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Utilice una cadena de consulta URL para llenar previamente diferentes valores por defecto para el mismo formulario

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Después de crear un formulario, puede utilizar una cadena de consulta para proporcionar a distintas personas enlaces diferentes a un mismo formulario, así como hacer que partes del formulario se llenen automáticamente en función del enlace que hayan utilizado.

Cuando un usuario accede al formulario utilizando el enlace personalizado, la información de la URL rellena previamente los campos de ese formulario. Los formularios que se llenan previamente a través de enlaces únicos son útiles si quiere utilizar el mismo formulario para diferentes escenarios comunes, ya que creará un enlace único para cada escenario.

Puede ocultar los campos de su formulario si no quiere que el usuario vea los valores que se rellenaron previamente, aunque los valores seguirán apareciendo en la URL. 

Por ejemplo, puede crear diferentes URL para el mismo formulario y, luego, compartir el formulario personalizado con otras personas de su equipo.

Digamos que un gerente de ventas quiere que su equipo registre todas las llamadas telefónicas de los clientes en una hoja central de fácil acceso y quiere que cada llamada incluya el nombre del representante de ventas que registró la llamada. El gerente crea un formulario base y, luego, le otorga a cada persona del equipo una URL diferente a ese formulario con una cadena de consulta que previamente completa su nombre. Cada miembro del equipo puede registrar fácilmente la información sin tener que ingresar los mismos detalles básicos cada vez y puede ver toda la información en un solo lugar.

Ejemplo de formulario de llamadas de ventas

¿Es necesario que su equipo presente los mismos datos una y otra vez? Puede utilizar el botón de retroceso del navegador para recargar el formulario con los últimos valores enviados, incluidos los valores llenados previamente. Luego, el equipo puede sobrescribir todo lo que necesite cambiar y enviar nuevamente el formulario.

Considere añadir este consejo a un campo de descripción en su formulario para que su equipo sepa que puede utilizar este método abreviado. 

Agregar una cadena de consulta a la URL de un formulario

Para crear la cadena de consulta para la URL de un formulario, siga estos pasos:

  1. En la barra de menú, seleccione Formularios > Administrar formularios.
  2. Pase el cursor sobre el formulario si quiere distribuir con URL personalizadas.
  3. Seleccione Copiar URL del formulario Ícono de Copiar URL del formulario .
  4. En una hora de cálculo o procesador de textos, pegue la URL.
  5. Escriba un signo de interrogación (?) al final de la URL.
    • Por ejemplo:
      https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?
      En las versiones anteriores de Smartsheet se permitía el uso del símbolo &. Las versiones actuales le exigen que utilice un signo de interrogación para anexar la primera cadena de consulta a una URL.
  6. Escriba el valor al campo del formulario que quiera completar.
    • Por ejemplo, si desea rellenar el campo Rep con el nombre de uno de sus representantes de ventas: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep 
      Los campos de formularios distinguen mayúsculas de minúsculas.
  7. Escriba un "=" (signo igual):
    • Por ejemplo: 
      https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=
  8. Escriba el valor que quiera configurar como predeterminado.
  9. Envíe la URL personalizada a las personas que quiera que la usen. 
    • Por ejemplo, envía el enlace a Sally. Cuando navega a este enlace, Smartsheet rellena el campo Rep con su nombre, por lo tanto, no tendrá que ingresarlo manualmente.

Para incluir varios campos en la URL, únalos con un signo (&) . Por ejemplo, utilice:
https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart&ECA=sallysmart@smartsheet.com.

Incluir caracteres especiales en la cadena de consulta

Aquí puede ver una lista completa de caracteres especiales (conocidos como caracteres de escape).

Las URL no pueden contener espacios. Para incluir un espacio u otro caracter especial con el método que se describe en este artículo, tendrá que utilizar codificación porcentual de URL. En la siguiente tabla se incluyen unos pocos caracteres especiales comunes y sus valores de codificación porcentual. Utilice estos valores en la cadena de consulta para completar el formulario con sus valores ASCII.

Para completar esto Escriba esto en la URL
Carácter espacio %20
Sino igual (=)  %3D
Símbolo de porcentaje (%)  %25
Símbolo de número (#)  %23
Sïmbolo de dólar de EE. UU. ($)  %24
Signo & %26
Acento grave (`)  %60
Dos puntos (:)  %3A
Signo menor (<)  %3C
Signo mayor (>)  %3E
Corchete izquierdo ([)  %5B
Corchete derecho (])  %5D
Llave izquierda ({)  %7B
Llave derecha (})  %7D
Comillas (“ ”)  %22
Signo más (+)  %2B
Signo arroba (@)  %40
Barra inclinada (/)  %2F
Punto y coma (;)  %3B
Signo de interrogación (?)  %3F
Barra invertida (\)  %5C
Acento circunflexo (^)  %5E
Barra vertical (|)  %7C
Tilde (~)  %7E
Apóstrofo (')  %27
Coma (,)  %2C

Escenarios avanzados

Hay muchas formas diferentes de usar las cadenas de consultas. Considere las siguientes ideas: 

  • Crear un panel con diferentes enlaces al mismo formulario. Cada enlace tiene cadenas de consulta que utilizan campos que controlan la lógica condicional en el formulario a fin de crear enlaces rápidos para diferentes tipos de solicitudes que se procesan todas de forma centralizada. 
  • Utilice fórmulas para crear automáticamente un formulario que se llenó previamente y generar elementos de seguimiento, como una alerta automática para enviar la URL al solicitante original.
  • Cree diferentes códigos QR que utilizan el mismo formulario de base, pero que tienen diferentes cadenas de consulta de URL, e imprima esos códigos QR en autoadhesivos en diferentes partes de los equipos. Haga que la gente escanee el código QR e ingrese sus datos para crear un registro simple de uso del equipo.
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