Bestätigen

Dank der Funktion „Bestätigen“ können alle Stakeholder die Inhalte Ihres Teams einfach prüfen und bestätigen. Laden Sie Ihre Datei hoch, um sie bestätigen zu lassen, und senden Sie eine Anfrage zur Prüfung an Kollegen, Lieferanten, Kunden und viele weitere Personen, auch wenn Ihr Blatt nicht für sie freigegeben ist. Prüfer können Kommentare anheften, Feedback mit einander besprechen und ihre Zustimmung protokollieren. Laden Sie jederzeit eine neue Version der Bestätigung hoch, um den Prozess fortzuführen. Vorgängerversionen der Bestätigung stehen weiterhin in schreibgeschützter Fassung zur Verfügung.

Zusammenarbeit an Inhalten mithilfe von Korrekturen

Mit Smartsheet-Korrekturen können Sie und Ihr Team in kürzester Zeit verschiedenste Inhalte prüfen und genehmigen. Nutzen Sie den einfachen, schlanken Korrekturprozess, um Dateibilder, Videos, PDF-Dateien und Microsoft Office-Dokumente hochzuladen, Dateiversionen zu steuern, Feedback mit Anmerkungen anzufordern und zu erfassen sowie Genehmigungen von Entscheidungsträgern einzuholen.

Korrektur hinzufügen

Ist die Korrekturfunktion aktiviert, können Sie Korrekturen zur Prüfung hinzufügen.

  1. Klicken Sie in der Zeile, in die Sie die Korrektur einfügen möchten, auf das Symbol „Korrektur einfügen“ Symbol „Korrektur einfügen“ in der Korrekturspalte, um den Korrekturbereich zu öffnen.

    Der Korrekturbereich öffnet sich, einschließlich des Bereichs „Datei hochladen“.
  2. Klicken Sie auf Datei hochladen, um die Datei zu finden und hochzuladen, die Sie korrigieren möchten (oder, falls Ihnen der Speicherort der Datei bekannt ist, ziehen Sie sie direkt in den Bereich).
    Datei hochladen

Nun können Sie gemeinsam an der Korrektur arbeiten.

Unterstützte Anlagen

Sie können nur eine Korrektur pro Zeile mit den Dateitypen aus der Tabelle im Anschluss erstellen.

Anlagentyp

Unterstützte Dateitypen

Notizen

Bilder

jpg, jpeg, png, bmp, gif

Umfassende Unterstützung für die Anzeige einer Vorschau und das Anmerken eines einzelnen Bildes oder mehrerer Bilder direkt in der Korrektur.
 

Video

mp4, avi, mov

Umfassende Unterstützung für die Anzeige einer Vorschau und das Anmerken eines einzelnen Videos in der Korrektur.

Adobe

pdf

Umfassende Unterstützung für die Anzeige einer Vorschau und das Anmerken einer einzelnen PDF-Datei in der Korrektur.

Microsoft

doc, docx, dot, rtf, xls, xlt, xlsx, xltx, ppt, pot, pps, pptx, potx, ppsx

Umfassende Unterstützung für die Anzeige einer Vorschau und das Anmerken eines einzelnen Dokuments in der Korrektur. 

Alle an Smartsheet-Elemente angehängten Dateien

Jeder Dateityp, der an ein Smartsheet-Element angehängt werden kann.

Sie können keine Vorschau des Inhalts direkt in der Korrektur anzeigen und keine Anmerkungen in der Korrektur hinzufügen.

 

Sie können jedoch Feedback anfordern, Kommentare hinterlassen, Änderungen genehmigen oder anfordern, Versionen verwalten und die Korrektur als „Abgeschlossen“ markieren. 

TIPP: Verwenden Sie Korrekturen für WIP-Dateien, die eine Prüfung erfordern, und verwenden Sie Anlagen, um abgeschlossene Dateien hochzuladen.

