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- Business
- Enterprise
Funzionalità
Chi può utilizzare questa funzionalità?
Per condividere/annullare la condivisione di un workspace o modificare le autorizzazioni di condivisione per i collaboratori, è necessario essere il Proprietario del workspace o disporre della condivisione con livelli di autorizzazione di condivisione a livello di Amministratore o Editor - può condividere. Mentre il Proprietario o l’Amministratore possono modificare le autorizzazioni di condivisione di qualunque collaboratore, gli Editor - può condividere non possono modificare il Proprietario o gli Amministratori.
Condividi un workspace
Quando condividi un workspace con un utente, quest'ultimo avrà accesso a tutti gli elementi al suo interno.
A seconda delle tue esigenze di condivisione, potrai rimuovere gli utenti dal workspace o modificare i loro livelli di autorizzazione di condivisione.
Gli utenti con cui condividi un workspace non possono accedere agli altri tuoi elementi Smartsheet a meno che tu non scelga di condividere anche questi ultimi. Per condividere un elemento in un workspace senza condividere l'intero workspace, condividi un foglio singolo in un workspace.
Inizia con la condivisione del workspace
Per aprire un workspace
-
Sulla barra di navigazione sinistra, seleziona Sfoglia
. -
Per aprire un workspace, seleziona Workspace e seleziona il nome del workspace da condividere.
Quando ti trovi nel workspace, verifica queste due impostazioni:
- Workspace condiviso con: usa questa impostazione per verificare chi ha accesso al workspace.
- Colonna Condivisione: verifica come viene condiviso un elemento del workspace. Se un elemento viene condiviso individualmente (o con altri collaboratori nel workspace), vedrai l'icona come nell'immagine seguente.
Per visualizzare gli utenti o i gruppi che hanno accesso all'elemento, passa con il mouse su 
.
Per condividere il workspace
- Nell'angolo in alto a destra del workspace, seleziona Condividi.
- Nel modulo Condivisione workspace, compila i campi seguenti:
- Invita collaboratori: digita gli indirizzi e-mail degli utenti o dei gruppi con cui condividere il workspace. In alternativa, seleziona l'icona Seleziona contatti per aggiungere i contatti come collaboratori.
- Autorizzazioni: seleziona un livello di autorizzazione per ogni collaboratore.
- Personalizza il messaggio nella sezione Dettagli invito.
- Seleziona Condividi workspace.
- Se visualizzi una finestra di dialogo che chiede se vuoi comunque inviare la notifica, seleziona Notifica ugualmente.
- Per rimuovere utenti dalla mailing list:
- Seleziona Indietro.
- Deseleziona la casella di spunta Notifica agli utenti .
I contatti selezionati avranno accesso al workspace e riceveranno una notifica se decidi di inviarne una.
Interrompi la condivisione o modifica i livelli di autorizzazione
Per rimuovere un collaboratore o modificarne il livello di autorizzazione
- Nell'area in alto a destra del workspace, seleziona Condividi.
- Apri la sezione Collaboratori del modulo Condivisione workspace.
- Posiziona il cursore del mouse sul collaboratore che desideri rimuovere o modificare.
- Rimuovi un collaboratore o modificane il livello di autorizzazione usando uno di questi elementi:
- Icona Rimuovi da condivisione workspace: seleziona questa icona per rimuovere il collaboratore dal workspace.
Se interrompi la condivisione con un collaboratore mentre sta visualizzando un foglio nel workspace, il collaboratore riceverà un messaggio di errore la prossima volta che esegue un salvataggio o un aggiornamento. -
Elenco a discesa Autorizzazioni: seleziona un nuovo livello di autorizzazione dall’elenco a discesa.
- Icona Rimuovi da condivisione workspace: seleziona questa icona per rimuovere il collaboratore dal workspace.
Pannello Workspace in condivisione con
L'accesso di un utente (o di un gruppo) a un workspace e ai relativi elementi dipenderà dal livello di autorizzazione che concedi. Per questo motivo, è consigliabile condividere un workspace con il livello di autorizzazioni più basso (come Visualizzatore o Commentatore).
Se modifichi l'autorizzazione di un Amministratore del workspace in Editor o Visualizzatore, sarai il nuovo proprietario degli elementi Smartsheet di sua proprietà in tale workspace. L'ex Amministratore, inoltre, perderà i diritti sui fogli creati.
Fai riferimento a questa tabella per gli esempi di come l'accesso di un utente a un workspace o a un foglio del workspace potrebbe cambiare.
| Operazione che effettui |
Effetto sull'utente | Ad esempio |
|---|---|---|
| Fornisci a un utente autorizzazioni di condivisione del workspace più elevate rispetto a quelle su un elemento singolo | Riceve il livello di autorizzazione più elevato sull'elemento situato in tale workspace | Hai fornito a un utente l'accesso Editor a un foglio e l'hai quindi promosso ad Amministratore nel workspace in cui si trova il foglio. Tale utente riceverà autorizzazioni di livello Amministratore per il foglio. |
| Fornisci a un utente autorizzazioni di condivisione del workspace inferiori rispetto a quelle su un elemento singolo | L'utente non nota modifiche al proprio accesso all'elemento nel workspace. | Un utente è un Editor in un foglio. Tu concedi quindi a tale utente l'accesso Visualizzatore al workspace in cui si trova il foglio. Il suo livello di autorizzazione in quel foglio non cambierà: sarà comunque un Editor in esso. |
Non è possibile dare a un altro collaboratore un livello di accesso superiore al proprio. Ad esempio, se sei un Editor non puoi promuovere ad Amministratore un altro Editor.
| Attività | Visualizzatore | Commentatore | Editor | Amministratore | Proprietario |
|---|---|---|---|---|---|
| Visualizza tutti i contenuti degli elementi del workspace | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Aggiungi commenti e allegati alle righe | x | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Modifica contenuti in fogli e report | x | x | ✓ | ✓ | ✓ |
| Condividi il workspace o relativi elementi | x | x |
x |
✓ | ✓ |
| Rinomina o aggiungi elementi del workspace | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Sposta elementi all'interno o all'esterno del workspace | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Elimina elementi dal workspace | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Elimina il workspace | x | x | x | x | ✓ |
Per informazioni dettagliate sui livelli di autorizzazione e su come influiscono sugli elementi di Smartsheet (fogli, dashboard, e così via), consulta l’articolo Livelli di autorizzazione di condivisione.
Puoi rendere la condivisione del workspace più semplice da gestire con i Gruppi di contatto Smartsheet. Nota che se condividi un workspace con un gruppo di contatto Smartsheet, tutti i membri del gruppo ereditano il livello di autorizzazione selezionato.