Einen Arbeitsbereich freigeben

Gilt für

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Um einen Arbeitsbereich freizugeben bzw. die Freigabe aufzuheben oder die Freigabeberechtigungen für Mitarbeiter zu ändern, müssen Sie der Arbeitsbereichsinhaber sein oder über Freigabeberechtigungen als Administrator oder Bearbeiter mit Freigabeberechtigung verfügen. Der Inhaber oder Administrator die Freigabeberechtigungen sämtlicher Mitarbeiter ändern kann, kann ein Bearbeiter mit Freigabeberechtigung die Inhaber oder Administratoren nicht bearbeiten.

Wenn Sie einen Arbeitsbereich freigeben, gewähren Sie der Person, für die Sie ihn freigeben, Zugriff auf alle Elemente in diesem Arbeitsbereich. Diese Person kann dann unter Durchsuchen (im linken Bereich) > Arbeitsbereiche auf den Arbeitsbereich zugreifen.

Wenn sich Ihre Freigabeanforderungen ändern, können Sie Personen ganz einfach aus dem Arbeitsbereich entfernen oder ihre Berechtigungsstufen ändern.

HINWEISE:

  • Die Personen, für die Sie etwas freigeben, haben keinen Zugriff auf andere Ihrer Smartsheet-Daten (außer Sie geben sie für sie frei).
  • Wenn Sie ein Blatt oder ein anderes Element im Arbeitsbereich freigeben möchten, ohne den gesamten Arbeitsbereich freizugeben, ist auch das möglich. Hierfür geben Sie ein einzelnes Blatt in einem Arbeitsbereich frei.Dadurch hat die Person, für die Sie das Blatt freigeben, nur Zugriff auf das Blatt. Informationen dazu erhalten Sie unter Blätter freigeben.

Erste Schritte mit der Arbeitsbereichsfreigabe

  1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Durchsuchen.

  2. Klicken Sie im linken Bereich unter Arbeitsbereiche auf den Namen des Arbeitsbereichs.

Sie sehen rechts oben unter Arbeitsbereich freigegeben für, für wen der Arbeitsbereich freigegeben ist.

Bereich „Arbeitsbereich freigegeben für“

TIPP: Die Spalte Freigabe im Arbeitsbereich enthält Informationen dazu, wie die Elemente darin freigegeben sind.Wenn ein Element einzeln freigegeben ist (und wenn es für Personen im Arbeitsbereich freigegeben wurde), sehen Sie das Plussymbol und ein Symbol einer Einzelperson neben dem Element, wie in der folgenden Abbildung zu sehen:

Einzeln und im Arbeitsbereich freigegebene Elemente
Um mit der Freigabe des Arbeitsbereichs zu beginnen, klicken Sie rechts oben im Arbeitsbereich auf die Schaltfläche Freigabe.

Dadurch wird das Fenster „Arbeitsbereichfreigabe“ angezeigt.

Führen Sie im Fenster „Arbeitsbereichfreigabe“ folgende Schritte aus:

  1. Geben Sie im Feld Mitarbeiter einladen die E-Mail-Adressen der Personen oder Gruppen ein, für die dieser Arbeitsbereich freigegeben werden soll bzw. wählen Sie diese aus. (Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen mit einem Komma oder Semikolon.)

  2. Wählen Sie eine Berechtigungsstufeaus, die für alle Elemente im Arbeitsbereich gilt. (Weitere Informationen dazu, welche Möglichkeiten Personen mit den einzelnen Berechtigungsstufen haben, finden Sie unten im Abschnitt Berechtigungen für Arbeitsbereichsfreigabe.)

    TIPP: Mithilfe der Einladungsdetails können Sie die Freigabebenachrichtigung anpassen.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitsbereich freigeben.

  4. Wenn Sie einen Arbeitsbereich für eine Gruppe freigeben, werden Sie in einem weiteren Bestätigungsfenster auf die Freigabebenachrichtigungen hingewiesen, die gesendet würden. Klicken Sie in diesem Fenster auf Dennoch benachrichtigen oder gehen Sie zurück und deaktivieren Sie das Kästchen Personen benachrichtigen, wenn Sie keine Freigabebenachrichtigung an alle Personen in der Gruppe senden möchten.
    Dennoch benachrichtigen

So wird die in Schritt 1 ausgewählte Person zum Arbeitsbereich hinzugefügt und die Freigabe-E-Mail wird gesendet, falls dies aktiviert wurde.


