Puoi creare fogli, dashboard, report, moduli e workspace utilizzando Smartsheet. Il tuo piano possiede questi elementi per mitigare potenziali ostacoli legati a eliminazioni accidentali, elementi orfani o richieste di accesso perdute.
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Questo articolo discute le informazioni rilevanti per entrambi i modelli utente. Se non sei sicuro del tipo di modello, scopri come determinare il modello del tuo piano.
Quando crei un elemento, ottieni automaticamente l'autorizzazione del Proprietario per utilizzarlo. Puoi quindi condividere questo elemento con altri collaboratori e concedere loro l’accesso assegnando le autorizzazioni di Amministratore, Editor, Proprietario, Visualizzatore o Commentatore.
Tuttavia, nota che gli elementi che crei sono principalmente di proprietà del tuo piano. Questo modello di proprietà facilita la gestione delle richieste di accesso ed evita il rischio di perdere elementi preziosi quando un utente lascia il piano Smartsheet della tua azienda.
Come funzionano le notifiche di richiesta di accesso?
Il nostro modello di proprietà garantisce che le richieste di accesso non vadano perse o ignorate. Ad esempio, se un collaboratore dispone di autorizzazioni di Proprietario o Amministratore sull’elemento e va in ferie o è in congedo, qualcuno che è disponibile e possiede le autorizzazioni corrette sull’elemento può comunque ricevere notifiche e rivedere la richiesta di accesso, garantendo quindi un servizio ininterrotto.
La logica è la seguente:
Ci sono un Proprietario o un Amministratore attivi sull'elemento?
- In caso affermativo, la notifica viene inviata a tutti loro
- In caso contrario, esistono degli Amministratori degli asset del piano?
- In caso affermativo, gli Amministratori degli asset del piano ricevono la notifica
- In caso contrario, la notifica viene ricevuta dall’Amministratore di sistema
In che modo gli Amministratori di sistema e gli Amministratori degli asset del piano possono concedere l’accesso
Esistono vari modi in cui gli Amministratori di sistema e gli Amministratori degli asset del piano possono aiutare a concedere l’accesso ogni volta che i Proprietari o gli Amministratori degli elementi non sono disponibili.
1. Concedendo a se stessi le autorizzazioni di Amministratore
Per accedere all’elemento, l’Amministratore di sistema o l’Amministratore degli asset del piano ha bisogno dell’URL dell’elemento.
Ecco come ottenere l’URL:
- Scarica il report di accesso al foglio dal Centro dell’Amministratore.
- Individua la colonna Chiave per l’elemento pertinente.
- Allega la chiave al seguente URL: https://app.smartsheet.com/b/home?lx=
per creare l’URL dell’elemento.
Se non hanno accesso all’elemento, aprendolo arrivano alla pagina Accesso negato. Selezionando il pulsante Condividi con te stesso, possono accedere all’elemento come Amministratori. Successivamente, possono concedere l’accesso come farebbe un Amministratore di un elemento.
2. Tramite il pulsante Gestisci richieste
Anche se l’Amministratore di sistema o l’Amministratore degli asset del piano non hanno accesso all’elemento, ma l’elemento fa parte del loro piano, possono utilizzare il pulsante Gestisci richieste per visualizzare le richieste di accesso in sospeso e concedere l’accesso senza attribuirsi le autorizzazioni di Amministratore.
3. Tramite il pulsante Condividi o Richiedi di modificare
Quando l’Amministratore di sistema o l’Amministratore degli asset del piano hanno già un qualche tipo di accesso all’elemento, possono utilizzare il pulsante Condividi o Richiedi di modificare nell’angolo in alto a destra per accedere a opzioni extra e attribuirsi autorizzazioni di Amministratore o gestire le richieste di accesso.
Amministratori degli asset del piano
Gli Amministratori degli asset del piano fungono da misura di sicurezza per garantire che le richieste di accesso siano indirizzate a qualcuno diverso dall’Amministratore di sistema nei casi in cui un elemento non abbia alcun Proprietario o Amministratore.
Gli Amministratori di sistema possono assegnare il ruolo di Amministratore degli asset del piano a qualsiasi utente con licenza. Gli Amministratori degli asset del piano ricevono le notifiche riguardanti le richieste di accesso se non è definito alcun Proprietario o Amministratore per l’elemento.
Cosa possono fare gli Amministratori degli asset del piano?
Gli Amministratori degli asset del piano gestiscono le richieste di accesso sugli elementi per i quali nessun altro utente ha le autorizzazioni di Proprietario o Amministratore. Non dispongono di autorizzazioni di Amministratore o di Proprietario dell’elemento, come la possibilità di riorganizzare le colonne, bloccare/sbloccare le righe, creare moduli, aggiungere dipendenze, ecc., a meno che non dispongano (o si attribuiscano) autorizzazioni di Amministratore dell’elemento in questione.
Per impostazione predefinita, gli Amministratori degli asset del piano non hanno accesso alla visualizzazione o alla modifica dei contenuti di un elemento. Per saperne di più sui livelli di autorizzazione di condivisione e sulle funzionalità dei ruoli.
Per assegnare il ruolo di Amministratore degli asset del piano
- Nel Centro dell’Amministratore, seleziona l’icona Menu nell’angolo in alto a sinistra.
Vai in Utenti e gruppi > Ruoli utente e report.
