Резервное копирование данных

Создавать резервные копии данных в Smartsheet можно несколькими способами. В этом разделе описаны все варианты.

Воспользуйтесь этими пошаговыми инструкциями для настройки резервного копирования.

Резервное копирование данных в Smartsheet

Приложение Smartsheet является полностью облачным — создаваемые таблицы хранятся на наших серверах.

Чтобы создать резервную копию своих данных, выполните одно из указанных ниже действий.

  • Запросите резервное копирование (однократное или по расписанию). Подробные сведения о запросе резервного копирования см. ниже.

    -или-
  • Вручную экспортируйте таблицы или отчёты. Сведения об экспорте данных см. в статье Экспорт таблицы или отчёта.

Запросив резервное копирование, можно просмотреть или загрузить резервную копию непосредственно из Smartsheet.


О резервном копировании

Кто может запросить резервное копирование

Вы должны быть лицензированным пользователем.

Как часто можно создавать резервные копии

Создавать резервную копию таблицы и рабочего пространства можно каждые 24 часа. При этом нужно каждый раз отправлять запрос согласно приведённым ниже инструкциям (назначить время нельзя).

Если у вас многопользовательский план, можно запланировать еженедельное резервное копирование по расписанию для каталога «Таблицы» верхнего уровня или любого рабочего пространства, которое вам принадлежит или к которому у вас есть доступ с правами администратора. (Не знаете, какого типа у вас учётная запись? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.)

Что содержит резервная копия

Резервная копия содержит ZIP-папку со следующими объектами:

  • Файлы Excel (XLSX) с данными из каждой таблицы, резервное копирование которой вы запросили. Если в таблице есть комментарии, они будут на отдельной вкладке Комментарии в каждой книге Excel.
     
  • Папка с изображениями из таблицы. Дополнительные сведения об изображениях см. в статье Добавление изображений в сетку.
     
  • Папка с вложениями, напрямую добавленными в таблицы с компьютера или мобильного устройства. Обратите внимание, что вложения из онлайн-источников, таких как Google Диск, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte или URL, не включаются в резервную копию.

Резервные копии отчётов и панелей мониторинга Smartsheet в настоящее время создавать нельзя. Отчёты можно экспортировать. Дополнительные сведения см. в статье Экспорт таблицы или отчёта.

Советы по использованию резервных копий

В файле Excel отражается не всё форматирование. Например, может потребоваться повторно применить перенос по словам (команда Перенести текст в Excel).

Если в таблице используется иерархия (отступы и выступы для создания подзадач), в экспортированном файле Excel строки будут сгруппированы аналогичным образом. Чтобы развернуть свернутые строки и показать подзадачи в Excel, щёлкните значок «+» слева от номера строки.

Дополнительные сведения об использовании иерархии в Smartsheet см. в статье Иерархия: отступы и выступы строк.


Запрос резервного копирования

Чтобы запросить резервное копирование, выполните указанные ниже действия.

  1. Щёлкните значок меню в левом верхнем углу окна Smartsheet и выберите пункт
    Обзор
  2. На панели «Обзор» слева щёлкните название необходимого рабочего пространства или папку «Таблицы».
  3. Правой кнопкой мыши щёлкните название таблицы, папки с таблицами или рабочего пространства и выберите Запросить резервное копирование.

    ПРИМЕЧАНИЕ.
    • Если в рабочем пространстве нет таблиц, команда Запросить резервное копирование будет недоступна.
    • Отчёты и панели мониторинга не включаются в резервную копию.
       
  4. В окне запроса резервного копирования укажите, нужно ли включить вложения и получить по электронной почте сообщение о завершении.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Вложения из онлайн-источников, таких как Google Диск, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte или URL, не включаются в резервную копию.
     
  5. Нажмите кнопку ОК

Отправив запрос на резервное копирование, вы можете загрузить резервную копию непосредственно из Smartsheet.

Запрос резервного копирования


Включение еженедельного резервного копирования

Если вы лицензированный пользователь многопользовательского плана, вы можете включить еженедельное резервное копирование всех таблиц из папки Таблицы и рабочих пространств, которые вам принадлежат или к которым у вас есть доступ с правами администратора.

При этом создаются резервные копии в формате ZIP, в которых данные отдельных таблиц хранятся в формате Excel (комментарии сохраняются в книге на вкладке Комментарии).

После включения функции Smartsheet автоматически создаёт резервные копии каждую неделю в период с субботы по понедельник.

Чтобы включить еженедельное резервное копирование, выполните указанные ниже действия.

  1. Щёлкните значок меню в левом верхнем углу окна Smartsheet и выберите пункт Домашняя. 
  2. На вкладке Домашняя правой кнопкой мыши щёлкните папку «Таблицы» или название рабочего пространства на панели слева, а затем выберите Запланировать резервное копирование по расписанию.

    Появится форма Запланировать резервное копирование по расписанию.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если в рабочем пространстве нет таблиц, команда Запланировать резервное копирование по расписанию будет недоступна.
  3. Установите флажок Включить резервное копирование по расписанию.

    Чтобы включать в резервные копии вложения и получать по электронной почте уведомления о резервном копировании, установите соответствующие флажки.
     
  4. Нажмите кнопку ОК.

Отправив запрос на резервное копирование, вы можете загрузить резервную копию непосредственно из Smartsheet.

  • Если вы создаёте резервную копию рабочего пространства, сообщение получит только его владелец.
  • Вложения из онлайн-источников, таких как Google Диск, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte или URL, не включаются в резервную копию.
  • Резервные копии отчётов и панелей мониторинга в настоящее время создавать нельзя.

Выключение резервного копирования по расписанию

  1. Щёлкните значок меню в левом верхнем углу окна Smartsheet и выберите пункт Домашняя.
  2. На вкладке Домашняя правой кнопкой мыши щёлкните папку «Таблицы» или название рабочего пространства на панели слева, а затем выберите Запланировать резервное копирование по расписанию, чтобы отобразить форму резервного копирования.
  3. Снимите флажки в разделе Параметры резервного копирования.

Загрузка последней резервной копии

  1. Щёлкните значок меню в левом верхнем углу окна Smartsheet и выберите пункт Домашняя.
  2. На вкладке Домашняя правой кнопкой мыши щёлкните папку «Таблицы» или название рабочего пространства на панели слева, а затем выберите Запланировать резервное копирование или Запланировать резервное копирование по расписанию, чтобы отобразить форму резервного копирования.
  3. Нажмите кнопку Просмотреть последние резервные копии.
  4. В окне с последними резервными копиями таблиц выберите Загрузить резервную копию.

ПРИМЕЧАНИЕ. Резервные копии доступны для загрузки в течение четырёх недель со дня создания. После этого ссылки становятся недоступными.