Weitergeben von Blattinformationen per E-Mail

Gilt für

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Informationen aus Blättern oder Berichten können auf unterschiedliche Arten per E-Mail gesendet werden. 

Funktion

 

Zu verwendende Methode

 

Bereitstellen einer schreibgeschützten Version der Daten für die Empfänger.

Wenn Sie einer Person die Bearbeitung von Zeilen in Ihrem Blatt ermöglichen möchten, auch wenn diese nicht über ein Smartsheet-Konto verfügt, verwenden Sie eine Aktualisierungsanforderung.

Senden einer oder mehrerer Zeilen per E-Mail.

 

Einmaliges oder wiederholtes Freigeben einer statischen Momentaufnahme.

 

Senden des gesamten Blatts oder Berichts per E-Mail als Anlage im PDF- oder XLS-Format (Excel).

 


Gewähren von Zugriff für die Mitarbeiter eines Blatts.

 

Senden eines sicheren Links zu dem Blatt.

 


Wenn es sich bei Ihnen um einen Enterprise-Abonnenten handelt, kann ein Smartsheet-Systemadministrator Ihre Möglichkeiten zur Freigabe von Informationen einschränken, sodass Sie nur bestimmte E-Mail-Adressen als Empfänger verwenden können.


Senden einer oder mehrerer Zeilen per E-Mail

Wenn Sie in einem Bericht mit Informationen aus mehreren Blättern arbeiten, beachten Sie, dass in die E-Mail nur Zeilen mit Werten aus dem gleichen Blatt eingeschlossen werden können.

  1. Wählen Sie in den Zeilen, die Sie senden möchten, die Option Zeilenmenü aus.
    Falls Sie mehrere Zeilen senden möchten, halten Sie die Umschalttaste oder die Strg-Taste (bzw. bei Mac-Geräten die Befehlstaste ⌘) gedrückt und wählen Sie mehrere Zeilen aus. In der E-Mail können bis zu 50 Zeilen angezeigt werden.
  2. Wählen Sie Senden aus.
  3. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen oder Gruppen, die die E-Mail erhalten sollen, in das Feld An ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen jeweils durch ein Komma oder Semikolon.
  4. Bearbeiten Sie in den Feldern Betreff und Nachricht den Betreff und die Nachricht der E-Mail nach Bedarf.
  5. Passen Sie die Informationen, die Sie der E-Mail hinzufügen möchten, und das Layout der E-Mail an.
    • Inbegriffen: Alle Spalten (einschließlich Anlagen und Diskussionen) sind standardmäßig inbegriffen. Verwenden Sie das Feld Inbegriffen, um der E-Mail Spalten hinzuzufügen oder um Spalten aus der E-Mail zu entfernen.
    • Layout: Bearbeiten Sie die Darstellung der hinzugefügten Informationen.
      Die Layoutoption ist nur verfügbar, wenn Sie eine einzelne Zeile senden.
  6. Wenn Sie selbst eine Kopie der E-Mail erhalten möchten, wählen Sie Ich in Cc aus. Ich in Cc ist die einzige Möglichkeit, um von Smartsheet gesendete Zeilen nachzuverfolgen.
  7. Wählen Sie Senden aus.

Pro-Plan-Benutzer können über Smartsheet täglich bis zu 300 E-Mails senden. Smartsheet-E-Mails werden gesendet, wenn Sie jemanden in einer Konversation @erwähnen, eine Zeile senden, ein Smartsheet-Element freigeben, eine Bestätigung für eine Formulareinreichung senden oder ähnliche Aktionen ausführen. Falls Sie mehr als 300 E-Mails pro Tag versenden möchten, müssen Sie ein Upgrade auf einen unserer anderen Pläne durchführen.

Senden eines Blatts als E-Mail-Anlage

Sie können eine Momentaufnahme Ihres Blatts oder Berichts als PDF-Dokument oder als Excel-Datei (.xls) an eine E-Mail anhängen und versenden.

