Avvisi e promemoria

Gli avvisi e i promemoria automatizzati di Smartsheet garantiscono che le persone giuste ottengano le giuste informazioni, al momento giusto.

  • Gli avvisi vengono attivati automaticamente dalle modifiche nei tuoi fogli e informano i soggetti interessati degli aggiornamenti effettuati su informazioni essenziali.

  • I promemoria vengono attivati proattivamente da una data o un orario specifici, e tengono informati i proprietari delle attività sulle scadenze più importanti.

Sia gli avvisi che i promemoria possono essere impostati individualmente o insieme, come parte di un flusso di lavoro più ampio con più condizioni. Possono anche essere inviati a più destinatari a intervalli regolari, anche se il destinatario in questione non condivide il tuo foglio.

Creare un flusso di lavoro automatizzato in base alla data

Nel blocco di attivazione di un flusso di lavoro automatizzato, puoi attivare azioni prima, dopo e in una data specifica specificando un campo di data (da una colonna di data nell tuo foglio) o selezionando manualmente una data.

Attivatore di data

NOTE:

  • Quando selezioni manualmente una data, il flusso di lavoro verrà attivato nello stesso momento per tutte le righe del foglio che soddisfano le condizioni impostate. (Ad esempio, puoi utilizzare un avviso per ricordarti di eseguire un'azione su tutte le righe che non dispongono di un Assegnatario in base a una data specifica).
  • Quando selezioni un campo di data per il flusso di lavoro, il foglio controllerà ogni giorno le righe che devono essere incluse nel flusso di lavoro di quel giorno. Se nessuna riga corrisponde alla data di quel giorno o soddisfa le condizioni del flusso di lavoro, il fusso di lavoro non verrà eseguito per alcuna riga. Le righe che non presentano una data non verranno mai incluse in un flusso di lavoro basato sul campo di data.
  • Puoi anche specificare l'ora del giorno in cui il tuo flusso di lavoro verrà attivato. Per impostazione predefinita, è l'inizio dell'ora successiva a partire da quando cominci a modificare il flusso di lavoro.
  • Il fuso orario dell'attivatore è sempre quello del Proprietario del foglio.

Trigger frequente, Automazioni in batch basate sulle modifiche

Nel menu a discesa Esegui flusso di lavoro del blocco trigger nel flusso di lavoro automatizzato, puoi regolare se un flusso di lavoro basato sulle modifiche deve essere eseguito immediatamente o raggruppare le modifiche e inviare avvisi e/o richieste orarie, giornaliere o settimanali in base alle modifiche apportate nell’arco di tempo prestabilito.

esegui menu a discesa del flusso di lavoro

Quando imposti il comportamento di esecuzione, tieni presente quanto segue:

  • I flussi di lavoro impostati per l’esecuzione giornaliera valuteranno le modifiche nel foglio e verranno eseguiti tra le 12.00 e le 23.59 nel fuso orario del Proprietario del foglio e i messaggi verranno recapitati tra le12.00 e le 4.00 del giorno successivo.
  • I flussi di lavoro settimanali verranno eseguiti tra il primo venerdì alle 12.00 e le 23.59 il giovedì successivo e i messaggi verranno recapitati tra le 12.00 e le 4.00 il secondo venerdì.
  • Se più righe vengono modificate quando il foglio viene salvato entro l’intervallo di tempo della frequenza selezionata, il flusso di lavoro verrà quindi eseguito per ogni riga che soddisfa i criteri di trigger. I destinatari di questa automazione riceveranno una singola notifica con un massimo di 100 righe in formato griglia.
  • Se nei messaggi personalizzati dell’automazione vengono utilizzati i segnaposto, verranno generati avvisi separati per ciascun messaggio personalizzato univoco. Per ulteriori informazioni sui segnaposto dei messaggi, vedi Aggiunta dinamica di dati delle celle nel campo oggetto e corpo nei messaggi di richiesta .
     

Assicurarti dell'esecuzione del progetto con l'automazione ricorrente

Puoi pianificare un flusso di lavoro ricorrente per assicurarti che il flusso di lavoro sia eseguito per le righe che soddisfano le tue condizioni su base regolare. Ad esempio, richiedi aggiornamenti quotidiani sulle attività scadute da parte dei membri del team assegnati.

Per creare un flusso di lavoro automatizzato ricorrente nel tuo foglio:

  1. Clicca su Automazione dal menu e crea un nuovo flusso di lavoro o modificane uno esistente. (consulta Risparmia tempo e lavora più rapidamente grazie ai flussi di lavoro automatizzati per maggiori informazioni sulla creazione e modifica di flussi di lavoro).
  2. Nel blocco Trigger del flusso di lavoro, seleziona Quando viene raggiunta una data.
  3. Fai cli su Esegui una volta> Personalizzato.

    pulsante ricorrenza personalizzata
     
  4. Nel modulo Ricorrenza personalizzata, seleziona la cadenza desiderata (giornaliera, settimanale, mensile, annuale) per l'attivazione dei flussi di lavoro.

    SUGGERIMENTO:Puoi inoltre far sì che il tuo flusso di lavoro termini dopo una certa data o numero specifico di esecuzioni.

    Ricorrenza
  5. Clicca su Fine.

 

Ecco fatto! Il flusso di lavoro sarà ora eseguito in occasione della ricorrenza specificata. Per controllare quali righe il flusso di lavoro include quando viene eseguito, consulta l'articolo del centro assistenza Blocchi condizione: filtra ciò che devono inviare i flussi di lavoro automatizzati nell’articolo del centro assistenza.