HINWEISE:  

  • Die Smartsheet-Erweiterung für Adobe Creative Cloud unterstützt nicht das Hochladen mehrerer Bilder in Photoshop, Illustrator und InDesign.
  • Um eine neue Dateiversion hochzuladen, klicken Sie in dem Bereich oben rechts auf „Version“. Weitere Informationen zur Erstellung von Korrekturversionen finden Sie im Abschnitt Arbeit mit Korrekturversionen in diesem Artikel.

Gemeinsame Arbeit an Korrekturen

Steht im Korrekturbereich eine Korrektur zur Verfügung, kann die Zusammenarbeit beginnen. Die Art der Zusammenarbeit hängt davon ab, ob Prüfer Zugriff auf Ihr Blatt haben und ob Sie Entscheidungen zu Genehmigungen von ihnen benötigen.

Prüfung und Genehmigung anfordern

Sie können jeden Benutzer mit einer gültigen E-Mail-Adresse einladen, Ihre Korrektur zu prüfen (das schließt auch Benutzer ohne Lizenz und Personen außerhalb Ihrer Organisation mit ein).

So fordern Sie Feedback an:

  1. Wählen Sie die Korrektur aus, die von anderen geprüft werden soll, und klicken Sie oben im Korrekturbereich auf Feedback anfordern.
  2. Nun öffnet sich das Fenster „Prüfung zur Korrektur versenden“. Geben Sie hier den Namen bzw. die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Ihre Korrektur prüfen sollen.
  3. Achten Sie darauf, dass Sie in den Feldern „Betreff“ und „Nachricht“ alle Informationen eintragen, die Ihre Prüfer benötigen.
  4. Klicken Sie auf Senden.

Die Personen, die Sie um Feedback bitten, erhalten eine Anforderung mit einem Link, über den sie direkt zu einer externen Prüfungsseite gelangen. Wenn die Empfänger auf die Anforderung klicken, werden sie auf eine Prüfungsseite außerhalb von Smartsheet weitergeleitet. Weitere Informationen zur Prüfung von Korrekturen im Rahmen von Prüfungsanforderungen finden Sie unter: Umgang mit Prüfungsanforderungen.

Sie können keine Prüfungen von Korrekturen anfordern, deren Zeilen gesperrt sind. Weitere Informationen zum Sperren und Entsperren finden Sie unter Spalten und Zeilen sperren oder entsperren.

Feedback ohne Genehmigungen einholen

Wenn Sie eher an informellem Feedback von Personen interessiert sind, die Zugriff auf Ihr Blatt haben, können Sie sie in einem Kommentar in der Korrektur @erwähnen. Die Personen können Änderungen allerdings nur dann genehmigen oder anfordern, wenn Sie ihnen eine Prüfungsanforderung senden.

Wenn Sie per @Erwähnung jemanden markieren, für den das Blatt nicht freigegeben ist, und Sie selbst Inhaber, Administrator oder Bearbeiter mit Freigabeberechtigung sind, können Sie das Blatt freigeben und den gewünschten Personen entsprechende Berechtigungen erteilen, damit sie auf den Kommentar zugreifen können. Weitere Informationen finden Sie unter Freigabeberechtigungsstufen.

Arbeit mit Korrekturversionen

Wenn Sie Änderungen an einer Datei vornehmen, die sich in einer Korrektur befindet (ggf. infolge von Feedback, das Sie während des Prüfprozesses erhalten), können Sie die geänderte Version hochladen, damit die Korrektur auf dem aktuellen Stand ist.

Korrekturversionen hochladen

So laden Sie eine neue Version einer Datei als Korrektur hoch:

  1. Klicken Sie oben rechts im Korrekturbereich auf Version.
  2. Wählen Sie Neue Version erstellen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei hochladen, die sich links im Korrekturbereich öffnet.
  4. Wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus und laden Sie sie hoch (oder ziehen Sie die Datei direkt in den Upload-Bereich des Fensters).

Das war's! Die neue Datei wird nun als aktuelle Korrekturversion hochgeladen. Die Versionsanzeige gibt nun an, dass mehrere Versionen der Korrektur vorliegen. Alle älteren Fassungen werden gesperrt. 

