Report

I report Smartsheet ti consentono di lavorare facilmente con dati in tempo reale su più fogli in una singola vista. Puoi consolidare attività chiave e traguardi intermedi in un'unica panoramica da condividere con le parti interessate o creare diverse viste personalizzate per varie iniziative. 

I report sono bidirezionali, quindi le informazioni aggiornate su un report verranno automaticamente aggiornate sui fogli sottostanti e viceversa. Puoi creare un report di riga da righe e colonne su un foglio o un report di riepilogo del foglio dai campi di riepilogo del foglio su un foglio.

Il raggruppamento e il riepilogo nei report forniscono un'aggregazione e un calcolo rapidi e semplici tra i dati di più fogli.

I report possono essere facilmente condivisi con chiunque sia condiviso anche con i fogli sottostanti che costituiscono il report. Per un controllo più granulare, puoi pubblicare il tuo report o visualizzarlo in un pannello di controllo, assicurandoti che il tuo pubblico veda solo le informazioni di alto livello che desideri visualizzare senza che sia necessario condividerle con i dati sottostanti.

Report sui dati da più fogli

I report consentono di redigere informazioni provenienti da più fogli e mostrare solo le voci che soddisfano i criteri specificati.

Ci sono due tipi di report disponibili: Report righe e Report riepilogo foglio:

  • Con Report righe puoi raggruppare le informazioni di riga da fogli multipli. Ad esempio, puoi creare un report per visualizzare tutte le attività incomplete tra i diversi fogli che ti vengono assegnati ed etichettati come di alta priorità.
  • Con Report di riepilogo foglio puoi visualizzare i dati di riepilogo da fogli multipli. I report di riepilogo foglio sono un’ottima soluzione per avere una panoramica di alto livello su progetti multipli o per evidenziare le metriche a livello di portfolio in un pannello di controllo. Per ulteriori informazioni sulla creazione di un report di riepilogo foglio, consulta l’articolo Creare una visualizzazione di portfolio con un report di riepilogo foglio.

In modo simile a un foglio, un report può essere inviato, condiviso e pubblicato. Puoi anche modificare, raggruppare e ordinare i dati in un report. Tieni presente che un report è diverso da un foglio in quanto non contiene informazioni memorizzate al proprio interno (invece, visualizza le informazioni memorizzate nei fogli). Per questa differenza, i report non sono conteggiati per il raggiungimento del limite di fogli nel tuo account.

 

Segui le istruzioni passo passo per creare un report.

Creare un report di riga con Generatore di report.

Se stai creando un report di riepilogo foglio, consulta l’articolo Creare una visualizzazione di portfolio con un report di riepilogo foglio.

Fase 1: Crea il report

Potrai creare il tuo report nel Generatore di report. Ecco come iniziare:

  1. Seleziona l'icona Menu (angolo in alto a sinistra della finestra Smartsheet) > Home.
  2. Seleziona l'icona Centro soluzioni (più).
  3. Nel pannello di sinistra, seleziona Crea e scegli il riquadro Report.
  4. Inserisci un nome per il tuo report, seleziona Report riga e fai clic su OK.
    Dai un nome al tuo report
    Il nuovo report viene creato nella cartella Fogli.

Fase 2: Configura il report

Crea il tuo report utilizzando le schede disponibili nella barra degli strumenti superiore.

Configura report
 

Dalla barra degli strumenti, puoi configurare quanto segue:

  • Fogli sorgente
  • Colonne da visualizzare
  • Criteri del filtro
  • Gruppo
  • Riepilogo
  • Ordinamento

 

Ordina i risultati del report Generatore di report

La scheda Finale nella barra degli strumenti di configurazione superiore è presente la scheda Ordina dove puoi definire fino a tre campi in base ai quali ordinare i tuoi report. In Ordina per, seleziona il campo in base al quale desideri ordinare il report, quindi scegli se desideri che i risultati vengano ordinati in ordine crescente o decrescente.

Ordina risultati del report

Seleziona Ordina in base a un’altra colonna per aggiungere fino a tre criteri di ordinamento. Per informazioni sul modo in cui vengono ordinati i diversi tipi di dati, consulta l'articolo Ordinare le righe per organizzare i tuoi dati.

