S’applique à
- Business
- Enterprise
Fonctionnalités
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
- Propriétaire
- Administrateur
Affecter des personnes avec un flux de travail automatisé
Dans une feuille, ajoutez une adresse e-mail ou un contact à une colonne de contact, avec des éléments déclencheurs spécifiques.
Qui peut l’utiliser ?
Forfaits :
- Smartsheet
- Business
- Enterprise
Autorisations :
- Propriétaire
- Administrateur
Découvrez si cette fonctionnalité est incluse dans Régions Smartsheet ou Smartsheet pour le secteur public.
Suivez ces étapes pour affecter des personnes dans un flux de travail automatisé :
- Accédez à Automatisation > Créer à partir d’un modèle…
- Dans la section de modification de la feuille, sélectionnez Affecter quelqu’un lorsque les critères spécifiés sont remplis > Utiliser un modèle.
- Saisissez le nom que vous voulez donner à votre flux de travail.
- Configurez les paramètres qui déclenchent votre flux de travail.
- Sélectionnez la colonne de contacts dans laquelle vous souhaitez ajouter le contact existant ou un nouveau contact (défini comme adresse e-mail). Vous pouvez utiliser une colonne de contacts à sélection unique ou multiple.
- Sélectionnez Enregistrer.
Les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau éditeur ne peuvent créer, modifier ou supprimer que des alertes ou des rappels dont ils sont le destinataire.
À savoir lors de l’affectation des personnes :
- Si la cellule d’une colonne à plusieurs contacts contient déjà du texte qui n’est pas lié au contact (par exemple non applicable ou tout autre texte qui n’est pas un contact/une adresse e-mail) et que l’écrasement est désactivé, l’action Affecter des personnes n’ajoute pas de contact dans la cellule.
- Vous ne pouvez ajouter que 20 contacts par cellule. Si un flux de travail ajoute constamment des contacts à une cellule existante, cette cellule peut atteindre la limite et invalider le flux de travail à ce moment-là.
- Les contacts ne peuvent être ajoutés qu’aux colonnes de contacts.
- Avec l’action Affecter des personnes, vous pouvez uniquement ajouter des adresses e-mail ou des contacts existants qui contiennent des adresses e-mail. Cette action ne permet actuellement pas d’ajouter des groupes ou des contacts « Créé par » ou « Modifié par ».
- L’action Affecter des personnes est une action finale. Vous ne pouvez pas ajouter de conditions ou d’actions après avoir affecté des personnes.
- Les actions de mise à jour des cellules prennent un certain temps pour mettre à jour la feuille, en particulier s’il existe plusieurs flux de travail.
- L’action Affecter des personnes est une action finale, ce qui signifie qu’aucune action supplémentaire ne peut être ajoutée au flux de travail après celle-ci.
Afin d’éviter de créer des boucles infinies, Smartsheet ne lance pas l’action Affecter des personnes lorsque la cellule de déclenchement comprend des formules de feuilles croisées ou est liée à d’autres cellules. Pour contourner cela, utilisez des automatisations basées sur le temps ou des flux de travail récurrents.
foire aux questions
Pourquoi est-ce que je reçois un message d’erreur de mon flux de travail ?
Vous pouvez recevoir un message d’erreur dans votre flux de travail en raison de l’un des problèmes suivants :
- La colonne de contacts de l’action Affecter des personnes est supprimée, ou passe à une colonne de type non-contact.
- La colonne de contacts de l’action Affecter des personnes passe de contacts multiples à contact unique ET plusieurs contacts sont sélectionnés pour affectation.
- La somme de la colonne de contacts de l’action Affecter des personnes et du nombre de contacts à ajouter pendant l’exécution est supérieure à la limite de 20 contacts maximum.
- La colonne de l’action Affecter des personnes n’est plus définie en écriture (par exemple, c’est une formule de colonne).