Связывание ячеек

Связав ячейки из разных таблиц, вы можете свести их данные в одну основную таблицу. При изменении информации в исходных таблицах данные в основной таблице обновляются автоматически. 

Кроме того, можно установить связь с определёнными данными, например с датами проектов из других таблиц. Какие бы данные вы ни сводили: бюджеты отделов, прогнозы продаж партнёров, годовую численность сотрудников, планы выполнения работ или таблицы отчётности по проекту клиента — Smartsheet сделает эту работу за вас.

Чтобы создать связи между ячейками, следуйте приведённым ниже инструкциям.

Связи ячеек: консолидация и обеспечение согласованности данных

При консолидации сведений из различных таблиц удобно пользоваться функцией связывания ячеек. С её помощью можно создать сводную таблицу, отслеживать зависимости дат между проектами, а также обеспечивать актуальность значений в наборе таблиц.

Связывать можно только ячейки. Невозможно связать целые таблицы, столбцы или строки. Привязать к конечной таблице можно только ячейки, в которых содержатся или содержались данные. Ячейка не может одновременно содержать гиперссылку и связь.

Доступно два типа связей ячеек.

  • Если в ячейке есть входящая связь, это означает, что ячейка получает своё значение из ячейки в другой таблице.

    Ячейка, содержащая входящую связь, является конечной ячейкой для неё, а таблица, содержащая конечную ячейку, — конечной таблицей. Конечная ячейка может содержать только одну входящую связь.  Конечные ячейки обозначаются голубой стрелкой справа.
     
  • Если ячейка содержит исходящую связь, её значение передаётся в ячейку другой таблицы.

    Ячейка, содержащая исходящую связь, является исходной ячейкой для неё, а таблица, содержащая исходную ячейку, — исходной таблицей. Исходная ячейка может быть связана с несколькими конечными ячейками. Исходные ячейки обозначаются серой стрелкой в правом нижнем углу.

Чтобы просмотреть имя таблицы для входящей или исходящей связи, выберите связанную ячейку:

Чтобы перейти к таблице, значение из которой используется во входящей или исходящей связи, выберите связанную ячейку, наведите курсор мыши на появившийся текст и щёлкните ссылку на таблицу:

Чтобы удалить входящую или исходящую связь, наведите курсор мыши на открывшееся окошко с информацией и щёлкните ссылку удалить

Создание входящей связи ячеек

Для создания связи необходимы как минимум права наблюдателя на доступ к исходной таблице и редактора — к конечной таблице.

  1. Откройте конечную таблицу.
  2. Выберите ячейку и на панели инструментов щёлкните Связывание ячеек, чтобы открыть форму связывания ячеек.

  3. В разделе Выберите источник данных в левой части формы выберите таблицу, содержащую исходную ячейку.
    СОВЕТ. Для поиска таблицы используйте панель поиска.
     
  4. В правой части формы выберите ячейку, на которую нужно сослаться, и нажмите кнопку Создать ссылку.
    Будет создана связь с исходной ячейкой, а в правой части конечной ячейки появится синяя стрелка.

Рекомендации по эффективному использованию связей ячеек

При создании входящей связи в исходной таблице автоматически создаётся исходящая связь.

Можно выбрать несколько ячеек, чтобы создать связь в каждой из них.

  • Связанные ячейки в конечной таблице будут приводиться в том же порядке, что и в исходной.
  • При выполнении этого действия данные, имевшиеся в конечных ячейках, перезаписываются.

Из одной исходной таблицы можно создать связи с 500 ячейками, а в конечной таблице может быть до 20 000 входящих связей.

Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не будут запускать рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения). При необходимости используйте автоматизированные рабочие процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.


Изменение и удаление связей

Изменять и удалять связи ячеек могут владельцы таблиц и соавторы с правами редактора или администратора.

Входящие связи

Чтобы изменить входящую связь, дважды щёлкните её и выберите новые исходные ячейки в форме «Связывание ячеек».

Чтобы удалить входящую связь из ячейки или группы ячеек, выполните следующие действия:

  1. Щёлкните ячейку, содержащую входящую связь (или удерживайте нажатой кнопку мыши и потяните рамку, чтобы выделить группу ячеек).
  2. Щёлкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите пункт Удалить ссылку.

    Также можно удалять связи по одной, выбирая каждую ячейку и щёлкая ссылку «удалить» (она появляется, если навести курсор мыши на текст «Ссылка из»). Либо выберите ячейку (или группу ячеек) с входящей связью и нажмите клавишу BACKSPACE, чтобы удалить связи.

Исходящие связи

Исходящие связи необходимо удалять по одной. Чтобы удалить исходящую связь, выполните следующие действия:

  1. Выберите исходную ячейку в таблице с исходящей связью.
  2. Наведите курсор мыши на связанную ячейку, чтобы появилась ссылка «удалить».
    Ссылка «удалить»
     
  3. Щёлкните ссылку удалить.

ПРИМЕЧАНИЕ. Удаление строк со связанными ячейками влияет на связи ячеек. При удалении строки с исходной ячейкой происходит нарушение связи в конечной таблице. При удалении строки со связанной конечной ячейкой также удаляется связь из исходной таблицы.


Создание связей с помощью специальной ставки (из исходной таблицы)

Функция Специальная вставка полезна в том случае, если вы начинаете с исходной таблицы или хотите создать связи с одними и теми же исходными ячейками в нескольких конечных таблицах.

Чтобы создать связь с помощью функции «Специальная вставка», выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте исходную таблицу и скопируйте ячейку или диапазон ячеек (с помощью контекстного меню или сочетаний клавиш).
  2. Откройте конечную таблицу, выберите ячейку, в которой нужно создать связь, а затем щёлкните её правой кнопкой мыши (пользователи Mac могут щёлкнуть её, удерживая нажатой клавишу CTRL) и выберите пункт Специальная вставка. Откроется форма Специальная вставка.
  3. Выберите параметр Ссылки на скопированные ячейки, а затем нажмите кнопку ОК. Связи со скопированными ячейками создаются начиная с выделенной ячейки.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Нельзя создать связи с ячейками в пустых строках или с ячейками, которые были удалены после копирования.
     
  4. При необходимости повторите действия 2–3, чтобы создать связи со скопированными ячейками в других таблицах.

Типы ячеек, не допускающие связывания

Связи ячеек нельзя создать в столбцах «Вложения» и «Обсуждения».

Если в таблице проекта или таблице с диаграммой Гантта включены зависимости, то в ней нельзя создать входящие связи в ячейках следующих типов:

  • ячейки с формулами в столбцах;
  • даты окончания;
  • предшественники;
  • сводные ячейки в родительских строках («Дата начала», «Дата окончания», «% выполнено»);
  • даты начала с зависимостью.

Однако вы можете создавать связи в столбцах длительности и даты начала (если у строки нет предшественника). Дата окончания будет рассчитана автоматически, и после создания связи можно добавить предшественников.

Ячейки с входящими связями также нельзя изменить в следующих ситуациях:

  • из опубликованной таблицы;
  • из запроса изменения;
  • из мобильного приложения Smartsheet;
  • из приложения Smartsheet для планшетов;
  • из отчёта;
  • из формы «Изменить».