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Preguntas frecuentes: Formularios de Smartsheet
Utilice los formularios de Smartsheet para mejorar la forma de recopilar y utilizar los datos. Los formularios estandarizan la forma de recopilar los datos, de modo de agregar la información directamente en la hoja, donde puede aprovechar las demás herramientas de Smartsheet.
Who can use this?
Plans:
- Pro
- Business
- Enterprise
Puede compartir un formulario con cualquier persona sin tener que otorgarle acceso a la hoja subyacente.
¿Quiénes pueden crear formularios?
Los propietarios o administradores de hojas pueden crear formularios.
Puede crear formularios con una Versión de prueba de Smartsheet, pero no puede compartirlos.
Los planes de Negocios y Empresarial cuentan con opciones de imagen de marca y seguridad adicionales.
¿Quiénes pueden completar formularios?
Según la configuración de seguridad del formulario, cualquier persona puede completar uno, y los remitentes de los formularios no necesitan cuenta ni usuario de Smartsheet.
Algunas funciones de los formularios, como el envío sin conexión, el escaneo de códigos de barras y la geolocalización, solo están disponibles a través de la aplicación Smartsheet para dispositivos móviles. Los remitentes necesitan crear un usuario de Smartsheet para utilizar la aplicación.
Si desea limitar aún más quiénes pueden completar un formulario, pruebe alguna de las siguientes opciones:
- Agregue una columna Contraseña del formulario a su hoja, convierta ese campo en el primero del formulario y agregue lógica condicional, de modo que tenga que ingresar la contraseña correcta para ver el resto de las preguntas del formulario.
- Inserte el formulario en un panel de un widget de contenido web y compártalo con los colaboradores que desee.
- Trabaje con el departamento de TI para insertar el formulario en una página web que ya restrinja el acceso.
¿Quiénes pueden ver las respuestas del formulario?
Los envíos de formularios se almacenan en la hoja. Cualquier persona con acceso a la hoja puede ver los envíos de formularios directamente en la hoja, encontrar el formulario en los resultados de búsqueda o copiar y compartir el enlace del formulario.
Where can I find my forms?
There are three ways in which you can access forms:
Search
Open the Search icon on the left rail and search your form by name.
Forms menu
In your sheet, select Forms > Manage Forms…
Workspaces
Open the Workspace panel and find your forms under their associated sheet to perform any of the following actions:
- See, select, and load the form
- From the Form menu within the workspace panel:
- Open the form in a new tab with the published form URL
- Copy the published form URL directly from the workspace
- Select Edit to open up the form in builder mode
¿Quiénes pueden modificar un formulario que yo creé?
Los envíos de formularios se almacenan en la hoja. Cualquier usuario que tenga acceso de administrador en la hoja con la que está asociado el formulario puede editar el formulario.
¿Cómo puedo facilitar el proceso para completar mi formulario?
- Ordene los campos de manera coherente y elimine aquellos que no necesitan datos.
- Agregue etiquetas o instrucciones específicas del formulario para que las personas sepan exactamente qué información deben proporcionar.
- Incluya validación para ayudar a la persona a proporcionar los datos correctos.
- Considere usar valores predeterminados o parámetros de consulta para completar previamente ciertos campos.
- Utilice lógica condicional para controlar la visualización de los campos.
Si desea mostrar valores desplegables específicos según el valor de otro campo, cree una columna diferente para cada conjunto de valores desplegables.
¿Cómo me aseguro de que los datos que estoy recopilando son los que necesito?
- Marque un campo como obligatorio si no desea que alguien envíe el formulario sin proporcionar un valor.
- Garantice una recopilación de datos coherente restringiendo entradas de campos (desplegables/fechas/casillas de verificación) o agregando validación de datos.
- Puede tener más de un formulario en una hoja. Esto es de utilidad cuando desea lograr un mensaje diferente para cada público, pero quiere recopilar los datos en un solo lugar.
- Utilice lógica condicional o parámetros de consulta para volver a usar el mismo formulario en distintas situaciones.
- Para recopilar datos sin que el usuario del formulario pueda verlo ni cambiarlo, agregue un valor predeterminado o complételo previamente con un parámetro de consulta y oculte el campo.
¿Puedo usar mi propia marca en un formulario?
Si tiene un plan de Negocios o superior, puede utilizar su logotipo, sus colores y sus imágenes para personalizar un formulario. Consulte Personalizar el aspecto de un formulario.
¿Cómo puedo registrar de forma automática el momento en que se recibe un formulario?
Agregue una columna Fecha de creación del sistema a su hoja para capturar de forma automática el momento en que se completó el formulario y se creó una nueva fila.
¿Cómo averiguo quién envió un formulario?
Los envíos de formularios son anónimos de manera predeterminada. Para capturar quiénes están completando su formulario, cree una columna Contactos (sin valores completados previamente), conviértala en obligatoria y agregue validación de datos de correo electrónico.
De manera alternativa, considere agregar una columna Creado por del sistema a su hoja y modificar la seguridad del formulario para exigir el inicio de sesión de Smartsheet y capturar automáticamente quiénes completan el formulario. Tenga en cuenta que no podrá captar de forma retroactiva quiénes completaron el formulario antes de cambiar esta configuración de seguridad.
