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Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Systemadministratoren können jedem lizenzierten Benutzer die Rolle des Plan-Asset-Verwalters zuweisen.

Übersicht über die Asset-Inhaberschaft

Sheets, Dashboards, Berichte, Formulare und Arbeitsbereiche sind Assets, die Sie mit Smartsheet erstellen können. Diese Assets gehören zu Ihrem Plan. So wird sichergestellt, dass potenzielle Probleme im Zusammenhang mit versehentlichem Löschen, verwaisten Assets oder verlorenen Zugriffsanforderungen gemindert werden.

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Berechtigungen

Systemadministratoren können jedem lizenzierten Benutzer die Rolle des Plan-Asset-Verwalters zuweisen.

Wenn Sie ein Asset erstellen, erhalten Sie automatisch Inhaberberechtigungen dafür. Sie können dieses Asset dann für andere Mitarbeiter freigeben und ihnen Zugriff gewähren, indem Sie Berechtigungen als Administrator, Editor, Bearbeiter, Inhaber, Betrachter oder Kommentierer zuweisen.

Beachten Sie jedoch, dass in erster Linie Ihr Plan sozusagen Inhaber der von Ihnen erstellten Assets ist. Dieses Modell der Inhaberschaft erleichtert die Verwaltung von Zugriffsanforderungen und vermeidet das Risiko, wertvolle Assets zu verlieren, wenn eine Person nicht mehr am Smartsheet-Plan Ihres Unternehmens teilnimmt.


Wie funktionieren Benachrichtigungen über Zugriffsanforderungen?

Unser Modell der Inhaberschaft stellt sicher, dass Zugriffsanforderungen nicht verloren gehen oder unbeachtet bleiben. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise Inhaber- oder Administratorberechtigungen für das Asset hat und in Urlaub geht, kann ein anwesender Mitarbeiter, sofern er über die richtigen Berechtigungen verfügt, über Zugriffsanforderungen benachrichtigt werden und diese prüfen, um einen unterbrechungsfreien Service zu ermöglichen.

Die Logik ist wie folgt:

Gibt es einen aktiven Inhaber oder aktive Administratoren für das Asset?

  • Wenn ja, wird die Benachrichtigung an alle gesendet.
  • Falls nein, gibt es Plan-Asset-Verwalter? 
    • Wenn ja, erhalten die Plan-Asset-Verwalter die entsprechende Benachrichtigung.
    • Wenn nein, erhalten die Systemadministratoren die Benachrichtigung.

Plan-Asset-Verwalter

Plan-Asset-Verwalter dienen dazu, Benachrichtigungen über Zugriffsanforderungen abzufangen, damit diese nicht zwingend an den Systemadministrator gesendet werden, wenn einem Asset kein Inhaber oder Administrator zugewiesen ist. 

Systemadministratoren können jedem lizenzierten Benutzer die Rolle des Plan-Asset-Verwalters zuweisen. Plan-Asset-Verwalter erhalten Benachrichtigungen über Zugriffsanforderungen, wenn für ein Asset kein Inhaber oder Administrator festgelegt ist.

Zu beachten

Plan-Asset-Verwalter können weder sich selbst noch anderen eigenmächtig Zugriff auf Assets gewähren. Um Zugriff zu erhalten, benötigen sie einen Link zum Asset und müssen den Zugriff dann beim Inhaber oder Administrator des Assets anfordern. Wenn der Inhaber deaktiviert ist und kein anderer Benutzer Administratorberechtigungen für dieses Asset hat, wird die Zugriffsanforderung an den Plan-Asset-Verwalter umgeleitet. Nur in diesem Fall kann der Plan-Asset-Verwalter sich selbst Zugriff gewähren.

Was dürfen Plan-Asset-Verwalter tun?

Plan-Asset-Verwalter verfügen über verschiedene Berechtigungen auf Inhaberebene für Assets, die für sie im Plan freigegeben wurden, darunter: Umbenennen, Löschen oder Zuweisen von Berechtigungen für Assets.

Sie besitzen jedoch keine anderen Administrator- oder Inhaberberechtigungen für Assets, wie z. B. die Möglichkeit, Spalten neu anzuordnen, Zeilen zu sperren/zu entsperren, Formulare zu erstellen, Abhängigkeiten hinzuzufügen usw., es sei denn, ihnen werden auch Administratorberechtigungen für diese Assets erteilt.

