Condividere le informazioni del foglio nell'e-mail

Per inviare le informazioni dei fogli o dei report alle persone via e-mail, sono disponibili alcune opzioni. 

Per eseguire tale operazioneUsa questo metodo
Fornisci ai destinatari una versione di sola lettura dei dati.

NOTA: se desideri fornire a qualcuno la possibilità di modificare le righe nel tuo foglio, anche se queste persone non dispongono di un account Smartsheet, usa una Richiesta di aggiornamento. Ulteriori dettagli su questa funzione sono disponibili nel nostro articolo Aggiorna richieste nel Centro assistenza.
Inviare una o più righe per e-mail. 
Condividere un'istantanea di statistiche un'unica volta o su base ricorrente.Inviare l'intero foglio o report via e-mail come allegato PDF o Excel (.xls).
Fornisci l'accesso alle persone che sono condivise sul foglioInviare un link sicuro al foglio.


NOTA: se sei un membro del piano Aziendale, l'amministratore ddel sistema Smartsheet può limitare la tua capacità di condividere informazioni, in modo che tu possa eseguire l'invio solo a indirizzi e-mail specifici. Per ulteriori informazioni, consulta "Configurazione di una lista di condivisione del dominio approvato" nell'articolo Controlli di sicurezza.


Inviare una o più righe per e-mail

Puoi inviare righe di un foglio o di un report a chiunque, tramite e-mail.

NOTA: se stai lavorando in un report che unisce le informazioni di più fogli, tieni presente che solo le righe dello stesso foglio possono essere incluse nel messaggio e-mail.

  1. Fai clic sulla freccia in basso accanto al numero di riga che desideri inviare e seleziona Invia.

    Viene visualizzato il modulo Invia.



    SUGGERIMENTO: per inviare più righe, tieni premuto il tasto Maiusc o il tasto Ctrl (tasto su Mac) mentre fai clic su più numeri di riga. L'e-mail può contenere fino a 50 righe.
     
  2. Inserisci nel campo A gli indirizzi e-mail delle persone o dei gruppi che devono ricevere l'e-mail. Separa i vari indirizzi e-mail con una virgola o con un punto e virgola.

    SUGGERIMENTI:
    • Se hai aggiunto dei contatti al tuo Elenco di contatti Smartsheet, clicca sull'icona collaboratori a destra per selezionare i contatti che devono ricevere l'e-mail. Per ulteriori informazioni sull'uso dei contatti in Smartsheet, consulta Contatti Smartsheet.
    • Gli utenti di piani multiutente sono inoltre in grado di scegliere tra altri membri del loro team o tra i gruppi creati dai loro Amministratori del gruppo. Per ulteriori informazioni sulla condivisione e l'invio di informazioni ai gruppi, consultaGestire e utilizzare i gruppi di contatti Smartsheet.
  3. La riga Oggetto e il corpo del Messaggio e-mail contengono valori predefiniti; è possibile modificare entrambi i campi secondo necessità.
  4. Usa le opzioni Personalizza e Layout per specificare i campi da includere nell'e-mail e il modo in cui verranno visualizzati.

    NOTA: l'opzione Layout è disponibile solo quando scegli di inviare una singola riga.

    Per impostazione predefinita vengono inviate tutte le colonne (compresi allegati e discussioni). Per escludere le colonne, fai clic sul pulsante Modifica e deseleziona qualsiasi nome di colonna che desideri omettere nell'e-mail.
  5. Seleziona Mettimi in copia per ricevere una copia dell'e-mail. Questo è l'unico modo per tenere traccia delle righe inviate da Smartsheet.

  6. Fai clic su Invia.

La riga o le righe selezionate saranno inserite nel corpo dell'e-mail e inviate ai destinatari. I messaggi vengono in genere inviati entro cinque minuti.


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Inviare un foglio come allegato e-mail

Puoi inviare un'istantanea di un foglio o di un report allegandola come file PDF o Excel (.xls) a un messaggio e-mail.

  1. Clicca sull'icona delle azioni sul foglio azioni sul foglio: nella barra degli strumenti a sinistra e seleziona Salva come allegato.

    Appare il modulo Invia come allegato.

    Invia come allegato
  2. Nella casella A, immetti gli indirizzi e-mail delle persone che devono ricevere l'e-mail. Separa i vari indirizzi e-mail con una virgola o con un punto e virgola.

