Condividi le informazioni del foglio tramite e-mail

Hai diverse opzioni di condivisione:

• Se devi fornire ai destinatari una versione di sola lettura dei dati, invia una o più righe via e-mail. 
• Usa una richiesta di aggiornamento se hai bisogno che qualcuno modifichi le righe del tuo foglio, anche se non ha un account Smartsheet.
• Se devi condividere un’istantanea di un foglio o report, una volta o regolarmente, invia il foglio o il report via e-mail come allegato PDF o Excel.
• Se hai bisogno di dare accesso ai collaboratori in un foglio, invia un link sicuro al foglio.

Gli abbonati al piano Aziendale possono disporre di capacità di condivisione limitate da parte di un Amministratore di sistema Smartsheet solo a indirizzi e-mail specifici.

Invia una o più righe tramite e-mail

Puoi inviare fino a 50 righe tramite e-mail.

1. Nella riga o nelle righe da inviare, seleziona Menu riga .
    

   per inviare righe multiple, tieni premuto il tasto Maiusc o Ctrl (Command ⌘ su dispositivi Mac) mentre selezioni più numeri di riga.

2. Seleziona Invia...
3. Nel campo A, inserisci gli indirizzi e-mail delle persone o dei gruppi che devono ricevere l’e-mail. Separa i vari indirizzi e-mail con una virgola o con un punto e virgola. Per aggiungere contatti dallaLista di contatti Smartsheet, scegli Seleziona contatti .
4. Nelle caselle Oggetto e Messaggio, modifica l’oggetto e il messaggio dell’e-mail secondo necessità.
5. Personalizza le informazioni che desideri aggiungere all'e-mail, nonché il suo layout.
   • Includi: per impostazione predefinita sono incluse tutte le colonne (compresi allegati e discussioni). Seleziona Modifica per aggiungere o rimuovere colonne, allegati o commenti dall’e-mail.
   • Layout: modifica la visualizzazione delle informazioni che hai aggiunto. Questa opzione è disponibile solo quando invii una singola riga.
6. Per ricevere una copia dell’e-mail, seleziona Mettimi in copia. 
7. Seleziona Invia.

Se stai lavorando a un report con informazioni provenienti da più fogli, tieni presente che nel messaggio e-mail possono essere incluse solo righe con valori provenienti dallo stesso foglio.

In un report a cui sono applicati raggruppamenti, non puoi selezionare intestazioni dei gruppi insieme alle righe del foglio.

Invia un foglio come allegato

Puoi inviare un’istantanea di un foglio o di un report allegandola come file PDF o Excel (.xls) a un messaggio e-mail.

1. Nella barra dei menu in alto, seleziona File > Invia come allegato.... Appare il modulo Invia come allegato.
2. Nel campo A inserisci gli indirizzi e-mail delle persone che devono ricevere l'e-mail. Separa i vari indirizzi e-mail con una virgola o con un punto e virgola. Per scegliere i contatti che riceveranno l’e-mail dalla Lista di contatti Smartsheet, seleziona Contatti.
3. Modifica l'oggetto e il messaggio dell'e-mail se necessario. Per impostazione predefinita, il nome del foglio si trova nel campo Oggetto.
4. Seleziona il tipo di allegato da inviare. Se desideri inviare il foglio come PDF, seleziona (opzioni) per accedere al menu PDF Setup (Configurazione PDF) e definisci l’aspetto dell’allegato.
5. Facoltativo: se desideri definire quando inviare l’e-mail o impostare una base ricorrente, seleziona Programmazione. Quindi definisci la frequenza della consegna o specifica quando desideri che l’e-mail venga inviata. Seleziona OK.
6. Seleziona Invia.

Il pannello Inviato a del modulo Invia come allegato elenca le e-mail inviate e le ricorrenze programmate. In questo pannello, puoi modificare o eliminare le ricorrenze programmate.

Invia un link sicuro al foglio

Un permalink, o collegamento permanente, è l'URL permanente di una pagina o di un sito. Smartsheet genera questo link per ogni foglio. 

I collaboratori inclusi nella condivisione possono usare il link per accedere al foglio direttamente in Smartsheet. Puoi aggiungere un segnalibro al link permanente per agevolare l'accesso. Gli utenti che non sono collaboratori del foglio visualizzeranno un messaggio di errore se visitano il link permanente.

1. Nell’angolo in alto a destra del foglio, seleziona Condividi. Nel modulo Condivisione foglio, se l’elemento non è in condivisione con nessuno, vedrai la sezione Dettagli invito. ​​​​
2. Per mostrare l’URL per il link sicuro al foglio, seleziona Collaboratori. Il link si trova sotto l'elenco dei collaboratori in condivisione.
3. Seleziona l’icona E-mail per inviare il link permanente tramite e-mail a tutti i collaboratori in condivisione.

Se desideri che gli utenti accedano all’elemento Smartsheet senza che venga loro richiesto l’accesso, genera un link accessibile a chiunque.

Personalizza il messaggio di condivisione

1. Nella barra dei menu in alto, seleziona File > Invia e-mail agli utenti in condivisione....
2. Facoltativo: per restringere l’elenco dei destinatari, seleziona Tutti gli utenti in condivisione. Per impostazione predefinita, l’e-mail è indirizzata a tutti i collaboratori del foglio.
3. Modifica l'oggetto e il messaggio dell'e-mail. Per impostazione predefinita, la riga dell’oggetto contiene il nome del foglio. 
4. Per ricevere una copia dell’e-mail, seleziona Mettimi in copia.
5. Seleziona Invia.