WorkApps

A WorkApps é uma plataforma sem código para a construção de aplicativos móveis e para a web que são intuitivos, de forma a agilizar seus negócios e simplificar a colaboração. Com o WorkApps, você pode criar aplicativos personalizados diretamente de planilhas, formulários, relatórios, painéis e até mesmo conteúdo externo como arquivos, links da web, vídeos ou apresentações de slides, tudo sem precisar de conhecimentos técnicos.

Você também pode identificar e atribuir diferentes funções de usuário final para todas as partes interessadas que usarão o aplicativo. Isso permite que todos trabalhem no mesmo aplicativo, usando os mesmos conjuntos de dados subjacentes, mas com uma experiência personalizada com base em suas funções. 

O WorkApps está disponível para os planos Empresa e Premier.

Criar e editar WorkApps

Para criar um WorkApp:

  1. No Smartsheet, selecione o ícone de adição no trilho esquerdo para escolher Criar > WorkApps.
    NOTA: Você também pode selecionar Procurar (ícone de pasta) > WorkApps ou navegar diretamente para https://workapps.smartsheet.com e fazer login com suas credenciais do Smartsheet.
  2. Selecione + Criar aplicativo, no canto superior direito da página de Início
  3. Escolha um modelo pré-existente ou comece do zero.

Criar aplicativo

Você pode alterar o nome do aplicativo clicando em Aplicativo sem título.

Dar nome ao WorkApp

Você será levado ao Construtor de WorkApps, onde poderá começar a adicionar páginas e adaptar o aplicativo às necessidades das partes interessadas.
Quando você acessar o aplicativo, ele o conduzirá por uma experiência orientada.

Experiência orientada

Para revisitar a Experiência orientada, você pode clicar em ? e selecionar Tour pelos WorkApps.

Tour pelos WorkApps

Edite seus aplicativos existentes

Para editar um aplicativo existente, navegue até https://workapps.smartsheet.com e selecione o aplicativo que deseja editar. Você também pode selecionar o ícone de menu para excluir o aplicativo ou visualizar o aplicativo ativo se já o tiver publicado.

Ícone de menu

Todas as alterações feitas no construtor são salvas automaticamente se você sair do WorkApp. Em seguida, será definido como modo Rascunho. Para sair do construtor e selecionar um aplicativo diferente para editar, selecione o ícone Página de Início dos WorkApps

Adicionar e editar páginas

Selecione o ícone Páginas , no trilho esquerdo, para abrir a seção Páginas do construtor de aplicativos. É aqui que você pode adicionar, excluir e editar as páginas que estão incluídas no seu aplicativo.
No menu suspenso Adicionar páginas, à esquerda da tela, você pode adicionar Conteúdo do Smartsheet (como planilhas, relatórios e painéis), formulários do Smartsheet e conteúdos Web.

Adicionar páginas


As páginas adicionadas aparecerão do lado esquerdo, em Páginas atuais. Passe o mouse sobre o nome de qualquer página e selecione o ícone de menu para renomeá-la ou removê-la. Todas as páginas serão adicionadas com a permissão de Visualizador por padrão.

Páginas atuais

NOTAS:

  • Seus formulários acessíveis não são pesquisáveis ​​e devem ser adicionados copiando a URL do formulário para o WorkApp.
  • Você pode incorporar a mesma lista de conteúdo Web externo como Painéis no WorkApps. Consulte o artigo Incorporar conteúdo de fontes externas para saber mais sobre o que pode ser adicionado ao WorkApp.
  • Clicar em Introdução ao usar um modelo ajuda você com as instruções de uso relacionadas ao modelo.

Configurações de página

Com qualquer página selecionada em Páginas atuais, selecione o ícone Configurações de página , no canto superior direito, para abrir o painel Configurações de página

A maioria das páginas mostra apenas a origem da página; no entanto, há configurações adicionais disponíveis se a página for uma planilha. Para planilhas, você pode controlar a exibição padrão da planilha quando aberta no WorkApp para desktop (Exibição em grade ou Exibição de cartões) e nos aplicativos móveis Android e iOS (Exibição móvel ou Exibição em grade) e pode aplicar um filtro padrão salvo para ajudar os colaboradores a ver as principais informações primeiro. Você também pode alterar as Configurações de Exibição de cartões, como Nível e Exibir por.

