Übersicht: Freigabe von Blättern und Berichten

Fügen Sie Mitarbeiter zu einem Blatt oder Bericht hinzu. Die Mitarbeiter, für die Sie eine Datei freigeben, können sich in oder außerhalb Ihrer Organisation befinden. Sie können sogar Smartsheet-Elemente mit Benutzern teilen, die kein Smartsheet-Konto haben. Ohne Konto können diese jedoch möglicherweise nicht auf alle Smartsheet-Funktionen zugreifen. 

Tipps zur Freigabe von Smartsheet-Elementen

• Geben Sie individuelle Elemente einzeln für einige Personen frei? Befolgen Sie die Schritte für die Freigabe in diesem Artikel. 
• Geben Sie ein oder mehrere Elemente für eine Gruppe von Personen frei? Verwenden Sie einen Arbeitsbereich und geben Sie diesen Arbeitsbereich für Ihre Mitarbeiter frei.
• Geben Sie ein Dashboard frei? Sehen Sie sich den Artikel Ein Dashboard freigeben an. 

Informationen zu Berechtigungsebenen und Freigabe

Wenn Sie ein Element für eine Person freigeben, muss sich diese Person bei Smartsheet anmelden, um darauf zuzugreifen. Was diese Person in der Datei machen kann, hängt von den zugeteilten Berechtigungen ab. Sie können Mitarbeiter mit folgenden Rechten hinzufügen:

• Administrator
• Bearbeiter – kann freigeben
• Bearbeiter – kann nicht freigeben
• Kommentierer
• Betrachter

Sie können jederzeit die Freigabe eines Elements beenden oder die Berechtigungsstufe eines Bearbeiters ändern.

Blatt oder Bericht freigeben

1. Öffnen Sie das Formular Blattfreigabe oder Berichtsfreigabe. Hierzu haben Sie zwei Möglichkeiten:
   • Wählen Sie in der Menüleiste Datei > Menü aus.
   • Wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm Freigeben aus.
2. Geben Sie im Abschnitt Mitarbeiter einladen im Formular Freigeben die E-Mail-Adresse des Benutzers oder der Gruppe ein. 
   • Oder wählen Sie zur Auswahl aus dem Formular Kontakte auswählen aus.
3. Wählen Sie nach der Auswahl von Mitarbeitern Bericht freigeben aus.

Wenn Sie Berichte freigeben, stellen Sie sicher, dass Sie die Quellblätter davon freigeben. 

Wenn ein Bericht für Sie anders aussieht als für Benutzer, für die sie ihn freigegeben haben – wenn Informationen fehlen oder er leer ist – haben Sie vielleicht nicht alle Quellblätter für diese Person freigegeben.

Aus Sicherheitsgründen erhalten Benutzer durch die Freigabe eines Berichts nicht automatisch Zugriff auf nicht freigegebene Blätter. Sie können beispielsweise einen Bericht mit drei Blättern für einen Mitarbeiter freigeben, der jedoch nur Zugriff auf ein Blatt erhält. Wenn der Mitarbeiter den Bericht öffnet, sieht er nur Zeilen aus dem Blatt, das für ihn freigegeben wurde. Wurden keine Blätter für den Mitarbeiter freigegeben, ist der Bericht leer.

Möchten Sie einen Bericht für jemanden freigeben, der keinen Zugriff auf Quellblätter hat?

Sie haben folgende Optionen:

• Veröffentlichen Sie den Bericht und geben Sie den Link frei.
• Fügen Sie den Bericht als Widget in ein Dashboard ein.

Wer kontrolliert den Zugriff von Benutzern bei einer Freigabe?

Es gibt zwei Benutzertypen, die den Zugriff eines Benutzers auf freigegebene Smartsheet-Elemente entfernen können: 

• Im Admin Center können Systemadministratoren verhindern, dass ein Benutzer Elemente freigibt, deren Inhaber ein lizenzierter Benutzer im Konto ist.
• Gruppenadministratoren können ein Mitglied aus einer Gruppe entfernen, um es dadurch auch aus allen Elementen zu entfernen, die für diese Gruppe freigegeben wurden.