Panoramica: condividere fogli e report

I collaboratori con cui condividi i file possono trovarsi all’interno o all’esterno della tua organizzazione. Puoi condividere elementi Smartsheet con utenti che non hanno un account Smartsheet, anche se potrebbero non essere in grado di accedere a tutte le funzioni di Smartsheet. 

 Le azioni che i collaboratori potranno eseguire sul file dipenderanno dalle autorizzazioni che hai loro concesso. 

Per condividere un foglio o report

1. Apri il modulo Condividi foglio o Condividi report. Puoi farlo in due modi:
   • Nella barra dei menu, seleziona File > Menu.
   • Nell’area in alto a destra della schermata, seleziona Condividi.
2. Nel campo Invita persone e gruppi, digita l’indirizzo e-mail dell’utente o del gruppo. 
3. Seleziona il livello di autorizzazione per ciascuno dei tuoi collaboratori.
4. (Facoltativo) Seleziona Personalizza messaggio per personalizzare il messaggio che riceveranno i tuoi collaboratori.
5. Seleziona Condividi.

Puoi interrompere la condivisione di un elemento o modificare il livello di autorizzazione di un collaboratore in qualsiasi momento.

Chi può controllare l’accesso alla condivisione degli utenti

Esistono due tipi di utenti che hanno la possibilità di rimuovere l’accesso di un utente agli elementi Smartsheet condivisi con loro: 

• Nel Centro dell’Amministratore, gli Amministratori di sistema possono impedire a un utente di condividere elementi di proprietà di utenti con licenza sull’account. 
• Gli Amministratori di gruppo possono rimuovere un membro da un gruppo per rimuoverlo da tutti gli elementi condivisi con il gruppo in questione.
• Gli Amministratori degli asset del piano possono esaminare le richieste di accesso e concedere le autorizzazioni agli asset a cui hanno accesso. 

Aspetti da tenere presente

• Quando condividi un report con qualcuno, quest’ultimo vede solo i dati provenienti dai fogli di origine a cui ha accesso. Quando i collaboratori visualizzano i report senza accedere ai fogli di origine, i report possono apparire vuoti o incompleti.
• La condivisione di un report non garantisce l’accesso ad altri fogli. 

Quando condividi i report, assicurati di condividere i relativi fogli di origine. Se non vuoi condividere i fogli di origine, prova a pubblicare il report e a condividere il link.

Suggerimenti sulla condivisione di elementi Smartsheet

• Se desideri condividere elementi singoli con poche persone, segui la procedura di condivisione descritta in questo articolo. 
• Se desideri condividere uno o più elementi con un gruppo di persone, utilizza un workspace e condividilo con i tuoi colleghi.
• Per condividere una dashboard, consulta l’articolo Condividere una dashboard. 
• Se desideri condividere un report con qualcuno che non ha accesso ai fogli di origine, prova queste altre opzioni:
  • Pubblica il report e condividi il link
  • Inserisci il report come widget in una dashboard