Condividere le informazioni del foglio tramite e-mail

Esistono diversi modi per inviare tramite e-mail le informazioni presenti nei fogli o nei report. 

Se sei un utente Enterprise, un amministratore di sistema Smartsheet può limitare la tua possibilità di condividere le informazioni, quindi potrai inviarle solo a indirizzi e-mail specifici.

Inviare di una o più righe tramite e-mail

Se stai lavorando a un report con informazioni provenienti da più fogli, tieni presente che nel messaggio e-mail possono essere incluse solo righe con valori provenienti dallo stesso foglio.

In un report a cui sono applicati raggruppamenti, le intestazioni dei gruppi non possono essere selezionate insieme alle righe del foglio.

1. Nella riga o nelle righe da inviare, seleziona Menu riga.
   Per inviare righe multiple, tieni premuto il tasto Maiusc o Ctrl (Comando ⌘ su dispositivi Mac) mentre selezioni più numeri di riga. Nell'e-mail possono essere visualizzate fino a 50 righe.
2. Seleziona Invia.
3. Nella casella A, immetti gli indirizzi e-mail delle persone o dei gruppi che devono ricevere l'e-mail. Separa i vari indirizzi e-mail con una virgola o con un punto e virgola.
   • Per aggiungere contatti dall'Elenco dei contatti Smartsheet, scegli Seleziona contatti  .
   • Puoi anche selezionare altri membri del tuo team o gruppi creati dai tuoi amministratori di gruppo.
4. Nelle caselle Oggetto e Messaggio, modifica l'oggetto e il messaggio dell'e-mail secondo necessità.
5. Personalizza le informazioni che desideri aggiungere all'e-mail, nonché il suo layout.
   • Incluse: tutte le colonne, compresi allegati e discussioni, sono incluse per impostazione predefinita. Usa il campo Incluse per aggiungere o rimuovere le colonne dall'e-mail.
   • Layout: modifica la visualizzazione delle informazioni che hai aggiunto.
     L'opzione di layout è disponibile solo quando invii una singola riga.
6. Per ricevere una copia dell'e-mail, seleziona Mettimi in copia. L'opzione Mettimi in copia è l'unico modo per tracciare le righe inviate da Smartsheet.
7. Seleziona Invia.

Con il piano Pro, gli utenti possono inviare da Smartsheet fino a 300 e-mail al giorno. Le e-mail Smartsheet vengono inviate quando usi @mention in una conversazione, quando invii righe, condividi un elemento Smartsheet, invii una conferma di invio modulo e altro ancora. Se devi inviare più di 300 e-mail al giorno, dovrai passare a uno degli altri piani.

Invia un foglio come allegato e-mail

Puoi inviare un'istantanea di un foglio o di un report allegandola come file PDF o Excel (.xls) a un messaggio e-mail.

Per inviare un foglio come allegato di un'e-mail

1. Nella barra dei menu, seleziona File > Invia come allegato.
2. Digita gli indirizzi e-mail delle persone che devono ricevere l'e-mail. Separa i vari indirizzi e-mail con una virgola o con un punto e virgola.
   • Per scegliere dall'elenco dei contatti Smartsheet i contatti che devono ricevere l'e-mail, scegli Seleziona contatti .
   • Gli utenti possono selezionare altri membri del loro team o gruppi creati dai loro amministratori di gruppo.
3. Modifica l'oggetto e il messaggio dell'e-mail se necessario. Per impostazione predefinita, il nome del foglio è incluso nel campo Oggetto.
4. Seleziona il tipo di allegato da inviare. Se desideri inviare il foglio come PDF, seleziona (Opzioni) per accedere al menu Installazione PDF e definisci l'aspetto dell'allegato.
5. Seleziona Invia.

Per impostazione predefinita, l'allegato verrà inviato immediatamente e solo una volta. 

Puoi utilizzare un filtro per visualizzare solo le righe che desideri inviare. I filtri funzionano solo con allegati inviati una sola volta. Non puoi utilizzare i filtri con allegati inviati a intervalli regolari.

Per configurare un intervallo di invio di un file allegato

1. Nella barra dei menu, seleziona File > Invia come allegato.
2. Seleziona Programma. 
3. Scegli la frequenza di recapito (es. Quotidiano) e specifica le altre opzioni di frequenza.
4. Seleziona OK.

Gli intervalli di invio verranno mostrate nel pannello a destra del modulo Invia come allegato. 

Nella sezione Consegna del modulo Invia come allegato, seleziona la programmazione impostata da modificare.

Invio di un link sicuro al foglio

Un permalink, o collegamento permanente, è l'URL permanente di una pagina o di un sito. Smartsheet genera questo link per ogni foglio. 

I collaboratori inclusi nella condivisione possono usare il link per accedere al foglio direttamente in Smartsheet. Puoi aggiungere un segnalibro al permalink per agevolare l'accesso. Gli utenti che non sono collaboratori del foglio visualizzeranno un messaggio di errore se visitano il collegamento permanente.
Se desideri che gli utenti accedano all'elemento Smartsheet senza che venga loro richiesto l'accesso, genera un link accessibile a chiunque.

1. Nell'angolo in alto a destra del foglio, seleziona Condividi. Nel modulo Condivisione foglio, se l'elemento non viene condiviso con nessuno, vedrai la sezione Dettagli di invito. ​​​​
2. Per mostrare l'URL per il link sicuro al foglio, seleziona Collaboratori. Vedrai il link direttamente sotto l'elenco dei collaboratori inclusi nella condivisione.
3. Seleziona l'icona E-mail per inviare il collegamento permanente tramite e-mail a tutti i collaboratori inclusi nella condivisione.

Personalizzare il messaggio di condivisione

1. Nella barra dei menu, seleziona File > Invia un'e-mail agli utenti condivisi.
2. Modifica l'oggetto e il messaggio dell'e-mail. Per impostazione predefinita, la riga dell'oggetto contiene il nome del foglio. 
3. Per ricevere una copia dell'e-mail, seleziona Mettimi in copia. L'opzione Mettimi in copia è l'unico modo per tenere traccia delle e-mail che invii ai collaboratori tramite Smartsheet.
4. Seleziona Invia.

Per impostazione predefinita, l'e-mail è indirizzata a tutti i collaboratori del foglio. Per restringere l'elenco dei destinatari, seleziona Tutti gli utenti condivisi.