Sie können in Smartsheet Sheets, Dashboards, Berichte, Formulare und Arbeitsbereiche erstellen. Diese Elemente gehören zu Ihrem Plan. So wird sichergestellt, dass potenzielle Probleme im Zusammenhang mit versehentlichem Löschen, verwaisten Elementen oder verlorenen Zugriffsanforderungen eingedämmt werden.
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In diesem Artikel werden Informationen erläutert, die für beide Benutzermodelle relevant sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Modelltyp Sie verwenden, lesen Sie den Artikel Bestimmen des Modells, auf dem Ihr Plan basiert.
Wenn Sie ein Element erstellen, erhalten Sie automatisch Inhaberberechtigungen, um es zu verwenden. Sie können das Element dann für andere Mitarbeitende freigeben und ihnen Zugriff gewähren, indem Sie Admin-, Bearbeiter-, Inhaber-, Betrachter- oder Kommentiererberechtigungen zuweisen.
Beachten Sie jedoch, dass in erster Linie Ihr Plan Inhaber der von Ihnen erstellten Elemente ist. Dieses Modell der Inhaberschaft erleichtert die Verwaltung von Zugriffsanforderungen und vermeidet das Risiko, wertvolle Elemente zu verlieren, wenn eine Person nicht mehr am Smartsheet-Plan Ihres Unternehmens teilnimmt.
Wie funktionieren Benachrichtigungen über Zugriffsanforderungen?
Unser Modell der Inhaberschaft stellt sicher, dass Zugriffsanforderungen nicht verloren gehen oder unbeachtet bleiben. Wenn ein*e Mitarbeiter*in beispielsweise Inhaber- oder Administratorberechtigungen für das Element hat und in Urlaub geht, kann ein*e anwesende*r Mitarbeiter*in, sofern er*sie die richtigen Berechtigungen hat, über Zugriffsanforderungen benachrichtigt werden und diese prüfen, um einen unterbrechungsfreien Service zu ermöglichen.
Die Logik ist wie folgt:
Gibt es eine*n aktive*n Inhaber*in oder aktive Admins für das Element?
- Wenn ja, wird die Benachrichtigung an alle gesendet.
- Falls nein, gibt es Plan-Asset-Admins?
- Wenn ja, erhalten die Plan-Asset-Admins die entsprechende Benachrichtigung.
- Wenn nein, erhalten die Systemadmins die Benachrichtigung.
So können Systemadmins und Plan-Asset-Admins Zugriff gewähren
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Systemadmins und Plan-Asset-Admins Zugriff gewähren können, wenn Elementinhaber*innen oder -admins nicht verfügbar sind.
1. Sich selbst Adminberechtigungen gewähren
Um auf das Element zuzugreifen, benötigt entweder der*die Systemadmin oder Plan-Asset-Admin die URL des Elements.
So erhalten Sie die URL:
- Laden Sie den Sheetzugriffsbericht von Admin Center herunter.
- Suchen Sie die Spalte Schlüssel für das entsprechende Element.
- Fügen Sie den Schlüssel an die folgende URL an: https://app.smartsheet.com/b/home?lx=
, um die URL des Elements zu erstellen.
Wenn sie keinen Zugriff auf das Element haben, werden sie beim Öffnen auf die Seite „Zugriff verweigert“ weitergeleitet. Wenn sie die Schaltfläche Mit mir selbst teilen auswählen, können sie auf das Element als Admins zugreifen. Danach können sie den Zugriff wie ein*eine Elementadmin gewähren.
2. Schaltfläche „Anforderungen verwalten“
Auch wenn der*die Systemadmin oder Plan-Asset-Admin keinen Zugriff auf das Element hat, das Element jedoch Teil seines*ihres Plans ist, kann er*sie über die Schaltfläche Anforderungen verwalten ausstehende Zugriffsanforderungen anzeigen und Zugriff gewähren, ohne sich selbst Adminberechtigungen zu erteilen.
3. Schaltfläche „Freigeben“ oder „Bearbeitung anfordern“
Wenn der*die Systemadmin oder Plan-Asset-Admin bereits Zugriff auf das Element hat, kann er*sie über die Schaltfläche Freigeben oder Bearbeitung anfordern oben rechts auf zusätzliche Optionen zugreifen und sich selbst Administratorberechtigungen erteilen oder Zugriffsanforderungen verwalten.
