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Sheet-Informationen per E-Mail freigeben

Informationen aus Sheets oder Berichten können auf unterschiedliche Arten per E-Mail gesendet werden. 

Wer kann das nutzen?

Pläne:

  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Sie haben verschiedene Freigabeoptionen:

  • Wenn Sie den Empfängern eine schreibgeschützte Version der Daten zur Verfügung stellen müssen, senden Sie eine oder mehrere Zeilen per E-Mail. 
  • Wenn Sie einer Person das Bearbeiten von Zeilen in Ihrem Sheet ermöglichen möchten, auch wenn diese nicht über ein Smartsheet-Konto verfügt, verwenden Sie eine Aktualisierungsanforderung.
  • Wenn Sie eine Momentaufnahme eines Sheets oder Berichts einmalig oder regelmäßig freigeben müssen, senden Sie das Sheet oder den Bericht per E-Mail als PDF- oder Excel-Anlage.
  • Wenn Sie den Mitarbeitern Zugriff auf Ihr Sheet gewähren müssen, senden Sie ihnen einen sicheren Link zum Sheet.

Enterprise-Abonnenten können ihre Freigabefähigkeiten durch einen Smartsheet-Systemadministrator auf bestimmte E-Mail-Adressen beschränken lassen.

Senden einer oder mehrerer Zeilen per E-Mail

Sie können bis zu 50 Zeilen per E-Mail senden.

  1. Wählen Sie in den Zeilen, die Sie senden möchten, die Option ZeilenmenüSymbol „Zeilenmenü“ aus.
    Falls Sie mehrere Zeilen senden möchten, halten Sie die Umschalttaste oder die Strg-Taste (bzw. bei Mac-Geräten die Befehlstaste ⌘) gedrückt und wählen Sie mehrere Zeilen aus.
  2. Wählen Sie Senden … aus.
  3. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen oder Gruppen, die die E-Mail erhalten sollen, im Feld An ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen jeweils durch ein Komma oder Semikolon. Zum Hinzufügen von Kontakten aus Ihrer Smartsheet-Kontaktliste wählen Sie Kontakte auswählen Symbol „Kontakte auswählen“ aus.
  4. Bearbeiten Sie in den Feldern Betreff und Nachricht den Betreff und die Nachricht der E-Mail nach Bedarf.
  5. Passen Sie die Informationen, die Sie der E-Mail hinzufügen möchten, und das Layout der E-Mail an.
    • Einschließen: Standardmäßig sind alle Spalten (einschließlich Anlagen und Diskussionen) enthalten. Wählen Sie Bearbeiten aus, um der E-Mail Spalten, Anlagen oder Kommentare hinzuzufügen oder daraus zu entfernen.
    • Layout: Bearbeiten Sie die Darstellung der hinzugefügten Informationen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie eine einzelne Zeile senden.
  6. Wenn Sie selbst eine Kopie der E-Mail erhalten möchten, wählen Sie Ich in Cc aus. 
  7. Wählen Sie Senden aus.

Wenn Sie in einem Bericht mit Informationen aus mehreren Sheets arbeiten, können Sie in die E-Mail nur Zeilen mit Werten aus demselben Sheet einbeziehen.

In einem Bericht mit aktivierter Gruppierung können Sie keine Gruppenüberschriften zusammen mit Sheet-Zeilen auswählen.

Senden eines Sheets als Anlage

Sie können eine Momentaufnahme Ihres Sheets oder Berichts als PDF-Dokument oder als Excel-Datei (.xls) an eine E-Mail anhängen und versenden.

  1. Wählen Sie in der Menüleiste Datei > Als Anlage senden … aus.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen, die die E-Mail erhalten sollen, im Feld An ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen jeweils durch ein Komma oder Semikolon. Wenn Sie Kontakte aus Ihrer Smartsheet-Kontaktliste als Empfänger für die E-Mail auswählen möchten, wählen Sie Kontakte Symbol „Kontakte auswählen“ aus.
  3. Bearbeiten Sie Betreff und Nachricht der E-Mail nach Bedarf. Standardmäßig enthält das Feld Betreff den Namen des Sheets.
  4. Wählen Sie den Anlagentyp aus, den Sie senden. Möchten Sie das Sheet als PDF-Dokument senden, wählen Sie Optionen aus, um auf das Menü PDF-Einrichtung zuzugreifen und zu definieren, wie die Anlage aussehen soll.
  5. Optional: Wenn Sie festlegen möchten, wann die E-Mail gesendet werden soll, oder wenn ein regelmäßiger Versand festgelegt werden soll, wählen Sie Planen aus. Legen Sie dann die Versandhäufigkeit fest oder geben Sie an, wann die E-Mail gesendet werden soll. Wählen Sie OK aus.
  6. Wählen Sie Senden aus.

Wiederholter Versand wird im rechten Bereich des Formulars Als Anlage senden angezeigt. 

Senden eines sicheren Links zu einem Sheet

Ein Permalink ist eine dauerhafte URL einer Seite oder Website. Ein solcher Permalink wird von Smartsheet für jedes Sheet erstellt. 

Freigegebene Mitarbeiter können über den Link direkt in Smartsheet auf das Sheet zugreifen. Sie können den Permalink als Lesezeichen speichern und so ganz einfach darauf zugreifen. Personen, bei denen es sich nicht um Mitarbeiter des Sheets handelt, erhalten eine Fehlermeldung, wenn sie den Permalink aufrufen.

  1. Wählen Sie in der rechten oberen Ecke des Sheets die Option Freigeben aus. Wenn das Element nicht für alle freigegeben ist, wird im Formular Blattfreigabe der Abschnitt Einladungsdetails angezeigt. ​​​​
  2. Wählen Sie Mitarbeiter aus, um die URL für den sicheren Link zum Sheet verfügbar zu machen. Der Link wird direkt unter der Liste mit den freigegebenen Mitarbeitern angezeigt.
  3. Wählen Sie das Symbol E-Mail aus, um den Permalink per E-Mail an alle Mitarbeiter des Sheets zu senden.

Wenn Benutzer Zugriff auf ein Smartsheet-Element haben sollen, ohne sich anzumelden, generieren Sie einen für alle zugänglichen Link.

Anpassen Ihrer Freigabenachricht

  1. Wählen Sie in der Menüleiste Datei > E-Mail an freigegebene Benutzer ... aus.
  2. Optional: Die Liste der Empfänger kann jedoch durch Auswählen von Alle freigegebenen Benutzer eingeschränkt werden.Standardmäßig wird die E-Mail an alle Mitarbeiter des Sheets gesendet.
  3. Bearbeiten Sie Betreff und Nachricht der E-Mail. Der Name des Sheets wird standardmäßig als Betreff verwendet. 
  4. Wenn Sie selbst eine Kopie der E-Mail erhalten möchten, wählen Sie Ich in Cc aus.
  5. Wählen Sie Senden aus.