La funzione Unione utenti consente agli amministratori di sistema di entrambi i piani Aziendale e Premier di unire gli utenti per eliminare voci duplicate e combinare due profili utente in uno. Questa funzione è utile per le organizzazioni in cui vi sono più indirizzi e-mail per dipendente.
In questo argomento esamineremo le migliori pratiche per l’utilizzo efficace della funzione Unione utenti, incluse le modalità di navigazione e accesso alla funzione Unione utenti e le modalità per strutturare appropriatamente e caricare i file CSV per unire più utenti Smartsheet contemporaneamente.
Centro dell’Amministratore: unire gli account con la funzione Unione utenti
Panoramica
Puoi utilizzare la funzione Unione utenti per i seguenti scenari:
- Unire due account utente del piano che appartengono alla stessa persona. Uno di questi due account potrebbe essere stato creato perché è cambiato l’indirizzo o il dominio dell’e-mail.
Aggiornare l’indirizzo e-mail principale degli utenti nel piano, purché non sia già associato a un utente esterno al tuo piano.
Se un indirizzo e-mail inserito esiste già come account utente Smartsheet, quell’account utente deve essere un membro del piano.
- Aggiornare i domini e-mail degli utenti del piano. L’aggiornamento del dominio potrebbe essere necessario in seguito a operazioni di fusione, acquisizione, cessione, branding o consolidamento.
Prerequisiti
Prima di poter utilizzare la funzione Unione utenti, è necessario convalidare e attivare tutti i domini dell’e-mail associati agli indirizzi e-mail che desideri unire. L’Amministratore di sistema che esegue la funzione Unione utenti non può essere uno degli account da unire. Un altro Amministratore di sistema deve eseguire la funzione Unione utenti per l’account di un Amministratore di sistema.
Convalidare e attivare tutti i domini
La funzione Unione utenti richiede la convalida e l’attivazione del dominio ma la funzione di provisioning automatico dell’utente può essere disabilitata.
Se è già presente un account utente per un indirizzo e-mail inserito, tale account deve essere un membro della tua organizzazione e figurare nell’elenco utenti.
L’account utente potrebbe esistere e non essere elencato in Gestione degli utenti (modello Collaboratore precedente)/Ruoli utente e report (modello Abbonamento utente) se sono stati eliminati dall’account o condivisi su un foglio. Per unire questo utente, invitalo nel tuo account. L’utente deve accettare l’invito per poter essere aggiunto all’organizzazione come membro attivo.
Se non sei sicuro del tipo di modello, scopri come determinare il modello del tuo piano.
Rimuovere i ruoli dell’app Premium
Se per uno degli account che vuoi unire sono abilitati ruoli dell’app Premium, devi prima rimuovere queste autorizzazioni. Puoi riassegnare i ruoli dell’app Premium dopo aver unito gli account.
Rimuovere gli utenti dai gruppi in un altro piano
Se uno degli account è membro di gruppi esterni al piano corrente, rimuovilo da tali gruppi prima di unire gli account. Puoi aggiungerlo nuovamente a tali gruppi dopo aver unito gli account.
Scaricare e configurare il modello Unione utenti
- Accedi al Centro dell’Amministratore utilizzando le credenziali del tuo account Smartsheet corrente.
- Nel Menu, seleziona Gestione degli utenti (modello Collaboratore precedente)/Ruoli utente e report (modello Abbonamento utente).
- Seleziona Altre azioni > Unisci utenti...
Per scaricare il file modello, seleziona Scarica.
Utilizzerai il modello per l’unione degli utenti.
- Nel modello scaricato, inserisci le seguenti informazioni:
- In Indirizzo e-mail attuale di accesso, inserisci gli indirizzi e-mail degli account corrispondenti che devono essere uniti e chiusi.
Nella colonna Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo, inserisci gli indirizzi e-mail principali degli account che desideri conservare.
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Salva il file completato e mantieni il formato CSV.
Verifica che gli indirizzi e-mail di ogni coppia appartengano alla stessa persona.
Dopo l’unione, l’indirizzo e-mail principale dell’account mantenuto sarà il valore nella colonna Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo. Il valore nella colonna Indirizzo e-mail attuale di accesso viene mantenuto come indirizzo e-mail alternativo dell’account.
Puoi specificare fino a 500 coppie di indirizzi e-mail in un unico file. Qualora dovessi aggiornare più di 500 coppie di indirizzi e-mail, devi caricare file di unione aggiuntivi. Inoltre, se un indirizzo e-mail inserito esiste già come account utente Smartsheet, tale account deve essere un membro del piano.
Visualizzare l’anteprima e applicare l’unione
- Accedi al Centro dell’Amministratore utilizzando le credenziali del tuo account Smartsheet corrente.
- Nella pagina Gestione degli utenti (modello Collaboratore precedente)/Ruoli utente e report (modello Abbonamento utente), seleziona Altre azioni > Unisci utenti...