Plan-Asset-Admins
Plan-Asset-Admins dienen dazu, Benachrichtigungen über Zugriffsanforderungen abzufangen, damit diese nicht zwingend an den*die Systemadmin gesendet werden, wenn einem Element kein Inhaber oder Admin zugewiesen ist.
Systemadmins können jedem lizenzierten Benutzer bzw. jeder lizenzierten Benutzer*in die Rolle „Plan-Asset-Admin“ zuweisen. Plan-Asset-Admins erhalten Benachrichtigungen über Zugriffsanforderungen, wenn für ein Element kein*e Inhaber*in oder Admin festgelegt ist.
Was dürfen Plan-Asset-Admins tun?
Plan-Asset-Admins verwalten Zugriffsanforderungen für Elemente, für die keine andere Person Berechtigungen als Inhaber*in oder Admin besitzt. Sie haben keine Admin- oder Inhaberberechtigungen für Elemente, z. B. die Möglichkeit, Spalten neu anzuordnen, Zeilen zu sperren/entsperren, Formulare zu erstellen, Abhängigkeiten hinzuzufügen usw., es sei denn, sie erhalten auch Admin- oder Inhaberberechtigungen für dieses Element (oder gewähren sich diese selbst).
Standardmäßig haben Plan-Asset-Admins keinen Zugriff, um die Inhalte eines Elements anzuzeigen oder zu bearbeiten. Weitere Informationen zu Freigabeberechtigungsstufen und Funktionen für bestimmte Rollen
So weisen Sie die Rolle „Plan-Asset-Admin“ zu
- Wählen Sie in Admin Center oben links das Symbol für das Menü aus.
Navigieren Sie zu Benutzer und Gruppen > Benutzerrollen und Berichte.
Die Seite Benutzerrollen und Berichte (Seite Benutzerverwaltung im alten Modell) wird angezeigt.
- Bewegen Sie den Mauszeiger auf den bzw. die Benutzer*in und wählen Sie ihn oder sie aus. Der rechte Bereich wird angezeigt.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei Plan-Asset-Administrator.
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Systemadmins
Systemadmins können Zugriffsanforderungen bearbeiten, bei Bedarf Zugriff gewähren und sich selbst als Admin zuweisen.
- Standardmäßig können Systemadministratoren Elemente nicht öffnen, um sie anzuzeigen.
- Alle für Elemente erteilte Berechtigungen werden protokolliert und können in Plänen, in denen die Funktion aktiv ist, über Ereignisberichte überprüft werden. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Datennutzung in Ihrer Organisation überwachen können.
- Um sicherzustellen, dass bestehende Systemadmins keinen Zugriff auf bestimmte Elemente haben, benötigen Sie möglicherweise einen separaten Plan und dürfen keinen anderen Benutzer*innen Zugriff gewähren.
Weitere wichtige Informationen
- Als Systemadmin können Sie in Admin Center einen Sheetzugriffsbericht erstellen, um eine Liste aller Elemente in Ihrem Plan abzurufen.
Wenn jemand ein Smartsheet-Element löscht, verbleibt es 30 Tage lang im Papierkorb. Während dieses Zeitraums kann die Person das Element immer noch aus dem Papierkorb abrufen.
Nur der Administrator, der ein Element gelöscht hat, kann es wiederherstellen.
- Systemadmins und Plan-Asset-Admins können den Inhalt eines Elements nicht sehen, wenn sie für das Element nicht mindestens über Betrachterberechtigungen verfügen.
Wozu brauche ich Plan-Asset-Admins?
Die Rolle „Plan-Asset-Admin“ dient dazu, Benachrichtigungen über Zugriffsanforderungen abzufangen, damit diese nicht zwingend an den*die Systemadmin gesendet werden, wenn einem Element kein*e Inhaber*in oder Admin zugewiesen ist.
Ich erhalte viel zu viele Zugriffsanforderungen, weil ich Admin mehrerer Sheets und Arbeitsbereiche bin. Was soll ich tun?
