Einen Arbeitsbereich freigeben

Gilt für

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Um einen Arbeitsbereich freizugeben bzw. die Freigabe aufzuheben oder die Freigabeberechtigungen für Mitarbeiter zu ändern, müssen Sie der Arbeitsbereichsinhaber sein oder über Freigabeberechtigungen als Administrator oder Bearbeiter mit Freigabeberechtigung verfügen. Der Inhaber oder Administrator kann die Freigabeberechtigungen sämtlicher Mitarbeiter ändern, ein Bearbeiter mit Freigabeberechtigung kann die Inhaber oder Administratoren nicht bearbeiten.

Wenn Sie einen Arbeitsbereich mit einem Benutzer teilen, hat dieser Zugriff auf alle Elemente in diesem Arbeitsbereich.

Wenn sich Ihre Freigabeanforderungen ändern, können Sie Personen aus dem Arbeitsbereich entfernen oder ihre Berechtigungsstufen ändern.

Die Personen, für die Sie einen Arbeitsbereich freigeben, haben keinen Zugriff auf andere Ihrer Smartsheet-Elemente, außer Sie geben sie für sie frei. Um ein Element in einem Arbeitsbereich freizugeben, ohne den gesamten Arbeitsbereich zu teilen, geben Sie ein individuelles Blatt in einem Arbeitsbereich frei.


Erste Schritte mit der Arbeitsbereichfreigabe

So öffnen Sie einen Arbeitsbereich

  1. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Durchsuchen Durchsuchen-Symbol aus.

  2. Wählen Sie zum Öffnen eines Arbeitsbereichs Arbeitsbereich und dann den Namen des Arbeitsbereichs aus, den Sie freigeben möchten. 

Wenn Sie sich im Arbeitsbereich befinden, überprüfen Sie diese beiden Einstellungen:

  • Arbeitsbereich freigegeben für: Verwenden Sie diese Option, um zu sehen, wer Zugang zum Arbeitsbereich hat.
  • Spalte Freigabe: Überprüfen Sie, wie ein Arbeitsbereichselement freigegeben wird. Wenn ein Element einzeln (oder mit anderen Mitarbeitern im Arbeitsbereich) geteilt wird, sehen Sie das Symbol wie im Bild unten.

Einzeln und im Arbeitsbereich freigegebene Elemente

Um zu sehen, welche Benutzer oder Gruppen Zugriff auf das Element haben, fahren Sie mit dem Mauszeiger über das Symbol für die Aktivierung der Liste der Mitarbeiter auf einem Smartsheet-Element .

So geben Sie den Arbeitsbereich frei

  1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke des Arbeitsbereichs Freigeben aus.
  2. Füllen Sie im Formular Arbeitsbereichfreigabe die folgenden Felder aus:
    • Mitarbeiter einladen: Geben Sie die E-Mail-Adressen des/der Benutzer(s) oder Gruppe(n) ein, für den/die Sie den Arbeitsbereich freigeben müssen. Oder wählen Sie das Symbol Kontakte auswählen aus, um Ihre Kontakte als Mitarbeiter hinzuzufügen.
    • Berechtigungen: Wählen Sie eine Berechtigungsstufe für die einzelnen Mitarbeiter aus. 
  3. Passen Sie im Abschnitt Einladungsdetails die Meldung an.
  4. Wählen Sie Arbeitsbereich freigeben aus.
  5. Wenn Sie ein Dialogfeld sehen, in dem Sie bestätigen können, ob Sie die Benachrichtigung noch senden möchten, wählen Sie Dennoch benachrichtigen aus. Dennoch benachrichtigen
    • So entfernen Sie Personen aus der Mailing-Liste:
      1. Wählen Sie Zurück aus.
      2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Personen benachrichtigen.

Die von Ihnen ausgewählten Kontakte haben Zugang zum Arbeitsbereich und erhalten eine Benachrichtigung, sofern Sie dies ausgewählt haben.


Freigabe beenden oder Berechtigungsstufen ändern

So entfernen Sie einen Mitarbeiter oder ändern Berechtigungsstufen

  1. Wählen Sie im oberen rechten Bereich des Arbeitsbereichs Freigeben aus. 
  2. Öffnen Sie den Bereich Mitarbeiter des Formulars Arbeitsbereichfreigabe.
  3. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Mitarbeiter, den Sie entfernen oder ändern möchten.
  4. Entfernen Sie einen Mitarbeiter oder ändern Sie seine Berechtigungsstufe mit einem dieser Elemente:
    • Aus Arbeitsbereichfreigabe entfernen-Symbol: Wählen Sie dieses Symbol aus, um den Mitarbeiter aus dem Arbeitsbereich zu entfernen. 
      Wenn Sie die Freigabe für einen Mitarbeiter aufheben, während dieser ein Blatt im Arbeitsbereich anzeigt, erhält der Mitarbeiter eine Fehlermeldung, wenn er das nächste Mal versucht, das Element zu speichern oder zu aktualisieren.
    • Dropdown-Liste Berechtigungen: Wählen Sie eine neue Berechtigungsstufe in der Dropdown-Liste aus. 


