Blätter, Berichte und Dashboards freigeben

Dieser Hilfeartikel wird in folgenden Kursen angezeigt

Beginnen Sie die Zusammenarbeit mit anderen durch die Freigabe eines Smartsheet-Elements (Blatt, Bericht oder Dashboard) oder durch die Bestätigung einer Freigabeanforderung eines Benutzers in Ihrem Team.

Die beste Methode zur Verwendung für die Freigabe hängt von der Anzahl an freizugebenden Elementen sowie davon ab, für wie viele Benutzer die Freigabe erfolgen soll:

  • Um jeweils nur einzelne Elemente für einige wenige Benutzer freizugeben, folgen Sie den Freigabeschritten aus diesem Artikel. (Um ein einzelnes Element freizugeben, das in einem Arbeitsbereich gespeichert ist, lesen Sie den Abschnitt Ein Element aus einem Arbeitsbereich freigeben dieses Artikels.)
  • Um einzelne oder mehrere Elemente für eine Benutzergruppe freizugeben, verwenden Sie einen Arbeitsbereich. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter Arbeitsbereich erstellen und Arbeitsbereich freigeben.

Sobald Ihre Elemente freigegeben wurden, können Sie hier einige bewährte Vorgehensweisen erlernen: Weitere Informationen über das, was Sie hier erwartet:Mit mehreren Personen gleichzeitig an einem Blatt arbeiten

Übersicht über Berechtigungsstufen und Freigabe

Nachdem Sie ein Element für einen anderen Benutzer freigegeben haben, muss dieser sich bei Smartsheet anmelden, um Zugriff darauf zu erhalten. Sie steuern die Zugriffsebene einer Person durch die Freigabeberechtigungsstufe, die Sie auswählen: Betrachter, Bearbeiter oder Administrator. Sie können jederzeit die Freigabe eines Elements beenden oder die Berechtigungsstufe eines Bearbeiters ändern.Weitere Informationen zu Smartsheet-Berechtigungen finden Sie unter Freigabeberechtigungsstufen.

Berichte freigeben: Sie müssen auch die Quellblätter freigeben

Wenn ein Bericht für Sie anders aussieht als für Benutzer, für die sie ihn freigegeben haben – wenn Informationen fehlen oder er leer ist –, haben Sie vielleicht nicht alle Quellblätter für diese Person freigegeben.

Aus Sicherheitsgründen kann vom Bericht aus nicht auf die Blätter zugegriffen werden, die noch nicht für andere Personen freigegeben wurden. Zum Beispiel können Sie einen Bericht, der drei Blätter betrachtet, für einen Mitarbeiter freigeben, der nur Zugriff auf eines der Blätter hat. Wenn der Mitarbeiter den Bericht öffnet, sieht er nur Zeilen, die aus dem einen für ihn freigegebenen Blatt abgerufen wurden. Wenn für den Mitarbeiter keine Blätter freigegeben wurden, ist seine Version des Berichts leer.

Freigabesteuerung für Systemadministratoren und Gruppenadministratoren

Ein Systemadministrator kann einen Benutzer von Freigabeelementen entfernen, die lizenzierten Benutzern im Konto gehören. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer in einem Plan mit mehreren Benutzern verwalten.

Gruppenadministratoren können ein Mitglied aus einer Gruppe entfernen, um auch die Freigabe für alle für diese Gruppe freigegebenen Elemente aufzuheben. Weitere Informationen finden Sie unter Smartsheet-Kontaktgruppen verwalten und verwenden.

Smartsheet-Element freigeben

Personen mit Berechtigungen als Inhaber, Administrator oder Bearbeiter mit Freigabeberechtigungen können Smartsheet-Elemente freigeben.

Befindet sich das Element in einem Arbeitsbereich, können Sie entweder das einzelne Element oder den gesamten Arbeitsbereich freigeben. Ausführlichere Informationen dazu erhalten Sie im weiteren Verlauf dieses Artikels unter Element aus einem Arbeitsbereich freigeben.

  1. Klicken Sie oben rechts im Element auf „Freigeben“. Wenn Sie die Schaltfläche „Freigeben“ nicht sehen, klicken Sie rechts oben im Smartsheet-Fenster auf den Dropdown-Pfeil.

