Sheets, Dashboards, Berichte, Formulare und Arbeitsbereiche sind Elemente, die Sie mit Smartsheet erstellen können. Diese Elemente gehören zu Ihrem Plan. So wird sichergestellt, dass potenzielle Probleme im Zusammenhang mit versehentlichem Löschen, verwaisten Elementen oder verlorenen Zugriffsanforderungen eingedämmt werden.
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Dieser Artikel enthält Informationen, die sowohl für das alte Mitarbeitermodell als auch für das Benutzer-Abonnement-Modell relevant sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Modelltyp Sie verwenden, lesen Sie den Artikel Bestimmen des Modells, auf dem Ihr Plan basiert.
Wenn Sie ein Element erstellen, erhalten Sie automatisch Inhaberberechtigungen. Sie können das Element dann für andere Mitarbeitende freigeben und ihnen Zugriff gewähren, indem Sie Admin-, Bearbeiter-, Inhaber-, Betrachter- oder Kommentiererberechtigungen zuweisen.
Beachten Sie jedoch, dass in erster Linie Ihr Plan Inhaber der von Ihnen erstellten Elemente ist. Dieses Modell der Inhaberschaft erleichtert die Verwaltung von Zugriffsanforderungen und vermeidet das Risiko, wertvolle Elemente zu verlieren, wenn eine Person nicht mehr am Smartsheet-Plan Ihres Unternehmens teilnimmt.
Wie funktionieren Benachrichtigungen über Zugriffsanforderungen?
Unser Modell der Inhaberschaft stellt sicher, dass Zugriffsanforderungen nicht verloren gehen oder unbeachtet bleiben. Wenn ein*e Mitarbeiter*in beispielsweise Inhaber- oder Administratorberechtigungen für das Element hat und in Urlaub geht, kann ein*e anwesende*r Mitarbeiter*in, sofern er*sie die richtigen Berechtigungen hat, über Zugriffsanforderungen benachrichtigt werden und diese prüfen, um einen unterbrechungsfreien Service zu ermöglichen.
Die Logik ist wie folgt:
Gibt es eine*n aktive*n Inhaber*in oder aktive Admins für das Element?
- Wenn ja, wird die Benachrichtigung an alle gesendet.
- Falls nein, gibt es Plan-Asset-Admins?
- Wenn ja, erhalten die Plan-Asset-Admins die entsprechende Benachrichtigung.
- Wenn nein, erhalten die Systemadmins die Benachrichtigung.
Plan-Asset-Admins
Plan-Asset-Admins dienen dazu, Benachrichtigungen über Zugriffsanforderungen abzufangen, damit diese nicht zwingend an den*die Systemadmin gesendet werden, wenn einem Element kein Inhaber oder Admin zugewiesen ist.
Systemadmins können jedem lizenzierten Benutzer bzw. jeder lizenzierten Benutzer*in die Rolle „Plan-Asset-Admin“ zuweisen. Plan-Asset-Admins erhalten Benachrichtigungen über Zugriffsanforderungen, wenn für ein Element kein Inhaber oder Admin festgelegt ist.
Hinweise
Plan-Asset-Admins können weder sich selbst noch anderen eigenmächtig Zugriff auf Elemente gewähren. Um Zugriff zu erhalten, benötigen sie einen Link zum Element und müssen den Zugriff dann beim jeweiligen Inhaber oder Admin anfordern. Wenn der Inhaber deaktiviert ist und kein*e andere*r Benutzer*in Adminberechtigungen für das Element hat, wird die Zugriffsanforderung an den Plan-Asset-Admin umgeleitet. Nur in diesem Fall kann der Plan-Asset-Admin sich selbst Zugriff gewähren.
Was dürfen Plan-Asset-Admins tun?
Plan-Asset-Admins verwalten Zugriffsanforderungen für Elemente, für die keine andere Person Inhaber- oder Adminberechtigungen besitzt. Sie haben keine Admin- oder Inhaberberechtigungen, z. B. die Möglichkeit, Spalten neu anzuordnen, Zeilen zu sperren/entsperren, Formulare zu erstellen und Abhängigkeiten hinzuzufügen, es sei denn, ihnen werden für dieses Element auch Adminberechtigungen erteilt.
Standardmäßig haben Plan-Asset-Admins keine Betrachterberechtigung für die Inhalte eines Elements. Weitere Informationen zu Freigabe-Berechtigungsstufen und Funktionen für bestimmte Rollen.
So weisen Sie die Rolle „Plan-Asset-Admin“ zu
- Wählen Sie in Admin Center oben links das Symbol für das Menü aus.
- Navigieren Sie zu Benutzer und Gruppen > Benutzerrollen und Berichte. Die Benutzerverwaltung wird angezeigt.
- Bewegen Sie den Mauszeiger auf den bzw. die Benutzer*in und wählen Sie ihn oder sie aus. Der rechte Bereich wird angezeigt.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei Plan-Asset-Administrator.
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Systemadmins
Ähnlich wie Plan-Asset-Admins können auch Systemadmins weder sich selbst noch anderen eigenmächtig Zugriff auf Elemente gewähren. Um Zugriff zu erhalten, benötigen sie einen Link zum Element und müssen den Zugriff dann beim Inhaber oder Admin des Elements anfordern. Wenn der Inhaber deaktiviert ist und kein*e andere*r Benutzer*in Admin- oder Plan-Asset-Adminberechtigungen für das Element hat, wird die Zugriffsanforderung an den*die Systemadmin umgeleitet. Nur in diesem Fall kann der*die Systemadmin sich selbst Zugriff gewähren.
