Condividi un workspace

Quando condividi un workspace con un utente, quest’ultimo avrà accesso a tutti gli elementi al suo interno.

A seconda delle tue esigenze di condivisione, potrai rimuovere gli utenti dal workspace o modificare i loro livelli di autorizzazione di condivisione.

Gli utenti con cui condividi un workspace non possono accedere agli altri tuoi elementi Smartsheet a meno che tu non scelga di condividere anche questi ultimi. Per condividere un elemento in un workspace senza condividere l’intero workspace, condividi un foglio singolo in un workspace.

Inizia con la condivisione del workspace

Per aprire un workspace

1. Sulla barra di navigazione sinistra, seleziona Sfoglia.
2. Seleziona Workspace e il nome del workspace da condividere. 

Quando ti trovi nel workspace, verifica queste due impostazioni:

• Workspace condiviso con: mostra chi ha accesso al workspace.
• Condivisione: mostra come viene condiviso un elemento del workspace. Se un elemento viene condiviso individualmente con altri collaboratori nel workspace, vedrai l’icona . Per visualizzare gli utenti o i gruppi che hanno accesso all’elemento, posiziona il mouse su di esso.

Condividi un workspace

1. Nell’angolo in alto a destra del workspace, seleziona Condividi.
2. Nel campo Invita persone e gruppi digita gli indirizzi e-mail degli utenti o dei gruppi con cui condividere il workspace.
3. Seleziona un livello di autorizzazione per ogni collaboratore. 
4. Facoltativo: seleziona Personalizza messaggio per personalizzare il messaggio che i tuoi collaboratori riceveranno.
5. Seleziona Condividi.

Se hai un numero elevato di destinatari di posta elettronica, vedrai una finestra di dialogo che chiede se vuoi comunque inviare la notifica, seleziona Notifica ugualmente per inviare loro tutte le notifiche oppure rimuovi persone dalla mailing list selezionando Indietro e deselezionando la casella di controllo Notifica alle persone.

I contatti selezionati avranno accesso al workspace e riceveranno una notifica se decidi di inviarne una.

Condividi un elemento in un workspace

1. Nel workspace, apri l’elemento che desideri condividere
2. Nell’angolo in alto a destra dell’elemento, seleziona Condividi.
3. Nel campo Invita persone e gruppi digita gli indirizzi e-mail degli utenti o dei gruppi con cui condividere il workspace.
4. Seleziona un livello di autorizzazione per ogni collaboratore. 
5. Facoltativo: seleziona Personalizza messaggio per personalizzare il messaggio che i tuoi collaboratori riceveranno.
6. Seleziona Condividi. Puoi inoltre condividere il workspace selezionando Condividi nel workspace.

Differenzia quando un collaboratore ha accesso solo all’elemento o al workspace guardando l’icona accanto al livello di autorizzazione di cui dispone. 

• Quando hanno accesso al workspace, viene visualizzata l’icona .
• Quando hanno accesso solo all’elemento, viene visualizzata la rispettiva icona dell’elemento. 

Interrompi la condivisione o modifica i livelli di autorizzazione

1. Nell’area in alto a destra del workspace, seleziona Condividi. 
2. Apri la sezione Collaboratori del modulo Condividi workspace.
3. Posiziona il cursore del mouse sul collaboratore che desideri rimuovere o modificare.
4. Rimuovi un collaboratore o modificane il livello di autorizzazione usando uno di questi elementi:

   • Rimuovi da condivisione workspace: seleziona questa icona per rimuovere il collaboratore dal workspace. 

     Se interrompi la condivisione con un collaboratore mentre sta visualizzando un foglio nel workspace, il collaboratore riceverà un messaggio di errore la prossima volta che esegue un salvataggio o un aggiornamento.

   • Autorizzazioni: seleziona un nuovo livello di autorizzazione dall’elenco a discesa. 

Autorizzazioni di condivisione del workspace

L’accesso di un utente (o di un gruppo) a un workspace e ai relativi elementi dipende dal livello di autorizzazione che concedi. Per questo motivo, è consigliabile condividere un workspace con il livello di autorizzazione più basso (come Visualizzatore o Commentatore).

Se modifichi l'autorizzazione di un Amministratore del workspace in Editor o Visualizzatore, sarai il nuovo proprietario degli elementi Smartsheet di sua proprietà in tale workspace. L’ex Amministratore, inoltre, perderà i diritti sui fogli creati.

Fai riferimento a questa tabella per gli esempi di come l’accesso di un utente a un workspace o a un foglio di un workspace potrebbe cambiare.
 

Non è possibile dare a un altro collaboratore un livello di accesso superiore al proprio. Ad esempio, se sei un Editor non puoi promuovere ad Amministratore un altro Editor.

Per i dettagli sui livelli di autorizzazione e su come influiscono sugli elementi Smartsheet (fogli, dashboard e così via), consulta l’articolo Condivisione dei livelli di autorizzazione.

Puoi rendere la condivisione del workspace più semplice da gestire con i Gruppi di contatto Smartsheet. Tieni presente che se condividi un workspace con un gruppo di contatto Smartsheet, tutti i membri del gruppo ereditano il livello di autorizzazione selezionato.