Bestätigen

Dank der Funktion „Bestätigen“ können alle Stakeholder die Inhalte Ihres Teams einfach prüfen und bestätigen. Laden Sie Ihre Datei hoch, um sie bestätigen zu lassen, und senden Sie eine Anfrage zur Prüfung an Kollegen, Lieferanten, Kunden und viele weitere Personen, auch wenn Ihr Blatt nicht für sie freigegeben ist. Prüfer können Kommentare anheften, Feedback mit einander besprechen und ihre Zustimmung protokollieren. Laden Sie jederzeit eine neue Version der Bestätigung hoch, um den Prozess fortzuführen. Vorgängerversionen der Bestätigung stehen weiterhin in schreibgeschützter Fassung zur Verfügung.

Zusammenarbeit mithilfe von Korrekturen

Die Korrekturfunktion ermöglicht die Überprüfung von Inhalten und die Zusammenarbeit. So können Teams Inhalte hochladen, Rückmeldungen von anderen Beteiligten anfordern, Versionen kontrollieren und in einem unkomplizierten Verfahren Genehmigungen einholen. Die Korrekturfunktion bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten:

  • Markierungen und Kommentare zu Bilddateien und PDFs erstellen
  • Sprachliche Änderungen an Dokumenten anfordern und prüfen
  • Konkrete Informationen zu Produktentwürfen hinterlassen

In diesem Artikel:

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol „Berechtigungsanforderungen“ Lizenzierte Benutzer mit Inhaber- oder Administratorenberechtigung können die Korrekturfunktion aktivieren und Korrekturen zur Überprüfung hochladen. Lizenzierte Benutzer mit Inhaber-, Administratoren- oder Bearbeitungsberechtigung können Korrekturen zur Prüfung hochladen.

Beachten Sie, dass alle Benutzertypen (auch kostenlose Benutzer) Rückmeldungen zu Korrekturen geben können. Weitere Informationen zu Benutzertypen in Smartsheet finden Sie unter Account-Level User Types for Multi-User Plans.

Symbol „Planverfügbarkeit“ Die Korrekturfunktion ist in der Business- und Enterprise-Version verfügbar.


Korrekturfunktion in einem Blatt aktivieren

So aktivieren Sie die Korrekturfunktion in einem Blatt:

  1. Klicken Sie auf das Korrektur-Symbol im rechten Fenster, um das Korrekturfenster anzuzeigen.
    Korrektur-Symbol
  2. Klicken Sie unten im Korrekturfenster auf Korrekturfunktion in diesem Blatt aktivieren.
    Korrekturfunktion aktivieren

In das Blatt wird eine Korrekturspalte (rechts der Anlagenspalte) eingefügt. In dieser Spalte können Sie Korrekturen zur Prüfung hochladen.

Korrekturspalte

Korrektur hochladen

Ist die Korrekturfunktion aktiviert, können Sie Korrekturen zur Prüfung hochladen.

  1. Klicken Sie in der Zeile, in die Sie die Korrektur einfügen möchten, auf das Symbol „Korrektur einfügen“ Symbol „Korrektur einfügen“ in der Korrekturspalte, um das Korrekturfenster zu öffnen.

    
Das Korrekturfenster öffnet sich einschließlich „Datei hochladen“
  2. Klicken Sie auf Datei hochladen, um Dateien zu finden und hochzuladen, die Sie korrigieren möchten (falls Ihnen der Speicherort der Datei bekannt ist, ziehen Sie sie direkt in das Fenster).
    Datei hochladen

Das war's. Nun können Sie gemeinsam an der Korrektur arbeiten.

HINWEIS:

  • In jede Zeile kann nur eine Korrektur mit den folgenden Dateitypen eingefügt werden: .png, .jpg, .jpeg, .pdf, .gif, .bmp.
  • Um eine neue Dateiversion hochzuladen, klicken Sie im Fenster oben rechts auf Version. Weitere Informationen zur Erstellung von Korrekturversionen finden Sie im Abschnitt Arbeit mit Korrekturversionen in diesem Artikel.

