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シート サマリーを使用すると、鍵となる情報を追跡したり、プロジェクトを拡大させたり、重要な指標についてレポートしたりするための時間を短縮できるため、より良い意思決定をより迅速に下し、実行することができます。
ミッションンクリティカルな情報をシート内で直接管理することが難しい場合は、シート サマリーを活用することで、そうした情報を標準的かつ間違いのない形で整理したり、レポートしたりすることができます。右パネルでは、シート サマリー フィールドをカスタマイズしたり、文字列、記号、画像、リンク、およびシートのデータを統合させる高度な数式を含めたりすることも可能です。
シート サマリーを使用して作業を定義する
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シート サマリーを使用すると、重要なメトリックを移動し、シートのデータを要約できます。また、フィルターと並べ替えを 1 か所で行えるため、アクセスも容易になります。
シート サマリーを利用してプロジェクト全体のメトリックを表示したり、カスタム メタデータでシートをタグ付けして検索性を高めたりできます。
シート サマリーにアクセスする
- シートの右側にある機能バーから、サマリー アイコン
Brandfolder Image
を選択します。
新しいシート サマリー フィールドを作成する
シート所有者と管理者は、新しいシート サマリー フィールドの追加、フィールド プロパティの編集、既存のロック済み/ロック解除済みフィールドへの入力を行うことができます。
- シート サマリー下部の [新しいフィールド] ボタンを選択します。
- 表示する情報に適したフィールドを選択します。
- フィールド名を入力し、[OK] を選択します。新しい空白のフィールドがシート サマリーに表示されます。
新しいフィールドの追加、プロパティの編集、フィールドへの数式の追加など、その他の変更を行うこともできます。
- シート サマリーの変更を行った後、シートに変更内容を保存します。
シート サマリー フィールドはいつでも編集できます。パネルを開き、変更するフィールドの右にあるその他
Brandfolder Image
アイコンを選択します。
シームレスに作業を行いたい場合は、開いたパネルでシートとサマリーを同時に表示できます。
その他アイコンを使用すると、ハイパーリンクや画像などを追加してフィールドをカスタマイズできます。
サマリー フィールド タイプ
| フィールド タイプ | 説明 |
|---|---|
| 文字列/数値 | テキストの説明や数字 (プロジェクト サマリーや全体予算など)。 |
| 連絡先リスト | 利用可能な連絡先からユーザーを表示します (プロジェクト マネージャーや窓口など)。 |
| 日付 | 重要な日付 (プロジェクトの開始日や終了日など)。 |
| ドロップダウン リスト | カスタム リストからドロップダウン オプションを選択します (部門名、プロジェクトの種類、プロジェクトのステータスなど)。 |
| チェックボックス | オン/オフの切り替えができるチェックボックス。 |
| 記号* | ビジュアル アイコンのコレクション (白黒の丸、星、アンテナ バーなど)。 |
*ブール型記号 (フラグ、星、チェックボックス) を使用して、テキスト フィールドに数式を記述し、フィールド プロパティを使用する記号に変更します。
シート サマリーの制限
シート サマリーは以下をサポートしています。
- 最大 200 フィールド (シート列の対象として数えられません)
- フィールド名 (50 文字まで)
- セル サイズに等しいフィールド値
- ドロップダウン オプション (最大 500)
ベスト プラクティス
数式または記号列を使用して、主要なプロジェクトの詳細を表示する
シート サマリー フィールドに数式を埋め込むと、シート サマリー パネルを開いたときに重要なメトリックが表示されます。
詳細は「シート サマリー数式を使用して主要なプロジェクト メトリックを計算する」をご覧ください。
シートを分類して検索を簡単にする
簡単に検索できるキー値を含むシート サマリー フィールドを作成します。以下に一例をご紹介します。
- ドロップダウン リストまたは文字列/数値フィールドを使用して部門にラベルを付ける
- 文字列/数値フィールドにキーワードを追加する (建設、電気、エンジニアリングなど)。
詳細は「検索を使用して Smartsheet アイテムを見つける」をご覧ください。
記号の使用方法を説明する凡例を作成する
シート サマリーに凡例を作成して、シート上の各アイコンまたは記号の意味を説明します。
凡例を作成するには:
- 凡例の説明を含む文字列/数値フィールドをシート サマリーの上部に追加します。
- 記号ごとに 1 つずつ、記号フィールドをシート サマリーに追加します。フィールドの名前に、記号の目的を入力します。シートで使用されている記号のグループを、各フィールドに必ず選択してください。
- 各記号フィールドで、説明に一致するアイコンを設定します。
シートのサマリーをシート間で標準化する
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シートのサマリー構造、数式、およびその他のコンテンツを最大20の既存のシートに一度にコピーすることで、メタデータとポートフォリオデータの一貫性を維持します。
シートのサマリーをコピーする
コピーしたいフィールドを含むシートのサマリーで：
- シートのサマリーの右側にあるメニューアイコン
Brandfolder Image
を選択します。
- 他のシートにサマリーをコピーする。 を選択します。
- コピー先の最大20シートを選択します。フィールド名のみをコピーするか、フィールド内の値や数式を含めることができます。
- コピーを選択します。
シートのサマリーを他のシートにコピーすることは、元に戻せない永続的なプロセスです。データが上書きされるリスクがある場合、バッチコピー処理を開始する前にプロンプトが表示されます。
シート サマリー数式を使用して主要なプロジェクト メトリックを計算する
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グリッド ビューのシート サマリーでは、数式を使用して重要なメトリックを表示し、シートのデータを要約して容易にアクセスすることができます。
シート サマリー数式を作成する
シート サマリーで: イコール マーク (=) を入力すると、必要な関数がシート サマリー フィールドに表示されます。
- 以下の表で、シート サマリー数式で他のシート サマリー フィールドを参照する例を確認できます。
チェックボックス フィールドに数式を入力することはできません。
シート サマリー数式の例
以下の表に、シート サマリー数式の例を示します。
| 参照先 | この構文を使用 | 数式の例 |
|---|---|---|
| その他のサマリー フィールド (同じシート) | [フィールド名]# | =SUM([予算 2024]2, [予算 2025]2) |
| シート内のセル | [列名]行番号> | =SUM(支出1:支出3) |
数式のシート サマリー フィールド参照 ([フィールド名]#) は、シートサマリー フィールドとシート セルの両方で使用できます。詳細は「基本的な数式」をご覧ください。
関数の完全なリストについては、関数をご覧ください。
数式の他のシート データを相互参照する
シート サマリー フィールド数式では、他のシートのデータを相互参照できます。
その方法については、「シート間参照を作成する」をご覧ください。