Migliora la collaborazione condividendo i workspace e gli elementi al suo interno. Comprendi meglio come consentire ai tuoi collaboratori di accedere agli elementi di cui hanno bisogno.
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Quando condividi un workspace con un utente, l’utente può accedere a tutti gli elementi in quel workspace.
In caso di cambiamenti nelle tue esigenze di condivisione, puoi rimuovere le persone dal workspace o modificare le loro autorizzazioni di condivisione.
Le persone con cui condividi un workspace non possono accedere ad alcuno dei tuoi elementi Smartsheet al di fuori del workspace a meno che tu non li condivida con loro esplicitamente. Per condividere gli elementi del workspace singolarmente, consulta Panoramica: condividere fogli e report per i dettagli.
Nozioni base sulla condivisione dei workspace
Aprire il workspace
- Seleziona Home > scheda Workspace.
- Seleziona il nome del workspace che desideri condividere.
In alternativa, cerca il tuo workspace per nome nell’icona di ricerca o usa l’icona a stella nel pannello del workspace per aggiungerlo alla scheda Preferiti per un rapido accesso.
Per rivedere chi ha già accesso al tuo workspace:
- Seleziona il menu a discesa accanto al pulsante Condividi. Seleziona Condividi workspace per rivedere l’elenco delle persone con accesso in Gestisci l’accesso.
Per verificare chi ha già accesso a un elemento:
- Seleziona il pulsante Condividi ed esamina le persone nell’elenco in Gestisci l’accesso.
Condividere un workspace
- Nell’angolo in alto a destra del workspace, seleziona Condividi > Condividi workspace.
- Nel campo Aggiungi persone per nome, e-mail o gruppo, digita i nomi o gli indirizzi e-mail degli utenti o dei gruppi che possono accedere a questo workspace.
- Utilizza il menu a discesa per selezionare un livello di autorizzazione per ogni collaboratore.
- Facoltativo: utilizza il campo Messaggio per personalizzare un messaggio per i tuoi collaboratori.
- Seleziona Condividi.
Le persone e i gruppi che hai invitato sono in condivisione nel workspace e ricevono la notifica.
Se hai molti destinatari e-mail, viene visualizzata una finestra di dialogo di conferma. Se desideri comunque inviare la notifica, seleziona Notifica ugualmente. Puoi rimuovere persone dalla mailing list selezionando Indietro e deselezionando la casella di spunta Notifica alle persone.
I Proprietari o gli Amministratori possono condividere, annullare la condivisione e modificare le autorizzazioni di condivisione di qualsiasi collaboratore.
Considera quanto segue:
- Quando stai per condividere un workspace, nella finestraCondividi viene specificato che I destinatari sprovvisti di postazione Membro potrebbero disporre dell’accesso limitato alla sola visualizzazione.
- Assicurati che i collaboratori con cui condividi la dashboard dispongano del tipo di postazione giusto per diventare Amministratore. In qualità di Amministratore, apri la finestraCondividi, vai aGestisci l’accessoe passa il mouse sopra un nome per visualizzare il tipo di postazione di quella persona.
Condividere un elemento in un workspace
- Nel workspace, apri l’elemento che desideri condividere.
- Nell’angolo in alto a destra dell’elemento, seleziona Condividi.
- Nel campo Aggiungi persone per nome, e-mail o gruppo, digita i nomi o gli indirizzi e-mail degli utenti o dei gruppi che possono accedere a questo elemento.
- Utilizza il menu a discesa per selezionare un livello di autorizzazione per ogni collaboratore.
- Facoltativo: utilizza il campo Messaggio per personalizzare un messaggio per i tuoi collaboratori.
- Seleziona Condividi.
Guarda l’icona accanto al livello di autorizzazione del collaboratore per distinguere quando ha accesso solo all’elemento o al workspace.
- Quando ha accesso al workspace, viene visualizzata l’icona
. - Quando ha accesso solo all’elemento, viene visualizzata questa icona
per i fogli, questa icona
per i report e questa icona
Interrompere la condivisione o modificare i livelli di autorizzazione a livello di workspace
- Nell’area in alto a destra del workspace, seleziona l’elenco a discesa accanto al pulsante Condividi. Seleziona Condividi workspace.
- Apri la sezioneGestisci l’accesso e trova il collaboratore che desideri rimuovere o modificare.
- Passa il mouse sul nome del collaboratore.
- Rimuovili selezionando la X accanto al suo livello di autorizzazione o modifica tale livello dal menu a discesa.
Se interrompi la condivisione con un collaboratore quando visualizza un foglio nel workspace, il collaboratore riceve un messaggio di errore al successivo salvataggio o aggiornamento.
Autorizzazioni di condivisione del workspace
Il livello di autorizzazione che concedi a un utente (o a un gruppo) determina il suo accesso a un workspace e ai suoi elementi.
Come best practice, dovresti condividere un workspace con il livello di autorizzazioni più basso (Visualizzatore o Commentatore).
Se modifichi l’autorizzazione di un Amministratore di un workspace in Editor o Visualizzatore, diventi tu il nuovo proprietario degli elementi Smartsheet di sua proprietà in quel workspace.
Questa tabella mostra in che modo potrebbe essere influenzato l’accesso di un utente a un workspace o a un elemento al suo interno.
| Quando tu | L’utente | Ad esempio: |
|---|---|---|
| Fornisci a un utente autorizzazioni di condivisione del workspace più elevate rispetto a quelle che possiede su un elemento singolo | Riceve il livello di autorizzazione più elevato sull’elemento situato in tale workspace | Hai fornito a un utente l’accesso Editor a un foglio e gli hai quindi concesso le autorizzazioni di Amministratore nel workspace in cui si trova il foglio. Riceverà autorizzazioni di livello Amministratore per il foglio. |
| Fornisci a un utente autorizzazioni di condivisione del workspace inferiori rispetto a quelle che possiede su un elemento singolo | Non nota modifiche al proprio accesso all’elemento nel workspace. | Un utente è un Editor in un foglio. Tu concedi quindi a tale utente l'accesso Visualizzatore al workspace in cui si trova il foglio. Il suo livello di autorizzazione in quel foglio non cambierà: sarà comunque un Editor. |
Non puoi concedere a un altro collaboratore un livello di accesso superiore al tuo. Ad esempio, se sei un Editor non puoi promuovere un altro Editor ad Amministratore.
| Attività | Visualizzatore | Commentatore | Editor | Amministratore | Proprietario |
|---|---|---|---|---|---|
| Visualizza tutti i contenuti degli elementi del workspace | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Aggiungi commenti e allegati alle righe | x | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Modifica contenuti in fogli e report | x | x | ✓ | ✓ | ✓ |
| Condividi il workspace o relativi elementi | x | x | x (se non specificato) | ✓ | ✓ |
| Rinomina o aggiungi elementi del workspace | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Sposta elementi all'interno o all'esterno del workspace | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Elimina elementi dal workspace | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Elimina il workspace | x | x | x | x | ✓ |
Consulta l’articolo sui livelli di autorizzazione alla condivisione per i livelli di autorizzazione e il loro impatto sugli elementi Smartsheet.
Puoi rendere la condivisione del workspace più semplice da gestire con i Gruppi di contatto Smartsheet. Tieni presente che se condividi un workspace con un gruppo di contatto Smartsheet, tutti i membri del gruppo ereditano il livello di autorizzazione selezionato.