Richieste di approvazione

 

Le richieste di approvazione automatica di Smartsheet facilitano l'avanzamento dei processi richiedendo automaticamente un'approvazione a uno o più soggetti interessati e registrando i loro feedback in Smartsheet.

Le richieste di approvazione possono essere personalizzate completamente e inviate individualmente o attraverso più fasi come parte di un flusso di lavoro più complesso.  

Le richieste di approvazione possono essere eseguite sui dispositivi mobili e gestite da qualsiasi luogo, permettendo di risparmiare tempo, di ridurre gli errori e di accelerare i progressi.

Richiedere approvazioni dai soggetti interessati in sequenza

Se desideri richiedere approvazioni dai soggetti interessati e configurare azioni da inviare in sequenza piuttosto che contemporaneamente, puoi configurare Richieste di approvazione multiple in un percorso singolo. Le richieste di approvazione sospenderanno il flusso di lavoro fino a quando la richiesta viene approvata o rifiutata. Il flusso di lavoro continuerà cone le condizioni e le azioni successive sul percorso definito dai blocchi collegati ai risultati della richiesta di approvazione.

Per esempio: 

  • Una richiesta di formazione viene approvata dal responsabile di un dipendente 
  • Ciò attiva automaticamente una richiesta di approvazione successiva che viene inviata al Direttore delle Risorse umane per la conferma finale. 
  • Se la richiesta di formazione viene rifiutata dal responsabile, viene inviata una richiesta di aggiornamento al dipendente indicante di modificare o aggiungere altre informazioni alla richiesta.

Configurare il flusso di lavoro di approvazione

Con il foglio aperto:

  1. Fai clic su Automazione > Richiedi un flusso di lavoro di approvazione.
  2. Nel blocco di attivazione, imposta i criteri che causano l'attivazione automatica del flusso di lavoro. (Ulteriori informazioni sul blocco di attivazione).
  3. Puoi anche creare blocchi di condizioni che filtrano righe specifiche da includere nella consegna della richiesta di approvazione. (Ulteriori informazioni sui blocchi di condizioni).
  4. Nei blocchi di azioni, seleziona la prima serie di soggetti interessati (potrebbe trattarsi di una o più persone) che devono fornire l'approvazione.
  5. Fai clic sui pulsanti Aggiungi in Se approvato e Se rifiutato, quindi definisci le azioni aggiuntive che desideri attivare in base a quello che scelgono i soggetti interessati quando ricevono la richiesta di approvazione.

    Flusso di lavoro di approvazione

Questo è tutto! Ora il tuo flusso di lavoro presenta azioni multiple collegate, basate sullo stato Approva o Rifiuta di una richiesta di approvazione iniziale.


Comportamento del flusso di lavoro di approvazione

  • Le azioni collegate al risultato di una richiesta di approvazione vengono eseguite in base allo stato della richiesta di approvazione (se il soggetto interessato ha selezionato Approvato o Rifiutato) e non tengono conto delle condizioni definite prima della richiesta di approvazione. 
  • Poiché l'attivatore del flusso di lavoro e i blocchi di condizioni successivi tra l'attivatore e la richiesta di approvazione possono essere ignorati se qualcuno modifica manualmente la colonna dello stato di approvazione nel foglio, si consiglia di bloccare le colonne dello stato di approvazione nel foglio di origine oppure di evitare la condivisione del foglio direttamente con le persone che devono dare l'approvazione.