Freigeben eines Arbeitsbereichs

Wenn Sie einen Arbeitsbereich für einen Benutzer freigeben, hat dieser Zugriff auf alle Elemente dieses Arbeitsbereichs.

Bei Änderung Ihrer Freigabeanforderungen können Sie Personen aus dem Arbeitsbereich entfernen oder ihre Berechtigungsstufen ändern.

Die Personen, für die Sie einen Arbeitsbereich freigeben, haben keinen Zugriff auf andere Ihrer Smartsheet-Elemente (außer Sie geben sie für sie frei). Um ein Element in einem Arbeitsbereich ohne Freigabe des gesamten Arbeitsbereichs freizugeben, geben Sie ein einzelnes Sheet eines Arbeitsbereichs frei.

Erste Schritte mit der Arbeitsbereichsfreigabe

So öffnen Sie einen Arbeitsbereich

1. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste die Option Durchsuchen aus.
2. Wählen Sie Arbeitsbereich und dann den Namen des Arbeitsbereichs aus, den Sie freigeben möchten. 

Überprüfen Sie im Arbeitsbereich diese beiden Einstellungen:

• Arbeitsbereich freigegeben für: Zeigt an, wer Zugriff auf diesen Arbeitsbereich hat.
• Freigabe: Zeigt an, wie ein Element des Arbeitsbereichs freigegeben wird. Wenn ein Element einzeln für Personen außerhalb des Arbeitsbereichs freigegeben ist, wird das Symbol angezeigt. Halten Sie den Mauszeiger über das Element, um die Benutzer oder Gruppen mit Zugriff auf das Element anzuzeigen.

Arbeitsbereich freigeben

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke des Arbeitsbereichs die Option Freigeben aus.
2. Geben Sie im Feld Personen und Gruppen einladen die E-Mail-Adressen der Benutzer oder Gruppen ein, für die dieser Arbeitsbereich freigegeben werden soll.
3. Wählen Sie für jeden Mitarbeiter eine Berechtigungsstufe aus. 
4. Optional: Wählen Sie Nachricht anpassen aus, um die Nachricht, die Ihre Mitarbeiter erhalten, zu personalisieren.
5. Wählen Sie Freigeben aus.

Wenn Sie eine große Anzahl von E-Mail-Empfängern haben, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Benachrichtigung weiterhin senden möchten. Wählen Sie Dennoch benachrichtigen aus, um die Benachrichtigung an alle Empfänger zu senden, oder entfernen Sie Personen aus der Empfangsliste, indem Sie Zurück auswählen und das Kontrollkästchen Personen benachrichtigen deaktivieren.

Die ausgewählten Kontakte haben Zugriff auf den Arbeitsbereich und erhalten eine Benachrichtigung, wenn Sie eine senden.

Element in einem Arbeitsbereich freigeben

1. Öffnen Sie im Arbeitsbereich das Element, das Sie freigeben möchten.
2. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke des Elements die Option Freigeben aus.
3. Geben Sie im Feld Personen und Gruppen einladen die E-Mail-Adressen der Benutzer oder Gruppen ein, für die dieser Arbeitsbereich freigegeben werden soll.
4. Wählen Sie für jeden Mitarbeiter eine Berechtigungsstufe aus. 
5. Optional: Wählen Sie Nachricht anpassen aus, um die Nachricht, die Ihre Mitarbeiter erhalten, zu personalisieren.
6. Wählen Sie Freigeben aus. Sie können den Arbeitsbereich auch freigeben, indem Sie Für Arbeitsbereich freigeben auswählen.

Sie können unterscheiden, ob Mitarbeiter nur Zugriff auf das Element oder auf den Arbeitsbereich haben, indem Sie das Symbol neben der Berechtigungsstufe der Mitarbeiter prüfen. 

• Wenn sie Zugriff auf den Arbeitsbereich haben, wird das Symbol angezeigt.
• Wenn sie nur auf das Element zugreifen können, sehen Sie das entsprechende Elementsymbol. 

Freigabe beenden oder Berechtigungsstufen ändern

1. Wählen Sie im oberen rechten Bereich des Arbeitsbereichs die Option Freigeben aus. 
2. Öffnen Sie den Bereich Mitarbeiter des Formulars zur Arbeitsbereichsfreigabe.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Mitarbeiter, den Sie entfernen oder ändern möchten.
4. Entfernen Sie einen Mitarbeiter oder ändern Sie seine Berechtigungsstufe mit einem der folgenden Elemente:

   • Aus Arbeitsbereichsfreigabe entfernen: Wählen Sie dieses Symbol aus, um den Mitarbeiter aus dem Arbeitsbereich zu entfernen. 

     Wenn Sie die Freigabe für einen Mitarbeiter aufheben, während dieser ein Sheet im Arbeitsbereich anzeigt, erhält der Mitarbeiter beim nächsten Speichervorgang oder bei der nächsten Aktualisierung des Elements eine Fehlermeldung.

   • Berechtigungen: Wählen Sie eine neue Berechtigungsstufe aus der Dropdown-Liste aus. 

Berechtigungen für die Arbeitsbereichsfreigabe

Der Zugriff eines Benutzers (oder einer Gruppe) auf einen Arbeitsbereich und seine Elemente hängt von der erteilten Berechtigungsstufe ab. Aus diesem Grund sollte ein Arbeitsbereich immer mit der niedrigsten Berechtigungsstufe freigegeben werden (z. B. Betrachter, Kommentierer).

Ändern Sie die Berechtigungsstufe eines Arbeitsbereichsadministrators zu Bearbeiter oder Betrachter, werden Sie zum neuen Inhaber der Smartsheet-Elemente aus dem Arbeitsbereich, die dem Administrator gehört haben. Er verliert die Inhaberrechte an von ihm erstellten Sheets.

In der folgenden Tabelle finden Sie Beispiele dafür, wie der Zugriff eines Benutzers auf einen Arbeitsbereich oder ein Sheet in einem Arbeitsbereich beeinflusst wird.
 

Sie können einem anderen Mitarbeiter keine höhere Zugriffsstufe als Ihre eigene Stufe zuweisen. Beispielsweise kann ein Bearbeiter keinen anderen Bearbeiter auf einen Administrator hochstufen.

Details zu Berechtigungsstufen und wie sich diese auf Smartsheet-Elemente auswirken (Sheets, Dashboards usw.) finden Sie im Artikel Freigabeberechtigungsstufen.

Sie können die Verwaltung der Arbeitsbereichsfreigabe mit Smartsheet-Kontaktgruppen einfacher gestalten. Beachten Sie, dass bei der Freigabe eines Arbeitsbereichs für eine Smartsheet-Kontaktgruppe alle Gruppenmitglieder die gewählte Berechtigungsstufe erhalten.