Condivisione delle informazioni di un foglio tramite e-mail

Applica a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Per condividere le informazioni dei fogli o dei report tramite e-mail sono disponibili più opzioni.

A tale scopo

 

Usa questo metodo

 

Fornisci ai destinatari una versione in sola lettura dei dati.

Se desideri offrire a qualcuno la possibilità di modificare le righe del tuo foglio anche se non ha un account Smartsheet, usa una Richieste di aggiornamento.

Invia una riga o più righe via e-mail.

 

Condividi un’istantanea statica una sola volta o periodicamente.

 

Invia l'intero foglio o report via e-mail come allegato PDF o Excel (.xls).

 


Fornisci l’accesso ai collaboratori in un foglio.

 

Invia collegamento sicuro al foglio.

 


Se sei un membro del piano Aziendale, un Amministratore di sistema Smartsheet può limitare la tua possibilità di condividere informazioni e permetterti di inviare solo indirizzi e-mail specifici.


Inviare una riga o più righe via e-mail

Se stai lavorando in un report con informazioni da più fogli, tieni presente che solo le righe con valori dello stesso foglio possono essere incluse nel messaggio e-mail.

  1. Nelle righe che devi inviare, seleziona Menu Riga.
    Per inviare più righe, tieni premuto Maiusc o Ctrl (Comando ⌘ on Mac) mentre selezioni più numeri di riga. L'e-mail può contenere fino a 50 righe.
  2. Seleziona Invia.
  3. Inserisci nel campo A gli indirizzi e-mail delle persone o dei gruppi che devono ricevere l'e-mail. Separa i vari indirizzi e-mail con una virgola o con un punto e virgola.
  4. Nelle caselle Oggetto e Messaggi, modifica l’oggetto dell’e-mail e il messaggio come necessario.
  5. Personalizza le informazioni che desideri aggiungere nell'e-mail e il layout dell’e-mail.
    • Inclusi: Per impostazione predefinita, vengono inviate tutte le colonne (compresi gli allegati e le discussioni). Usa questo campo per modificare le colonne che desideri aggiungere o rimuovere dall'e-mail.
    • Layout: Modifica come desideri visualizzare le informazioni che hai aggiunto.
      L'opzione di layout è disponibile solo quando invii una singola riga.
  6. Per ricevere una copia dell’e-mail, seleziona Mettimi in copia. Questo è l'unico modo per tenere traccia delle righe inviate da Smartsheet.
  7. Seleziona Invia.

Hai ora inviato le righe per e-mail. I messaggi vengono generalmente inviati nell’arco di cinque minuti.


Inviare un foglio come allegato e-mail

Puoi inviare un'istantanea di un foglio o di un report allegandola come file PDF o Excel (.xls) a un messaggio e-mail.

Per inviare un foglio come allegato e-mail

  1. Nella barra di menu, seleziona File > Invia come allegato.
  2. Digita gli indirizzi e-mail delle persone che devono ricevere l'e-mail. Separa i vari indirizzi e-mail con una virgola o con un punto e virgola.
  3. Modifica la riga dell'oggetto e il messaggio dell’e-mail come necessario. Per impostazione predefinita, il nome del foglio è incluso nell’Oggetto.
  4. Seleziona il tipo di allegato che devi inviare.Se desideri inviare un foglio come PDF, seleziona (Opzioni) per accedere al menu Configurazione PDF e definisci l’aspetto dell’allegato.
  5. Seleziona Invia.

Per impostazione predefinita, l’allegato viene inviato immediatamente e una sola volta.

Per condividere un numero selezionato di righe, puoi utilizzare un filtro per visualizzare solo le righe che desideri inviare. I filtri funzionano solo su allegati una tantum. Non puoi utilizzare filtri con allegati inviati su base periodica.

Per impostare la periodicità di invio di un file allegato

  1. Nella barra di menu, seleziona File > Invia come allegato.
  2. Seleziona Pianifica.
  3. Seleziona la frequenza di consegna (ad es., Giornaliera) e specifica le altre opzioni di periodicità.
  4. Seleziona OK.

Le periodicità vengono visualizzate nel pannello a destra del modulo Invia come allegato.

Nella sezione Consegna del modulo invia come allegato, seleziona la pianificazione impostata per modificarla.


Inviare un link sicuro a un foglio

Un permalink è un URL permanente di una pagina o di un sito. Smartsheet lo genera per ogni foglio.

I collaboratori con condivisione possono utilizzare il link per accedere al foglio direttamente in Smartsheet. Puoi aggiungere il permalink ai segnalibri per un facile accesso. Chiunque non sia un collaboratore del foglio vedrà un messaggio di errore se visita il permalink.
Se desideri che gli utenti accedano a un elemento Smartsheet senza richiedere loro di accedere, genera un link accessibile da chiunque.

  1. Seleziona Condividi nell'angolo in alto a destra del foglio. Nel modulo Condivisione del foglio, se l’elemento non è condiviso con nessuno, compare Dettagli invito. ​​​​
  2. Seleziona Collaboratori per mostrare l’URL per il link sicuro al foglio. Il link viene visualizzato appena al di sotto dell’elenco dei collaboratori con accesso in condivisione.
  3. Per inviare il permalink via email a tutti i collaboratori del foglio, seleziona l’icona E-mail.

Personalizzare il messaggio di condivisione

  1. Nella barra di menu, seleziona File > Invia e-mail agli utenti condivisi.
  2. Modifica l'oggetto e il messaggio dell’e-mail. Per impostazione predefinita, il nome del foglio è incluso nella riga dell’Oggetto.
  3. Per ricevere una copia dell’e-mail, seleziona Mettimi in copia. Questo è l'unico modo per tenere traccia delle e-mail che hai inviato ai tuoi collaboratori tramite Smartsheet.
  4. Seleziona Invia.

Per impostazione predefinita, l’e-mail verrà inviata a tutti i collaboratori del foglio. Per restringere l’elenco di destinatari, seleziona Tutti gli utenti condivisi.