Richieste di approvazione

Le richieste di approvazione automatizzate di Smartsheet garantisce la continuità dei processi, richiedendo automaticamente un’approvazione da parte di uno o più soggetti coinvolti e registrando il loro parere su Smartsheet.

Le richieste di approvazione possono essere interamente personalizzate ed è possibile inviarle individualmente o in più fasi, come parte di un flusso di lavoro più complesso.

Le richieste di approvazione sono compatibili con smartphone e possono essere gestite dovunque, riducendo gli errori e accelerando il progresso.

Richiedere l’approvazione dagli stakeholder in sequenza

Se desideri richiedere l’approvazione dagli stakeholder e configurare azioni inviate in sequenza piuttosto che contemporaneamente, puoi configurare più Richieste di approvazione in un singolo percorso. Le richieste di approvazione sospenderanno il flusso di lavoro fino a quando la richiesta viene Approvata o Rifiutata. I flusso di lavoro continuerà quindi con le condizioni e azioni successive nel percorso definito mediante blocchi collegati ai risultati della Richiesta di approvazione.

Per esempio:

  • Una richiesta di formazione viene approvata dal manager di un dipendente
  • Ciò attiva automaticamente una richiesta di approvazione successiva che viene quindi inviata al Direttore delle Risorse umane.
  • Se la richiesta di formazione viene rifiutata dal manager, viene inviata una richiesta di aggiornamento al dipendente per modificare o aggiungere ulteriori informazioni alla richiesta.

Configurare il tuo flusso di lavoro di approvazione

Con il tuo foglio aperto:

  1. Fai clic su Automazione > Richiedi un flusso di lavoro di approvazione.
  2. Nel blocco di attivazione, imposta i criteri che causano l’attivazione automatica del flusso di lavoro. (Ulteriori informazioni sul blocco di attivazione).
  3. Puoi anche creare blocchi di condizioni che filtrano le righe specifiche da includere nella consegna della richiesta di approvazione. (Ulteriori informazioni sui blocchi di condizioni).
  4. Nel blocco di azioni, seleziona il primo gruppo di stakeholder (potrebbe trattarsi di una o più persone) che deve fornire l’approvazione.
  5. Fai clic sul pulsante Aggiungi in Se approvato e Se rifiutato, quindi definisci le azioni aggiuntive per l’attivazione a seconda di quello che gli stakeholder scelgono quando ricevono la richiesta di approvazione.

    Flusso di lavoro di approvazione

Tutto qui! Il tuo flusso di lavoro dispone ora di azioni multiple collegate, basate sullo stato di Approvazione o Rifiuto di una richiesta di approvazione iniziale.


Comportamento del flusso di lavoro di approvazione

  • Se le colonne e i valori di approvazione vengono riutilizzati nei flussi di lavoro, potresti ricevere avvisi duplicati. Per evitare ciò, usa diversi valori di approvazione o aggiungi condizioni dopo ciascuna richiesta approvata o rifiutata.
  • Poiché l’attivazione del flusso di lavoro e i successivi blocchi di condizioni tra l’attivazione e la Richiesta di approvazione potrebbero essere ignorati se qualcuno modifica manualmente la colonna dello stato di approvazione nel foglio, si consiglia come migliore prassi di bloccare le colonne di stato dell’Approvazione nel foglio di origine oppure di non condividere il foglio direttamente con le persone da cui devi ricevere l’approvazione.