Versionsanzeige

Bei Korrekturversionen sollten die folgenden Dinge beachtet werden:

  • Gesperrte Versionen können zwar geöffnet, aber nicht mehr bearbeitet oder kommentiert werden.
  • Personen, für die ein Blatt als Administrator (es muss sich um einen lizenzierten Administrator handeln) freigegeben wird, können Kommentare aus älteren Versionen entfernen.
  • Alle Benutzer, die Zugriff auf das Blatt haben, können die im Korrektur-Container abgelegten früheren Korrekturfassungen einsehen.
  • Externe Anforderungen und der externe Zugriff auf frühere Versionen werden gesperrt.
  • Antworten auf Anforderungen verbleiben in der Version. Hierzu zählen auch Kommentare sowie ausstehende, abgelehnte und genehmigte Anforderungen.

Korrekturversionen löschen

Um eine Korrekturversion zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere OptionenSchaltfläche „Weitere Optionen“ und gehen Sie auf Letzte Version löschen.

Wenn Sie die letzte Version löschen:

  • Werden die Dateien entfernt.
  • Werden alle Kommentare zu der Version gelöscht.
  • Werden alle ausstehenden Prüfungsanforderungen storniert.
  • Die frühere Version wird aktiviert und steht nun zur Prüfung zur Verfügung.

Eine Korrektur abschließen 

Sie können eine Korrektur im Korrekturbereich als abgeschlossen markieren, um sie im Fenster und auf der externen Prüfseite schreibgeschützt zu machen.

Um eine Korrektur als abgeschlossen zu markieren, müssen Sie ein lizenzierter Blattinhaber, Administrator oder Bearbeiter sein.

Wenn eine Korrektur abgeschlossen ist, kann niemand mehr neue Versionen hochladen, Kommentare hinzufügen oder bearbeiten. Die Benutzer können immer noch Kommentare prüfen und die Dateien in jeder Version herunterladen.
Der Blattinhaber und Administratoren können Kommentare in einer abgeschlossenen Korrektur löschen. Der Blattinhaber, Administratoren und Bearbeiter haben auch die Möglichkeit, die Korrektur wieder auf nicht abgeschlossen zu setzen.

Um eine Korrektur als abgeschlossen zu markieren, öffnen Sie sie im Korrekturbereich und klicken Sie auf den Umschalter für abgeschlossene Korrekturen oben im Fenster.

Eine Korrektur abschließen

Fertig! Die Korrektur ist nun abgeschlossen. 

HINWEIS: Wenn Sie Kommentare wieder zulassen oder weitere Versions-Uploads für die Korrektur erlauben möchten, klicken Sie wieder auf den Umschalter, um die Korrektur wieder als nicht abgeschlossen zu markieren.

Prüfungsanforderung stornieren

Wenn Sie eine Prüfungsanforderung versenden, diese aber später stornieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen Schaltfläche „Weitere Optionen“ und wählen Sie Überprüfungsanforderung stornieren.

Überprüfungsanforderungen stornieren

Wird eine Überprüfungsanforderung storniert, werden die bereits erfassten Antworten zu der Anforderung gelöscht, und die Empfänger haben keinen Zugriff mehr auf die Korrektur.

Umgang mit Prüfungsanforderungen

Wenn Sie eine Prüfungsanforderung erhalten, beinhaltet diese einen Link. Darüber gelangen Sie auf eine Prüfungsseite in einem neuen Browser-Tab. Auf der Seite haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

• Anmerkungen und Kommentare verfassen, die direkt mit bestimmten Inhalten verknüpft werden

• Mit anderen beteiligten Personen diskutieren

• Eine Korrektur genehmigen oder Änderungen anfordern

Korrekturprüfung

Eine Korrektur prüfen

Wenn Sie eine Prüfungsanfrage erhalten, werden Sie per E-Mail, durch eine Benachrichtigung in Smartsheet oder (je nachdem, welche Benachrichtigungseinstellungen Sie vorgenommen haben) auf beiden Wegen darüber informiert. Um mit der Prüfung zu beginnen, klicken Sie auf Korrektur prüfen.