I campi utilizzati nella scheda Raggruppa non possono essere utilizzati nella scheda Ordina. È invece possibile specificare quali gruppi di ordinamenti vengono visualizzati e come vengono ordinati i gruppi dall'interno della scheda Raggruppa. Per ulteriori informazioni, vedi Configura il raggruppamento per organizzare i risultati in Generatore di report.

Tieni presente il seguente comportamento di raggruppamento degli elenchi a discesa:

L'ordinamento degli elenchi a discesa si comporta in modo diverso nei report e nei fogli. Quando ordini un report, le voci verranno ordinate in ordine crescente o decrescente. A differenza dei fogli, se esegui l'ordinamento su una colonna che è un tipo di elenco a discesa nel foglio sorgente, le voci non verranno ordinate in base ai valori dell’elenco a discesa predeterminati nelle proprietà della colonna del foglio sorgente.

Un report può estrarre da più fogli e consoliderà le colonne con lo stesso nome e tipo di colonna. Se le colonne dell'elenco a discesa hanno valori diversi tra i fogli (ad esempio: a, b, c, d in un foglio e 1,2,3,4 in un altro), il report non è in grado di determinare quale ordinamento rispettare nella colonna consolidata, quindi ordina i valori come se fossero in una colonna Testo/Numero.

Configura il raggruppamento per organizzare i risultati in Generatore di report

Con il raggruppamento, puoi combinare valori simili in gruppi, in modo che le righe possano essere organizzate in categorie o classificazioni logiche. Puoi aggiungere fino a tre gruppi per report. Nell’esempio sopra riportato, le righe sono raggruppate dall’indicatore Urgente, quindi in base allo Stato:

Configura raggruppamento

Seleziona la scheda Raggruppa per aprire le impostazioni di raggruppamento e scegli i campi che desideri raggruppare:

Scheda raggruppa

Per ogni campo, controlla se desideri che i gruppi vengano ordinati in ordine crescente o decrescente. Usa le icone Comprimi o espandi i gruppi per per controllare lo stato predefinito dei gruppi quando il report viene caricato o aggiornato. Puoi espandere o comprimere gruppi specifici selezionando la freccia accanto all’etichetta di raggruppamento. Per espandere o comprimere tutte le righe, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna principale per selezionare Espandi tutto o Comprimi tutto.

Comprimi o espandi

NOTE

  • Se il tuo report ha più di 2.500 righe, il raggruppamento verrà automaticamente compresso. Per espandere i gruppi, assicurati che il report contenga meno di 2.500 righe che soddisfano i criteri del report.
  • Quando le righe sono raggruppate, la colonna principale verrà automaticamente posizionata nella posizione più a sinistra.
  • Se stampi o esporti il report, verranno acquisite solo le righe di base.

Solo le righe di base saranno visibili da un pannello di controllo se il report è incorporato tramite un widget grafico o un widget report. Se desideri visualizzare le righe di riepilogo del raggruppamento nel pannello di controllo, pubblica il report e incorporalo utilizzando il widget Contenuto Web. Per ulteriori informazioni, vedere Tipi di widget per pannelli di controllo Smartsheet.

Riepiloga il contenuto per estrarre le informazioni chiave con Generatore di report

Con i riepiloghi, puoi estrarre rapidamente le informazioni chiave dal tuo report in pochi clic, utilizzando le funzioni per calcolare i totali per l'intero report e ogni raggruppamento. Nell’esempio sotto riportato, vediamo un Conteggio di ID riga o richieste totali, un Conteggio di richieste urgenti e una Somma di ore trascorse a lavorare sulle richieste:

Calcola riepiloghi

Seleziona la scheda Riepiloga per aprire le impostazioni di Riepilogo, quindi scegli i campi che desideri riepilogare. Una volta scelto un campo, scegli come desideri riepilogare il campo utilizzando il menu a discesa a destra.

Scheda Riepiloga

Le opzioni di riepilogo per ogni campo variano in base al tipo di colonna.

  • Simbolo: Conteggio
  • Testo/Numero: Somma, Conteggio, Media, Min, Max
  • Data: Primo, Ultimo, Conteggio
  • Elenco a discesa (Selezione singola): Somma, Conteggio, Media, Min, Max
  • Contatto: Conteggio
  • Casella di spunta: Conteggio
  • Numerazione automatica/Sistema: Conteggio