Adicionar conteúdos do Smartsheet ao seu WorkApp

Quando você deseja adicionar conteúdo do Smartsheet, será exibida uma janela que lhe permitirá pesquisar qualquer item que possui ou sobre o qual tenha acesso de administrador.

Adicionar páginas ao aplicativo

Se você tiver acesso a muitos itens do Smartsheet, poderá filtrar seus resultados de planilhas, relatórios ou painéis usando o ícone de filtro no canto superior direito. Você também pode usar a barra de Pesquisa para localizar itens do Smartsheet pelo nome.

NOTAS:

  • Se os termos da pesquisa produzirem um grande número de resultados, pode levar algum tempo para carregar. Tente inserir o nome exato do item para encontrar itens mais rapidamente com a barra de pesquisa.
  • Se você acabou de criar novo conteúdo, pode ser necessário selecionar o botão Atualizar a fim de recarregar a página. O novo item aparecerá na lista atualizada.

Adicionar funções a WorkApps

Depois de adicionar todas as páginas necessárias aos WorkApps, você poderá criar Funções a fim de controlar quais páginas as diferentes partes interessadas ​poderão visualizar e editar. Por exemplo, você poderá criar uma função para Gerentes de Projeto que lhes permita editar o plano de projeto completo e visualizar o painel de métricas. Você também poderá criar uma função separada para os Funcionários, que oculta o painel de métricas e só permite que eles editem relatórios que apresentem trabalhos atribuídos a eles.

Para abrir o painel Funções, selecione o ícone Funções no trilho esquerdo.

Criar e editar funções

Para criar uma função no painel Funções, selecione Adicionar funções. Você pode criar uma função após adicionar pelo menos 1 página. Para editar ou remover uma função existente, selecione o ícone de menu à direita do nome da função.

Funções


Depois de criar uma função ou selecionar uma função para editar, você é direcionado à página Configurações de função.

Configurações de função

Nesta página, você pode fazer o seguinte:

  • Dê um nome à função selecionando o nome da função em negrito na parte superior do painel.
  • Controle a quem esta função será atribuída selecionando Adicionar Pessoas.
  • Visualize as pessoas a que a função que você selecionou foi atribuída clicando na guia Pessoas. Além disso, exclua as pessoas a quem já não deseja que a função esteja atribuída.
  • Controle as permissões de cada página no aplicativo para colaboradores a quem esta função foi atribuída. As opções de permissões incluem Editor, Visualizador e Oculto, e essas permissões não dependem das permissões do colaborador sobre o item de origem no Smartsheet.
  • Controle a ordem das páginas no aplicativo passando o mouse sobre o nome da página e arrastando-o para cima ou para baixo na lista quando o ícone de arrastar for exibido.

Entenda os níveis de permissão

Ao criar funções, você precisará manter em mente as permissões de nível de página. Como prática recomendada, conceda sempre às pessoas o nível de permissões mais baixo necessário para que elas desempenhem suas funções.

Use esta tabela para entender cada função:

Função

Descrição

Editor

A permissão de Editor oferecem aos colaboradores a capacidade de editar linhas e células e adicionar anexos. Para painéis, formulários e conteúdos Web, essas permissões são as mesmas que as permissões do Visualizador.

Visualizador

Estas são as permissões padrão de cada página ao criar uma nova função. As permissões de Visualizador oferecem aos colaboradores uma visualização somente leitura da página. Eles ainda poderão preencher páginas de formulários e interagir com páginas de conteúdo Web da mesma forma que fariam em uma janela separada do navegador.

Oculto

As permissões de Oculto ocultarão a página dos colaboradores.