So senden Sie ein Blatt als E-Mail-Anlage

  1. Wählen Sie auf der Menüleiste Datei > Als Anlage senden aus.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die die E-Mail erhalten sollen. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen jeweils durch ein Komma oder Semikolon.
  3. Bearbeiten Sie Betreff und Nachricht der E-Mail nach Bedarf. Standardmäßig enthält das Feld Betreff den Namen des Blatts.
  4. Wählen Sie die Art der zu sendenden Anlage aus. Wenn Sie das Blatt als PDF-Dokument senden möchten, wählen Sie Optionen aus, um auf das Menü PDF-Einrichtung zuzugreifen und zu definieren, wie die Anlage aussehen soll.
  5. Wählen Sie Senden aus.

Die Anlage wird standardmäßig sofort und nur einmal gesendet. 

Sie können einen Filter verwenden, um nur die Zeilen anzuzeigen, die Sie senden möchten. Filter funktionieren nur für einmalige Anlagen. Für immer wieder gesendete Anlagen können keine Filter verwendet werden.

So richten Sie eine Wiederholung für das Senden einer Dateianlage ein

  1. Wählen Sie auf der Menüleiste Datei > Als Anlage senden aus.
  2. Wählen Sie Planen aus. 
  3. Wählen Sie die Sendehäufigkeit (beispielsweise täglich) aus und geben Sie die anderen Wiederholungsoptionen an.
  4. Wählen Sie OK aus.

Wiederholungen werden im rechten Bereich des Formulars Als Anlage senden angezeigt. 

Wählen Sie im Abschnitt Zustellung des Formulars Als Anlage senden den von Ihnen festgelegten Zeitplan aus, um ihn zu bearbeiten.


Senden eines sicheren Links zu einem Blatt

Ein Permalink ist eine dauerhafte URL einer Seite oder Website. Ein solcher Permalink wird von Smartsheet für jedes Blatt erstellt. 

Freigegebene Mitarbeiter können über den Link direkt in Smartsheet auf das Blatt zugreifen. Sie können den Permalink als Lesezeichen speichern und so ganz einfach darauf zugreifen. Personen, bei denen es sich nicht um Mitarbeiter des Blatts handelt, erhalten eine Fehlermeldung, wenn sie den Permalink aufrufen.
Wenn Benutzer Zugriff auf ein Smartsheet-Element haben sollen, ohne sich anzumelden, generieren Sie einen für alle zugänglichen Link.

  1. Wählen Sie in der rechten oberen Ecke des Blatts die Option Freigeben aus. Wenn das Element nicht für alle freigegeben ist, wird im Formular Blattfreigabe der Abschnitt Einladungsdetails angezeigt. ​​​​
  2. Wählen Sie Mitarbeiter aus, um die URL für den sicheren Blattlink verfügbar zu machen. Der Link wird direkt unter der Liste mit den freigegebenen Mitarbeitern angezeigt.
  3. Wählen Sie das Symbol E-Mail aus, um den Permalink per E-Mail an alle Mitarbeiter des Blatts zu senden.

Anpassen Ihrer Freigabenachricht

  1. Wählen Sie auf der Menüleiste Datei > Für E-Mail freigegebene Benutzer... aus.
  2. Bearbeiten Sie Betreff und Nachricht der E-Mail. Der Name des Blatts wird standardmäßig als Betreff verwendet. 
  3. Wenn Sie selbst eine Kopie der E-Mail erhalten möchten, wählen Sie Ich in Cc aus. Ich in Cc ist die einzige Möglichkeit, um die E-Mail nachzuverfolgen, die Sie über Smartsheet an Mitarbeiter senden.
  4. Wählen Sie Senden aus.

Standardmäßig wird die E-Mail an alle Mitarbeiter des Blatts gesendet. Die Liste der Empfänger kann jedoch durch Auswählen von Alle freigegebenen Benutzer eingeschränkt werden.