Der nächste Schritt hängt davon ab, ob Sie bereits über ein Smartsheet-Konto verfügen:

  • Verfügen Sie bereits über ein Smartsheet-Konto, öffnen Sie die externe Prüfseite über den Link.
  • Wenn Sie nicht über ein Smartsheet-Konto verfügen, werden Sie aufgefordert, ein kostenloses Konto einzurichten. Anschließend können Sie die externe Prüfseite aufrufen.

Alle Personen, die zur Überprüfung aufgefordert werden, können sich daran beteiligen.

Wo genau Sie aktiv werden können, hängt davon ab, ob Sie Zugriff auf das Blatt haben, auf dem sich die Korrektur befindet:

  • Freigabe für das Blatt: Wenn Sie Zugriff auf das Blatt haben, auf dem sich die Korrektur befindet, können Sie sie direkt im Korrekturbereich auf dem Blatt prüfen oder auf der externen Prüfseite bearbeiten.
  • Keine Freigabe: Wenn Sie keine Freigabe für das Blatt haben, können Sie die Korrekturen ausschließlich auf der externen Prüfseite bearbeiten.

HINWEIS: Alle Personen, die eine Anzeigeberechtigung haben, können das Blatt über einen Link im Korrekturbereich auf einer externen Prüfungsseite in einem neuen Tab öffnen. Wenn der Zugriff auf die Prüfseite über einen Link im Korrekturbereich erfolgt, sind die gleichen Berechtigungen gültig, die auch für das Blatt gelten. Änderungen genehmigen oder anfordern können weiterhin nur die Personen, die eine Prüfungsanforderung erhalten haben.

Eine Korrektur genehmigen oder Änderungen anfordern

Um eine Korrektur zu genehmigen oder Änderungen anzufordern, klicken Sie unten rechts im Korrekturbereich oder auf der externen Prüfseite auf die gewünschte Option (dafür benötigen Sie entsprechende Berechtigungen).

Die Optionen werden nur bei Personen angezeigt, die zur Teilnahme an der Korrektur aufgefordert worden sind. 

Korrekturprüfung mit Kommentaren

Genehmigen Sie eine Korrektur, wenn die von Ihnen aufgerufene Version keine weitere Überarbeitung erfordert.

Sind weitere Änderungen nötig, klicken Sie auf Änderungen erforderlich.

Während andere Personen ihre Genehmigungsentscheidungen treffen, wird für jeden Betrachter der Korrektur Folgendes angezeigt:

  • Die Anzahl der Antworten zu „Genehmigung“/„Änderungen erforderlich“. 
  • Die Anzahl der noch ausstehenden Prüfungsanforderungen

Um die Namen der Personen einzusehen, die eine Option gewählt oder die Prüfung noch nicht begonnen haben, fahren Sie mit der Maus über die Schaltflächen für „Genehmigen“, „Änderungen erforderlich“ oder „Ausstehend“.

Kommentare und Anmerkungen in Ihr Feedback einfügen

Fügen Sie einen Kommentar hinzu, wenn Sie allgemeines Feedback geben möchten. Wenn Ihr Feedback spezifisch für einen bestimmten Bereich des Inhalts ist, den Sie prüfen, können Sie ein Markierungstool verwenden, um Ihren Kommentar mit einer Anmerkung zu kombinieren.

Kommentar hinzufügen

Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld Kommentar hinzufügen ein und drücken Sie die Eingabetaste. 

Kommentare zur Korrekturprüfung

TIPP: Geben Sie „@“ ein, um eine Person in einem Kommentar zu erwähnen. So können Sie den Benutzer, von dem Sie die Anforderung erhalten haben, darüber informieren, dass die Prüfung abgeschlossen ist. (Der Benutzer erhält dann eine Benachrichtigung mit einem Link zum Blatt, das die Korrektur enthält. So kann er es einfach finden und Ihr Feedback ansehen.)

