Слияние пользователей

Функция Слияния пользователей позволяет системным администраторам в планах «Корпоративный» и «Премьер» объединять пользователей, чтобы исключить дублирование записей и объединить два профиля пользователя в один. Это полезно для организаций, которые имеют несколько адресов электронной почты на одного сотрудника.

В этом разделе мы рассмотрим рекомендации по эффективному использованию функции Слияния пользователей, в том числе способы навигации и доступа к функции Слияния пользователей, а также способы правильной структуры и загрузки CSV-файлов для объединения нескольких пользователей Smartsheet одновременно.

Центр администрирования: Объединение учётных записей с помощью функции слияния пользователей

Объединение пользователей позволяет обновлять адреса электронной почты или объединять две учётных записи в одну. При объединении учётных записей пользователей все таблицы, отчёты, панели мониторинга, рабочие пространства и сведения о предоставлении доступа автоматически переносятся в одну учётную запись.

Объединение пользователей можно использовать в описанных ниже ситуациях.

  • Объединение двух учётных записей в организации, принадлежащих одному лицу. Одна из учётных записей могла быть создана в связи с изменением адреса электронной почты или домена.
  • Обновление первичного адреса электронной почты пользователя внутри организации, при условии, что с этим адресом не работает пользователь, который не является сотрудником компании. (Т. е. если указанный адрес уже используется в учётной записи Smartsheet, соответствующий пользователь должен быть сотрудником вашей организации.)
  • Обновление доменов электронной почты пользователей организации. Обновление домена может быть связано с объединением, приобретением, расформированием, изменением фирменного стиля или поглощением.

Перед началом работы: проверка и активация доменов

Прежде чем объединять учётные записи, необходимо проверить и активировать соответствующие домены электронной почты.

При слиянии пользователей требуется проверка и активация домена, но автоматическую подготовку пользователей (UAP) можно отключить.

Если для указанного адреса электронной почты уже существует учётная запись пользователя, она должна входить в список пользователей вашей организации.

Возможна ситуация, когда учётная запись пользователя не указана в списке управления пользователями, если пользователь был удалён из списка или получил доступ к таблице.

Дополнительные сведения о проверке доменов см. в статье Автоматическая подготовка пользователей (только для плана «Корпоративный»).

Загрузка и настройка шаблона объединения пользователей

  1. Войдите в центр администрирования https://admin.smartsheet.com, указав текущие учётные данные Smartsheet.
  2. На странице «Управление пользователями» выберите Другие действия > Объединить пользователей.

    Объединить пользователей
  3. В окне Объединить пользователей нажмите Загрузить, чтобы загрузить файл шаблона (необходимый для объединения).Загрузить шаблон объединения пользователей
  4. В загруженном шаблоне необходимо указать следующие сведения:
    • В столбце Текущий адрес эл. почты для входа нужно указать адреса электронной почты для учётных записей, которые будут объединены и закрыты.
    • В столбце Замена адреса эл. почты для входа следует указать первичные адреса электронной почты для сохраняемых учётных записей.

      Адрес электронной почты для объединения пользователей
  5. Сохраните готовый файл, оставив формат CSV.

Рекомендуется проверять соответствие обоих адресов в паре одному и тому же лицу.

В одном файле можно указать до 500 пар адресов электронной почты. Для обновления более 500 пар адресов необходимо создать соответствующее число файлов.

Если указанный адрес уже используется в учётной записи Smartsheet, соответствующий пользователь должен являться сотрудником вашей организации.

После объединения первичному адресу электронной почты сохраняемой учётной записи будет соответствовать адрес в столбце «Замена адреса эл. почты для входа», а адрес в столбце «Текущий адрес эл. почты для входа» будет использоваться в качестве дополнительного. 

Предпросмотр и выполнение объединения

  1. Войдите в центр администрирования https://admin.smartsheet.com, указав текущие учётные данные Smartsheet.
  2. На странице «Управление пользователями» выберите Другие действия > Объединить пользователей.
  3. Загрузите обновлённый файл в окне Объединить пользователей и выберите Предпросмотр результатов слияния.Предпросмотр результатов слияния

    Функция «Предпросмотр результатов слияния» позволяет проверить адреса электронной почты на наличие ошибок, таких как недействительные адреса, дублирующиеся записи, непроверенные домены и т. д. Записи без статуса Готово к слиянию будут пропущены, а в столбце Рекомендация будут приведены инструкции по исправлению ошибок.

    Экран предпросмотра результатов слияния

  4. Если всё готово, нажмите Применить слияние.

    Появится сообщение о ходе процесса объединения пользователей.

    Подтверждение слияния
  5. После завершения объединения соответствующие пользователи получат электронное сообщение о произошедших изменениях.

    Кроме того, вы получите электронное сообщение со ссылкой на отчёт о результатах объединения пользователей. Отчёт о результатах объединения будет содержать следующие сведения:
    • Текущий адрес эл. почты для входа — адрес перед объединением.
    • Замена адреса эл. почты для входа — адрес, сохранённый при объединении.
    • Результат — отметка об успешном завершении объединения для соответствующего пользователя.
    • Метрика с указанием числа ролей, элементов, принадлежащих пользователю, элементов совместного доступа и сведений о членстве в группах для сохраняемой учётной записи.

Сводка слияния пользователей

Вот и всё! Объединение пользователей завершено.

Элементы, которые участвуют в объединении пользователей

При объединении из закрытой учётной записи в сохраняемую передаются следующие элементы:

  • все таблицы, отчёты, рабочие пространства и панели мониторинга, принадлежавшие пользователю или предоставленные ему в рамках совместного доступа;
  • группы, принадлежавшие пользователю;
  • членство в группах;
  • роли (лицензированный пользователь, администратор группы, системный администратор, наблюдатель ресурсов и т. д.);
  • дополнительные адреса электронной почты;
  • данные профиля.

Все остальные элементы исключаются из процесса объединения.

Элементы, которые не сохраняются при объединении (список может быть неполным):

  • автоматизированные рабочие процессы;
  • контакты;
  • соединители;
  • избранное;
  • токены API.*

* Поскольку токены API используются для интеграции и премиум-приложений, таких как Control Center и приложение календаря, пользователю, возможно, придётся повторно пройти проверку подлинности в этих приложениях.

Отмена объединения пользователей

Если у вас возникли проблемы или вам потребовалось отменить объединение для определённых учётных записей, вы должны выделить соответствующие строки в файле для объединения и обратиться в службу поддержки Smartsheet. Не забудьте приложить этот файл к своему запросу.

Перед внесением изменений вы получите соответствующее уведомление от службы поддержки Smartsheet.

Отмена возможна только в течение семи дней после объединения.

Отмена объединения не приведёт к полному восстановлению исходной учётной записи. Восстанавливаются только элементы, которые были сохранены в ходе объединения. Пользователям придётся повторно пройти проверку подлинности в премиум-приложениях, настроить автоматизированные рабочие процессы и пр.