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Berechtigung für das Element auf „Bearbeiter“ herunterzustufen. Wenn Sie Adminzugriff benötigen, um bestimmte Funktionen nutzen zu können, fordern Sie eine vorübergehende Hochstufung auf die Rolle „Admin“ an, führen Sie Ihre Aufgabe aus und lassen Sie Ihren Zugriff wieder auf „Bearbeiter“ herunterstufen.
Ich bin besorgt, dass Systemadmins für alles Berechtigungen zuweisen können. Was mache ich mit vertraulichen Daten, auf die Systemadmins keinen Zugriff haben sollen?
- Die Elemente werden von Ihrem Unternehmen verwaltet und Systemadmins können standardmäßig keine Elemente öffnen, um sie anzuzeigen. Wenn ein*e Systemadmin sich selbst Berechtigungen für ein Element zuweist, wird das Ereignis protokolliert und kann überprüft werden.
- Um sicherzustellen, dass bestehende Systemadmins nicht auf bestimmte Elemente zugreifen können, kann das Team, das ein besonderes Maß an Vertraulichkeit benötigt, einen separaten Plan verwenden, den es selbstständig verwaltet und für den es keinen anderen Benutzer*innen Zugriff gewährt.
Warum sind Sheets, die unlizenzierten Benutzer*innen oder Nicht-Mitgliedern in meinem Plan gehören, immer noch aktiv? Ich dachte, dass Elemente deaktiviert würden, wenn sie keinem lizenzierten Benutzer bzw. keiner lizenzierten Benutzerin oder keinem Mitglied gehören.
Wenn Sie zuvor die Lizenz oder den Mitgliedsstatus eines Benutzers bzw. einer Benutzerin entfernt haben, wurden alle Elemente deaktiviert, für die die Person Inhaberberechtigungen besaß. Jetzt überträgt Smartsheet die Inhaberberechtigungen für diese Elemente auf den Plan selbst, anstatt sie zu deaktivieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Prozesse funktionsfähig bleiben, unabhängig von Änderungen an den Berechtigungen, der Lizenz oder dem Mitgliedsstatus eines Benutzers bzw. einer Benutzerin.
Wenn ich Benutzer*innen aus meinem Plan entferne, können sie dann nicht mehr auf das Sheet zugreifen?
Früher wurden alle Sheets inaktiv, für die ein*e Benutzer*in Inhaberberechtigungen hatte, nachdem er*sie entfernt wurde. Die betroffenen Sheets waren dann für alle Benutzer*innen nur noch schreibgeschützt verfügbar.
Wenn Sie jetzt Benutzer*innen entfernen, können sie die Sheets weiterhin aufrufen und bearbeiten, da diese aktiv bleiben. Um zu verhindern, dass entfernte Benutzer*innen auf die Sheets zugreifen, muss der*die Systemadmin die Inhaberberechtigungen übertragen und die Freigabe für die Benutzer*innen aufheben. Dadurch wird ihr Zugriff auf alle Elemente in Ihrem Plan widerrufen.
Alternativ können Sie dieses Problem vermeiden, indem Sie den*die Benutzer*in von dem*der Systemadmin deaktivieren lassen, anstatt ihn*sie zu entfernen, da sich deaktivierte Benutzer*innen nicht mehr bei ihrem Smartsheet-Konto anmelden können.
Wie erhalte ich eine Liste aller meiner Elemente in einem Plan?
Systemadmins können in Admin Center einen Sheetzugriffsbericht erstellen, um eine Liste aller Elemente in ihrem Plan abzurufen.
Ich habe Berechtigungen erteilt, aber der*die Benutzer*in kann sie nicht verwenden.
Wenn ein*e Systemadmin den*die Benutzer*in zu einem kostenlosen Benutzertyp herabgestuft hat, kann er*sie aufgrund seines*ihres Platztyps keine höheren Berechtigungen verwenden. Wenn Benutzer*innen Funktionen auf höherer Ebene benötigen, muss ihnen der Platztyp „Mitglied“ gewährt werden. Nur ein*e Systemadmin kann ein Upgrade des Platztyps durchführen.