Aggiungi collaboratori al tuo foglio o report.
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Condividi fogli e report con collaboratori all’interno o all’esterno dell’organizzazione. Possono anche richiedere l’accesso agli elementi. I collaboratori al di fuori dell’organizzazione non devono necessariamente avere un account Smartsheet per visualizzare gli elementi.
Le autorizzazioni degli utenti determinano le azioni che possono eseguire sugli elementi condivisi.
Condividere un foglio o report
- Inizia il processo di condivisione selezionando una delle seguenti opzioni:
- File > Menu
Condividi nell'area in alto a destra della schermata
Se il foglio o il report si trova in un workspace, il pulsante Condividi è un elenco a discesa che fornisce opzioni per condividere l’elemento in modo specifico o per condividere tutto ciò che si trova nel workspace.
- Nel campo Aggiungi utenti per nome, e-mail o gruppo, digita l’indirizzo e-mail di un utente o gruppo.
Se fai parte del piano Aziendale, nella finestra di dialogo di condivisione vengono mostrati consigli su individui e gruppi con cui collabori abitualmente. Seleziona il loro nome con un clic per aggiungerli al selettore dei contatti.
- Utilizza il menu a discesa per selezionare il livello di autorizzazione che desideri assegnare a ogni persona o gruppo.
- Nel campo Messaggio (facoltativo), crea un messaggio personale per comunicare con i tuoi collaboratori.
- Utilizza le caselle di spunta Notifica alle persone e Mettimi in copia per avvisare i collaboratori e decidere se desideri visualizzare una copia del messaggio inviato alla tua casella di posta.
Per i fogli, utilizza l’opzione Modifica accanto a Visualizzazione predefinita per definire una visualizzazione predefinita per quando i collaboratori aprono il foglio che stai condividendo.
Utilizza l’opzione Copia link per condividere direttamente l’elemento o incorporarlo da qualche altra parte. Solo le persone con un account Smartsheet e con cui è condiviso l’elemento possono utilizzare il link.
- Seleziona Condividi.
Puoi interrompere la condivisione o modificare i livelli di autorizzazione a livello di elemento e di workspace.
Considera quanto segue:
Quando stai per condividere un foglio o report, nella finestraCondividi viene specificato che I destinatari sprovvisti di postazione Membro potrebbero disporre dell’accesso limitato alla sola visualizzazione.
Gestisci finestra di accesso
Ricerca e ordinamento collaboratori
Nella finestra Gestisci l’accesso, utilizza le opzioni di ricerca e di ordinamento per trovare facilmente la persona o il gruppo che stai cercando per modificarne o rimuoverne le autorizzazioni.
Quando utilizzi la funzionalità di ricerca, puoi cercare persone e gruppi, ma non le persone all’interno dei gruppi.
Esamina i tipi di postazione dei collaboratori
Assicurati che i collaboratori con cui condividi il foglio o report dispongano del tipo di postazione giusto per ricevere le autorizzazioni che stai tentando di assegnare.
Se disponi di autorizzazioni Amministratore o Editor - può condividere, apri la finestra Condividi, vai a Gestisci l’accesso e passa il mouse su un nome per visualizzare il tipo di postazione di quella persona.
Non puoi concedere a un altro collaboratore un livello di accesso superiore al tuo. Ad esempio, se disponi di autorizzazioni di livello Editor, non puoi assegnare l’accesso di livello Amministratore.
Modificare o rimuovere le autorizzazioni
Per modificare il livello di autorizzazione di un collaboratore o per interrompere la condivisione dell’elemento con un collaboratore:
- Seleziona il pulsante Condividi nella parte superiore dell’elemento.
- In Gestisci l’accesso, seleziona la persona o il gruppo di cui desideri modificare le autorizzazioni.
- Seleziona Gestisci >
- Nella modalità Gestisci l’accesso, passa il mouse sopra il nome della persona o del gruppo e utilizza il menu a discesa per modificare il livello di autorizzazione o utilizza la X a destra per rimuoverlo completamente dall’elemento.
Chi può controllare l’accesso alla condivisione degli utenti?
- Gli Amministratori degli asset del piano possono rivedere le richieste di accesso e concedere le autorizzazioni agli elementi a cui queste persone possono accedere.
- Nel Centro dell’Amministratore, gli Amministratori di sistema possono impedire a un utente di condividere elementi di proprietà di utenti nell’account.
Gli Amministratori di gruppo possono rimuovere un membro da un gruppo per rimuovere il suo accesso a tutti gli elementi condivisi con il gruppo in questione.
Per accedere a un elemento, ad esempio un foglio o un report, consulta Richiedere accesso a un elemento.
Condividi gli elementi tramite una colonna dei contatti
In qualità di Editor di un elemento, puoi utilizzare una colonna dei contatti per aggiungere persone in condivisione sul tuo foglio se non sono ancora in condivisione.
- Quando aggiungi contatti non in condivisione a una colonna dei contatti, il sistema ti chiederà di mettere rapidamente quel contatto in condivisione sull’elemento specifico.
- Se decidi di mettere quel contatto in condivisione sul tuo elemento, ottiene un livello di autorizzazione di condivisione Editor per impostazione predefinita.
- Se aggiungi contatti alla colonna senza ignorare il sollecito, puoi condividere in blocco il tuo elemento.
La condivisione di elementi tramite una colonna dei contatti è disponibile solo quando si utilizza la visualizzazione tabella. Scopri di più sulla visualizzazione tabella.
Aspetti da tenere presente
- La condivisione di un report non garantisce l’accesso ai fogli di origine.
- Quando condividi un report, i collaboratori vedono solo i dati dei fogli di origine a cui possono accedere. I report potrebbero apparire vuoti o potrebbero non contenere informazioni se l’accesso ai fogli di origine non è disponibile.
Quando condividi un report, assicurati di condividere anche i relativi fogli di origine. Se non vuoi condividere i fogli di origine, prova a pubblicare il report e a condividere il link.
Suggerimenti sulla condivisione di elementi Smartsheet
- Se desideri condividere elementi singoli con poche persone, segui la procedura di condivisione descritta in questo articolo.
- Se desideri condividere elementi con un gruppo (come i tuoi colleghi), condividili tramite un workspace.
- Per condividere una dashboard, consulta l’articolo Condividere una dashboard.
- Se desideri condividere un report con qualcuno che non ha accesso ai fogli di origine, prova queste altre opzioni: