Blattinformationen per E-Mail freigeben

Um Informationen aus diesen Blättern oder Berichten per E-Mail an andere zu senden, haben Sie mehrere Möglichkeiten. 

AktionMethode
Stellen Sie den Empfängern eine schreibgeschützte Version der Daten bereit.

HINWEIS: Wenn Sie einer Person die Möglichkeit geben möchten, Zeilen in Ihrem Blatt zu bearbeiten, selbst wenn diese gar kein Smartsheet-Konto hat, verwenden Sie hierfür eine Aktualisierungsanforderung. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie in unserem Hilfeartikel zu Aktualisierungsanforderungen.
Senden Sie eine oder mehr Zeilen per E-Mail. 
Geben Sie einen einmaligen oder wiederkehrenden statistischen Überblick. Senden Sie das gesamte Blatt oder den Bericht per E-Mail als Anlage im PDF- oder Excel-Format (.xls).
Geben Sie Personen Zugriff, für die das Blatt freigegeben wurde.Senden Sie einen sicheren Link für das Blatt.


HINWEIS: Wenn Sie Mitglied eines Enterprise-Plans sind, kann ein Smartsheet-Systemadministrator Ihre Möglichkeit einschränken, Informationen freizugeben, sodass Sie sie nicht an bestimmte E-Mail-Adressen senden können. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Sicherheitssteuerung unter Einrichten einer genehmigten Domain-Freigabeliste.


Senden einer oder mehrerer Zeilen per E-Mail

Sie können Zeilen aus einem Blatt oder Bericht per E-Mail an jeden beliebigen Empfänger senden.

HINWEIS: Wenn Sie in einem Bericht arbeiten, der Informationen von mehreren Blättern kombiniert, sollten Sie sich immer bewusst sein, dass nur Zeilen aus demselben Blatt in die E-Mail-Nachricht aufgenommen werden können.

  1. Klicken Sie neben der Nummer der Zeile, die versendet werden soll, auf den Dropdownpfeil und wählen Sie Senden aus.

    Das Formular Senden wird angezeigt.



    TIPP: Zum Senden mehrerer Zeilen halten Sie die Umschalttaste (-Taste auf dem Mac) gedrückt und klicken Sie auf mehrere Zeilennummern. In der E-Mail können maximal 50 Zeilen angezeigt werden.
     
  2. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen oder Gruppen, die die E-Mail erhalten sollen, im Feld An ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch ein Komma oder Semikolon.

    TIPPS:
    • Wenn Sie Kontakte zu Ihrer Smartsheet-Kontaktliste hinzugefügt haben, klicken Sie auf das Mitarbeitersymbol rechts, um die Kontakte, die die E-Mail erhalten sollen, zu aktivieren. Weitere Informationen zum Verwenden von Kontakten in Smartsheet finden Sie unter Smartsheet-Kontakte.
    • Benutzer mit Plänen für mehrere Benutzer können außerdem aus anderen Mitgliedern ihres Teams oder aus Gruppen wählen, die von den für sie zuständigen Gruppenadministratoren erstellt wurden. Um mehr über das Freigeben und Senden von Informationen an Gruppen zu erfahren, lesen Sie nach unter Verwalten und Verwenden von Smartsheet-Kontaktgruppen.
  3. Die Betreffzeile und der Nachrichtentext der E-Mail enthalten Standardwerte. Sie können beide Felder nach Bedarf ändern.
  4. Geben Sie mithilfe der Optionen Konfigurieren und Layout an, welche Felder in die E-Mail aufgenommen werden und wie sie angezeigt werden sollen.

    HINWEIS: Die Option Layout ist nur verfügbar, wenn Sie eine einzelne Zeile senden möchten.

    Standardmäßig werden alle Spalten (einschließlich Anlagen und Diskussionen) gesendet. Um Spalten auszuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten und deaktivieren Sie den Namen der Spalte, die aus der E-Mail ausgeschlossen werden soll.
  5. Aktivieren Sie Ich in Cc, um eine Kopie der E-Mail zu erhalten. Dies ist die einzige Möglichkeit, von Smartsheet aus versendete Zeilen zu verfolgen.

  6. Klicken Sie auf Senden.

Die ausgewählte(n) Zeile(n) werden in den Text der E-Mail aufgenommen und an die Empfänger gesendet. Nachrichten werden typischerweise innerhalb von fünf Minuten versendet.


Nach oben


Blatt als E-Mail-Anlage senden

Sie können eine Momentaufnahme Ihres Blatts oder Berichts als PDF-Dokument oder als Excel-Datei (.xls) an eine E-Mail anhängen und versenden.

  1. Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf das Symbol für die Blattaktionen Blattaktionen, und wählen Sie Als Anlage senden.

    Das Formular Als Anlage senden wird angezeigt.

    Als Anlage senden
  2. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen, die die E-Mail erhalten sollen, im Feld An ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch ein Komma oder Semikolon.