Gemeinsame Arbeit an Korrekturen

Steht im Korrekturfenster eine Korrektur zur Verfügung, kann die Zusammenarbeit beginnen. Wie genau Sie zusammenarbeiten, hängt davon ab, ob die Prüfer ihre Kommentare in eine externe Prüfseite eintragen oder mehrere Personen gemeinsam an ein und demselben Blatt arbeiten sollen.

TIPP: Klicken Sie im Fenster unten auf @Mention, um mit anderen freigegebenen Teilnehmern über die Korrektur zu diskutieren. (Wenn Sie per @-Zeichen jemanden markieren, der keinen Zugriff auf das Blatt hat und Sie selbst Inhaber, Administrator oder Bearbeiter mit Freigabeberechtigung sind, können Sie das Blatt freigeben und den gewünschten Personen entsprechende Berechtigungen erteilen, damit sie auf den Kommentar zugreifen können. Weitere Informationen finden Sie unter Freigabeberechtigungsstufen.)

Prüfungsaufforderung erstellen

Personen mit gültiger E-Mail-Adresse können Prüfungsaufforderungen empfangen (dies gilt auch für unlizenzierte Benutzer und Personen außerhalb Ihrer Organisation).

So versenden Sie eine Prüfungsaufforderung:

  1. Wählen Sie die Korrektur aus, die geprüft werden soll und klicken Sie oben im Korrekturbereich auf Prüfungsaufforderung einrichten.
    Prüfungsaufforderung einrichten
  2. Nun öffnet sich das Fenster Prüfung zur Korrektur versenden. Geben Sie hier den Namen bzw. die E-Mail-Adressen der Personen ein, die die Korrektur prüfen sollen.
  3. Achten Sie darauf, dass Sie in den Feldern Betreff und Nachricht alle Informationen eintragen, die Ihre Prüfer benötigen.
  4. Klicken Sie auf Senden.

Die von Ihnen ausgewählten Personen erhalten nun eine Prüfungsaufforderung. Wenn die Empfänger auf die Anfrage klicken, werden sie auf eine Korrekturseite außerhalb von Smartsheet weitergeleitet. Weitere Informationen zur Prüfung von Korrekturen im Rahmen von Prüfungsaufforderungen finden Sie unter: Umgang mit Prüfungsaufforderungen.

Arbeit mit Korrekturversionen

Wenn Sie Änderungen an einer Korrektur vornehmen (etwa weil Sie im Rahmen des Prüfungsverfahrens Rückmeldungen erhalten haben), können Sie die überarbeitete Version hochladen, damit in Smartsheet immer die jeweils aktuellste Dateifassung gespeichert wird.

Korrekturversionen hochladen

So laden Sie eine neue Korrekturversion hoch:

  1. Klicken Sie oben rechts im Korrekturbereich auf Version.
  2. Gehen Sie auf Neue Version erstellen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei hochladen, die sich links im Korrekturbereich öffnet.
  4. Wählen Sie die Datei aus dem entsprechenden Verzeichnis aus und laden Sie diese hoch (oder ziehen Sie die Datei mit der Maus direkt in den Upload-Bereich).

Das war's! Die neue Version wird nun hochgeladen und mit Ihrem Blatt verknüpft. Die Versionsanzeige gibt nun an, dass mehrere Korrekturversionen vorliegen. Alle älteren Fassungen werden gesperrt.

Versionsanzeige

Bei Korrekturversionen sollte man die folgenden Dinge beachten:

  • Gesperrte Versionen können zwar geöffnet, aber nicht mehr bearbeitet oder kommentiert werden.
  • Personen, für die ein Blatt als (lizenzierter) Administrator freigegeben wird, können Kommentare aus älteren Versionen entfernen.
  • Alle Benutzer, die Zugriff auf das Blatt haben, können die im Korrektur-Container abgelegten früheren Korrekturfassungen einsehen.
  • Externe Anforderungen und der externe Zugriff auf veraltete Versionen werden gesperrt.
  • Antworten auf Anfragen verbleiben in der Version. Hierzu zählen auch Kommentare sowie ausstehende, abgelehnte und genehmigte Anfragen.

