S’applique à
Smartsheet
- Business
- Enterprise
Fonctionnalités
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Les administrateurs et le propriétaire de la feuille peuvent ajouter l’action Affecter des personnes.
Affecter des personnes dans un flux de travail automatisé
Avec l’action Affecter des personnes dans des flux de travail automatisés, vous pouvez ajouter une adresse e-mail ou un contact à une colonne Contact dans une feuille avec des déclencheurs spécifiques.
Commencer avec l’action Affecter des personnes
Pour affecter les personnes lorsqu’un flux de travail est déclenché :
- Modifiez ou créez le flux de travail auquel vous souhaitez ajouter une action Affecter des personnes dans le menu Automatisation.
- Dans le flux de travail, sélectionnez + et choisissez + Ajouter une action.
- Choisissez Affecter des personnes.
- Sélectionnez une colonne Contact pour l’action Affecter des personnes afin d’ajouter un contact existant ou nouveau (défini comme adresse e-mail) dans une colonne spécifiée lorsque le flux de travail est exécuté sur la ligne. Vous pouvez utiliser une colonne Contact à sélection unique ou à sélection multiple.
- Facultativement, vous pouvez choisir d’écraser le contact existant dans une cellule ou d’ajouter un autre contact à la cellule (si la cellule supporte plusieurs contacts).
REMARQUE : par défaut, l’option Écraser les valeurs existantes dans la colonne à sélection multiple est cochée. Le comportement par défaut de l’action Affecter des personnes est d’écraser les contacts dans une colonne à plusieurs contacts. - Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.
Et voilà ! Vous avez maintenant ajouté l’action Affecter des personnes à votre flux de travail.
REMARQUES :
- si une cellule d’une colonne à plusieurs contacts contient déjà du texte non lié au contact (par exemple, « non applicable » ou tout autre texte qui n’est pas une adresse de contact/e-mail) et que l’écrasement est désactivé, l’action Affecter des personnes n’ajoutera pas de contact dans la cellule.
- Uniquement 20 contacts par cellule peuvent être ajoutés. Si un flux de travail ajoute constamment des contacts à une cellule existante, cette cellule peut atteindre la limite et invalider le flux de travail à ce moment-là.
- Les contacts ne peuvent être ajoutés qu’aux colonnes de contacts.
- Vous ne pouvez ajouter des adresses e-mail ou des contacts existants qui contiennent des adresses e-mail qu’avec l’action Affecter des personnes. L’action Affecter des personnes ne permet pas actuellement d’ajouter des groupes, des contacts « Créé par » ou « Modifié par ».
- L’affectation des personnes est une action terminale. Vous ne pourrez pas ajouter des conditions ou des actions après avoir affecté des personnes dans votre flux de travail.
foire aux questions
Pourquoi est-ce que je reçois un message d’erreur pour mon flux de travail ?
Vous pouvez recevoir un message d’erreur dans votre flux de travail en raison de l’un des problèmes suivants :
- La colonne Contact de l’action Affecter des personnes est supprimée, ou passe à une colonne de type non-contact.
- La colonne Contact de l’action Affecter des personnes passe de contacts multiples à des contacts uniques ET des contacts multiples ont été sélectionnés pour être affectés.
- La colonne Contact de l’action Affecter des personnes plus le nombre de contacts à ajouter pendant l’exécution contient un nombre de contacts supérieur au nombre maximum de 20 contacts.
- La colonne de l’action Affecter des personnes n’est plus définie en écriture (par exemple, Il s’agit d’une formule de colonne).