Blattinformationen per E-Mail freigeben

Gilt für

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Um Informationen aus Blättern oder Berichten per E-Mail zu versenden, haben Sie mehrere Möglichkeiten. 

Um Folgendes zu erreichen

 

Tun Sie dies

 

Stellen Sie den Empfängern eine schreibgeschützte Version der Daten zur Verfügung.


HINWEIS: Wenn Sie einem Benutzer die Möglichkeit geben möchten, Zeilen in Ihrem Blatt zu bearbeiten, selbst wenn er kein Smartsheet-Konto hat, verwenden Sie eine Aktualisierungsanforderung. Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie in unserem Artikel Aktualisierungsanforderungen im Hilfecenter.

Versenden Sie eine oder mehr Zeilen per E-Mail.

 

Teilen Sie einmalig oder immer wieder einen statischen Schnappschuss.

 

Senden Sie das gesamte Blatt oder den Bericht per E-Mail als Anlage im PDF- oder Excel- (.xls-)Format.

 

Benutzern, für die das Blatt freigegeben wurde, Zugriff erteilen

 

Senden Sie einen sicheren Link zum Blatt.

 


Wenn Sie Mitglied eines Enterprise-Plans sind, kann ein Smartsheet-Systemadministrator Ihre Möglichkeit zur Freigabe von Informationen einschränken, sodass Sie diese nur an bestimmte E-Mail-Adressen versenden können. Weitere Informationen finden Sie unter „Eine genehmigte Domänenfreigabeliste einrichten“ im Artikel Sicherheitssteuerungen.


Eine oder mehr Zeilen per E-Mail versenden

Sie können Zeilen aus einem Blatt oder Bericht per E-Mail an jeden beliebigen Empfänger senden.

HINWEIS: Wenn Sie in einem Bericht arbeiten, der Informationen aus mehreren Blättern kombiniert, können Sie nur Zeilen aus demselben Blatt in die E-Mail aufnehmen.

  1. Klicken Sie neben der Nummer der Zeile, die versendet werden soll, auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie Senden aus.

    Das Formular Senden wird angezeigt.



    TIPP: Zum Senden mehrerer Zeilen halten Sie die Umschalttaste oder die Strg-Taste gedrückt (Taste auf dem Mac) und klicken Sie auf mehrere Zeilennummern. In der E-Mail können maximal 50 Zeilen angezeigt werden.
     
  2. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen oder Gruppen, die die E-Mail erhalten sollen, im Feld An ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen mit einem Komma oder Semikolon.

    TIPPS:
    • Wenn Sie Kontakte zu Ihrer Smartsheet-Kontaktliste hinzugefügt haben, klicken Sie auf das Mitarbeitersymbol rechts, um die Kontakte, die die E-Mail erhalten sollen, zu aktivieren. Weitere Informationen zur Verwendung von Kontakten in Smartsheet finden Sie unter Smartsheet-Kontakte.
    • Bei Plänen mit mehreren Benutzern können Sie außerdem aus anderen Mitgliedern ihres Teams oder aus Gruppen wählen, die von den für sie zuständigen Gruppenadministratoren erstellt wurden. Weitere Informationen zur Freigabe und zum Senden von Informationen an Gruppen finden Sie unter Smartsheet-Kontaktgruppen verwalten und verwenden.
  3. Die Betreffzeile und der Text der Nachricht enthält Standardwerte: Sie können jedes Feld wie erforderlich bearbeiten.
  4. Mithilfe der Optionen Anpassen und Layout können Sie angeben, welche Felder in der E-Mail enthalten sind und wie sie angezeigt werden.

    HINWEIS: Die Option Layout ist nur verfügbar, wenn Sie eine einzelne Zeile versenden möchten.

    Standardmäßig werden alle Spalten (einschließlich Anlagen und Diskussionen) gesendet. Um Spalten auszuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten und heben Sie die Auswahl des Namens der Spalte auf, die nicht in der E-Mail enthalten sein soll.
  5. Aktivieren Sie Ich in Cc, um eine Kopie der E-Mail zu erhalten. Dies ist die einzige Möglichkeit, von Smartsheet aus versandte Zeilen zu verfolgen.

  6. Klicken Sie auf Senden.

Die ausgewählten Zeilen werden in den Nachrichtentext der E-Mail aufgenommen, die an die Empfänger gesendet wird. Nachrichten werden typischerweise innerhalb von fünf Minuten versendet.


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Ein Blatt als E-Mail-Anlage versenden

Sie können eine Momentaufnahme Ihres Blatts oder Berichts als PDF-Dokument oder als Excel-Datei (.xls) an eine E-Mail anhängen.

  1. Klicken Sie auf Datei > Als Anlage senden.

    Das Formular Als Anlage senden wird angezeigt.

    Als Anlage senden
  2. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen, die die E-Mail erhalten sollen, im Feld An ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen mit einem Komma oder Semikolon.