Berechtigungen für Arbeitsbereichfreigabe

Der Zugriff eines Benutzers (oder einer Gruppe) auf einen Arbeitsbereich und seine Elemente hängt von der Berechtigungsstufe ab, die Sie gewähren. Daher empfiehlt es sich, die Freigabe mit der geringstmöglichen Berechtigungsstufe durchzuführen (z. B. Betrachter, Kommentierer).

Wenn Sie die Berechtigung eines Arbeitsbereich-Administrators in Bearbeiter oder Betrachter ändern, sind Sie der neue Eigentümer der Smartsheet-Elemente, die diese in diesem Arbeitsbereich besitzen. Sie verlieren die Eigentumsrechte an den Blättern, die sie erstellt haben.

Beziehen Sie sich auf diese Tabelle, um zu erfahren, inwiefern sich dies auf den Zugriff eines Benutzers auf einen Arbeitsbereich oder ein Blatt in einem Arbeitsbereich auswirkt.
 

Wenn Sie dies tun,
 
wirkt sich das folgendermaßen auf den Benutzer aus Beispiel
Einem Benutzer die Berechtigungsstufe Administratorebene oder höher für einen Arbeitsbereich geben, der Berechtigungen auf Bearbeiterebene oder niedriger in einem Smartsheet-Element hat, das sich in diesem Arbeitsbereich befindet  Er hat Berechtigungen für die Arbeitsbereichfreigabe auf Administratorebene oder höher für das Smartsheet-Element, das sich in diesem Arbeitsbereich befindet Sie haben jemanden Zugriff auf Bearbeiterebene für ein Blatt gegeben und haben diese Person dann zum Administrator in dem Arbeitsbereich gemacht, in dem sich das Blatt befindet. Diese Person hat Freigabeberechtigungen auf Administratorebene für das Blatt.
Einem Benutzer eine niedrigere Berechtigung für die Arbeitsbereichfreigabe geben Er sieht keine Veränderung an seinem Zugriff auf ein Element im Arbeitsbereich
 
Ein Benutzer ist ein Bearbeiter in einem Blatt in einem Arbeitsbereich. Sie haben ihm dann Betrachter-Zugriff auf diesen Arbeitsbereich gegeben. Die Berechtigungsstufe, die er in diesem Blatt hat, ändert sich nicht. Es gibt immer noch einen Bearbeiter in diesem Blatt. 

Sie können einem anderen Mitarbeiter keine höhere Berechtigungsstufe geben, als Sie selbst haben. Wenn Sie beispielsweise ein Bearbeiter sind, können Sie keinen anderen Bearbeiter zum Administrator machen.

Task Betrachter Kommentierer Bearbeiter – kann nicht freigeben Bearbeiter - kann freigeben Administrator Inhaber
Alle Inhalte der Elemente im Arbeitsbereich anzeigen Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Kann Blätter bearbeiten und Dokumente sowie Kommentare zu Blättern im Arbeitsbereich hinzufügen Nein Ja (nur Kommentare) Ja Ja Ja Ja
Den Arbeitsbereich oder seine Inhalte für andere freigeben Nein Nein Nein Ja Ja Ja
Das Spaltenlayout in Blättern bearbeiten Nein Nein Nein Nein Ja Ja
Blätter im Arbeitsbereich hinzufügen, bearbeiten, umbenennen oder löschen Nein Nein Nein Nein Ja Ja
Elemente in den Arbeitsbereich verschieben oder daraus entfernen Nein Nein Nein Nein Ja Ja
Elemente aus dem Arbeitsbereich löschen Nein Nein Nein Nein Ja Ja
Den Arbeitsbereich löschen Nein Nein Nein Nein Nein Ja

Details zu den Berechtigungsstufen und wie sich diese auf Smartsheet-Elemente auswirken (Blätter, Dashboards usw.) finden Sie im Artikel Freigabeberechtigungsstufen.

Sie können die Arbeitsbereichfreigabe mit Smartsheet-Kontaktgruppen vereinfachen. Beachten Sie, dass bei der Freigabe eines Arbeitsbereichs für eine Smartsheet-Kontaktgruppe alle Gruppenmitglieder die gewählte Berechtigungsstufe erhalten.