Viene visualizzata la pagina Ruoli utente e report (pagina Gestione degli utenti nel modello legacy).
- Passa il mouse sull’utente e selezionalo. Viene visualizzato il pannello di destra.
Seleziona la casella di spunta Amministratore degli asset del piano.
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Amministratori di sistema
Gli Amministratori di sistema possono gestire le richieste di accesso, concedere l’accesso quando necessario e attribuirsi il ruolo di Amministratore.
- Per impostazione predefinita, gli Amministratori di sistema non possono aprire gli elementi per visualizzarli.
- Tutte le autorizzazioni concesse per gli elementi sono registrate e verificabili tramite il reporting degli eventi nei piani in cui la funzione è attiva. Per saperne di più sul monitoraggio sul modo in cui la tua organizzazione usa i dati.
- Per garantire che gli Amministratori di sistema esistenti non possano accedere a elementi specifici, potresti avere bisogno di un piano separato e di non concedere l’accesso ad altri utenti.
Altre informazioni utili
- In qualità di Amministratore di sistema, puoi creare un report di accesso al foglio nel Centro dell’Amministratore per ottenere un elenco di tutti gli elementi del tuo piano.
Quando qualcuno elimina un elemento Smartsheet, questo rimane nel cestino per 30 giorni. Durante tale periodo, può comunque recuperare l’elemento dal cestino.
Solo l'Amministratore che ha eliminato un elemento può ripristinarlo.
- Gli Amministratori di sistema e gli Amministratori degli asset del piano non possono vedere il contenuto di un elemento se non dispongono di autorizzazioni di Visualizzatore o superiori sullo stesso.
Perché ho bisogno di un Amministratore degli asset del piano?
L’Amministratore degli asset del piano funge da misura di sicurezza per garantire che le richieste di accesso siano indirizzate a qualcuno diverso dall’Amministratore di sistema nei casi in cui un elemento non abbia alcun Proprietario o Amministratore assegnato.
Ricevo troppe richieste di accesso perché sono un Amministratore su più fogli e workspace. Cosa dovrei fare?
Consigliamo di ridurre l’accesso all’autorizzazione di Editor sull’elemento. Se hai bisogno dell’accesso come Amministratore per utilizzare funzioni specifiche, richiedi l’upgrade temporaneo come Amministratore, esegui la tua attività e poi riporta il tuo accesso a livello di Editor.
Temo che gli Amministratori di sistema possano assegnare autorizzazioni a qualsiasi cosa. Cosa devo fare con i dati riservati a cui gli Amministratori di sistema non dovrebbero avere accesso?
- La tua azienda gestisce gli elementi e, per impostazione predefinita, gli Amministratori di sistema non possono aprire gli elementi per visualizzarli. Quando un Amministratore di sistema assegna a sé stesso le autorizzazioni per un elemento, l’evento viene registrato ed è verificabile.
- Per garantire che gli Amministratori di sistema esistenti non possano accedere a elementi specifici, il team che richiede una riservatezza speciale può prendere in considerazione l’uso di un piano separato da gestire in modo indipendente e di non concedere l’accesso ad altri utenti.
Perché i fogli di proprietà di utenti senza licenza o non Membri sul mio piano sono ancora attivi? Pensavo che Smartsheet disattivasse gli elementi che non appartenessero a utenti con licenza o Membri.
In passato, quando rimuovevi la licenza o lo stato di Membro di un utente, tutti gli elementi per i quali disponeva delle autorizzazioni di Proprietario venivano disattivati. Ora, Smartsheet trasferisce le autorizzazioni di Proprietario di questi elementi al piano stesso piuttosto che disattivarli. Ciò garantisce che i processi rimangano funzionali, indipendentemente dalle modifiche alle autorizzazioni, alla licenza o allo stato di Membro di un utente.
Se rimuovo un utente dal mio piano, il foglio diventa inaccessibile per lui?
In passato, quando rimuovevi un utente, tutti i fogli per i quali disponeva delle autorizzazioni di Proprietario diventavano inattivi e in sola lettura per tutti gli utenti, incluso l’utente rimosso.
Ora, quando rimuovi un utente, può ancora accedere e modificare i fogli perché rimangono attivi. Per impedire all’utente rimosso di accedere ai fogli, l’Amministratore di sistema deve trasferire le autorizzazioni di Proprietario e rimuovere la condivisione con quell’utente, il che revoca il suo accesso a tutti gli elementi del tuo piano.
In alternativa, puoi evitare questo problema chiedendo all’Amministratore di sistema di disattivare l’utente invece di rimuoverlo, poiché gli utenti disattivati non possono più accedere al loro account Smartsheet.
Come posso ottenere un elenco di tutti i miei elementi in un piano?
Gli Amministratori di sistema possono creare un report di accesso al foglio nel Centro dell’Amministratore per ottenere un elenco di tutti gli elementi del piano.
Ho concesso le autorizzazioni, ma l'utente non può utilizzarle
Se un Amministratore di sistema ha eseguito il downgrade dell’utente a un tipo di utente gratuito, il suo tipo di postazione rende impossibile l’utilizzo di autorizzazioni superiori. Se l’utente ha bisogno di funzionalità di livello superiore, gli deve essere concesso una postazione di tipo Membro. Solo un Amministratore di sistema può eseguire l’upgrade del proprio tipo di postazione.