- Standardmäßig können Systemadmins Elemente nicht öffnen, um sie anzuzeigen.
- Alle für Elemente erteilte Berechtigungen werden protokolliert und können in Plänen, in denen die Funktion aktiv ist, über Ereignisberichte überprüft werden. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Datennutzung in Ihrer Organisation überwachen können.
- Um sicherzustellen, dass bestehende Systemadmins keinen Zugriff auf bestimmte Elemente haben, benötigen Sie möglicherweise einen separaten Plan und dürfen keinen anderen Benutzer*innen Zugriff gewähren.
Weitere wichtige Informationen
- Als Systemadmin können Sie in Admin Center einen Sheetzugriffsbericht erstellen, um eine Liste aller Elemente in Ihrem Plan abzurufen.
Wenn jemand ein Smartsheet-Element löscht, verbleibt es 30 Tage lang im Papierkorb. Das Element kann während dieses Zeitraums aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden.
Gelöschte Elemente können nur von dem bzw. der Admin wiederhergestellt werden, der oder die sie gelöscht hat.
- Systemadmins und Plan-Asset-Admins können den Inhalt eines Elements nicht sehen, wenn sie für das Element nicht mindestens Betrachterberechtigungen verfügen.
Wozu braucht man Plan-Asset-Admins?
Die Rolle „Plan-Asset-Admin“ dient dazu, Benachrichtigungen über Zugriffsanforderungen abzufangen, damit diese nicht zwingend an den*die Systemadmin gesendet werden, wenn einem Element kein Inhaber oder Admin zugewiesen ist.
Ich erhalte viel zu viele Zugriffsanforderungen, weil ich Admin mehrerer Sheets und Arbeitsbereiche bin. Was soll ich tun?
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Berechtigung für das Element auf „Bearbeiter“ herunterzustufen. Wenn Sie Adminzugriff benötigen, um bestimmte Funktionen nutzen zu können, fordern Sie eine vorübergehende Hochstufung auf die Rolle „Admin“ an, führen Sie Ihre Aufgabe aus und lassen Sie Ihren Zugriff wieder auf „Bearbeiter“ herunterstufen.
Ich bin besorgt, dass Systemadmins für alles Berechtigungen zuweisen können. Was mache ich mit vertraulichen Daten, auf die Systemadmins keinen Zugriff haben sollen?
- Elemente werden vom Unternehmen verwaltet und standardmäßig können Systemadmins die Elemente nicht öffnen, um sie anzuzeigen. Wenn ein*e Systemadmin sich selbst Berechtigungen für ein Element zuweist, wird das Ereignis protokolliert und kann überprüft werden.
- Um sicherzustellen, dass bestehende Systemadmins nicht auf bestimmte Elemente zugreifen können, kann das Team, das ein besonderes Maß an Vertraulichkeit benötigt, einen separaten Plan verwenden, den es selbst verwaltet und anderen Benutzer*innen keinen Zugriff gewährt.
Warum sind Sheets, die unlizenzierten Benutzer*innen oder Nicht-Mitgliedern in meinem Plan gehören, immer noch aktiv? Ich dachte, dass Elemente deaktiviert würden, wenn sie keinem lizenzierten Benutzer bzw. keiner lizenzierten Benutzerin oder keinem Mitglied gehören.
Früher wurden beim Entfernen der Benutzerlizenz oder des Mitgliedsstatus alle Elemente deaktiviert, für die die jeweilige Person Inhaberberechtigungen hatte. Jetzt überträgt Smartsheet die Inhaberberechtigungen für diese Elemente auf den Plan selbst, anstatt sie zu deaktivieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Prozesse funktionsfähig bleiben, unabhängig von Änderungen an den Berechtigungen, der Lizenz oder dem Mitgliedsstatus eines Benutzers bzw. einer Benutzerin.
Wenn ich eine*n Benutzer*in aus meinem Plan entferne, kann er/sie dann nicht mehr auf das Sheet zugreifen?
Früher wurden alle Sheets inaktiv, für die ein*e Benutzer*in Inhaberberechtigungen hatte, nachdem er*sie entfernt wurde. Die betroffenen Sheets waren dann für alle Benutzer*innen nur noch schreibgeschützt verfügbar.
Wenn Benutzer*innen jetzt entfernt werden, können sie die Sheets weiterhin aufrufen und bearbeiten, da sie aktiv bleiben. Um zu verhindern, dass entfernte Benutzer*innen auf die Sheets zugreifen, muss der*die Systemadmin die Inhaberberechtigungen übertragen und die Freigabe für die Benutzer*innen aufheben. Dadurch wird ihr Zugriff auf alle Elemente in Ihrem Plan widerrufen.
Wenn der*die Systemadmin Benutzer*innen deaktiviert, anstatt sie zu entfernen, wird dieses Problem vermieden, da sich deaktivierte Benutzer*innen nicht mehr bei ihrem Smartsheet-Konto anmelden können.
Wie erhalte ich eine Liste aller meiner Plan-Assets?
Systemadmins können in Admin Center einen Sheetzugriffsbericht erstellen, um eine Liste aller Elemente in Ihrem Plan abzurufen.