Verbessern Sie die Zusammenarbeit, indem Sie Arbeitsbereiche und die darin enthaltenen Elemente freigeben. Verstehen Sie besser, wie Sie Ihren Mitarbeitenden Zugriff auf die benötigten Elemente geben.
USM Content
Wenn Sie einen Arbeitsbereich für eine*n Benutzer*in freigeben, kann diese*r auf alle Elemente in diesem Arbeitsbereich zugreifen.
Wenn sich Ihre Freigabeanforderungen ändern, können Sie Personen aus dem Arbeitsbereich entfernen oder ihre Freigabeberechtigungen anpassen.
Personen, für die Sie einen Arbeitsbereich freigeben, haben keinen Zugriff auf Smartsheet-Elemente in anderen Arbeitsbereichen, sofern Sie diese nicht explizit freigeben. Informationen zur individuellen Freigabe von Arbeitsbereichselementen finden Sie unter Übersicht: Sheets und Berichte freigeben.
Grundlagen der Arbeitsbereichsfreigabe
Arbeitsbereich öffnen
- Wählen Sie Start > Arbeitsbereiche aus.
- Wählen Sie den Namen des Arbeitsbereichs aus, den Sie freigeben möchten.
Alternativ können Sie Ihren Arbeitsbereich anhand des Namens über die Suche finden oder dasSternsymbol im Bereich für Arbeitsbereiche verwenden, um ihn zum TabFavoriten hinzuzufügen, damit Sie schnell darauf zugreifen können.
So überprüfen Sie, wer bereits Zugriff auf Ihren Arbeitsbereich hat:
- Wählen Sie das Dropdown-Menü neben der Schaltfläche Freigeben aus. Wählen Sie Arbeitsbereich freigeben aus, um die Liste der Personen mit Zugriff unter Zugriff verwalten anzuzeigen.
So überprüfen Sie, wer bereits Zugriff auf ein Element hat:
- Wählen Sie die Schaltfläche Freigeben aus und überprüfen Sie die Personen in der Liste unter Zugriff verwalten.
Arbeitsbereich freigeben
- Wählen Sie oben rechts im Arbeitsbereich Freigeben > Arbeitsbereich freigeben aus.
- Geben Sie im Feld Personen nach Name, E-Mail-Adresse oder Gruppe hinzufügen die Namen oder E-Mail-Adressen der Benutzer*innen oder Gruppen ein, die auf diesen Arbeitsbereich zugreifen können.
- Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um eine Berechtigungsstufe für jede*n Mitarbeiter*in auszuwählen.
- Optional: Verwenden Sie das Feld Nachricht, um eine Nachricht für Ihre Mitarbeitenden zu erstellen.
- Wählen Sie Freigeben aus.
Die eingeladenen Personen und Gruppen sind für den Arbeitsbereich freigegeben und erhalten die Benachrichtigung.
Wenn Sie viele E-Mail-Empfänger*innen haben, wird ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt. Wenn Sie die Benachrichtigung trotzdem senden möchten, wählen Sie Dennoch benachrichtigen aus. Sie können Personen aus dem Verteiler entfernen, indem Sie Zurück auswählen und das Kontrollkästchen Personen benachrichtigen deaktivieren.
Inhaber*innen oder Admins können die Freigabe für alle Mitarbeitenden aktivieren oder deaktivieren und die Freigabeberechtigungen ändern.
Beachten Sie Folgendes:
- Wenn Sie einen Arbeitsbereich freigeben, wird im Fenster Freigeben angegeben, dass Empfänger*innen ohne Mitgliederplatz möglicherweise nur Lesezugriff haben.
- Achten Sie darauf, dass Mitarbeitende, für die Sie Ihr Dashboard freigeben, den richtigen Platztyp haben, um ein*e Admin zu werden. Wenn Sie selbst ein*eine Admin sind, öffnen Sie das Fenster Freigeben, wechseln Sie zu Zugriff verwalten und bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Namen, um den Platztyp der Person einzublenden.
Element in einem Arbeitsbereich freigeben
- Öffnen Sie im Arbeitsbereich das Element, das Sie freigeben möchten.
- Wählen Sie in der oberen rechten Ecke des Elements die Option Freigeben aus.
- Geben Sie im Feld Personen nach Name, E-Mail-Adresse oder Gruppe hinzufügen die Namen oder E-Mail-Adressen der Benutzer*innen oder Gruppen ein, die auf dieses Element zugreifen können.
- Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um eine Berechtigungsstufe für jede*n Mitarbeiter*in auszuwählen.
- Optional: Verwenden Sie das Feld Nachricht, um eine Nachricht für Ihre Mitarbeitenden zu erstellen.
- Wählen Sie Freigeben aus.
Anhand des Symbols neben der Berechtigungsstufe des*der Mitarbeitenden können Sie sehen, ob er*sie nur Zugriff auf das Element oder auf den Arbeitsbereich hat.