Anmerkung hinzufügen

Sie können drei Arten von Anmerkungen verwenden, um den Inhalt einer Korrektur zu markieren.

Drei Markierungstools

So fügen Sie eine Stecknadel-Anmerkung hinzu:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Stelle, an der Sie einen Kommentar in die Korrektur einfügen möchten.
    Wenn der Mauszeiger zu einem Fadenkreuz wird, können Sie eine Anmerkung einfügen.
  2. Klicken Sie mit der Maus.
    Nun wird eine Stecknadel für die Anmerkung in die Korrektur eingefügt.
  3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld Kommentar hinzufügen ein (rechts im Feld).
  4. Drücken Sie die Eingabetaste, um Ihr Feedback abzusenden.

So fügen Sie eine Pfeilanmerkung zwischen zwei Stellen in der Korrektur ein:

  1. Halten Sie den Mauszeiger über die Stelle, an der das Ende das Pfeils liegen soll.
    Wenn der Mauszeiger zu einem Fadenkreuz wird, können Sie eine Anmerkung einfügen.
  2. Klicken und ziehen Sie die Maus an die Stelle, an der sich die Pfeilspitze befinden soll.
    Dadurch wird ein Anmerkungspfeil mit der von Ihnen gewünschten Ausrichtung und Größe hinzugefügt. Es befindet sich eine Stecknadel am Ende des Pfeils.
  3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld Kommentar hinzufügen ein (rechts im Feld).
  4. Drücken Sie die Eingabetaste, um Ihr Feedback abzusenden.

So fügen Sie eine Feldanmerkung zu einem bestimmten Bereich der Korrektur hinzu:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Stelle, an der Sie die Ecke des Feldes einfügen möchten.
    Wenn der Mauszeiger zu einem Fadenkreuz wird, können Sie eine Anmerkung einfügen.
  2. Klicken und ziehen Sie die Maus an die Stelle, an der sich die entgegengesetzte Ecke des Feldes befinden soll.
    Dadurch wird ein Anmerkungsfeld mit der von Ihnen gewünschten Größe hinzugefügt. Es befindet sich eine Stecknadel am Ende des Feldes.
  3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld Kommentar hinzufügen ein (rechts im Feld).
  4. Drücken Sie die Eingabetaste, um Ihr Feedback abzusenden.

Wenn Sie Ihre Anmerkung absenden, wird ein numerischer Wert zur Stecknadelanmerkung auf der Korrektur hinzugefügt. Die Anmerkungsnummer gibt die Reihenfolge des Hinzufügens der einzelnen Anmerkungen an.

Um den Bereich hervorzuheben, auf den sich die Anmerkung bezieht, klicken Sie einfach auf den Kommentar mit Anmerkung. Um den Kommentar anzuzeigen, der mit der Anmerkung verknüpft ist, klicken Sie einfach auf die nummerierte Stecknadel.

Eine Anmerkung zu einem Video hinzufügen

Wenn Sie eine Videokorrektur prüfen, können Sie dieselben Markierungstools verwenden, um Anmerkungen zu bestimmten Frames hinzuzufügen. 

Korrektur für ein Video

Sie haben vier Möglichkeiten für die Navigation zu einem Frame, der eine Anmerkung erfordert:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiedergabe und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Pause“, wenn Sie den entsprechenden Frame erreicht haben.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Schritt vorwärts, um im Video 1 Sekunde nach vorne zu gehen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Schritt rückwärts, um im Video 1 Sekunde zurück zu gehen.
  • Klicken Sie auf eine beliebige Stelle auf der Video-Zeitleiste, um zu diesem Moment zu springen.

Wenn Sie eine Anmerkung hinzufügen, wird der Frame in der Video-Zeitleiste mit Ihrem Profilbild markiert.

Wenn Sie eine Anmerkung zu einem Video hinzugefügt haben, gibt es zwei Möglichkeiten, zu diesem Frame zurück zu springen:

  • Klicken Sie auf den verknüpften Kommentar.
  • Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der Video-Zeitleiste.