A modo de recordatorio, los usuarios que inician sesión en Smartsheet para completar su formulario no necesitan formar parte del plan de Smartsheet de su organización ni tener una cuenta.
Incluso si exige un usuario para completar el formulario, los remitentes no tendrán acceso a los datos incluidos en la hoja subyacente, a menos que esta también se comparta con ellos.
¿Cómo puedo configurar correos electrónicos automáticos una vez que se completa un formulario?
Los flujos de trabajo automatizados pueden enviar correos electrónicos a contactos de su hoja en momentos clave, como cuando el envío de un formulario crea una fila en su hoja o cuando se necesita información adicional sobre lo que se envió.
Para usar un flujo de trabajo de notificaciones o solicitudes junto con un formulario, necesita recopilar la dirección de correo electrónico de la persona que completó el formulario como valor de contacto durante el envío.
Existen dos formas de recopilar estos datos:
- Definir una columna Contacto y hacer que el usuario proporcione su dirección de correo electrónico con validación de correo electrónico.
- Agregar una columna Creado por del sistema a la hoja y cambiar la seguridad del formulario para exigir que el usuario inicie sesión.
Si no compartirá la hoja con el remitente del formulario, debe establecer los permisos de automatización como irrestrictos.
Para incluir una identificación exclusiva en sus correos electrónicos, agregue una columna Número automático a su hoja e incluya ese dato en sus correos electrónicos automatizados.
¡No solo puede hacerlo con los correos electrónicos!
Las filas de formularios creadas recientemente pueden desencadenar flujos de trabajo automatizados a fin de asignar propietarios de tareas de forma inmediata, mover o copiar filas a otras hojas, iniciar un ciclo de aprobación, generar un documento de manera automática, etc. Consulte el artículo Bloques de acción: especificar qué tipo de automatización se desencadena.
¿Cómo puedo revelar la información importante de manera automática según el contenido enviado?
Las fórmulas de la hoja subyacente pueden completar datos adicionales en la misma fila como un envío de formulario. Tenga en cuenta que primero debe enviarse el formulario y, luego, la fórmula puede calcularse en la fila de la hoja.
Por ejemplo, el objetivo del formulario es nominar empleados para un premio. Uno de los campos es un contacto para nominar. Es posible que los usuarios que envían el formulario no sepan quién es el gerente del nominado, pero necesita esa información cuando sea el momento de elegir un ganador.
En esta instancia, puede tener otra hoja de referencia con todos los empleados enumerados en una columna y sus gerentes enumerados en una segunda columna. Luego, puede usar una combinación INDEX(MATCH) como fórmula de columna para que arroje automáticamente el gerente en su hoja.
¿Cómo puedo organizar las respuestas de formularios de forma sencilla?
- Desde la pestaña Configuración, puede elegir si los nuevos envíos de formularios se agregan en la parte superior o inferior de la hoja. Consulte el artículo Administrar las opciones de visualización y envío de formularios.
- Cree un informe de filas usando la hoja de envío del formulario como origen. Puede trabajar directamente desde el informe y usar la hoja como repositorio de datos.
En el informe, puede agrupar los envíos de formularios relacionados o usar la función ordenar para garantizar que las filas nuevas aparezcan automáticamente en el orden de agrupamiento o clasificación correcto.
¿Cómo controlo a qué datos pueden acceder los remitentes de formularios?
Sin acceso a los datos
Ajustar la configuración del formulario: De manera predeterminada, el formulario les permite a los remitentes mandarse una copia de la respuesta a ellos mismos. Los usuarios pueden marcar esta casilla y agregar sus correos electrónicos para obtener una copia de lo que enviaron, junto con las preguntas del formulario. Como creador del formulario, usted puede desactivar esta función. Consulte el artículo Administrar las opciones de visualización y envío de formularios.
Acceso de visualización a datos específicos
Publicar un informe de filas: Cree un informe de filas y limite las columnas y filas que pueden ver los usuarios.
Acceso de editor a datos específicos
Solicitudes de actualización: Puede establecer un flujo de trabajo de solicitudes de actualización para solicitar cambios en una fila después del envío inicial del formulario. Esta es una excelente forma de colaborar con las personas con las que no debe compartirse la hoja.
Dynamic View: Si tiene alguna inquietud de seguridad, y no quiere que vean otras filas o columnas, defina una vista de Dynamic View.
Informe de filas en una WorkApp: Puede incluir informes en una WorkApp sin que los colaboradores deban acceder a la hoja subyacente.
Acceso a todos los datos
Comparta la hoja donde se recopilan los envíos de formularios, o bien publique la hoja para los usuarios que no tienen una cuenta de Smartsheet.
How does Smartsheet ensure that data submitted via a form is safe and secure?
Data (including attachments) submitted through Smartsheet forms is encrypted end-to-end. Smartsheet uses industry-standard protections against XSS and SQL injection, and restricts users from uploading executable files.
Once the data is in the sheet, it’s bound by your sheet’s sharing permissions and your organization’s data egress policies.
Don’t collect (or provide) information via a Smartsheet form that your sheet collaborators shouldn’t have or share, like passwords or credit card information, and use judgment before opening a URL provided via a form.
Consider using Dynamic View if your sheet contains columns that shouldn't be visible to all collaborators.