Migliora la collaborazione condividendo i workspace e gli elementi al suo interno. Comprendi meglio come consentire ai tuoi collaboratori di accedere agli elementi di cui hanno bisogno.
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Quando condividi un workspace con un utente, l’utente può accedere a tutti gli elementi in quel workspace.
A seconda delle tue esigenze di condivisione, potrai rimuovere gli utenti dal workspace o modificare i loro livelli di autorizzazione di condivisione.
Le persone con cui condividi un workspace non possono accedere ad alcuno dei tuoi elementi Smartsheet al di fuori del workspace a meno che tu non li condivida con loro esplicitamente. Per condividere gli elementi del workspace singolarmente, consulta Panoramica: condividere fogli e report per i dettagli.
Nozioni base sulla condivisione dei workspace
Per aprire un workspace
- Seleziona Home > Tutti i workspace...
- Seleziona il nome del workspace che desideri condividere.
Per rivedere chi ha già accesso al tuo workspace:
- Seleziona Condividi > Workspace ed esamina l’elenco Persone con accesso.
Per verificare chi ha già accesso a un elemento:
- Seleziona Condividi > Foglio ed esamina l’elenco Persone con accesso .
Condividere un workspace
- Nell’angolo in alto a destra del workspace, seleziona Condividi > Workspace.
- Nel campo Invita persone e gruppi, digita gli indirizzi e-mail degli utenti o dei gruppi con cui condividerai il workspace.
- Seleziona un livello di autorizzazione per ogni collaboratore.
- Opzionale: seleziona Personalizza messaggio per personalizzare il messaggio per i tuoi collaboratori.
- Seleziona Condividi.
Le persone e i gruppi che hai invitato sono in condivisione nel workspace e ricevono la notifica.
Se hai molti destinatari e-mail, una finestra di dialogo conferma l’invito. Se desideri comunque inviare la notifica, seleziona Notifica ugualmente. Puoi rimuovere persone dalla mailing list selezionando Indietro e deselezionando la casella di spunta Notifica alle persone.
I Proprietari o gli Amministratori possono condividere, annullare la condivisione e modificare le autorizzazioni di condivisione di qualsiasi collaboratore.
Condividi un elemento in un workspace
- Nel workspace, apri l’elemento che desideri condividere
- Nell’angolo in alto a destra dell’elemento, seleziona Condividi.
- Nel campo Invita persone e gruppi, digita gli indirizzi e-mail degli utenti o dei gruppi con cui condividerai il workspace.
- Seleziona un livello di autorizzazione per ogni collaboratore.
- Opzionale: seleziona Personalizza messaggio per personalizzare il messaggio per i tuoi collaboratori.
- Seleziona Condividi. Puoi inoltre condividere il workspace selezionando Condividi su workspace.
Guarda l’icona accanto al livello di autorizzazione del collaboratore per distinguere quando ha accesso solo all’elemento o al workspace.
- Quando ha accesso al workspace, viene visualizzata l’icona
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. - Quando ha accesso solo all’elemento, viene visualizzata questa icona
Brandfolder Image
per i fogli, questa icona
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per i report e questa icona
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per le dashboard.
Interrompere la condivisione o modificare i livelli di autorizzazione a livello di workspace
- Nell’area in alto a destra del workspace, seleziona Condividi > Workspace.
- Posiziona il cursore del mouse sul collaboratore che desideri rimuovere o modificare.
- Puoi rimuovere un collaboratore cliccando sulla X accanto al relativo livello di autorizzazione o modificarne il livello di autorizzazione selezionando un’autorizzazione diversa dal menu a discesa.
Se interrompi la condivisione con un collaboratore quando visualizza un foglio nel workspace, il collaboratore riceverà un messaggio di errore al prossimo salvataggio o aggiornamento.
Autorizzazioni di condivisione del workspace
Il livello di autorizzazione che concedi a un utente (o a un gruppo) ne determina l’accesso a un workspace e ai suoi elementi, a seconda del livello di autorizzazione da te concesso.
Come best practice, dovresti condividere un workspace utilizzando le autorizzazioni di livello più basso (Visualizzatore, Commentatore).
Se modifichi l’autorizzazione di un Amministratore di un workspace in Editor o Visualizzatore, diventi tu il nuovo proprietario degli elementi Smartsheet di sua proprietà in quel workspace.
Questa tabella mostra in che modo potrebbe essere influenzato l’accesso di un utente a un workspace o a un elemento al suo interno.
| Quando tu | L’utente | Ad esempio: |
|---|---|---|
| Fornisci a un utente autorizzazioni di condivisione del workspace più elevate rispetto a quelle che possiede su un elemento singolo | Riceve il livello di autorizzazione più elevato sull’elemento situato in tale workspace | Hai fornito a un utente l’accesso Editor a un foglio e gli hai quindi concesso le autorizzazioni di Amministratore nel workspace in cui si trova il foglio. Riceverà autorizzazioni di livello Amministratore per il foglio. |
| Fornisci a un utente autorizzazioni di condivisione del workspace inferiori rispetto a quelle che possiede su un elemento singolo | Non nota modifiche al proprio accesso all’elemento nel workspace. | Un utente è un Editor in un foglio. Tu concedi quindi a tale utente l'accesso Visualizzatore al workspace in cui si trova il foglio. Il suo livello di autorizzazione in quel foglio non cambierà: sarà comunque un Editor. |
Non puoi concedere a un altro collaboratore un livello di accesso superiore al tuo. Ad esempio, se sei un Editor non puoi promuovere un altro Editor ad Amministratore.
| Attività | Visualizzatore | Commentatore | Editor | Amministratore | Proprietario |
|---|---|---|---|---|---|
| Visualizza tutti i contenuti degli elementi del workspace | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Aggiungi commenti e allegati alle righe | x | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Modifica contenuti in fogli e report | x | x | ✓ | ✓ | ✓ |
| Condividi il workspace o relativi elementi | x | x | x (se non specificato) | ✓ | ✓ |
| Rinomina o aggiungi elementi del workspace | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Sposta elementi all'interno o all'esterno del workspace | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Elimina elementi dal workspace | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Elimina il workspace | x | x | x | x | ✓ |
Consulta l’articolo sui livelli di autorizzazione alla condivisione per i livelli di autorizzazione e il loro impatto sugli elementi Smartsheet.
Puoi rendere la condivisione del workspace più semplice da gestire con i Gruppi di contatto Smartsheet. Tieni presente che se condividi un workspace con un gruppo di contatto Smartsheet, tutti i membri del gruppo ereditano il livello di autorizzazione selezionato.