Migliora la collaborazione gestendo i livelli di accesso e autorizzazione durante la condivisione di workspace o elementi nel workspace.
Quando condividi un workspace con un utente, quest’ultimo avrà accesso a tutti gli elementi al suo interno.
A seconda delle tue esigenze di condivisione, potrai rimuovere gli utenti dal workspace o modificare i loro livelli di autorizzazione di condivisione.
Gli utenti con cui condividi un workspace non possono accedere agli altri tuoi elementi Smartsheet a meno che tu non scelga di condividere anche questi ultimi. Per condividere un elemento in un workspace senza condividere l’intero workspace, condividi un foglio singolo in un workspace.
Inizia con la condivisione del workspace
Per aprire un workspace
- Sulla barra di navigazione sinistra, seleziona Sfoglia
.
- Seleziona Workspace e il nome del workspace da condividere.
Quando ti trovi nel workspace, verifica queste due impostazioni:
- Workspace condiviso con: mostra chi ha accesso al workspace.
- Condivisione: mostra come viene condiviso un elemento del workspace. Se un elemento viene condiviso individualmente con altri collaboratori nel workspace, vedrai l’icona
. Per visualizzare gli utenti o i gruppi che hanno accesso all’elemento, posiziona il mouse su di esso.
Condividi un workspace
- Nell’angolo in alto a destra del workspace, seleziona Condividi.
- Nel campo Invita persone e gruppi digita gli indirizzi e-mail degli utenti o dei gruppi con cui condividere il workspace.
- Seleziona un livello di autorizzazione per ogni collaboratore.
- Facoltativo: seleziona Personalizza messaggio per personalizzare il messaggio che i tuoi collaboratori riceveranno.
- Seleziona Condividi.
Se hai un numero elevato di destinatari di posta elettronica, vedrai una finestra di dialogo che chiede se vuoi comunque inviare la notifica, seleziona Notifica ugualmente per inviare loro tutte le notifiche oppure rimuovi persone dalla mailing list selezionando Indietro e deselezionando la casella di controllo Notifica alle persone.
I contatti selezionati avranno accesso al workspace e riceveranno una notifica se decidi di inviarne una.
Condividi un elemento in un workspace
- Nel workspace, apri l’elemento che desideri condividere
- Nell’angolo in alto a destra dell’elemento, seleziona Condividi.
- Nel campo Invita persone e gruppi digita gli indirizzi e-mail degli utenti o dei gruppi con cui condividere il workspace.
- Seleziona un livello di autorizzazione per ogni collaboratore.
- Facoltativo: seleziona Personalizza messaggio per personalizzare il messaggio che i tuoi collaboratori riceveranno.
- Seleziona Condividi. Puoi inoltre condividere il workspace selezionando Condividi nel workspace.
Differenzia quando un collaboratore ha accesso solo all’elemento o al workspace guardando l’icona accanto al livello di autorizzazione di cui dispone.
- Quando hanno accesso al workspace, viene visualizzata l’icona
.
- Quando hanno accesso solo all’elemento, viene visualizzata la rispettiva icona dell’elemento.
Interrompi la condivisione o modifica i livelli di autorizzazione
- Nell’area in alto a destra del workspace, seleziona Condividi.
- Apri la sezione Collaboratori del modulo Condividi workspace.
- Posiziona il cursore del mouse sul collaboratore che desideri rimuovere o modificare.
- Rimuovi un collaboratore o modificane il livello di autorizzazione usando uno di questi elementi:
Rimuovi da condivisione workspace: seleziona questa icona per rimuovere il collaboratore dal workspace.
Se interrompi la condivisione con un collaboratore mentre sta visualizzando un foglio nel workspace, il collaboratore riceverà un messaggio di errore la prossima volta che esegue un salvataggio o un aggiornamento.
- Autorizzazioni: seleziona un nuovo livello di autorizzazione dall’elenco a discesa.
Autorizzazioni di condivisione del workspace
L’accesso di un utente (o di un gruppo) a un workspace e ai relativi elementi dipende dal livello di autorizzazione che concedi. Per questo motivo, è consigliabile condividere un workspace con il livello di autorizzazione più basso (come Visualizzatore o Commentatore).
Se modifichi l'autorizzazione di un Amministratore del workspace in Editor o Visualizzatore, sarai il nuovo proprietario degli elementi Smartsheet di sua proprietà in tale workspace. L’ex Amministratore, inoltre, perderà i diritti sui fogli creati.
Fai riferimento a questa tabella per gli esempi di come l’accesso di un utente a un workspace o a un foglio di un workspace potrebbe cambiare.
Quando tu | L’utente | Ad esempio: |
---|---|---|
Quando tu Fornisci a un utente autorizzazioni di condivisione del workspace più elevate rispetto a quelle che possiede su un elemento singolo | L’utente Riceve il livello di autorizzazione più elevato sull’elemento situato in tale workspace | Ad esempio: Hai fornito a un utente l’accesso Editor a un foglio e gli hai quindi concesso le autorizzazioni di Amministratore nel workspace in cui si trova il foglio. Riceverà autorizzazioni di livello Amministratore per il foglio. |
Quando tu Fornisci a un utente autorizzazioni di condivisione del workspace inferiori rispetto a quelle che possiede su un elemento singolo | L’utente Non nota modifiche al proprio accesso all’elemento nel workspace. | Ad esempio: Un utente è un Editor in un foglio. Tu concedi quindi a tale utente l'accesso Visualizzatore al workspace in cui si trova il foglio. Il suo livello di autorizzazione in quel foglio non cambierà: sarà comunque un Editor in esso. |
Non è possibile dare a un altro collaboratore un livello di accesso superiore al proprio. Ad esempio, se sei un Editor non puoi promuovere ad Amministratore un altro Editor.
Attività | Visualizzatore | Commentatore | Editor | Amministratore | Proprietario |
---|---|---|---|---|---|
Attività Visualizza tutti i contenuti degli elementi del workspace | Visualizzatore Included | Commentatore Included | Editor Included | Amministratore Included | Proprietario Included |
Attività Aggiungi commenti e allegati alle righe | Visualizzatore Not Included | Commentatore Included | Editor Included | Amministratore Included | Proprietario Included |
Attività Modifica contenuti in fogli e report | Visualizzatore Not Included | Commentatore Not Included | Editor Included | Amministratore Included | Proprietario Included |
Attività Condividi il workspace o relativi elementi | Visualizzatore Not Included | Commentatore Not Included | Editor x (se non specificato) | Amministratore Included | Proprietario Included |
Attività Rinomina o aggiungi elementi del workspace | Visualizzatore Not Included | Commentatore Not Included | Editor Not Included | Amministratore Included | Proprietario Included |
Attività Sposta elementi all'interno o all'esterno del workspace | Visualizzatore Not Included | Commentatore Not Included | Editor Not Included | Amministratore Included | Proprietario Included |
Attività Elimina elementi dal workspace | Visualizzatore Not Included | Commentatore Not Included | Editor Not Included | Amministratore Included | Proprietario Included |
Attività Elimina il workspace | Visualizzatore Not Included | Commentatore Not Included | Editor Not Included | Amministratore Not Included | Proprietario Included |
Per i dettagli sui livelli di autorizzazione e su come influiscono sugli elementi Smartsheet (fogli, dashboard e così via), consulta l’articolo Condivisione dei livelli di autorizzazione.
Puoi rendere la condivisione del workspace più semplice da gestire con i Gruppi di contatto Smartsheet. Tieni presente che se condividi un workspace con un gruppo di contatto Smartsheet, tutti i membri del gruppo ereditano il livello di autorizzazione selezionato.