Чтобы создать связи между ячейками, следуйте приведённым ниже инструкциям.
Связав ячейки из разных таблиц, вы можете свести их данные в одну основную таблицу. При изменении информации в исходных таблицах данные в основной таблице обновляются автоматически.
Кроме того, можно установить связь с определёнными данными, например с датами проектов из других таблиц. Какие бы данные вы ни сводили: бюджеты отделов, прогнозы продаж партнёров, годовую численность сотрудников, планы выполнения работ или таблицы отчётности по проекту клиента — Smartsheet сделает эту работу за вас.
Связи ячеек: консолидация и обеспечение согласованности данных
При консолидации сведений из различных таблиц удобно пользоваться функцией связывания ячеек. С её помощью можно создать сводную таблицу, отслеживать зависимости дат между проектами, а также обеспечивать актуальность значений в наборе таблиц без необходимости ручного ввода.
Связывание возможно только на уровне ячеек. Невозможно связать целые таблицы, столбцы или строки. Привязать к конечной таблице можно только ячейки, в которых содержатся или содержались данные. Ячейка не может одновременно содержать гиперссылку и связь.
Типы связей: входящая и исходящая
Доступно два типа связей ячеек:
- Если в ячейке есть входящая связь, это означает, что ячейка получает своё значение из ячейки в другой таблице.
Ячейка, содержащая входящую связь, является конечной ячейкой для нее, а таблица, содержащая конечную ячейку, — конечной таблицей. Конечная ячейка может содержать только одну входящую связь. Конечные ячейки обозначаются голубой стрелкой справа.
- Если ячейка содержит исходящую связь, её значение передаётся в ячейку другой таблицы.
Ячейка, содержащая исходящую связь, является исходной ячейкой для нее, а таблица, содержащая исходную ячейку, — исходной таблицей. Исходная ячейка может быть связана с несколькими конечными ячейками. Исходные ячейки обозначаются серой стрелкой в правом нижнем углу.
Чтобы просмотреть имя таблицы для входящей или исходящей связи, выберите связанную ячейку:
Чтобы перейти к таблице, значение в которой используется во входящей или исходящей связи, выберите связанную ячейку, наведите указатель мыши на текст, который появится, и щёлкните ссылку на таблицу:
Чтобы удалить входящую или исходящую связь, наведите указатель мыши на открывшееся окошко с информацией и щёлкните ссылку удалить.
Создание входящей связи ячеек
Для создания связи необходимы как минимум права наблюдателя на доступ к исходной таблице и редактора — к конечной таблице.
- Откройте конечную таблицу.
- Выберите ячейку и щёлкните Связывание ячеек на панели инструментов, чтобы открыть форму связывания ячеек.
- В разделе Выбрать таблицу в левой части формы выберите таблицу, содержащую исходную ячейку.
СОВЕТ. Для поиска в таблице используйте панель поиска.
- В правой части формы выберите ячейку, на которую нужно сослаться, и нажмите кнопку Создать связь.
Будет создана связь с исходной ячейкой, а в правой части конечной ячейки появится синяя стрелка.
Рекомендации по эффективному использованию связей ячеек
При создании входящей связи в исходной таблице автоматически создаётся исходящая связь.
Можно выбрать несколько ячеек, чтобы создать связь в каждой из них.
- Связанные ячейки в конечной таблице будут приводиться в том же порядке, что и в исходной.
- При выполнении этого действия данные, имевшиеся в конечных ячейках, перезаписываются.
Из одной исходной таблицы можно создать связи с 500 ячейками, а в конечной таблице может быть до 20 000 входящих связей.
Изменение и удаление связей
Изменять и удалять связи ячеек могут владельцы таблиц и соавторы с правами редактора или администратора.
Входящие связи
Чтобы изменить входящую связь, дважды щёлкните её и выберите новые исходные ячейки в форме «Связывание ячеек».
Чтобы удалить входящую связь из ячейки или группы ячеек, выполните следующие действия:
- Щёлкните ячейку, содержащую входящую связь (или удерживайте нажатой кнопку мыши и потяните рамку, чтобы выделить группу ячеек).
- Щёлкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите пункт Удалить связь.
Также можно удалить связи по одной, выбирая каждую ячейку и щёлкая ссылку «удалить» (она появляется, если навести указатель мыши на текст «Входящая связь с»). Или выберите ячейку (или группу ячеек) с входящей связью и нажмите клавишу Backspace, чтобы удалить связи.
Исходящие связи
Исходящие связи необходимо удалять по одной. Чтобы удалить исходящую связь, выполните следующие действия:
- Выберите исходную ячейку в таблице с исходящей связью.
- Наведите указатель мыши на связанную ячейку, чтобы открылась ссылка «удалить».
- Щёлкните ссылку удалить.
ПРИМЕЧАНИЕ. Удаление строк со связанными ячейками влияет на связи ячеек. При удалении строки с исходной ячейкой происходит нарушение связи в конечной таблице. При удалении строки со связанной конечной ячейкой также удаляется связь из исходной таблицы.
Создание связей с помощью специальной ставки (из исходной таблицы)
Функция Специальная вставка полезна в том случае, если вы начинаете с исходной таблицы или хотите создать связи с одними и теми же исходными ячейками в нескольких конечных таблицах.
Чтобы создать связь с помощью функции «Специальная вставка», выполните следующие действия:
- Откройте исходную таблицу и скопируйте ячейку или диапазон ячеек (с помощью контекстного меню или сочетаний клавиш).
- Откройте конечную таблицу, выберите ячейку, в которой нужно создать связи, а затем щёлкните ее правой кнопкой мыши (пользователи Mac могут щёлкнуть ее, удерживая нажатой клавишу [CTRL]) и выберите пункт Специальная вставка, чтобы открыть форму Специальная вставка.
- Выберите параметр Ссылки на скопированные ячейки, а затем нажмите кнопку ОК. Связи со скопированными ячейками создаются, начиная с выделенной ячейки.
ПРИМЕЧАНИЕ. Нельзя создать связи с ячейками в пустых строках или с ячейками, которые были удалены после копирования.
- При необходимости повторите действия 2–3, чтобы создать связи со скопированными ячейками в других таблицах.
Типы ячеек, не допускающие связывания
Связи ячеек нельзя создать в столбцах «Вложения» и «Обсуждения».
Если в таблице проекта или таблице с диаграммой Ганта включены зависимости, то в ней нельзя создать входящие связи в ячейках следующих типов:
- даты окончания;
- предшественники;
- сводные ячейки в родительских строках («Дата начала», «Дата окончания», «% выполнено»);
- даты начала с зависимостью.
Однако вы можете создавать связи в столбцах длительности и даты начала (если у строки нет предшественника). Дата окончания будет рассчитана автоматически, и после создания связи можно добавить предшественников.
Ячейки с входящими связями также нельзя изменить в следующих ситуациях:
- из опубликованной таблицы;
- из запроса изменения;
- из мобильного приложения Smartsheet;
- из приложения Smartsheet для планшетов;
- из отчёта;
- из формы «Изменить».