    TIPPS:

    • Wenn Sie Kontakte zu Ihrer Smartsheet-Kontaktliste hinzugefügt haben, klicken Sie auf das Mitarbeitersymbol , um die Kontakte, die die E-Mail erhalten sollen, auszuwählen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Smartsheet-Kontakte.
    • Benutzer mit Plänen für mehrere Benutzer können außerdem aus anderen Mitgliedern ihres Teams oder aus Gruppen wählen, die von den für sie zuständigen Gruppenadministratoren erstellt wurden. Um mehr über das Freigeben und Senden von Informationen an Gruppen zu erfahren, lesen Sie nach unter Verwalten und Verwenden von Smartsheet-Kontaktgruppen.
  3. Bearbeiten Sie die Betreffzeile und den Nachrichtentext nach Bedarf. Standardmäßig enthält die Betreffzeile den Blattnamen.

  4. Wählen Sie im Feld Anhängen als den Anlagentyp aus: entweder PDF oder Excel. TIPP: Wenn Sie ein Blatt als PDF-Anlage senden, können Sie mit dem Optionslink auf das PDF-Einrichtungsmenü zugreifen und zusätzlich die Darstellung der Anlage festlegen.

  5. Wählen Sie eine Zustelloption für die E-Mail „Als Anlage senden“.

Standardmäßig wird die Anlage sofort und einmalig versendet. Um eine Datei auf wiederkehrender Basis zu versenden, lesen Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels weiter.

Wiederholung einrichten zum Senden von Dateianlagen

So senden Sie ein Blatt als Anlage mit einer von Ihnen angegebenen Wiederholung:

  1. Folgen Sie den Schritten oben, um das Formular "Als Anlage senden" zu öffnen.
  2. Klicken Sie im Formular neben Zustellung auf den Link Planen.

    Zustellung gesendeter Anlagen
     
  3. Wählen Sie im Formular Zustelloptionen die Häufigkeit aus, mit der die Zustellung erfolgen soll (Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich) und geben Sie die anderen Wiederholungsoptionen an.
  4. Klicken Sie auf OK.

Wiederholungen werden nach der Einrichtung auf der rechten Seite des Formulars "Als Anlage senden" angezeigt. Um eine Wiederholung zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie auf den Pfeil neben der Beschreibung der Wiederholung.


Einen sicheren Link für ein Blatt senden

Für jedes Blatt in Smartsheet wird ein Permalink erstellt. Mitarbeiter, die über eine Freigabe verfügen, können über den Link direkt auf das Blatt in Smartsheet zugreifen. Für einen einfachen Zugriff sollten Sie den Permalink als Lesezeichen speichern. Jedem Benutzer, der nicht im Abschnitt Mitarbeiter des Formulars Freigabe aufgeführt ist, wird bei Verwendung des Permalinks eine Fehlermeldung angezeigt.

TIPP: Um einen Link zu einem Blatt zu generieren, der von allen Benutzern genutzt werden kann, lesen Sie unseren Hilfeartikel zu Thema Smartsheet-Elemente veröffentlichen.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben über dem Element.

    Schaltfläche "Freigeben"
    Das Freigabeformular wird angezeigt. Wenn das Element für niemanden freigegeben wurde, werden die Einladungsdetails angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Mitarbeiter, um die URL für den sicheren Blattlink anzuzeigen. (Sie sehen den Link direkt unter der Liste freigegebener Mitarbeiter.)
     
    Blattfreigabe für Mitarbeiter

  3. Klicken Sie rechts neben dem Permalink auf das Umschlagsymbol, um ihn per E-Mail an alle Mitarbeiter zu senden, für die das Blatt freigegeben ist.


Anpassen Ihre Freigabenachricht

  1. Klicken Sie auf das Symbol Blatt senden oder freigebenUmschlag in der linken Symbolleiste und wählen Sie E-Mail für freigegebene Benutzer.

    Das Formular E-Mail für freigegebene Benutzer wird angezeigt.


    Standardmäßig wird der Name des Blatts in der Betreffzeile angegeben. Diesen Text sowie die Nachricht selbst können Sie bei Bedarf ändern.  Standardmäßig wird die E-Mail an alle gesendet, für die das Blatt freigegeben ist; Sie können jedoch durch Klicken auf Alle freigegebenen Benutzer die Empfängerliste einschränken.
     
  2. Klicken Sie auf Ich auf Cc, um eine Kopie der E-Mail zu erhalten.

    Dies ist die einzige Möglichkeit, um die von Ihnen von Smartsheet aus an Mitarbeiter versendete E-Mails zu verfolgen.
     
  3. Klicken Sie auf Senden.

Die Empfänger erhalten Ihre E-Mail mit einem Link, mit dem sie sich anmelden und das Blatt öffnen können.

War dieser Artikel hilfreich?
JaNein