Standardmäßig haben Plan-Asset-Verwalter keine Betrachterberechtigung für die Inhalte eines Assets. Weitere Informationen zu Freigabe-Berechtigungsstufen und Funktionen für bestimmte Rollen.

So weisen Sie die Rolle „Plan-Asset-Verwalter“ zu

  1. Navigieren Sie in Admin Center zu Benutzerverwaltung.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Benutzer und klicken Sie ihn an. Der rechte Bereich wird angezeigt.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei Plan-Asset-Verwalter.

    Brandfolder Image
    Assign the Plan Asset Admin role via User Management screen in Admin Center

Systemadministratoren

Ähnlich wie Plan-Asset-Verwalter können auch Systemadministratoren weder sich selbst noch anderen eigenmächtig Zugriff auf Assets gewähren. Um Zugriff zu erhalten, benötigen sie einen Link zum Asset und müssen den Zugriff dann beim Inhaber oder Administrator des Assets anfordern. Wenn der Inhaber deaktiviert ist und kein anderer Benutzer Administrator- oder Plan-Asset-Verwalterberechtigungen für dieses Asset hat, wird die Zugriffsanforderung an den Systemadministrator umgeleitet. Nur in diesem Fall kann der Systemadministrator sich selbst Zugriff gewähren.

  • Standardmäßig können Systemadministratoren Assets nicht öffnen, um sie anzuzeigen.
  • Alle Berechtigungen, die für Assets erteilt werden, werden protokolliert und können in Plänen, in denen die Funktion aktiv ist, über Ereignisberichte überprüft werden. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Datennutzung in Ihrer Organisation überwachen können.
  • Um sicherzustellen, dass bestehende Systemadministratoren keinen Zugriff auf bestimmte Assets haben, benötigen Sie möglicherweise einen separaten Plan und dürfen keinen anderen Benutzern Zugriff gewähren.

Weitere wichtige Informationen

  • Als Systemadministrator können Sie einen Sheetzugriffsbericht in Admin Center erstellen, um eine Liste aller Assets im Rahmen Ihres Plans abzurufen.
  • Wenn jemand ein Asset löscht, verbleibt es 30 Tage lang im Papierkorb. Das Asset kann während dieses Zeitraums aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden.
     

    Gelöschte Assets können nur von dem Administrator wiederhergestellt werden, der sie gelöscht hat.

  • Systemadministratoren und Plan-Asset-Verwalter können den Inhalt eines Assets nicht sehen, wenn sie nicht über die Betrachterberechtigung oder höher für das Asset verfügen.

Wozu braucht man einen Plan-Asset-Verwalter?

Der Plan-Asset-Verwalter dient dazu, Benachrichtigungen über Zugriffsanforderungen abzufangen, damit diese nicht zwingend an den Systemadministrator gesendet werden, wenn einem Asset kein Inhaber oder Administrator zugewiesen ist.

Ich erhalte viel zu viele Zugriffsanforderungen, weil ich Administrator mehrerer Sheets und Arbeitsbereiche bin. Was kann ich tun?

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Berechtigung für das Asset auf die Bearbeiterberechtigung herunterzustufen. Wenn Sie Administratorzugriff benötigen, um bestimmte Funktionen nutzen zu können, fordern Sie ein vorübergehendes Upgrade auf einen Administratorzugriff an, führen Sie Ihre Aufgabe aus und lassen Sie Ihren Zugriff wieder auf „Bearbeiter“ herunterstufen.

Ich befürchte, dass Systemadministratoren für alles Berechtigungen zuweisen können. Was mache ich mit vertraulichen Daten, auf die Systemadministratoren keinen Zugriff haben sollen?

  • Assets werden vom Unternehmen verwaltet und standardmäßig können Systemadministratoren die Assets nicht öffnen, um sie anzuzeigen. Wenn ein Systemadministrator sich selbst Berechtigungen für ein Asset zuweist, wird das Ereignis protokolliert und kann überprüft werden.
  • Um sicherzustellen, dass bestehende Systemadministratoren nicht auf bestimmte Assets zugreifen können, kann das Team, das ein besonderes Maß an Vertraulichkeit benötigt, einen separaten Plan verwenden, den es selbst verwaltet und anderen Benutzern keinen Zugriff gewährt.
     

Wie erhalte ich eine Liste aller meiner Plan-Assets?

Systemadministratoren können einen Sheetzugriffsbericht in Admin Center erstellen, um eine Liste aller Assets im Rahmen Ihres Plans abzurufen.

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