet の役割にマッピングされた Entra ID グループに割り当てられていない場合、Entra ID はプロビジョニング中にそのユーザーを無視します。
ユーザー リスト レポート
現在のユーザー リストをダウンロードするには、以下の手順を行います。
- 管理センターで、左上のメニュー アイコンを選択します。
- [ユーザーとグループ] > [ユーザーの役割とレポート] の順に移動します。
- [その他のアクション] > [ユーザー リスト] を選択します。 詳細は「管理センター: ユーザーの管理、役割の定義など」をご覧ください。このリストを使用して、Entra ID 内の正しい役割をユーザーに割り当てます。これにより、Smartsheet に初めてログインするときに、すべてのユーザーがアカウントにプロビジョニングされるようにします。
このレポートには、次のフィールドがあります。
- 名前
- メール アドレス
- ステータス
- 事業部
- 部門/部署
- コスト センター
事業部、部門/部署、コスト センターのデータは Active Directory サービスを通じて入力されます。これらのフィールドにデータが存在する場合、ユーザー リストのレポートに表示されます。Directory サービスからのデータが存在しない場合、ユーザー リスト レポートのフィールドは空白になります。
正確な更新間隔は Directory サービスによって決定されますが、レポート内のデータは Directory サービスと自動的に同期するようになっています。
留意点
設定後、手動またはスクリプトによる一括変更などの大幅な変更を行う場合には注意が必要です。準備したスクリプトが不適切な場合、Entra ID 統合と併用すると、意図しないプロビジョニング解除が発生する可能性があります。ご不明な点がある場合、または大幅な変更を行うためにさらにサポートが必要な場合は、サポートまでご連絡ください。