Blattinformationen per E-Mail freigeben

Gilt für

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Um Informationen aus Blättern oder Berichten per E-Mail zu versenden, haben Sie mehrere Möglichkeiten. 

Um Folgendes zu erreichen

 

Tun Sie dies

 

Stellen Sie den Empfängern eine schreibgeschützte Version der Daten zur Verfügung.

Wenn Sie einem Benutzer die Möglichkeit geben möchten, Zeilen in Ihrem Blatt zu bearbeiten, selbst wenn er kein Smartsheet-Konto hat, verwenden Sie eine Aktualisierungsanforderung.

Versenden Sie eine oder mehr Zeilen per E-Mail.

 

Teilen Sie einmalig oder immer wieder einen statischen Schnappschuss.

 

Senden Sie das gesamte Blatt oder den Bericht per E-Mail als Anlage im PDF- oder Excel- (.xls-)Format.

 


Erteilen Sie den Mitarbeitern Zugriff in einem Blatt.

 

Senden Sie einen sicheren Link zum Blatt.

 


Wenn Sie Enterprise-Abonnent sind, kann ein Smartsheet-Systemadministrator Ihre Möglichkeit zur Freigabe von Informationen einschränken, sodass Sie diese nur an bestimmte E-Mail-Adressen versenden können.


Eine oder mehrere Zeilen per E-Mail versenden

Wenn Sie in einem Bericht arbeiten, der Informationen aus mehreren Blättern enthält, können Sie nur Zeilen mit Werten aus demselben Blatt in die E-Mail aufnehmen.

  1. Wählen Sie in den Zeilen, die Sie senden müssen, Zeilenmenü aus.
    Um mehrere Zeilen zu senden, halten Sie die Umschalt- oder Strg-Taste (Command ⌘ auf dem Mac) gedrückt, während Sie mehrere Zeilennummern auswählen. In der E-Mail können maximal 50 Zeilen angezeigt werden.
  2. Wählen Sie Senden aus.
  3. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen oder Gruppen, die die E-Mail erhalten sollen, im Feld An ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen mit einem Komma oder Semikolon.
  4. Bearbeiten Sie in den Feldern Betreff und Nachricht den E-Mail-Betreff und die Nachricht nach Bedarf.
  5. Passen Sie die Informationen an, die Sie der E-Mail hinzufügen möchten, sowie das Layout der E-Mail.
    • Enthalten: Standardmäßig werden alle Spalten (einschließlich Anlagen und Diskussionen) gesendet. Verwenden Sie dieses Feld, um die Spalten zu bearbeiten, die Sie zur E-Mail hinzufügen oder aus dieser entfernen müssen.
    • Layout: Bearbeiten Sie, wie Sie die hinzugefügten Informationen bearbeiten möchten.
      Die Layout-Option ist nur verfügbar, wenn Sie eine einzelne Zeile senden.
  6. Wählen Sie Ich auf Cc aus, um eine Kopie der E-Mail zur erhalten. Dies ist die einzige Möglichkeit, um von Smartsheet versandte Zeilen zu verfolgen.
  7. Wählen Sie Senden aus.

Sie haben die Zeile(n) nun per E-Mail versendet! Nachrichten werden typischerweise innerhalb von fünf Minuten versendet.


Ein Blatt als E-Mail-Anlage versenden

Sie können einen Schnappschuss Ihres Blattes oder Berichts als PDF-Dokument oder als Excel-Datei (.xls) an eine E-Mail anhängen.

So senden Sie ein Blatt als E-Mail-Anlage:

  1. Wählen Sie in der Menüleiste Datei > Als Anlage senden aus.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die die E-Mail erhalten sollen. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen mit einem Komma oder Semikolon.
  3. Bearbeiten Sie den E-Mail-Betreff und die Nachricht nach Bedarf. Standardmäßig ist der Blattname im Feld Betreff enthalten.
  4. Wählen Sie den Anlagentyp aus, den Sie senden müssen. Wenn Sie das Blatt als PDF senden möchten, wählen Sie (Optionen), um auf das Menü PDF-Einrichtung zuzugeifen und zu definieren, wie die Anlage aussehen wird.
  5. Wählen Sie Senden aus.

Standardmäßig wird die Anlage sofort und nur einmal gesendet.

Um eine ausgewählte Anzahl an Zeilen freizugeben, können Sie einen Filter verwenden, um nur die Zeilen anzuzeigen, die Sie senden möchten. Filter funktionieren nur bei einmaligen Anlagen. Sie können keine Filter mit Anlagen verwenden, die auf regelmäßiger Basis versendet werden.

So richten Sie den wiederkehrenden Versand einer Dateianlage ein:

  1. Wählen Sie in der Menüleiste Datei > Als Anlage senden aus.
  2. Wählen Sie Zeitplan aus. 
  3. Wählen Sie die Häufigkeit des Versands (z. B. Täglich) aus und geben Sie die anderen Serienoptionen an.
  4. Wählen Sie OK aus.

Der wiederkehrende Versand wird im rechten Bereich des Formulars Als Anlage senden angezeigt. 

Wählen Sie im Abschnitt Zustellung des Formulars Als Anlage senden den festgelegten Zeitplan aus, um ihn zu bearbeiten.


Einen sicheren Link zum Blatt senden

Ein Permalink ist eine permanente URL einer Seite oder Website. Smartsheet generiert diesen für jedes Blatt. 

Mitarbeiter, die über eine Freigabe verfügen, können über den Link direkt auf das Blatt in Smartsheet zugreifen. Für einen einfachen Zugriff können Sie den Permalink als Lesezeichen speichern. Personen, für die das Blatt nicht freigegeben ist, erhalten eine Fehlermeldung, wenn sie den Permalink aufrufen.
Wenn Sie möchten, dass Benutzer auf ein Smartsheet-Element zugreifen, ohne dass sie sich anmelden müssen, generieren Sie einen Link, auf den jeder zugreifen kann.

  1. Wählen Sie rechts oben im Blatt Freigeben aus. Wenn das Element für niemanden freigegeben wurde, wird im Formular Blattfreigabe der Abschnitt Einladungsdetails angezeigt. ​​​​
  2. Wählen Sie Mitarbeiter aus, um die URL für den sicheren Blatt-Link anzuzeigen. Sie sehen den Link direkt unter der Liste der freigegebenen Mitarbeiter.
  3. Um den Permalink per E-Mail an alle Mitarbeiter mit Blattfreigabe zu senden, wählen Sie das Symbol E-Mail aus.

Ihre Freigabenachricht anpassen

  1. Wählen Sie in der Menüleiste Datei > Für E-Mail freigegebene Benutzer.
  2. Bearbeiten Sie den E-Mail-Betreff und die Nachricht. Standardmäßig wird der Blattname in der Betreffzeile aufgeführt. 
  3. Wählen Sie Ich auf Cc aus, um eine Kopie der E-Mail zur erhalten. Dies ist die einzige Möglichkeit, von Ihnen von Smartsheet aus an Mitarbeiter versandte E-Mails zu verfolgen.
  4. Wählen Sie Senden aus.

Standardmäßig wird die E-Mail an alle Mitarbeiter mit Blattfreigabe gesendet. Wählen Sie Alle freigegebenen Benutzer aus, um die Liste der Empfänger einzugrenzen.