Avvisi e promemoria

 

Gli avvisi e i promemoria automatici assicurano che le persone giuste ricevano le informazioni giuste, al momento giusto.

  • Gli avvisi vengono attivati in modo reattivo attraverso le modifiche apportate al foglio e informano i soggetti interessati sugli aggiornamenti alle informazioni critiche.

  • I promemoria vengono attivati in modo proattivo da una data o un'ora specifica e mettono al corrente i proprietari delle attività delle scadenze chiave.

Sia gli avvisi che i promemoria possono essere impostati individualmente o insieme come parte di un flusso di lavoro più ampio con con più condizioni. Possono inoltre essere inviati a più destinatari su base periodica, anche se il destinatario non è condiviso sul tuo foglio.

Creare un flusso di lavoro automatizzato in base alla data

Nel blocco di attivazione di un flusso di lavoro automatizzato, puoi attivare azioni prima, dopo e in una data specifica specificando un campo di data (da una colonna di data nell tuo foglio) o selezionando manualmente una data.

Attivatore di data

NOTE:

  • Quando selezioni manualmente una data, il flusso di lavoro verrà attivato nello stesso momento per tutte le righe del foglio che soddisfano le condizioni impostate. (Ad esempio, puoi utilizzare un avviso per ricordarti di eseguire un'azione su tutte le righe che non dispongono di un Assegnatario in base a una data specifica).
  • Quando selezioni un campo di data per il flusso di lavoro, il foglio controllerà ogni giorno le righe che devono essere incluse nel flusso di lavoro di quel giorno. Se nessuna riga corrisponde alla data di quel giorno o soddisfa le condizioni del flusso di lavoro, il fusso di lavoro non verrà eseguito per alcuna riga. Le righe che non presentano una data non verranno mai incluse in un flusso di lavoro basato sul campo di data.
  • Puoi anche specificare l'ora del giorno in cui il tuo flusso di lavoro verrà attivato. Per impostazione predefinita, è l'inizio dell'ora successiva a partire da quando cominci a modificare il flusso di lavoro.
  • Il fuso orario dell'attivatore è sempre quello del Proprietario del foglio.

Attivare automazioni frequenti, basate su modifiche in blocchi

Nel menu a discesa Esegui flusso di lavoro del blocco di attivazione del flusso di lavoro automatizzato puoi stabilire se un flusso di lavoro basato su modifiche deve essere eseguito immediatamente oppure raggruppare le modifiche e inviare avvisi e/o richieste ogni ora, ogni giorno oppure ogni settimana, in base alle modifiche avvenute in un determinato intervallo di tempo.

menu a discesa esegui flusso di lavoro

Tieni a mente quanto segue quando imposti il comportamento di esecuzione del tuo flusso di lavoro:

  • I flussi di lavoro impostati per l'esecuzione quotidiana valutano le modifiche del foglio e vengono eseguiti tra le 24:00 e le 23:59 del fuso orario del Proprietario del foglio e i messaggi vengono inviati tra le 24:00 e le 4:00 del giorno successivo. 
  • I flussi di lavoro settimanali vengono eseguiti tra il primo venerdì alle 24:00 e le 23:59 PM e il giovedì successivo, mentre i messaggi vengono consegnati tra le 24:00 e le 4:00 del secondo venerdì.
  • Se vengono modificate più righe quando il foglio viene salvato nell'intervallo di tempo della frequenza selezionata, il flusso di lavoro verrà eseguito per ogni riga che soddisfa i criteri di attivazione.