Carica il file aggiornato e seleziona Anteprima unione.
L’opzione Anteprima unione convalida l’indirizzo e-mail qualora dovessero sorgere problemi quali indirizzi e-mail non validi, voci duplicate, domini non convalidati e altro ancora. Le voci che non hanno lo stato Pronto per l’unione non verranno applicate e verrà mostrata una correzione nella colonna Suggerimento.
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- Per procedere, seleziona Applica unione. Viene visualizzato un messaggio di conferma che indica che il processo Unione utenti è in corso.
Completato il processo Unione utenti, gli utenti interessati riceveranno un’e-mail di conferma che li avviserà delle modifiche.
Anche tu riceverai un’e-mail con un link a un report dei risultati dell’unione utenti. La funzione Unione utenti contiene le seguenti informazioni:
- Indirizzo e-mail attuale di accesso ossia l’indirizzo e-mail che è stato unito.
- Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo ossia l’indirizzo e-mail che è stato mantenuto.
- Risultato che indica se l’unione per un dato utente è avvenuta correttamente.
- I dati dell’account mantenuto come l’elenco dei ruoli, degli elementi posseduti e condivisi e dei gruppi di appartenenza.
Elementi compresi in Unione utenti
L’appartenenza a un gruppo esterno al piano esistente non è inclusa e deve essere gestita manualmente. Consulta i prerequisiti.
Nel processo Unione utenti, Smartsheet segue questa logica:
Segui le istruzioni per il tuo modello. Non sai quale modello viene utilizzato nel tuo piano? Verifica se è presente una pagina Gestisci true-up nel Centro dell’Amministratore. Se è presente, il tuo piano utilizza il modello Abbonamento utente. Consulta l’articolo Panoramica del modello Abbonamento utente per ulteriori informazioni
Modello Collaboratore precedente
- Se un utente possiede un account con licenza e uno senza licenza, Smartsheet chiude l’account senza licenza.
- Smartsheet trasferisce tutti gli asset da un account senza licenza a un account con licenza.
- Se un utente possiede due account con licenza, Smartsheet mantiene l’account meno recente e chiude quello nuovo.
Modello Abbonamento utente
- Se un utente dispone sia di un account Membro che di un account Visualizzatore, Smartsheet chiude l’account Visualizzatore.
- Smartsheet trasferisce tutti gli asset da un account Visualizzatore a un account Membro.
- Se un utente possiede due account Membro, Smartsheet mantiene l’account meno recente e chiude quello nuovo.
Al termine dell’operazione, Smartsheet trasferisce i seguenti elementi dall’account chiuso a quello mantenuto:
- Tutti i fogli, report, workspace e dashboard a cui l’utente ha accesso
- Gruppi di proprietà dell’utente
- Appartenenza a gruppi
- Ruoli
- Indirizzi e-mail alternativi
- Informazioni sul profilo
Nel processo Unione utenti, il sistema sposta gli elementi del workspace alla cartella Trasferito da.
Da sapere
Smartsheet richiede a un utente senza un account Smartsheet di creare un account se ha ricevuto:
- Un invito a modificare o visualizzare un elemento Smartsheet
- Un avviso generato da un flusso di lavoro automatizzato o altri trigger
Per evitare di perdere i flussi di lavoro dei connettori e i token API quando unisci gli account, verifica che:
- L’account che vuoi mantenere disponga di licenza (modello Collaboratore precedente) o sia di tipo Membro (modello Abbonamento utente)
- L’account che vuoi chiudere non disponga di licenza (modello Collaboratore precedente) o sia di tipo Visualizzatore (modello Abbonamento utente)
Elementi non inclusi in un processo Unione utenti
- Flussi di lavoro automatizzati
- Contatti
- Connettori
- Preferiti
- Token API*
*I token API vengono utilizzati per integrazioni e applicazioni Premium come Control Center e Calendar App. Per utilizzare queste app, è possibile che gli utenti debbano effettuare di nuovo l’autenticazione.
Annullare il processo Unione utenti
Qualora riscontrassi problemi con Unione utenti o avessi bisogno di annullare Unione utenti per qualsiasi account, evidenzia le righe nel file Unione utenti che desideri annullare e contatta l’assistenza Smartsheet. Assicurati di allegare il file Unione utenti alla richiesta di assistenza.
L’Assistenza Smartsheet ti contatterà per avere conferma della richiesta prima di procedere alle modifiche.
Un’Unione utenti può essere ripristinata soltanto se è stata completata negli ultimi sette giorni.
Un ripristino non ripristinerà completamente un account utente al suo stato originale precedente all’unione. Solo gli elementi che sono stati uniti saranno ripristinati. Potrebbe essere necessario per gli utenti autenticarsi nuovamente alle applicazioni Premium, correggere i flussi di lavoro automatizzati o intraprendere un’altra azione.