Blätter, Berichte und Dashboards freigeben

Beginnen Sie die Zusammenarbeit mit anderen Personen, indem Sie ein Smartsheet-Element (Blatt, Bericht oder Dashboard) freigeben oder eine Freigabeanforderung von einem Mitglied Ihres Teams bestätigen.

Je nachdem, für wie viele Elemente und für wie viele Personen die Freigabe erfolgen soll, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die Freigabe durchzuführen.

  • Um einzelne Elemente nacheinander für eine geringe Anzahl an Personen freizugeben, befolgen Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte zur Freigabe. (Um ein einzelnes Element freizugeben, das in einem Arbeitsbereich gespeichert ist, lesen Sie in diesem Artikel den Abschnitt Freigabe eines Elements aus einem Arbeitsbereich.)
  • Benutzen Sie einen Arbeitsbereich, um ein oder mehrere Elemente für eine Personengruppe freizugeben. Weitere Informationen zum entsprechenden Vorgehen erhalten Sie in den Artikeln Arbeitsbereich erstellen und Arbeitsbereichsfreigabe.

Eine visuelle Anleitung zur Freigabe in Smartsheet finden Sie unter Infografik: Erklärung zu Benutzertypen und Freigabeberechtigungen.

In diesem Artikel

TIPP: Nach der Freigabe Ihrer Elemente erhalten Sie hier einige Best Practices: Hier sind weitere Informationen dazu, was Sie erwarten können: Gleichzeitiges Arbeiten an einem Blatt mit mehreren Benutzern.


Überblick über Berechtigungsstufen und Freigabe

Wenn Sie ein Element für eine Person freigeben, muss diese sich in Smartsheet anmelden, um darauf zugreifen zu können. Durch die Auswahl der Berechtigungsstufe bei der Freigabe — Betrachter, Bearbeiter oder Administrator – legen Sie die Zugriffsstufe einer Person fest. Sie können jederzeit die Freigabe eines Elements beenden oder die Berechtigungstufe eines Mitarbeiters ändern.

Freigeben von Berichten: Sie müssen auch Quellblätter freigeben 

Wenn ein Bericht bei Ihnen anders angezeigt wird als bei einer Person, für die Sie ihn freigegeben haben (fehlende Informationen oder leerer Bericht), haben Sie möglicherweise nicht alle Quellblätter für diese Person freigegeben. 

Aus Sicherheitsgründen kann vom Bericht aus nicht auf die Blätter zugegriffen werden, die noch nicht für andere Personen freigegeben wurden. Zum Beispiel können Sie einen Bericht, der drei Blätter betrachtet, für einen Mitarbeiter freigeben, der nur Zugriff auf eines der Blätter hat. Wenn der Mitarbeiter den Bericht öffnet, sieht er nur Zeilen, die aus dem einen für ihn freigegebenen Blatt abgerufen wurden. Wenn für den Mitarbeiter keine Blätter freigegeben wurden, ist seine Version des Berichts leer.

TIPPS:

Freigabekontrollen von Systemadministratoren und Gruppenadministratoren

Ein Systemadministrator kann die Freigabe für einen Benutzer für Elemente aufheben, die den lizenzierten Benutzern des Kontos gehören. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Benutzern in einem Plan für mehrere Benutzer.

Ein Gruppenadministrator kann ein Mitglied aus einer Gruppe entfernen. Damit wird der Zugriff dieses Mitglieds auf alle für diese Gruppe freigegebenen Elemente ebenfalls aufgehoben. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten und Verwenden von Smartsheet-Kontaktgruppen.


Freigeben eines Smartsheet-Elements

Personen, die über die Berechtigungen für Inhaber, Administratoren und Bearbeiter verfügen, können Smartsheet-Elemente freigeben.

HINWEIS: Wenn das Element sich in einem Arbeitsbereich befindet, können Sie entweder das Element selbst oder den gesamten Arbeitsbereich freigeben. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Freigabe eines Elements aus einem Arbeitsbereich weiter unten in diesem Artikel.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben über dem Element.