Korrekturversionen löschen

Um eine Korrekturversion zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere OptionenSchaltfläche „Weitere Optionen“ und gehen Sie auf Letzte Version löschen.

Wenn Sie die letzte Version löschen:

  • Werden die Dateien entfernt.
  • Werden alle Kommentare in der jeweiligen Fassung gelöscht.
  • Werden alle ausstehenden Prüfungsanforderungen storniert.
  • Wird die frühere Fassung aktiviert und steht nun zur Prüfung zur Verfügung.

Prüfungsaufforderung stornieren

Wenn Sie eine Prüfungsaufforderung versenden, diese aber später stornieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen Schaltfläche „Weitere Optionen“ und gehen Sie auf Prüfungsaufforderungen stornieren.

Prüfungsaufforderung stornieren

Wird eine Prüfungsaufforderung storniert, werden die bereits erfassten Antworten gelöscht und die Empfänger haben keinen Zugriff mehr auf die Korrektur.

Umgang mit Prüfungsaufforderungen

Wenn Sie eine Prüfungsaufforderung erhalten, beinhaltet diese einen Link, über den Sie auf eine Korrekturseite in einem neuen Browser-Tab gelangen. Auf dieser Seite haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

    •    Hinterlassen Sie Anmerkungen und Kommentare, die direkt mit bestimmten Inhalten verknüpft werden

    •    Diskutieren Sie mit anderen beteiligten Personen

    •    Bewilligen Sie die Korrektur oder lehnen Sie diese ab

Korrekturprüfung

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol „Berechtigungsanforderungen“ Benutzer mit Smartsheet-Benutzerkonto können die Korrektur überprüfen und bearbeiten (sofern sie bei Smartsheet angemeldet sind). Lizenzierte Benutzer mit Inhaber-, Administratoren- oder Berarbeitungsberechtigung für das Blatt, das die Korrektur beinhaltet, können direkt auf dem Blatt auf die Korrektur reagieren.

HINWEIS: Personen ohne Smartsheet-Benutzerkonto, die eine Prüfungsanfrage erhalten, werden aufgefordert, ein kostenloses Benutzerkonto einzurichten. Anschließend können Sie die Korrektur einsehen und bearbeiten.

Symbol „Planverfügbarkeit“ Der Versand von Prüfungsanforderungen ist in der Business- und Enterprise-Version verfügbar. Die Überprüfung von Korrekturen ist bei allen Versionen möglich.


Korrekturen prüfen

Wenn Sie eine Prüfungsanfrage erhalten, werden Sie per E-Mail, durch eine Benachrichtigung in Smartsheet oder (je nachdem, welche Benachrichtigungseinstellungen Sie vorgenommen haben) auf beiden Wegen darauf hingewiesen. Um mit der Überprüfung zu beginnen, klicken Sie auf Korrektur prüfen.

Der nächste Schritt hängt davon ab, ob Sie bereits ein Smartsheet-Konto besitzen:

  • Wenn Sie bereits ein Smartsheet-Konto besitzen, öffnen Sie über den Link die externe Prüfseite.
  • Wenn Sie kein Smartsheet-Konto besitzen, werden Sie aufgefordert, ein kostenloses Konto einzurichten, bevor Sie die externe Prüfseite aufrufen können.

Alle Personen, die zur Überprüfung aufgefordert werden, können sich daran beteiligen.

