Sheet-Informationen per E-Mail freigeben

Informationen aus Sheets oder Berichten können auf unterschiedliche Arten per E-Mail gesendet werden. 

Sind Sie ein Enterprise-Abonnent, kann ein Smartsheet-Systemadministrator Ihre Möglichkeiten zur Freigabe von Informationen einschränken, sodass Sie nur bestimmte E-Mail-Adressen als Empfänger verwenden können.

Senden einer oder mehrerer Zeilen per E-Mail

Wenn Sie in einem Bericht mit Informationen aus mehreren Sheets arbeiten, können in die E-Mail nur Zeilen mit Werten aus demselben Sheet eingeschlossen werden.

In einem Bericht mit aktivierter Gruppierung können Gruppenüberschriften nicht zur selben Zeit wie Sheet-Zeilen ausgewählt werden.

1. Wählen Sie in den Zeilen, die Sie senden möchten, die Option Zeilenmenü aus.
   Falls Sie mehrere Zeilen senden möchten, halten Sie die Umschalttaste oder die Strg-Taste (bzw. bei Mac-Geräten die Befehlstaste ⌘) gedrückt und wählen Sie mehrere Zeilen aus. In der E-Mail können bis zu 50 Zeilen angezeigt werden.
2. Wählen Sie Senden aus.
3. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen oder Gruppen, die die E-Mail erhalten sollen, in das Feld An ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen jeweils durch ein Komma oder Semikolon.
   • Zum Hinzufügen von Kontakten aus Ihrer Smartsheet-Kontaktliste wählen Sie Kontakte auswählen  aus.
   • Sie können auch andere Mitglieder Ihres Teams oder von Ihren Gruppenadministratoren erstellte Gruppen auswählen.
4. Bearbeiten Sie in den Feldern Betreff und Nachricht den Betreff und die Nachricht der E-Mail nach Bedarf.
5. Passen Sie die Informationen, die Sie der E-Mail hinzufügen möchten, und das Layout der E-Mail an.
   • Enthalten: Standardmäßig sind alle Spalten (einschließlich Anlagen und Diskussionen) enthalten. Im Feld Enthalten fügen Sie Spalten der E-Mail hinzu oder entfernen diese.
   • Layout: Bearbeiten Sie die Darstellung der hinzugefügten Informationen.
     Die Layoutoption ist nur verfügbar, wenn Sie eine einzelne Zeile senden.
6. Wenn Sie selbst eine Kopie der E-Mail erhalten möchten, wählen Sie Ich in Cc aus. Ich in Cc ist die einzige Möglichkeit, um von Smartsheet gesendete Zeilen nachzuverfolgen.
7. Wählen Sie Senden aus.

Pro-Plan-Benutzer können über Smartsheet täglich bis zu 300 E-Mails senden. Smartsheet-E-Mails werden gesendet, wenn Sie jemanden in einer Konversation @erwähnen, eine Zeile senden, ein Smartsheet-Element freigeben, eine Bestätigung für eine Formulareinreichung senden oder ähnliche Aktionen ausführen. Falls Sie mehr als 300 E-Mails pro Tag versenden möchten, müssen Sie ein Upgrade auf einen unserer anderen Pläne durchführen.

Senden eines Blatts als E-Mail-Anlage

Sie können eine Momentaufnahme Ihres Blatts oder Berichts als PDF-Dokument oder als Excel-Datei (.xls) an eine E-Mail anhängen und versenden.

Ein Sheet als E-Mail-Anlage senden

1. Wählen Sie in der Menüleiste Datei > Als Anlage senden aus.
2. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die die E-Mail erhalten sollen. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen jeweils durch ein Komma oder Semikolon.
   • Wenn Sie Kontakte aus Ihrer Smartsheet-Kontaktliste als Empfänger für die E-Mail auswählen möchten, wählen Sie Kontakte auswählen  aus.
   • Benutzer können andere Mitglieder Ihres Teams oder von Ihren Gruppenadministratoren erstellte Gruppen auswählen.
3. Bearbeiten Sie Betreff und Nachricht der E-Mail nach Bedarf. Standardmäßig enthält das Feld Betreff den Namen des Sheets.
4. Wählen Sie den Anlagentyp aus, den Sie senden. Möchten Sie das Sheet als PDF-Dokument senden, wählen Sie Optionen aus, um auf das Menü PDF-Einrichtung zuzugreifen und zu definieren, wie die Anlage aussehen soll.
5. Wählen Sie Senden aus.

Die Anlage wird standardmäßig sofort und nur einmal gesendet. 

Sie können einen Filter verwenden, um nur die Zeilen anzuzeigen, die Sie senden möchten. Filter funktionieren nur für einmalige Anlagen. Für immer wieder gesendete Anlagen können keine Filter verwendet werden.

Eine Wiederholung für das Senden einer Dateianlage einrichten

1. Wählen Sie in der Menüleiste Datei > Als Anlage senden aus.
2. Wählen Sie Planen aus. 
3. Wählen Sie die Sendehäufigkeit aus (beispielsweise täglich) und geben Sie die anderen Wiederholungsoptionen an.
4. Wählen Sie OK aus.

Wiederholungen werden im rechten Bereich des Formulars Als Anlage senden angezeigt. 

Wählen Sie im Formular Als Anlage senden im Abschnitt Zustellung den von Ihnen festgelegten Zeitplan aus, um ihn zu bearbeiten.

Senden eines sicheren Links zu einem Blatt

Ein Permalink ist eine dauerhafte URL einer Seite oder Website. Ein solcher Permalink wird von Smartsheet für jedes Sheet erstellt. 

Freigegebene Mitarbeiter können über den Link direkt in Smartsheet auf das Sheet zugreifen. Sie können den Permalink als Lesezeichen speichern und so ganz einfach darauf zugreifen. Personen, bei denen es sich nicht um Mitarbeiter des Blatts handelt, erhalten eine Fehlermeldung, wenn sie den Permalink aufrufen.
Wenn Benutzer Zugriff auf ein Smartsheet-Element haben sollen, ohne sich anzumelden, generieren Sie einen für alle zugänglichen Link.

1. Wählen Sie in der rechten oberen Ecke des Blatts die Option Freigeben aus. Wenn das Element nicht für alle freigegeben ist, wird im Formular Blattfreigabe der Abschnitt Einladungsdetails angezeigt. ​​​​
2. Wählen Sie Mitarbeiter aus, um die URL für den sicheren Blattlink verfügbar zu machen. Der Link wird direkt unter der Liste mit den freigegebenen Mitarbeitern angezeigt.
3. Wählen Sie das Symbol E-Mail aus, um den Permalink per E-Mail an alle Mitarbeiter des Blatts zu senden.

Anpassen Ihrer Freigabenachricht

1. Wählen Sie in der Menüleiste Datei > E-Mail an freigegebene Benutzer aus.
2. Bearbeiten Sie Betreff und Nachricht der E-Mail. Der Name des Sheets wird standardmäßig als Betreff verwendet. 
3. Wenn Sie selbst eine Kopie der E-Mail erhalten möchten, wählen Sie Ich in Cc aus. Ich in Cc ist die einzige Möglichkeit, die E-Mail nachzuverfolgen, die Sie über Smartsheet an Mitarbeiter senden.
4. Wählen Sie Senden aus.

Standardmäßig wird die E-Mail an alle Mitarbeiter des Blatts gesendet. Die Liste der Empfänger kann jedoch durch Auswählen von Alle freigegebenen Benutzer eingeschränkt werden.