    Schaltfläche
    Wenn die Schaltfläche Freigeben nicht angezeigt wird, klicken Sie in der oberen rechten Ecke im Smartsheet-Fenster auf den Pfeil nach unten.
    show-menu-bar-sharing
    Das Freigabeformular wird angezeigt. Wenn das Element für niemanden freigegeben wurde, werden die Einladungsdetails angezeigt.
    Formular

    Wenn das Blatt zurzeit für andere freigegeben ist, wird standardmäßig eine Liste der vorhandenen Mitarbeiter angezeigt. (Sie können immer auf Einladungsdetails klicken, wenn diese stattdessen angezeigt werden sollen.)
    Freigabefenster

    TIPP: Alle Mitarbeiter mit Freigabe können das Blatt über den sicheren Blatt-Link direkt öffnen. Speichern Sie ein Lesezeichen für diesen Link, um schnell auf das Element zugreifen zu können. Wenn Sie den Link verwenden, werden Sie aufgefordert, sich bei Smartsheet anzumelden (falls dies noch nicht erfolgt ist), um auf das Blatt zuzugreifen.

  2. Geben Sie im Feld Mitarbeiter einladen oben die E-Mail-Adressen der Personen oder Gruppen ein, für die dieses Element freigegeben werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch ein Komma oder Semikolon.
  3. Wählen Sie eine Berechtigungsstufe aus. Detaillierte Informationen der für jede Berechtigungsstufe verfügbaren Funktionen finden Sie im Artikel Freigabeberechtigungsstufen.
  4. Klicken Sie auf Freigeben.

So wird die Freigabe des Elements für die Mitarbeiter erteilt und die Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung, falls dies aktiviert wurde. Das Formular Freigabe wird aktualisiert und enthält die Liste der Mitarbeiter mit Freigabe, einschließlich der soeben hinzugefügten Benutzer.

TIPP: Sie können sicherstellen, dass Mitarbeitern ein Elment auf dieselbe Weise und mit denselben Filtern angezeigt wird, indem Sie ihnen die URL aus der Adressleiste Ihres Browsers senden. (Weitere Informationen zu Ansichten)

Weitere Freigabeoptionen

Wenn Sie gemeinsam arbeiten oder Daten freigeben möchten, ohne Ihre Smartsheet-Items direkt für andere freizugeben, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Veröffentlichen – Wenn Sie Smartsheet-Elemente für Personen ohne Smartsheet-Konto freigeben möchten, können Sie ihnen einen Veröffentlichungslink senden. Veröffentlichte Smartsheet-Elemente sind dynamisch. So sind die Daten stets aktuell. Unter Verwalten eines Blatts, Berichts oder Dashboards finden Sie weitere Informationen zur Freigabe.
  • Als Anlage senden – Wenn Sie eine statische Excel- oder PDF-Datei eines Smartsheet-Elements freigeben möchten, können Sie diese Datei mithilfe der Funktion "Als Anlage senden" an eine E-Mail anhängen. Sie können auch spezifische Zeilendaten per E-Mail an andere versenden. Dies ist praktisch, wenn andere Informationen zu einer speziellen Aufgabe oder zu Zeilengruppen eines großen Blatts anfordern. Weitere Informationen finden Sie unter Blattinformationen per E-Mail freigeben.
  • Verwenden eines Formulars – Wenn Sie Informationen von Personen erfassen möchten, könne Sie ein Formular verwenden. Anhand von Formularen können Personen auf Grundlage ihrer Formulareinreichungen ohne direkten Freigabezugriff neue Zeilen zu Ihrem Blatt hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Erfassen von Informationen mit einem Formular.
  • Verwenden von Alarmen und Aktionen – Wenn Sie spezifische Daten freigeben müssen, um Personen automatisch über Änderungen an Ihrem Blatt zu informieren, Erinnerungen für Fälligkeitstermine zu senden oder automatische Aktualisierungen bzw. Genehmigungen anzufordern, können Sie Alarme und Aktionen verwenden. Informationen zu Alarmen und Aktionen finden Sie in unserem Hilfeartikel Arbeitsprozesse mit Alarmen und Aktionen automatisieren.

Ein Element aus einem Arbeitsbereich freigeben

Wenn sich ein Blatt, Bericht oder Dashboard in einem Arbeitsbereich befindet, ist es für jeden verfügbar, der Freigabeberechtigungen für diesen Arbeitsbereich besitzt. Auch wenn ein Element sich in einem Arbeitsbereich befindet, kann es auf Elementebene freigegeben werden, so dass auch Personen, die keinen Zugriff auf den Arbeitbereich haben, auf das Element zugreifen können.