  2. Das Formular „Freigabe“ wird geöffnet. 

    Wenn das Element für niemanden freigegeben wurde, wird Einladungsdetails angezeigt. Über „Einladungsdetails“ aktivieren oder deaktivieren Sie die Einladungs-E-Mail und verfassen eine benutzerdefinierte Nachricht.

    Wurden bereits Freigaben für andere Benutzer erteilt, wird standardmäßig eine Liste der vorhandenen Mitarbeiter angezeigt. (Wählen Sie Einladungsdetails aus, wenn Sie stattdessen lieber diese Angaben anzeigen möchten.)


    TIPP: Alle Mitarbeiter mit Freigabe können das Element über den sicheren Blatt-Link direkt öffnen. Speichern Sie ein Lesezeichen für diesen Link, um schnell auf das Element zugreifen zu können. Wenn Sie den Link verwenden, werden Sie aufgefordert, sich in Smartsheet anzumelden (falls dies noch nicht erfolgt ist), um auf das Blatt zuzugreifen.


  3. Geben Sie im Feld Mitarbeiter einladen oben die E-Mail-Adressen der Personen oder Gruppen ein, für die dieses Element freigegeben werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen mit einem Komma oder Semikolon.
  4. Wählen Sie eine Berechtigungsstufe aus. Detaillierte Informationen der für jede Berechtigungsstufe verfügbaren Funktionen finden Sie in dem Artikel Freigabeberechtigungsstufen.
  5. Klicken Sie auf Freigeben.

Die Mitarbeiter erhalten eine Freigabe für das Element und eine Benachrichtigung, sofern Sie dies festgelegt haben. Das Formular Freigabe wird aktualisiert und zeigt die Liste der Mitarbeiter mit Freigabe an, einschließlich der soeben hinzugefügten Benutzer.

Sie können sicherstellen, dass ein Mitarbeiter ein Element mit derselben Ansicht und denselben Filtern anzeigt, indem Sie ihm die URL aus der Adressleiste Ihres Browsers senden. (Weitere Informationen zu Ansichten)

Mehr Freigabeoptionen

Wenn Sie zusammenarbeiten oder Daten freigeben möchten, ohne Ihre Smartsheet-Elemente direkt für andere Benutzer freizugeben, können Sie die folgenden Optionen nutzen:

  • Veröffentlichen: Wenn Sie Smartsheet-Elemente für Personen ohne Smartsheet-Konto freigeben möchten, können Sie ihnen einen Veröffentlichungslink schicken. Veröffentlichte Smartsheet-Elemente sind dynamisch, sodass die Daten stets aktuell sind. Weitere Informationen zur Veröffentlichung finden Sie unter Ein Blatt, einen Bericht oder ein Dashboard veröffentlichen.
  • Als Anlage senden: Wenn Sie eine statische Excel- oder PDF-Datei eines Smartsheet-Elements freigeben möchten, können Sie sie als E-Mail-Anlage über die Funktion „Als Anlage senden“ verschicken. Sie können auch bestimmte Zeilendaten per E-Mail an andere Personen versenden. Diese könnten hilfreich sein, wenn sie Informationen zu bestimmten Aufgaben oder Zeilengruppen in einem großen Blatt benötigen. Weitere Informationen finden Sie unter Blattinformationen per E-Mail freigeben.
  • Formulare verwenden: Wenn Sie Informationen von Personen erfassen möchten, verwenden Sie ein Formular. Mit Formularen können Benutzer ohne direkten Freigabezugriff neue Zeilen basierend auf ihren Formulareinreichungen zu Ihrem Blatt hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen über ein Formular sammeln.
  • Automatisierte Workflows verwenden: Wenn Sie bestimmte Daten freigeben möchten, um Benutzer automatisch über Änderungen an Ihren Blättern zu benachrichtigen, Erinnerungen für Fälligkeitsdaten festzulegen oder automatische Aktualisierungen oder Genehmigungen anzufordern, verwenden Sie automatisierte Workflows. Informationen zu automatisierten Workflows finden Sie unter Zeitersparnis dank automatisierter Workflows.