- Wenn er Zugriff auf den Arbeitsbereich hat, wird das Symbol
angezeigt. - Wenn er nur Zugriff auf das Element hat, wird dieses Symbol
für Sheets, dieses Symbol
für Berichte und dieses Symbol
Auf Arbeitsbereichsebene die Freigabe beenden oder die Berechtigungsstufen ändern
- Wählen Sie oben rechts im Arbeitsbereich das Dropdown-Menü neben der Schaltfläche Freigeben aus. Wählen Sie Arbeitsbereich freigeben aus.
- Öffnen Sie den Bereich Zugriff verwalten und suchen Sie den*die Mitarbeiter*in, den*die Sie entfernen oder bearbeiten möchten.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen der Person.
- Entfernen Sie sie, indem Sie das X neben ihrer Berechtigungsstufe auswählen. Sie können auch die Berechtigungsstufe über das Dropdown-Menü ändern.
Wenn Sie die Freigabe für eine*n Mitarbeiter*in aufheben, während diese*r ein Sheet im Arbeitsbereich geöffnet hat, erhält die Person beim nächsten Speichervorgang oder bei der nächsten Aktualisierung eine Fehlermeldung.
Berechtigungen für die Arbeitsbereichsfreigabe
Die Berechtigungsstufe, die Sie einem Benutzer bzw. einer Benutzerin (oder einer Gruppe) erteilen, bestimmt dessen bzw. deren Zugriff auf einen Arbeitsbereich und seine Elemente.
Es empfiehlt sich, einen Arbeitsbereich mit der niedrigsten Berechtigungsstufe (Betrachter oder Kommentierer) freizugeben.
Wenn Sie die Berechtigungsstufe eines Arbeitsbereichsadmins zu Bearbeiter oder Betrachter ändern, werden Sie zum neuen Inhaber seiner Smartsheet-Elemente in diesem Arbeitsbereich.
Diese Tabelle zeigt, wie sich dies auf den Zugriff eines Benutzers bzw. einer Benutzerin auf einen Arbeitsbereich oder ein Element darin auswirken könnte.
| Aktion | Auswirkung auf Benutzer*in | Beispiel |
|---|---|---|
| Sie geben einem Benutzer eine höhere Berechtigungsstufe für die Arbeitsbereichsfreigabe als er für ein einzelnes Element hat. | Er erhält für das Element in diesem Arbeitsbereich die höhere Berechtigungsstufe. | Sie haben einer Person Berechtigungen auf Bearbeiterebene für ein Sheet erteilt und diese hat Administratorberechtigungen für den Arbeitsbereich mit diesem Sheet. Diese Person erhält für das Sheet Berechtigungen auf Administratorebene. |
| Sie geben einem Benutzer eine niedrigere Berechtigungsstufe für die Arbeitsbereichsfreigabe als er für ein einzelnes Element hat. | Er bemerkt keine Änderungen an seinen Zugriffsrechten für das Element im Arbeitsbereich. | Ein Benutzer ist Bearbeiter für ein Sheet. Sie geben ihm dann Berechtigungen auf Betrachterebene für den Arbeitsbereich, in dem sich das Sheet befindet. Seine Berechtigungsstufe für diese Sheet ändert sich nicht: Er ist weiterhin Bearbeiter dieses Sheets. |
Sie können anderen Mitarbeitenden keine höhere Zugriffsstufe als Ihnen selbst zuweisen. Als Bearbeiter können Sie beispielsweise keinen anderen Bearbeiter zum Admin hochstufen.
| Aufgabe | Betrachter | Kommentierer | Bearbeiter | Admin | Inhaber |
|---|---|---|---|---|---|
| Alle Inhalte der Arbeitsbereichselemente anzeigen | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| In Zeilen Kommentare und Anlagen hinzufügen | x | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Inhalte in Sheets und Berichten bearbeiten | x | x | ✓ | ✓ | ✓ |
| Arbeitsbereich oder Arbeitsbereichselemente freigeben | x | x | x (sofern nicht angegeben) | ✓ | ✓ |
| Arbeitsbereichselemente umbenennen oder hinzufügen | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Arbeitsbereichselemente hinzufügen oder entfernen | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Arbeitsbereichselemente löschen | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Arbeitsbereich löschen | x | x | x | x | ✓ |
Im Artikel zu Freigabeberechtigungsstufen finden Sie Informationen zu Berechtigungsstufen und ihren Auswirkungen auf Smartsheet-Elemente.
Mit Smartsheet-Kontaktgruppen können Sie die Freigabe von Arbeitsbereichen einfacher verwalten. Wenn Sie einen Arbeitsbereich für eine Smartsheet-Kontaktgruppe freigeben, übernehmen alle Gruppenmitglieder die gewählte Berechtigungsstufe.