Affecter des personnes avec un flux de travail automatisé

Suivez ces étapes pour affecter des personnes dans un flux de travail automatisé :

1. Accédez à Automatisation > Créer à partir d’un modèle…
2. Dans la section Modification de la feuille, sélectionnez Affecter quelqu’un lorsque les critères spécifiés sont remplis> Utiliser un modèle.
3. Saisissez le nom que vous voulez donner à votre flux de travail. 
4. Configurez les paramètres qui déclenchent votre flux de travail. 
5. Sélectionnez la colonne de contacts dans laquelle vous souhaitez ajouter le contact existant ou un nouveau contact (défini comme adresse e-mail). Utilisez une colonne de contacts à sélection unique ou multiple.
6. Sélectionnez Enregistrer.
   
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Les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau Éditeur ne peuvent créer, modifier ou supprimer que des alertes ou des rappels dont ils sont le destinataire.

Tenez compte des éléments suivants lorsque vous affectez des personnes :

• Si la cellule d’une colonne à plusieurs contacts contient déjà du texte qui n’est pas lié au contact (par exemple Non applicable ou tout autre texte qui n’est pas un contact/une adresse e-mail) et que vous avez désactivé la fonction Écraser, l’action Affecter des personnes n’ajoute pas un contact dans la cellule.
• Vous ne pouvez ajouter que 20 contacts par cellule. Si un flux de travail ajoute constamment des contacts à une cellule existante, cette cellule peut atteindre la limite et invalider le flux de travail.
• Vous pouvez uniquement ajouter des contacts aux colonnes de contacts. 
• Avec l’action Affecter des personnes, vous pouvez uniquement ajouter des adresses e-mail ou des contacts existants qui contiennent des adresses e-mail. Cette action ne permet actuellement pas d’ajouter des groupes ou des contacts « Créé par » ou « Modifié par ».
• L’action Affecter des personnes est une action finale. Il n’est pas possible d’ajouter ou de modifier des conditions ou des actions une fois que vous avez affecté des personnes.
• Les actions de mise à jour des cellules prennent un certain temps pour mettre à jour la feuille, en particulier s’il existe plusieurs flux de travail. 

Afin d’éviter de créer des boucles infinies, Smartsheet ne lance pas l’action Affecter des personnes lorsque la cellule de déclenchement comprend des formules de feuilles croisées ou est liée à d’autres cellules. Pour contourner cela, utilisez des automatisations basées sur le temps ou des flux de travail récurrents.

Pourquoi est-ce que je reçois un message d’erreur de mon flux de travail ?

Vous pouvez recevoir un message d’erreur dans votre flux de travail en raison de l’un des problèmes suivants :

• La colonne de contacts de l’action Affecter des personnes est supprimée, ou passe à une colonne de type non-contact.
• La colonne de contacts de l’action Affecter des personnes passe de contacts multiples à contact unique ET plusieurs contacts sont sélectionnés pour affectation.
• La somme de la colonne de contacts de l’action Affecter des personnes et du nombre de contacts à ajouter pendant l’exécution dépasse le nombre maximal de contacts (20).
• La colonne de l’action Affecter des personnes n’est plus définie en écriture (par exemple, c’est une formule de colonne).