Condividi un workspace

Applica a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Funzionalità

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Per condividere/annullare la condivisione di un workspace o modificare le autorizzazioni di condivisione per collaboratori, è necessario essere il Proprietario del workspace o disporre della condivisione con livelli di autorizzazione di condivisione a livello di Amministratore o Editor: può condividere. Mentre il Proprietario o l’Amministratore possono modificare le autorizzazioni di condivisione di qualunque collaboratore, gli Editor: può condividere non possono modificare il Proprietario o gli Amministratori.

Quando condividi un workspace con un utente, questi avrà accesso a tutti gli elementi in quel workspace.

A seconda delle tue esigenze di condivisione, puoi rimuovere gli utenti dal workspace o modificare i loro livelli di autorizzazione di condivisione.

Le persone con cui condividi un workspace non possono accedere a nessuno degli altri tuoi elementi Smartsheet a meno che tu non scelga di condividerli. Per condividere un elemento in un workspace senza condividerne l'intero workspace, condividi un singolo foglio in un workspace.


Inizia con la condivisione del workspace

Per aprire un workspace

  1. A sinistra della barra di navigazione, seleziona Sfoglia icona Sfoglia.

  2. Per aprire un workspace, seleziona Workspace quindi seleziona il nome del workspace che desideri condividere.

Una volta che sei nel workspace, seleziona queste due impostazioni.

  • Workspace condiviso per: Usalo per vedere chi ha accesso al workspace.
  • Colonna Condivisione: Controlla come viene condiviso un elemento del workspace. Se un elemento è condiviso individualmente (o con altri collaboratori nel workspace), vedrai l'icona, come nell'immagine qui sotto.

Elemento condiviso individualmente e in workspace

Per vedere quali utenti o gruppi hanno accesso all'elemento, passa il mouse sopra Icona per controllare l'elenco dei collaboratori su un elemento Smartsheet .

Per condividere il workspace

  1. Nell'angolo in alto a destra del workspace, seleziona Condividi.
  2. Nel modulo Condivisione workspace, compila i seguenti campi:
    • Invita collaboratori: Digita gli indirizzi e-mail degli utenti o dei gruppi con cui condividere il workspace. Oppure, seleziona l’icona Seleziona contatti per aggiungere i tuoi contatti come collaboratori.
    • Autorizzazioni: Seleziona un livello di autorizzazione per ogni collaboratore.
  3. Nella sezione Dettagli invito, personalizza il messaggio.
  4. Seleziona Condividi workspace.
  5. Se viene visualizzata una finestra di dialogo che conferma se desideri comunque inviare la notifica, seleziona Notifica ugualmenteNotifica ugualmente
    • Per rimuovere persone dalla mailing list:
      1. Seleziona Indietro.
      2. Deseleziona la casella di spunta Notifica agli utenti.

I contatti selezionati avranno accesso al workspace e riceveranno una notifica, se hai scelto di inviarne una.


Interrompi la condivisione o modifica i livelli di autorizzazione

Per rimuovere un collaboratore o modificare il suo livello di autorizzazione

  1. Nell'area in alto a destra del workspace, seleziona Condividi
  2. Apri la sezione Collaboratoridel modulo Condivisione del workspace.
  3. Posiziona il cursore del mouse sul collaboratore che desideri rimuovere o modificare:
  4. Rimuovi un collaboratore o modifica il suo livello di autorizzazione utilizzando uno di questi elementi:
    • Icona Rimuovi dalla condivisione Workspace: Seleziona questa icona per rimuovere il collaboratore dal workspace. 
      Se interrompi la condivisione con un collaboratore mentre sta visualizzando un foglio nel workspace, il collaboratore riceverà un messaggio di errore la prossima volta che esegue un salvataggio o un aggiornamento.
    • Elenco a discesa Autorizzazioni: Seleziona un nuovo livello di autorizzazione dall’elenco a discesa. 


Autorizzazioni di condivisione del workspace

L'accesso di un utente (o di un gruppo) a un workspace e ai suoi elementi dipenderà dal livello di autorizzazione che concedi loro. Per questo motivo, è buona norma condividere un workspace utilizzando le autorizzazioni di livello più basso (ad es. Visualizzatore, Commentatore).

Se modifichi l'autorizzazione dell'amministratore di un workspace in Editor o Visualizzatore, sarai il nuovo proprietario degli elementi Smartsheet che possiede in quel workspace. Perderanno i diritti di proprietà sui fogli che hanno creato.

Fai riferimento a questa tabella per sapere come sarà influenzato l'accesso di un utente a un workspace o a un foglio in un workspace.
 

Quando fai questo
 
L’utente Ad esempio
Assegna un livello di autorizzazione al workspace di livello Amministratore o superiore a un utente che dispone di autorizzazioni di condivisione a livello di Editor o inferiori in un elemento Smartsheet che risiede in quel workspace Hai un'autorizzazione di condivisione del workspace di lavoro di livello amministratore o superiore per l'elemento Smartsheet che si trova in quel workspace Hai concesso a qualcuno l'accesso a livello di editor a un foglio e poi lo hai reso un amministratore nel workspace in cui si trova il foglio. Quella persona avrà autorizzazioni di condivisione a livello di amministratore sul foglio.
Assegna a un utente un'autorizzazione di condivisione del workspace Non vede modifiche al suo accesso a un elemento nel workspace
 
Un utente è un editor in un foglio in un workspace. Quindi, hai concesso loro un accesso Visualizzatore a quel workspace. Il livello di autorizzazione che ha in quel foglio non cambierà. Sarà ancora un editor su quel foglio.

Non è possibile dare a un altro collaboratore un livello di accesso superiore al proprio. Ad esempio, se sei un editor, non puoi promuovere un altro editor ad amministratore.

Attività Lettore Commentatore Editor: non può condividere Editor: può condividere Amministratore Proprietario
Visualizza tutti i contenuti degli elementi nel workspace
Modifica i fogli e aggiungi i documenti e i commenti ai fogli nel workspace No Sì (solo commenti)
Condividi il workspace o i suoi contenuti con altri No No No
Modifica il layout delle colonne nei fogli No No No No
Aggiungi, modifica, rinomina o elimina i fogli nel workspace No No No No
Spostamento di elementi all’interno o all’esterno di un workspace No No No No
Elimina elementi dal workspace No No No No
Elimina il workspace No No No No No

Per informazioni dettagliate sui livelli di autorizzazione e su come influiscono sugli elementi di Smartsheet (fogli, pannelli di controllo, e così via), consulta l’articoloLivelli di autorizzazione di condivisione .

Puoi rendere la condivisione del workspace più semplice per la gestione con Gruppi di contatti Smartsheet. Nota che se condividi un workspace con un gruppo di contatto Smartsheet, tutti i membri del gruppo ereditano il livello di autorizzazione selezionato.