Panoramica: condividere fogli e report

Puoi condividere file con persone all’interno o all’esterno dell’organizzazione o far loro richiedere l’accesso a un elemento. 

Puoi anche condividere elementi Smartsheet con utenti che non possiedono un account Smartsheet, ma le azioni che potranno eseguire sul file dipendono dalle autorizzazioni che hai concesso loro. 

Per condividere un foglio o report

1. Puoi condividere un foglio o un report in due modi:
   • Seleziona File > Menu.
   • Seleziona Condividi nell’area in alto a destra della schermata.

Se il tuo foglio o report si trova all’interno di un workspace, puoi scegliere se condividere l’intero workspace o solo l’elemento Smartsheet specifico dal menu a discesa del pulsante Condividi. 

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2. Nel campo Invita persone e gruppi, digita l’indirizzo e-mail dell’utente o del gruppo. 
3. Seleziona il livello di autorizzazione che desideri assegnare a ciascuno di essi.
4. (Facoltativo) Seleziona Personalizza messaggio per personalizzare il messaggio che riceveranno.

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5. Seleziona Condividi.

Puoi interrompere la condivisione di un elemento o modificare il livello di autorizzazione in qualsiasi momento.

Chi può controllare l’accesso alla condivisione degli utenti

Esistono due tipi di utenti che hanno la possibilità di rimuovere l’accesso di un utente agli elementi Smartsheet condivisi con loro: 

• Nel Centro dell’Amministratore, gli Amministratori di sistema possono impedire a un utente di condividere elementi di proprietà di utenti nell’account. 
• Gli Amministratori di gruppo possono rimuovere un membro da un gruppo per rimuoverlo da tutti gli elementi condivisi con il gruppo in questione.
• Gli Amministratori degli asset del piano possono esaminare le richieste di accesso e concedere le autorizzazioni agli asset a cui hanno accesso. 

Aspetti da tenere presente

• Quando condividi un report con qualcuno, quest’ultimo vede solo i dati provenienti dai fogli di origine a cui ha accesso. Quando i collaboratori visualizzano i report senza accedere ai fogli di origine, i report possono apparire vuoti o incompleti.
• La condivisione di un report non garantisce l’accesso ad altri fogli. 

Quando condividi i report, assicurati di condividere i relativi fogli di origine. Se non vuoi condividere i fogli di origine, prova a pubblicare il report e a condividere il link.

Suggerimenti sulla condivisione di elementi Smartsheet

• Se desideri condividere elementi singoli con poche persone, segui la procedura di condivisione descritta in questo articolo. 
• Se desideri condividere uno o più elementi con un gruppo di persone, utilizza un workspace e condividilo con i tuoi colleghi.
• Per condividere una dashboard, consulta l’articolo Condividere una dashboard. 
• Se desideri condividere un report con qualcuno che non ha accesso ai fogli di origine, prova queste altre opzioni:
  • Pubblica il report e condividi il relativo link
  • Inserisci il report come widget in una dashboard