    TIPPS:

    • Wenn Sie Kontakte zu Ihrer Smartsheet-Kontaktliste hinzugefügt haben, klicken Sie auf das Mitarbeitersymbol  rechts, um die Kontakte, die die E-Mail erhalten sollen, zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Smartsheet-Kontakte.
    • Bei Plänen mit mehreren Benutzern können Sie außerdem aus anderen Mitgliedern ihres Teams oder aus Gruppen wählen, die von den für sie zuständigen Gruppenadministratoren erstellt wurden. Weitere Informationen zur Freigabe und zum Senden von Informationen an Gruppen finden Sie unter Smartsheet-Kontaktgruppen verwalten und verwenden.
  3. Bearbeiten Sie die Betreffzeile und den Nachrichtentext nach Bedarf. Standardmäßig enthält die Betreffzeile den Blattnamen.

  4. Wählen Sie im Feld Anhängen als den Anlagentyp aus: entweder PDF oder Excel. TIPP: Wenn Sie das Blatt als PDF-Anlage senden, können Sie mit dem Link Optionen auf das Menü PDF-Einrichtung zugreifen und zusätzlich die Darstellung der Anlage definieren.

  5. Wählen Sie eine Zustelloption für die E-Mail „Als Anlage senden“.

Standardmäßig wird die Anlage sofort und nur einmal gesendet. Um eine Datei in regelmäßigen Abständen zu versenden, lesen Sie den nächsten Abschnitt dieses Artikels.

HINWEIS: Wenn Sie nur bestimmte Zeilen freigeben möchten, können Sie einen Filter verwenden, um nur die Zeilen anzuzeigen, die Sie senden möchten. (Dies funktioniert nur, wenn Sie eine Anlage einmal versenden. Sie können keine Filter mit Anlagen verwenden, die auf regelmäßiger Basis versendet werden.)

Wiederkehrenden Versand einer Dateianlage einrichten

So senden Sie ein Blatt als Anlage in einem von Ihnen festgelegten Intervall:

  1. Führen Sie die Schritte oben aus, um das Formular „Als Anlage senden“ zu öffnen.
  2. Klicken Sie im Formular neben Zustellung auf den Link Zeitplan.

    Zustellung von „Als Anlage senden“
     
  3. Wählen Sie in den Zustelloptionen die Häufigkeit aus mit der die Zustellung stattfinden soll (Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich) und geben Sie die weiteren Optionen für den wiederkehrenden Versand ein.
  4. Klicken Sie auf OK.

Nachdem Sie sie eingerichtet haben, wird der wiederkehrende Versand im rechten Bereich des Formulars „Als Anlage senden“ angezeigt. Um einen wiederkehrenden Versand zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie auf den Pfeil neben der Beschreibung des wiederkehrenden Versands.


Einen sicheren Link zum Blatt senden

Für jedes Blatt in Smartsheet wird ein Permalink erstellt. Mitarbeiter, die über eine Freigabe verfügen, können über den Link direkt auf das Blatt in Smartsheet zugreifen. Für einen einfachen Zugriff sollten Sie den Permalink als Lesezeichen speichern. Jeder, der nicht im Abschnitt Mitarbeiter des Formulars Freigabe des Blatts aufgeführt ist, sieht eine Fehlermeldung, wenn er den Permalink besucht.

TIPP: Um einen Link zu einem Blatt zu generieren, auf das jeder zugreifen kann, lesen Sie nach in unserem Hilfecenter-Artikel Smartsheet-Elemente veröffentlichen.

  1. Klicken Sie oben im Element auf die Schaltfläche Freigabe.

    Freigabe-Schaltfläche
    Das Freigabeformular wird angezeigt. Wenn das Element für niemanden freigegeben wurde, wird Einladungsdetails angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Mitarbeiter, um die URL für den sicheren Blatt-Link anzuzeigen. (Sie sehen den Link direkt unter der Liste der freigegebenen Mitarbeiter.)
     
    Mitarbeiter für Blattfreigabe

  3. Klicken Sie rechts neben dem Permalink auf das Umschlagsymbol, um ihn per E-Mail an die Mitarbeiter zu senden, für die das Blatt freigegeben ist.


Ihre Freigabenachricht anpassen

  1. Klicken Sie auf Datei > Für E-Mail freigegebene Benutzer.

    Das Formular Für E-Mail freigegebene Benutzer wird angezeigt.


    Standardmäßig wird der Name des Blatts in der Betreffzeile angegeben. Diesen Text sowie den Nachrichtentext können Sie bei Bedarf ändern. Standardmäßig wird die E-Mail an alle gesandt, für die das Blatt freigegeben ist; Sie können jedoch durch Klicken auf Alle freigegebenen Benutzer die Empfängerliste einschränken.
     
  2. Klicken Sie auf Ich auf Cc, um eine Kopie der E-Mail zu erhalten.

    Dies ist die einzige Möglichkeit, die von Ihnen von Smartsheet aus an Mitarbeiter versandte E-Mails zu verfolgen.
     
  3. Klicken Sie auf Senden.

Die Empfänger erhalten Ihre E-Mail mit einem Link, mit dem sie sich anmelden und das Blatt öffnen können.