Element aus einem Arbeitsbereich freigeben

Befindet sich ein Blatt, Bericht oder Dashboard in einem Arbeitsbereich, ist es für alle Benutzer verfügbar, die Freigabeberechtigungen für den Arbeitsbereich erhalten haben. Auch Elemente in einem Arbeitsbereich können auf Elementebene freigegeben werden, sodass Benutzer selbst dann darauf zugreifen können, wenn sie keinen Zugriff auf den Arbeitsbereich haben.

Um ein Element freigeben zu können, benötigen Sie dafür die Berechtigung als Inhaber, Administrator oder Bearbeiter mit Freigabeberechtigungen. Analog dazu können Sie nur einen Arbeitsbereich freigeben, wenn Sie für diesen Arbeitsbereich die Berechtigung als Inhaber, Administrator oder Bearbeiter mit Freigabeberechtigungen haben.

HINWEIS: Nur Inhaber und Administratoren können Dashboards freigeben.

So erteilen Sie anderen Benutzern den Zugriff auf ein Element in einem Arbeitsbereich:

  1. Navigieren Sie zum Arbeitsbereich mit dem Element, das Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie oben rechts im Element auf Freigeben.
  3. Klicken Sie in das Feld Mitarbeiter einladen und geben Sie Kontakte ein bzw. wählen Sie sie aus.
    Unten im Formular sehen Sie Dieses Blatt, dieser Bericht oder dieses Dashboard befindet sich in einem Arbeitsbereich. Wenn Sie über Berechtigungen für den Zugriff auf den Arbeitsbereich verfügen, wird auch der Name des Arbeitsbereichs angezeigt.
  4. Um nur das Element freizugeben, klicken Sie auf Freigeben. Um den Arbeitsbereich freizugeben, klicken Sie auf Arbeitsbereich freigeben.

Wenn Elemente und Arbeitsbereiche freigegeben sind, sehen Sie im Freigabeformular im Abschnitt Mitarbeiter neben den Berechtigungsstufen das Symbol Freigegeben für Blatt, Bericht oder Dashboard über einen Arbeitsbereich und/oder das Symbol Freigegeben nur für Blatt, Bericht oder Dashboard. Diese Symbole weisen darauf hin, wie das Element für die einzelnen Mitarbeiter freigegeben wurde.

Standardfreigabeansicht festlegen

Wenn Sie der Blattinhaber sind oder Freigabeberechtigungen auf Administratorebene haben, können Sie sicherstellen, dass alle Benutzer mit Freigabe für Ihr Blatt das Blatt so sehen, wie Sie möchten, indem Sie eine Standardansicht und -filter anwenden. Legen Sie eine Standardansicht z. B. für erst kürzlich freigegebene Mitarbeiter fest, damit diese ein Blatt direkt in der Kartenansicht öffnen können und ein Filter angewendet wird, der nur Aufgaben mit hoher Priorität anzeigt.

Sie müssen einen gespeicherten Filter erstellen, bevor Sie einen Standardfilter festlegen. Weitere Informationen zum Erstellen von Filtern finden Sie in unserem Artikel Verwenden von Filtern zum Anzeigen oder Ausblenden von Daten im Blatt.

So legen Sie eine Standardansicht für Ihr Blatt fest:

  1. Klicken Sie oben rechts im Element auf Freigeben.
  2. Wählen Sie Mitarbeiter, um die Liste der aktuellen Smartsheet-Benutzer mit Freigabe für das Blatt anzuzeigen.
  3. Wählen Sie rechts neben Standardansicht die Option Bearbeiten aus. Das Formular Standardansicht wird angezeigt.
  4. Wählen Sie unter Ansicht die Option Tabellenblattansicht, Kartenansicht, Gantt-Ansicht oder Kalenderansicht. Sie können auch einen Standardfilter und spezifische Kartenansichtsbahnen auswählen.

    HINWEIS: Sie müssen einen freigegebenen Filter erstellen, bevor Sie einen Standardfilter festlegen können.Weitere Informationen zum Erstellen von Filtern finden Sie in unserem Artikel Verwenden von Filtern zum Anzeigen oder Ausblenden von Daten im Blatt.
     
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Sie können sicherstellen, dass ein Mitarbeiter ein Element mit derselben Ansicht und denselben Filtern anzeigt, indem Sie ihm die URL aus der Adressleiste Ihres Browsers senden. (Weitere Informationen zu Ansichten)
HINWEIS: Die Einstellungen für „Standardansicht“ gelten nicht für die Mobil-App. Für Benutzer, die von der App aus auf ein Blatt zugreifen, wird standardmäßig die Tabellenblattansicht eingestellt.