Um ein Element freigeben zu können, müssen Sie über die Berechtigungen für Inhaber, Administratoren oder Bearbeiter mit Freigabeberechtigung verfügen. (Entsprechend müssen Sie, um einen Arbeitsbereich freigeben zu können, über die Freigabeberechtigungen für Arbeitsbereiche für Inhaber, Administratoren oder Bearbeiter - mit Freigabeberechtigung verfügen.)

So erteilen Sie die Zugriffsberechtigung für ein Element, das sich in einem Arbeitsbereich befindet:

  1. Klicken Sie auf das Menü-Symbol (oben links im Smartsheet-Fenster), um den linken Bereich zu öffnen.
  2. Klicken Sie unter Start > Arbeitsbereiche den Arbeitsbereich an, in dem sich das Element befindet.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Elementnamen. Klicken Sie anschließend auf Freigabe, um das Formular Freigabe zu öffnen.
  4. Klicken Sie in das Kästchen Mitarbeiter einladen und geben Sie Kontakte ein oder wählen Sie Kontakte aus.

    Der Text Dieses Blatt, dieser Bericht oder dieses Dashboard befindet sich in einem Arbeitsbereich wird angezeigt. Wenn Sie über Berechtigungen für den Arbeitbereich verfügen, wird Ihnen auch der Name des Arbeitsbereichs angezeigt.

    Blattfreigabe-Formular, Dieses Blatt befindet sich in einem umrandeten Arbeitsbereich
     
  5. Klicken Sie auf Freigeben, um nur das Element freizugeben. Um den Arbeitsbereich freizugeben, klicken Sie auf Arbeitsbereich freigeben.

Bei der Freigabe von Elementen und Arbeitsbereichen wird das Symbol Bild Freigabe von ArbeitsbereichenBlatt-, Berichts- oder Dashboard-Freigabe über Arbeitsbereich und das Symbol Symbol Nur BlattfreigabeNur Blatt-, Berichts- oder Dashboard-Freigabe neben der Berechtigungsstufe im Bereich Mitarbeiter im Freigabeformular angezeigt. Anhand dieser Symbole können Sie feststellen, auf welche Weise das Element für die einzelnen Mitarbeiter freigegeben wurde.


Festlegen einer Standardfreigabeansicht

Als Besitzer eines Blatts oder mit Freigabeberechtigungen auf Administratorebene können Sie sicherstellen, dass jeder, der eine Freigabe für das Blatt besitzt, das Blatt so sehen kann, wie Sie es geplant haben. Verwenden Sie dazu eine Standardansicht und einen entsprechenden Filter. Richten Sie beispielsweise eine Standardansicht für Mitarbeiter mit kürzlich erteilter Freigabe ein, sodass sich ein Blatt direkt in der Kartenansicht öffnet. Dabei kann ein Filter eingesetzt werden, sodass nur Aufgaben mit hoher Priorität angezeigt werden.

HINWEIS: Bevor Sie einen Standardfilter einrichten können, müssen Sie zunächst einen Filter erstellen und speichern. Weitere Informationen zum Erstellen von Filtern erhalten Sie in unserem Artikel Verwenden von Filtern, um Blattdaten anzuzeigen oder zu verbergen.

Standardansicht für Ihr Blatt einrichten:

  1. Klicken Sie oben im Element auf die Schaltfläche Freigeben, um das Freigabefenster anzuzeigen.
    Freigabefenster
  2. Wählen Sie Mitarbeiter aus, um eine Liste der aktuellen Smartsheet-Nutzer dieses Blatts anzuzeigen.
     
  3. Wählen Sie rechts neben StandardansichtBearbeiten aus.

    Das Formular "Standardansicht" wird angezeigt.

    Standardansicht
     
  4. Wählen Sie unter Ansicht Tabellenblattansicht, Kartenansicht, Gantt-Ansicht oder Kalenderansicht aus. Sie können ggf. auch einen Standardfilter und spezifische Kartenansichtbahnen auswählen.

    HINWEIS: Bevor Sie einen Standardfilter einrichten können, müssen Sie zunächst einen Freigabefilter erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen von Filtern erhalten Sie in unserem Artikel Verwenden von Filtern, um Blattdaten anzuzeigen oder zu verbergen.
     