    SUGGERIMENTI:

    • Se hai aggiunto dei contatti al tuo Elenco di contatti Smartsheet, clicca sull'icona collaboratori per selezionare i contatti che devono ricevere l'e-mail. Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo Contatti di Smartsheet.
    • Gli utenti di piani multiutente sono inoltre in grado di scegliere tra altri membri del loro team o tra i gruppi creati dai loro Amministratori del gruppo. Per ulteriori informazioni sulla condivisione e l'invio di informazioni ai gruppi, consulta Gestire e utilizzare i gruppi di contatti Smartsheet.
  3. Modifica la Riga dell'oggetto e il corpo del Messaggio, se necessario. Per impostazione predefinita, il nome del foglio è incluso nella Riga dell'oggetto.

  4. Seleziona il tipo di allegato nel campo Allega comePDF o Excel. SUGGERIMENTO: se invii il foglio come allegato PDF, puoi utilizzare il link opzioni per accedere al menu Impostazioni PDF e inoltre definire l'aspetto dell'allegato.

  5. Scegli un'opzione di Consegna per l'e-mail Invia come allegato.

Per impostazione predefinita, l'allegato verrà inviato immediatamente e una sola volta. Per inviare un file su base ricorrente, consulta la prossima sezione di questo articolo.

Impostazione della ricorrenza per l'invio di un allegato file

Per inviare un foglio come allegati in base a una ricorrenza specificata:

  1. Segui i passi sopra riportati per aprire il modulo Invia come allegato.
  2. All'interno del modulo, accanto a Consegna, fai clic sul link Pianifica.

    Invia come consegna allegato
     
  3. Nel modulo Opzioni di consegna, seleziona la frequenza con la quale desideri effettuare la consegna (Quotidianamente, Settimanalmente, Mensilmente, Annualmente) e specifica le altre opzioni di ricorrenza.
  4. Fai clic su OK.

Una volta effettuate le impostazioni, le ricorrenze verranno visualizzate nel pannello a destra del modulo Invia come allegato. Per modificare o eliminare un ricorrenza, fai clic sulla freccia accanto alla descrizione della ricorrenza.


Inviare un link sicuro a un foglio

Un link permanente è generato per ogni foglio in Smartsheet. I collaboratori con accesso in condivisione possono utilizzare il collegamento per accedere al foglio direttamente in Smartsheet, è possibile aggiungere il link ai preferiti per un accesso facilitato al foglio. Gli utenti che non sono elencati nella sezione Collaboratori del modulo Condivisione del foglio visualizzeranno un messaggio di errore se visitano il link permanente.

SUGGERIMENTO: per generare un link a un foglio che risulta accessibile da chiunque, consulta il nostro articolo del Centro assistenza sulla Pubbblicazione di elementi di Smartsheet.

  1. Fai clic sul pulsante Condividi sulla parte superiore di un elemento.

    Pulsante Condividi
    Viene visualizzato il modulo di condivisione. Se l'elemento non è condiviso con nessuno, compare Dettagli invito.

  2. Fai clic su Collaboratori per esporre l'URL per il link sicuro al foglio. (Il link sarà visualizzato sotto all'elenco dei collaboratori condivisi).
     
    Condivisione dei fogli con i collaboratori

  3. Clicca sull'icona a forma di busta a destra del link permanente per inviarlo via e-mail a tutti i collaboratori condivisi al foglio.


Personalizzare il messaggio condiviso

  1. Fai clic sull'icona di invio conondivisione del fogliobusta nella barra degli strumenti a sinistra e seleziona Invia e-mail agli utenti condivisi.

    Viene visualizzato il modulo Invia e-mail agli utenti condivisi.


    Per impostazione predefinita,il nome del foglio viene visualizzato nella riga Oggetto, ma puoi modificare sia l'oggetto sia il corpo del Messaggio come ritieni più opportuno. Per impostazione predefinita, l'e-mail viene inviata a tutti gli utenti con accesso in condivisione al foglio, ma puoi cliccare su Tutti gli utenti condivisi per restringere l'elenco dei destinatari.
     
  2. Clicca su Mettimi in copia per ricevere una copia dell'e-mail.

    Questo è l'unico modo per tenere traccia delle e-mail che invii ai tuoi collaboratori tramite Smartsheet.
     
  3. Clicca su Invia.

I destinatari riceveranno la tua e-mail contenente un link sul quale possono cliccare per accedere e aprire il foglio.

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