Средства управления

APPLIES TO

  • Smartsheet Advance Package

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

  • System Admins can configure a data retention policy.
  • A Smartsheet Advance Platinum subscription is required to enable governance controls.

Средства управления позволяют системным администраторам настраивать корпоративные процедуры управления данными и соблюдения нормативных требований. Эти эффективные инструменты помогают создавать и внедрять политики использования данных. Шаблоны политик легко использовать благодаря пошаговым инструкциям.

Функция сохранения данных позволяет системному администратору отбирать данные для хранения и удалять сведения, которые не соответствуют критериям политики сохранения данных. 

Дополнительную информацию о сохранении данных см. ниже. 
 

Настройка политики сохранения данных

APPLIES TO

  • Smartsheet Advance Package

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

  • Настраивать политику сохранения данных могут системные администраторы.
  • Для активации средств контроля необходима подписка Advance Platinum.

Используйте средство работы с политикой управления данными, чтобы задать политику сохранения данных, определяющую, какие данные следует хранить, а какие — удалять. 

Вы можете создать только одну политику, но назначить ей любое количество групп. В настоящий момент условия политики распространяются только на таблицы и вложения. Политика может применяться к таблицам, созданным или изменённым раньше указанной даты. 

После настройки и активации политики сохранения данных она станет работать в фоновом режиме и проверять, соответствуют ли хранимые данные заданным требованиям.

При обнаружении таблиц или вложений, нарушающих политику, их владельцам отправляется уведомление о том, что данные не отвечают установленным критериям и будут удалены, если не принять меры. Если владелец не внесёт необходимые изменения, элементы будут удалены. Когда удаление будет завершено, пользователь получит дополнительное уведомление. 

Как настроить политику сохранения данных

  1. Войдите в Центр администрирования.
  2. Выберите Средства управления > Политика сохранения данных > Настроить
  3. Следуйте инструкциям на экране, чтобы задать условия политики.  
    • Установите значения Создано и Дата последнего изменения.
    • Укажите, с какой периодичностью необходимо запускать политику, за какой срок до удаления элементов будут высылаться уведомления и какие группы будут затронуты политикой.
  4. Выберите Сохранить и включить, чтобы активировать политику.  

Включить или отключить политику можно в любое время, используя средства управления. 

Как изменить политику сохранения данных

  • Перейдите на страницу Средства управления в Центре администрирования и выберите Изменить политику.

При обновлении политики сканирование будет выполняться в соответствии с обновлённым расписанием.  Любое изменение политики перезапускает отсчёт временного интервала и добавляет (или удаляет) все включённые группы. 

 

Вы можете изменить или отключить политику сохранения данных, но удалить её нельзя. 

 

Восстановление удалённых элементов

Владелец может восстановить таблицу до того, как политика окончательно её удалит. 

Есть два способа восстановить элемент, удалённый в соответствии с политикой сохранения данных:

  • Переместите таблицу из папки "Удалённые объекты".
    -или-
  • Откройте и измените таблицу, а затем сохраните её с внесёнными изменениями.