Observações adicionais sobre os níveis de permissão

  • Os níveis de permissão das funções de WorkApps são independentes dos níveis de permissão dos colaboradores do Smartsheet sobre o item de origem. Por exemplo, um usuário que não é compartilhado com seu relatório de “Solicitações em aberto” do Smartsheet pode receber acesso de editor ao mesmo relatório por meio das permissões das funções de WorkApps. Este colaborador não poderá ver ou interagir com o relatório no Smartsheet principal, mas poderá acessá-lo no WorkApp.
  • Os colaboradores podem receber permissões de editor sobre um relatório dentro de um WorkApp sem ter que dar a esses usuários acesso à planilha subjacente dentro do Smartsheet.
  • Se um colaborador receber várias funções no aplicativo, ele poderá alternar entre as funções para controlar como visualizar e interagir com o aplicativo.
  • Se o filtro do usuário atual estiver habilitado no relatório e a permissão da página estiver definida como editor, o relatório será filtrado para exibir apenas as linhas que são relevantes para o colaborador. Os colaboradores poderão editar os valores das linhas que lhes são atribuídas usando o WorkApp.
  • Os painéis e conteúdos Web externos não são editáveis ​​para colaboradores nos WorkApps.

Estabeleça a identidade visual e publique seu WorkApp

Depois de configurar as funções, será necessário publicar o aplicativo e adicionar colaboradores e partes interessadas a cada função para que a sua equipe possa começar a usar o aplicativo.

Antes de publicar o aplicativo, é uma boa ideia configurar a identidade visual da sua organização selecionando o ícone do rolo de pintura.

Clique em Restaurar tudo para o valor padrão a fim de definir todas as opções de identidade visual com os valores padrão fornecidos pelo Smartsheet.

Clique em Editar para ajudá-lo a redimensionar suas imagens ou selecionar uma nova imagem.

Publicar seu aplicativo

Você poderá ver o status de publicação do aplicativo sob o nome do aplicativo quando ele estiver aberto ou na página de Início do WorkApps.

Publicar alterações

Inicialmente, esse status será exibido como Rascunho.

Para publicar seu aplicativo, selecione o botão Publicar no canto superior direito.

 

Publicar

Opcionalmente, selecione Gerenciar Pessoas para adicionar colaboradores a funções na janela Adicionar Pessoas:

Adicionar pessoas

Você também pode abrir a janela Adicionar pessoas selecionando o ícone de colaboradores . 

Como um Construtor de aplicativos, você será adicionado a todas as funções automaticamente. Você pode visualizar previamente o aplicativo para entender como as pessoas com essa função o veriam. Por exemplo, se você adicionar uma planilha a um aplicativo, esta planilha será adicionada a todas as funções no modo visualizador e você será adicionado como proprietário dessas funções. Quando você visualizar o aplicativo para cada uma das funções, esta planilha só será mostrada no modo visualizador, embora você seja o criador/proprietário do aplicativo.

Selecione a função que deseja atribuir às pessoas e digite os nomes (caso estejam em sua lista de contatos), endereços de e-mail e grupos de contato que deseja atribuir. Selecione Adicionar ao terminar. Você também pode remover pessoas desta guia.

Depois de publicar o aplicativo e adicionar pessoas às funções, essas pessoas poderão acessar o aplicativo no Smartsheet ou por meio do link do aplicativo, que você pode encontrar selecionando Publicar novamente:

Publicar novamente

NOTAS:

  • Depois de publicado, você não poderá cancelar a publicação do aplicativo. Você terá que excluir todas as funções, remover as pessoas de todas as funções ou excluir o aplicativo.
  • Se você fizer alterações estruturais no aplicativo (por exemplo, adicionar/excluir novas páginas ou funções, atualizar a identidade visual do aplicativo, etc.) após publicá-lo, será necessário Publicar alterações para tornar essas alterações visíveis aos usuários finais.
  • Se você tiver feito alguma alteração nas permissões da página - como alterar as permissões da página de uma planilha de visualizador para editor em uma função ou adicionar/excluir pessoas de uma função - não será necessário republicar o aplicativo para disponibilizar as alterações ao usuário final. Pense nisso como a capacidade de compartilhar uma planilha do Smartsheet com um usuário ou alterar o nível de permissões de determinado usuário sobre uma planilha já compartilhada.
  • Você pode visualizar as alterações publicadas no dispositivo desktop clicando em Exibir aplicativo dinâmico ou copiando o link deste modal e colando-o na janela do navegador. Você também pode visualizar o aplicativo publicado usando o aplicativo móvel do Smartsheet. Depois que um aplicativo é publicado, ele é disponibilizado automaticamente nos aplicativos do Smartsheet para desktop e para dispositivos móveis. Para obter mais informações sobre como usar WorkApps em dispositivos móveis, confira Interagir com WorkApps a partir de dispositivos móveis.