  5. Klicken Sie auf Speichern.

TIPP: Sie können sicherstellen, dass Mitarbeitern ein Elment auf dieselbe Weise und mit denselben Filtern angezeigt wird, indem Sie ihnen die URL aus der Adressleiste Ihres Browsers senden. (Weitere Informationen zu Ansichten)


Entfernen eines Mitarbeiters oder Ändern von Berechtigungsstufen

Der Elementinhaber und Mitarbeiter mit Administratorzugriff auf das Element können andere entfernen oder ihre Berechtigungsstufen ändern. Bearbeiter können auch über diese Möglichkeit verfügen, wenn sie die Berechtigung zum Freigeben des Elements erhalten haben, als sie eingeladen wurden.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben über dem Element.

    Wenn die Schaltfläche Freigeben nicht angezeigt wird, klicken Sie in der oberen rechten Ecke im Smartsheet-Fenster auf den Pfeil nach unten.
    show-menu-bar-sharing

  2. Halten Sie im Freigabeformular den Mauszeiger über den Namen der Person, die entfernt oder geändert werden soll, um die Zeile hervorzuheben, und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Berechtigungen ändern: Wählen Sie aus der Dropdownliste eine neue Berechtigungsstufe aus. Beachten Sie, dass Sie keinem anderen Mitarbeiter eine höhere Berechtigungsstufe erteilen können, als Sie selbst haben (d. h., eine Person mit der Berechtigungsstufe "Bearbeiter" kann keine andere Person mit der Berechtigungsstufe "Bearbeiter" zu einem Administrator machen).
    • Freigabe aufheben: Klicken Sie auf das X am rechten Ende der Zeile "Berechtigungsstufe".

      Die Person hat keinen Zugriff mehr auf das Element. Wenn Sie die Freigabe für einen Mitarbeiter aufheben, während dieser das Element ansieht, erhält er beim nächsten Speicher- oder Aktualisierungsvorgang eine Fehlermeldung.

      HINWEIS: Wenn neben der Berechtigungsstufe eines Mitarbeiters das Symbol Bild Freigabe von ArbeitsbereichenFreigabe über Arbeitsbereich angezeigt wird, bedeutet dies, dass der Mitarbeiter über einen Arbeitsbereich Zugriff auf das Element besitzt. Durch Klicken auf X werden die Berechtigungen des Mitarbeiters für den Arbeitsbereich aufgehoben. Weitere Informationen zur Freigabe von Arbeitsbereichen erhalten Sie unter Arbeitsbereichsfreigabe.

      Beachten Sie im Bereich Mitarbeiter die Symbole Bild Freigabe von Arbeitsbereichen Freigabe über Arbeitsbereichund Symbol Nur BlattfreigabeNur Freigabe neben der Angabe zu den Berechtigungsstufen. Anhand dieser Symbole können Sie feststellen, auf welche Weise das Element für die einzelnen Mitarbeiter freigegeben wurde.

Freigabeanfrage

In einigen Fällen versuchen Sie vielleicht ein Element zu öffnen und sehen die Meldung "Sie konnten ... nicht öffnen, da es nicht für Sie freigegeben ist".



Einige Gründe für diese Meldung sind:

  • Ein Freigabelink wurde an Sie weitergeleitet, aber Ihre E-Mail-Adresse ist für das Element nicht freigegeben
  • Sie sind mit einer E-Mail-Adresse bei Smartsheet angemeldet, die mit derjenigen, an die die E-Mail versandt wurde, nicht übereinstimmt
  • Der Elementinhaber oder ein anderer Mitarbeiter hat Sie aus der Freigabe entfernt
  • Das Element wurde in der Zwischenzeit gelöscht

Wenn Sie auf ein Blatt, einen Bericht, ein Dashboard oder einen Arbeitsbereich zugreifen möchten, das/der nicht für Ihre E-Mail-Adresse freigegeben ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Zugriff vom Inhaber anfordern in der Nachricht. Damit wird dem Besitzer des Elements oder Arbeitsbereichs eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung gesendet, auf den er klicken kann, um für Ihre E-Mail-Adresse eine Freigabeberechtigungsstufe auszuwählen. Sobald der Inhaber des Elements oder Arbeitsbereichs diesen Prozess abgeschlossen hat, können Sie auf das Element zugreifen (über den erhaltenen Link, oder Sie suchen in Smartsheet das Blatt direkt).

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