Freigabe beenden oder Berechtigungsstufen ändern

  1. Um einen Mitarbeiter zu entfernen oder seine Berechtigungsstufe zu ändern, klicken Sie rechts oben im Arbeitsbereich auf die Schaltfläche Freigabe und öffnen Sie den Abschnitt Mitarbeiter im Formular Arbeitsbereichfreigabe.

  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Mitarbeiter, den Sie entfernen oder ändern möchten:

    • Aus Arbeitsbereichfreigabe entfernen: Klicken Sie rechts neben der Berechtigungsstufe auf das x. Der Mitarbeiter wird aus dem Arbeitsbereich entfernt und kann keine darin enthaltenen Elemente mehr öffnen.

      HINWEIS: Wenn Sie die Freigabe für einen Mitarbeiter aufheben, während dieser ein Blatt im Arbeitsbereich anzeigt, erhält der Mitarbeiter eine Fehlermeldung, wenn er das nächste Mal versucht, das Element zu speichern oder zu aktualisieren.

    • Berechtigungen ändern: Wählen Sie eine neue Berechtigungsstufe in der Dropdown-Liste aus. Sie können einem anderen Mitarbeiter keine höhere Zugriffsstufe als Ihre eigene Stufe zuweisen (z. B. kann ein Bearbeiter keinen anderen Bearbeiter auf einen Administrator hochstufen).

 


Berechtigungen für Arbeitsbereichsfreigabe

Die Berechtigungsstufe, die Sie einer Person für den Arbeitsbereich erteilen (einzeln oder durch eine Kontaktgruppe), verleiht dieser Zugriff auf den Arbeitsbereich und alle darin enthaltenen Elemente für diese Berechtigungsstufe. Wenn Sie z. B. einer Person Freigabeberechtigungen auf Bearbeiterebene für ein Blatt gewähren und dieser Person dann Administratorberechtigungen für den Arbeitsbereich, der das Blatt enthält, geben, erhält diese Person Freigabeberechtigungen auf Administratorebene für das Blatt. Daher empfiehlt es sich, die Freigabe mit der geringstmöglichen Berechtigungsstufe durchzuführen.

Sie können einem anderen Mitarbeiter keine höhere Zugriffsstufe als Ihre eigene Stufe zuweisen (z. B. kann ein Bearbeiter keinen anderen Bearbeiter auf einen Administrator hochstufen).

Task Betrachter Kommentierer Bearbeiter – kann nicht freigeben Bearbeiter - kann freigeben Administrator Inhaber
Alle Inhalte der Elemente im Arbeitsbereich anzeigen Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Kann Blätter bearbeiten und Dokumente sowie Kommentare zu Blättern im Arbeitsbereich hinzufügen Nein Ja (nur Kommentare) Ja Ja Ja Ja
Den Arbeitsbereich oder seine Inhalte für andere freigeben Nein Nein Nein Ja Ja Ja
Das Spaltenlayout in Blättern bearbeiten Nein Nein Nein Nein Ja Ja
Blätter im Arbeitsbereich hinzufügen, bearbeiten, umbenennen oder löschen Nein Nein Nein Nein Ja Ja
Elemente in den Arbeitsbereich verschieben Nein Nein Nein Nein Ja Ja
Elemente aus dem Arbeitsbereich löschen Nein Nein Nein Nein Ja Ja
Den Arbeitsbereich löschen Nein Nein Nein Nein Nein Ja

WICHTIG: Administratoren können sich selbst als Arbeitsbereichinhaber festlegen, indem sie den aktuellen Arbeitsbereichinhaber entfernen. Dies ist die einzige Möglichkeit, um die Inhaberschaft eines Arbeitsbereichs zu ändern. Detaillierte Informationen finden Sie unter Die Inhaberschaft an einem Arbeitsbereich übertragen.

Details zu den Berechtigungsstufen und wie sich diese auf Smartsheet-Elemente auswirken (Blätter, Dashboards usw.) finden Sie im Artikel Freigabeberechtigungsstufen.

TIPP: Sie können die Arbeitsbereichfreigabe mit Smartsheet-Kontaktgruppen einfacher zu verwalten machen (siehe Smartsheet-Kontaktgruppen verwalten und verwenden).Beachten Sie, dass bei der Freigabe eines Arbeitsbereichs für eine Smartsheet-Kontaktgruppe alle Gruppenmitglieder die gewählte Berechtigungsstufe erhalten.