Mitarbeiter entfernen oder Berechtigungsstufen ändern

Der Elementinhaber und Mitarbeiter mit Administratorzugriff auf das Element können andere entfernen oder ihre Berechtigungsstufen ändern. Bearbeiter können auch über diese Möglichkeit verfügen, wenn sie die Berechtigung zum Freigeben des Elements erhalten haben, als sie eingeladen wurden.

  1. Klicken Sie oben rechts im Element auf Freigeben.

    Wenn Sie die Schaltfläche Freigabe nicht sehen, klicken Sie rechts oben im Smartsheet-Fenster auf den Pfeil nach unten.

  2. Bewegen Sie im Freigabeformular den Mauszeiger über den Namen der Person, die Sie entfernen oder ändern möchten. Nachdem Sie die betreffende Zeile markiert haben, können Sie eine der folgenden Optionen auswählen:
    • Berechtigungen ändern: Wählen Sie eine neue Berechtigungsstufe in der Dropdown-Liste aus. Beachten Sie, dass Sie einem anderen Mitarbeiter keine höhere Berechtigungsstufe geben können, als Sie selbst haben (d. h., ein Benutzer mit Berechtigungen auf Bearbeiterebene kann keine andere Person mit Berechtigungen auf Bearbeiterebene befördern und ihr Administratorzugriff geben).
    • Freigabe aufheben: Klicken Sie auf am rechten Ende der Zeile zur Berechtigungsstufe auf das X.

      Die Person hat dann keinen Zugriff mehr auf das Element. Wenn Sie die Freigabe für einen Mitarbeiter aufheben, während dieser das Element gerade anzeigt, erhält der Mitarbeiter eine Fehlermeldung, wenn er das nächste Mal versucht, das Element zu speichern oder zu aktualisieren.

      HINWEIS:  Wenn Sie neben der Berechtigungsstufe für einen Mitarbeiter das Symbol Freigegeben über Arbeitsbereich sehen, bedeutet dies, dass der Mitarbeiter über einen Arbeitsbereich Zugriff auf das Element hat.Durch Klicken auf das X werden die Berechtigungen des Mitarbeiters für den Arbeitsbereich entfernt. Weitere Informationen zur Freigabe eines Arbeitsbereichs erhalten Sie unter Arbeitsbereich freigeben.

      Achten Sie im Abschnitt Mitarbeiter neben den Berechtigungsstufen auf das Symbol „Freigegeben über Arbeitsbereich“ oder das Symbol Freigegeben nur für... . Anhand dieser Symbole können Sie besser unterscheiden, wie das Element für die einzelnen Mitarbeiter freigegeben wurde.

Zugriff vom Inhaber anfordern

In einigen Fällen versuchen Sie vielleicht ein Element zu öffnen und sehen daraufhin eine Meldung ähnlich dieser: „Das Element ist derzeit nicht verfügbar. Möglicherweise wurde es gelöscht oder Ihre Berechtigung wurde widerrufen.“

Einige Gründe für diese Meldung sind:

  • Ein Freigabelink wurde an Sie weitergeleitet, aber Ihre E-Mail-Adresse ist für das Element nicht freigegeben
  • Sie sind mit einer E-Mail-Adresse bei Smartsheet angemeldet, die mit derjenigen, an die die E-Mail versandt wurde, nicht übereinstimmt
  • Der Blattinhaber oder ein anderer Mitarbeiter hat Sie aus der Freigabe entfernt
  • Das Element wurde in der Zwischenzeit gelöscht

Wenn Sie auf ein Blatt, einen Bericht, ein Dashboard oder einen Arbeitsbereich zugreifen möchten, das/der nicht für Ihre E-Mail-Adresse freigegeben ist, klicken Sie auf Zugriff vom Inhaber anfordern. Damit wird an den Inhaber eine E-Mail mit einem Link gesendet, auf den er klicken und damit eine Freigabeberechtigungsstufe auswählen kann. Sobald der Inhaber des Elements oder des Arbeitsbereichs diesen Vorgang abgeschlossen hat, können Sie auf das Element zugreifen.