Quando condividi un workspace, fornisci all’utente con cui condividi l’accesso a tutti gli elementi che contiene il workspace. Tale utente potrà accedere al workplace nel campo Home (nel pannello di sinistra) > Workspace.
A seconda delle tue esigenze di condivisione, è facile rimuovere gli utenti dal workspace o modificare i loro livelli di autorizzazione di condivisione.
NOTE:
- Gli utenti con cui condividi non potranno accedere a nessuno degli altri tuoi dati Smartsheet (a meno che tu non scelga di condividerli con loro).
- Se desideri condividere un foglio o un altro elemento contenuto in un workspace senza dover condividere l’intero workspace con loro, è possibile. A tale scopo,condivideresti un singolo foglio in un workspace.Questa opzione fornisce all’utente con cui condividi l'accesso solo al foglio in questione. Per informazioni su questa funzionalità, consulta l'articolo Condivisione di fogli.
Autorizzazioni richieste
Per condividere o modificare le autorizzazioni di condivisione per collaboratori, devi essere il Proprietario del workspace o disporre di autorizzazioni di condivisione a livello di Amministratore.
In questo articolo
- Inizia con la condivisione del Workspace
- Interrompi la condivisione o modifica i livelli di autorizzazione
- Autorizzazioni di condivisione del workspace
Inizia con la condivisione del Workspace
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Fai clic sull'icona Menu (angolo in alto a sinistra della finestra di Smartsheet) > Home.
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Nel riquadro a sinistra, nel campo Workspace, clicca sul nome del workspace.
Potrai vedere chi è in condivisione con il workspace nel campo Workspace in condivisione con.
SUGGERIMENTO: La colonna Condivisione nel workspace fornisce informazioni su come sono condivisi gli elementi al suo interno. Se un elemento viene condiviso individualmente (oltre a essere condiviso con utenti nel workspace), vedrai l’icona più e un’icona di un individuo accanto all'elemento come nell'immagine seguente:
Per iniziare la condivisione del workspace, clicca sul pulsante Condividi nell’angolo in alto a destra del workspace.
Questo visualizzerà la finestra di condivisione Workspace.
Dalla finestra Workspace, segui i seguenti passaggi:
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Nella casella Invita collaboratori, seleziona o inserisci gli indirizzi e-mail degli utenti o dei gruppi con cui desideri condividere il workspace. (Separa i vari indirizzi e-mail con una virgola o con un punto e virgola).
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Seleziona un livello di Autorizzazioni per tutti gli elementi nel workspace. (Per maggiori informazioni su cosa possono fare gli utenti con ogni livello di autorizzazione, consulta la sezione seguente sulle Autorizzazioni di condivisione del workspace ).
SUGGERIMENTO: Utilizza i Dettagli invito per personalizzare la notifica di condivisione. -
Clicca sul pulsante Condividi workspace.
Questo aggiunge gli utenti che hai selezionato nel passaggio 1 al workspace e invia l'e-mail di condivisione se hai scelto di inviarne una.
Interrompi la condivisione o modifica i livelli di autorizzazione
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Per rimuovere un collaboratore o modificare il suo livello di autorizzazione, clicca sul pulsante Condividi nell’angolo in alto a destra del workspace e apri la sezione Collaboratori del modulo Condivisione del workspace.
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Posiziona il cursore del mouse sul collaboratore che desideri rimuovere o modificare:
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Rimuovi dalla condivisione Workspace: Clicca sulla x a destra del livello di autorizzazione. Il collaboratore viene rimosso dal workspace e non è più in grado di aprire nessun elemento del workspace.
NOTA: Se interrompi la condivisione con un collaboratore mentre sta visualizzando un foglio nel workspace, il collaboratore riceverà un messaggio di errore la prossima volta che esegue un salvataggio o un aggiornamento. -
Modifica autorizzazioni: Seleziona un nuovo livello di autorizzazione dall’elenco a discesa. Non è possibile dare a un altro collaboratore un livello di accesso superiore al proprio (ad esempio un Editor non può promuovere un altro da Editor ad Amministratore).
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Autorizzazioni di condivisione del workspace
Il livello di autorizzazione che fornisci a un utente nel workspace (individualmente o tramite un gruppo di contatto) gli offre l'accesso al workspace e a tutti gli elementi che contiene con quel livello di autorizzazioni. Per esempio, se concedi a qualcuno le autorizzazioni di condivisione a livello Editor per un foglio e poi gli fornisci le autorizzazioni a livello Amministratore per il workspace che contiene il foglio, a tale persona saranno concesse le autorizzazioni di condivisione a livello amministratore per il foglio. Per questo motivo, è buona prassi condividere mediante le autorizzazioni necessarie a livello più basso.
Nota che non puoi fornire a un altro collaboratore un livello di accesso superiore al tuo (ad esempio un Editor non può promuovere un altro da Editor ad Amministratore).
| Attività | Lettore | Editor: non può condividere | Editor: può condividere | Amministratore | Proprietario |
|---|---|---|---|---|---|
| Visualizza tutti i contenuti degli elementi nel workspace | Sì | Sì | Sì | Sì | Sì |
| Modifica i fogli e aggiungi i documenti e i commenti ai fogli nel workspace | No | Sì | Sì | Sì | Sì |
| Condividi il workspace o i suoi contenuti con altri | No | No | Sì | Sì | Sì |
| Modifica il layout delle colonne nei fogli | No | No | No | Sì | Sì |
| Aggiungi, modifica, rinomina o elimina i fogli nel workspace | No | No | No | Sì | Sì |
| Sposta elementi nel workspace | No | No | No | Sì | Sì |
| Elimina elementi dal workspace | No | No | No | Sì | Sì |
| Elimina il workspace | No | No | No | No | Sì |
IMPORTANTE: Un amministratore può rendere se stesso il proprietario del workspace eliminando l'attuale proprietario del workspace. Questo è l'unico modo per modificare la proprietà di un workspace. Per ulteriori dettagli, vedi Trasferisci la proprietà di un workspace.
Per dettagli sui livelli di autorizzazione e su come influiscono sugli elementi di Smartsheet (fogli, pannelli di controllo, e così via), consulta l’articoloCondivisione dei livelli di autorizzazione .
SUGGERIMENTO: Puoi rendere la condivisione del workspace più semplice da gestire con Gruppi di contatto Smartsheet (vediGestisci e utilizza i gruppi di contatto Smartsheet).Nota che se condividi un workspace con un gruppo di contatto Smartsheet,tutti i membri del gruppo ereditano il livello di autorizzazione selezionato.