Wo genau Sie aktiv werden können, hängt davon ab, ob Sie Zugriff auf das Blatt haben, auf dem sich die Korrektur befindet:

  • Freigabe für das Blatt: Wenn Sie Zugriff auf das Blatt haben, auf dem sich die Korrektur befindet, können Sie die Korrekturen direkt im Korrekturbereich auf dem Blatt prüfen oder sie auf der externen Prüfseite bearbeiten.
  • Keine Freigabe: Wenn Sie keine Freigabe für das Blatt haben, können Sie die Korrekturen ausschließlich auf der externen Seite bearbeiten.

Bewilligung und Ablehnung von Korrekturen

Um eine Korrektur zu bewilligen oder abzulehnen, klicken Sie unten rechts im Korrekturfeld oder auf der externen Seite auf die gewünschte Option (dafür benötigen Sie entsprechende Berechtigungen).

HINWEIS: Die Optionen werden nur bei Personen angezeigt, die zur Teilnahme an der Korrektur aufgefordert worden sind.

Korrekturprüfung mit Kommentaren
Bewilligen Sie die Korrektur, wenn die von Ihnen aufgerufene Version keine weitere Überarbeitung erfordert.

Lehnen Sie die Korrektur ab, wenn diese weitere Änderungen und eine erneute Prüfung erfordert.

Wenn andere Personen die Korrektur bewilligen oder ablehnen, wird den anderen Betrachtern Folgendes angezeigt:

  • Eine Aufstellung sämtlicher Bewilligungen/Ablehnungen von anderen Personen, die zur Korrekturprüfung aufgefordert worden sind.
  • Eine Liste mit ausstehenden Aktionen gibt an, wie viele Personen die Korrektur noch prüfen müssen.

TIPP: Um die Namen der Personen einzusehen, die eine Option gewählt oder die Prüfung noch nicht begonnen haben, bewegen Sie die Maus über die Schaltflächen Bewilligung, Ablehnung oder Ausstehend.

So fügen Sie Kommentare und Anmerkungen in Ihre Rückmeldungen ein

Verwenden Sie einen Kommentar, wenn Sie eine allgemeine Rückmeldung abgeben wollen. Verwenden Sie eine Anmerkung, wenn sich Ihre Rückmeldung auf eine bestimmte Stelle in der Korrektur bezieht (klicken Sie dazu an die gewünschte Stelle und geben Sie Ihre Anmerkung ein). 

Kommentar hinzufügen

Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld Kommentar hinzufügen ein und drücken Sie die Eingabetaste. 

Kommentare zur Korrekturprüfung

TIPP: Geben Sie @<E-Mail-Adresse> ein, um eine Person in einem Kommentar zu markieren. So können Sie den Benutzer, von dem die Aufforderung gesendet wurde, auf die Fertigstellung der Korrekturprüfung hinweisen. (Der Benutzer erhält dann eine Benachrichtigung mit einem Link auf das Blatt, das die Korrektur enthält, sodass er Ihnen wiederum sein Feedback mitteilen kann.)

Anmerkungen hinzufügen

So fügen Sie eine Anmerkung hinzu:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Stelle, an der Sie einen Kommentar in die Korrektur einfügen möchten.

    
Wenn der Mauszeiger zu einem Fadenkreuz wird, können Sie eine Anmerkung einfügen.
  2. Klicken Sie mit der Maus.

    
Nun wird eine Markierung für die Anmerkung in die Korrektur eingefügt.
  3. Geben Sie Ihre Anmerkung in das Feld Kommentar hinzufügen ein (rechts im Feld).
  4. Drücken Sie die Eingabetaste, um Ihr Feedback abzusenden.

Wenn Sie die Anmerkung abgesendet haben, wird sie in eine eingekreiste Zahl umgewandelt. Die Anmerkungsnummer gibt die Reihenfolge der einzelnen Kommentare an.

TIPP: Um den Bereich hervorzuheben, auf den sich die Anmerkung bezieht, klicken Sie einfach auf die Anmerkung. Um den Kommentar anzuzeigen, auf den sich die Anmerkung bezieht, klicken Sie einfach auf die Zahl.