Функция Слияния пользователей позволяет системным администраторам в планах «Корпоративный» и «Премьер» объединять пользователей, чтобы исключить дублирование записей и объединить два профиля пользователя в один. Это полезно для организаций, которые имеют несколько адресов электронной почты на одного сотрудника.
В этом разделе мы рассмотрим рекомендации по эффективному использованию функции Слияния пользователей, в том числе способы навигации и доступа к функции Слияния пользователей, а также способы правильной структуры и загрузки CSV-файлов для объединения нескольких пользователей Smartsheet одновременно.
Центр администрирования: Объединение учётных записей с помощью функции слияния пользователей
Объединение пользователей позволяет обновлять адреса электронной почты или объединять две учётных записи в одну. При объединении учётных записей пользователей все таблицы, отчёты, панели мониторинга, рабочие пространства и сведения о предоставлении доступа автоматически переносятся в одну учётную запись.
Объединение пользователей можно использовать в описанных ниже ситуациях.
- Объединение двух учётных записей в организации, принадлежащих одному лицу. Одна из учётных записей могла быть создана в связи с изменением адреса электронной почты или домена.
- Обновление первичного адреса электронной почты пользователя внутри организации, при условии, что с этим адресом не работает пользователь, который не является сотрудником компании. (Т. е. если указанный адрес уже используется в учётной записи Smartsheet, соответствующий пользователь должен быть сотрудником вашей организации.)
- Обновление доменов электронной почты пользователей организации. Обновление домена может быть связано с объединением, приобретением, расформированием, изменением фирменного стиля или поглощением.
Перед началом работы
Проверка и активация доменов
Прежде чем объединять учётные записи, необходимо проверить и активировать все соответствующие домены электронной почты.
При слиянии пользователей требуется проверка и активация домена, но автоматическую подготовку пользователей (UAP) можно отключить.
Если для указанного адреса электронной почты уже существует учётная запись пользователя, она должна входить в список пользователей вашей организации.
Возможна ситуация, когда учётная запись пользователя не указана в списке управления пользователями, если пользователь был удалён из списка или получил доступ к таблице. Для слияния пользователя необходимо пригласить его в учётную запись, а пользователь должен принять приглашение, чтобы стать активным участником организации.
Дополнительные сведения о проверке доменов см. в статье Автоматическая подготовка пользователей (только для плана "Корпоративный").Удаление ролей премиум-приложения
Если одна из учётных записей, требующих слияния, содержит роли премиум-приложения, перед слиянием необходимо удалить соответствующие разрешения. Вы сможете вновь назначить роли премиум-приложения после слияния. Дополнительные сведения о ролях премиум-приложения см. в статье Центр администрирования: добавление, изменение и удаление отдельных пользователей в интерфейсе управления пользователями
Загрузка и настройка шаблона объединения пользователей
- Войдите в центр администрирования https://admin.smartsheet.com, указав текущие учётные данные Smartsheet.
- На странице "Управление пользователями" выберите Другие действия > Объединить пользователей.
- В окне Объединить пользователей нажмите Загрузить, чтобы загрузить файл шаблона (необходимый для объединения).
- В загруженном шаблоне необходимо указать следующие сведения:
- В столбце Текущий адрес эл. почты для входа нужно указать адреса электронной почты для учётных записей, которые будут объединены и закрыты.
- В столбце Замена адреса эл. почты для входа следует указать первичные адреса электронной почты для сохраняемых учётных записей.
- Сохраните готовый файл, оставив формат CSV.
Рекомендуется проверять соответствие обоих адресов в паре одному и тому же лицу.
В одном файле можно указать до 500 пар адресов электронной почты. Для обновления более 500 пар адресов необходимо создать соответствующее число файлов.
Если указанный адрес уже используется в учётной записи Smartsheet, соответствующий пользователь должен являться сотрудником вашей организации.
После объединения первичному адресу электронной почты сохраняемой учётной записи будет соответствовать адрес в столбце "Замена адреса эл. почты для входа", а адрес в столбце "Текущий адрес эл. почты для входа" будет использоваться в качестве дополнительного.
Предпросмотр и выполнение объединения
- Войдите в центр администрирования https://admin.smartsheet.com, указав текущие учётные данные Smartsheet.
- На странице "Управление пользователями" выберите Другие действия > Объединить пользователей.
- Загрузите обновлённый файл в окне Объединить пользователей и выберите Предпросмотр результатов слияния.
Функция "Предпросмотр результатов слияния" позволяет проверить адреса электронной почты на наличие ошибок, таких как недействительные адреса, дублирующиеся записи, непроверенные домены и т. д. Записи без статуса Готово к слиянию будут пропущены, а в столбце Рекомендация будут приведены инструкции по исправлению ошибок.
- Если всё готово, нажмите Применить слияние.
Появится сообщение о ходе процесса объединения пользователей.
- После завершения объединения соответствующие пользователи получат электронное сообщение о произошедших изменениях.
Кроме того, вы получите электронное сообщение со ссылкой на отчёт о результатах объединения пользователей. Отчёт о результатах объединения будет содержать следующие сведения:- Текущий адрес эл. почты для входа — адрес перед объединением.
- Замена адреса эл. почты для входа — адрес, сохранённый при объединении.
- Результат — отметка об успешном завершении объединения для соответствующего пользователя.
- Метрика с указанием числа ролей, элементов, принадлежащих пользователю, элементов совместного доступа и сведений о членстве в группах для сохраняемой учётной записи.
Вот и всё! Объединение пользователей завершено.
Элементы, которые участвуют в объединении пользователей
При объединении из закрытой учётной записи в сохраняемую передаются следующие элементы:
- все таблицы, отчёты, рабочие пространства и панели мониторинга, принадлежавшие пользователю или предоставленные ему в рамках совместного доступа;
- группы, принадлежавшие пользователю;
- членство в группах;
- роли (лицензированный пользователь, администратор группы, системный администратор, наблюдатель ресурсов и т. д.);
- дополнительные адреса электронной почты;
- данные профиля.
Все остальные элементы исключаются из процесса объединения.
Элементы, которые не сохраняются при объединении (список может быть неполным):
- автоматизированные рабочие процессы;
- контакты;
- соединители;
- избранное;
- токены API.*
* Поскольку токены API используются для интеграции и премиум-приложений, таких как Control Center и приложение календаря, пользователю, возможно, придётся повторно пройти проверку подлинности в этих приложениях.
Отмена объединения пользователей
Если у вас возникли проблемы или вам потребовалось отменить объединение для определённых учётных записей, вы должны выделить соответствующие строки в файле для объединения и обратиться в службу поддержки Smartsheet. Не забудьте приложить этот файл к своему запросу.
Перед внесением изменений вы получите соответствующее уведомление от службы поддержки Smartsheet.
Отмена возможна только в течение семи дней после объединения.
Отмена объединения не приведёт к полному восстановлению исходной учётной записи. Восстанавливаются только элементы, которые были сохранены в ходе объединения. Пользователям придётся повторно пройти проверку подлинности в премиум-приложениях, настроить автоматизированные рабочие процессы и пр.