Prova

La prova consente a tutti gli stakeholder di rivedere e approvare facilmente i contenuti del tuo team. Carica il tuo file su una prova e invia una richiesta di revisione a colleghi, fornitori, clienti e altro ancora, anche se non sono condivisi sul tuo foglio. I revisori possono inserire commenti, confrontarsi sui loro feedback e registrare le loro decisioni di approvazione. Carica una nuova versione sulla prova in qualsiasi momento per continuare il processo. Le versioni precedenti della prova rimarranno disponibili in modalità di sola visualizzazione.

Utilizza le bozze per collaborare sul contenuto

Grazie alle bozze Smartsheet, tu e il tuo team potrete facilmente revisionare e approvare vari contenuti. Utilizza il processo bozze semplificato per caricare file, immagini, video, PDF e documenti Microsoft Office, controllare le versioni dei file, richiedere e raccogliere feedback con annotazioni e ricevere approvazioni dagli stakeholder.

Aggiungi una bozza

Una volta attivata la funzionalità bozze puoi procedere aggiungendo bozze da sottoporre a revisione.

  1. A partire dalla riga in cui vuoi aggiungere la bozza, clicca su Aggiungi un’icona di bozze Aggiungi un’icona di bozze nella colonna delle bozze per visualizzare il pannello delle bozze.

    Il pannello delle bozze si apre con l’opzione Carica file attivata.
  2. Clicca su Carica File per individuare e caricare il file che desideri sottoporre a revisione bozza (oppure, se sai già dov’è localizzato il file, trascinalo direttamente nel pannello).
    Carica file

Ora puoi iniziare a collaborare sulla bozza.

Allegati supportati

Puoi creare solo una bozza per ogni riga, utilizzando uno qualsiasi dei tipi di file riportati nella tabella in basso.

Tipo di allegato

Tipi di file supportati

Note

Immagini

jpg, jpeg, png, bmp, gif

Assistenza completa per l'anteprima e l'annotazione di un'immagine singola o di immagini multiple direttamente nella bozza.
 

Video

mp4, avi, mov

Assistenza completa per l'anteprima e l'annotazione di un video singolo nella bozza.

Adobe

pdf

Assistenza completa per l'anteprima e l'annotazione di un PDF singolo nella bozza.

Microsoft

doc, docx, dot, rtf, xls, xlt, xlsx, xltx, ppt, pot, pps, pptx, potx, ppsx

Assistenza completa per l'anteprima e l'annotazione di un documento singolo nella bozza.°

Elemento Smartsheet senza allegati

Qualsiasi tipo di file che possa essere allegato a un elemento Smartsheet.

Non puoi visualizzare l'anteprima o annotare il contenuto direttamente nella bozza.

 

Tuttavia, puoi richiedere un feedback, lasciare commenti, approvare o richiedere modifiche, gestire le versioni e contrassegnare la bozza come completa.°

SUGGERIMENTO: Usa le bozze per file in corso d'opera che richiedono una revisione, e usa gli allegati per caricare file completi.

NOTE:

  • L'estensione Smartsheet per Adobe Creative Cloud non supporta ancora il caricamento di immagini multiple in Photoshop, Illustrator e InDesign.
  • Per caricare la nuova versione di un file, clicca su Versione nella parte superiore a destra del pannello. Per ulteriori informazioni in merito alla creazione di diverse versioni di bozze da sottoporre a revisione, consulta la sezione Lavora con diverse versioni delle bozze di questo articolo.

Collaborare su una bozza

Non appena una bozza è disponibile nel pannello Bozze, la collaborazione può essere avviata. Le modalità della collaborazione dipendono dalla possibilità di accesso dei revisori al tuo foglio e dall’eventuale necessità di decisioni di approvazione da parte loro.

Richiedi revisione e approvazione

È possibile invitare chiunque abbia un indirizzo e-mail valido per revisionare la propria bozza (inclusi gli utenti privi di licenza o persone esterne alla tua organizzazione).

Per richiedere un feedback:

  1. Seleziona la bozza che desideri sottoporre a revisione da parte degli altri utenti e seleziona Richiedi feedback nella parte superiore del pannello delle bozze.
  2. Inserisci i nomi o gli indirizzi di posta elettronica delle persone a cui desideri sottoporre la tua bozza per revisione nella finestra Invia bozza per revisione.
  3. Controlla che l’informazione all’interno delle caselle Oggetto e Messaggio trasmettano le informazioni che desideri comunicare ai correttori di bozze.
  4. Clicca su Invia.

Le persone a cui si richiede un feedback riceveranno una richiesta di revisione che collega direttamente a una pagina di revisione esterna. Quando i destinatari fanno clic sulla richiesta vengono diretti verso una pagina dedicata alla revisione esterna a Smartsheet. Per maggiori informazioni in merito alle modalità di revisione delle bozze inviate con una richiesta di revisione, fai riferimento a: Rispondi a una richiesta di revisione.

Impossibile richiedere revisioni di bozze contenenti righe bloccate. Per ulteriori informazioni sulle funzionalità di blocco e sblocco, vedi Bloccare o sbloccare colonne e righe.

Raccogli feedback senza approvazioni

Se desideri ricevere maggiori feedback non formali da persone con accesso al tuo foglio, puoi inserire una loro @menzione in un commento della tua bozza. Non saranno in grado di approvare o richiedere modifiche a meno che tu non abbia inviato loro una richiesta di revisione.

Se inserisci la @menzione per una persona con cui il foglio non è condiviso, e ne sei il proprietario, l’amministratore o disponi dell’autorizzazione di condividere con l’editor (autorizzazioni a condividere), ti verrà richiesto di condividere il foglio e di fornire alla persona in questione le autorizzazioni necessarie al fine di concederle l’accesso al commento. Per maggiori informazioni puoi consultare l’articolo Livelli di autorizzazione per la condivisione.)

Lavora con le diverse versioni delle bozze

Quando apporti una modifica a un file che non è presente in una bozza (generalmente basata su un feedback ricevuto durante il processo di revisione) puoi caricare la versione modificata, in modo tale da mantenere la bozza aggiornata.

Carica una versione di una bozza

Per caricare una nuova versione di un file in una bozza:

  1. Clicca su Versione nella parte superiore della sezione di destra del pannello delle bozze.
  2. Seleziona Crea nuova versione.
  3. Clicca sull’opzione Carica File che appare nella sezione di destra del pannello delle bozze.
  4. Seleziona il file sul tuo computer e caricalo (o trascinalo verso la sezione Upload del pannello).

Ecco fatto! Il nuovo file viene caricato come versione attuale della tua bozza. L’indicatore delle Versioni permette di visualizzare le diverse versioni esistenti della bozza. Tutte le versioni precedenti vengono quindi bloccate.

Indicatore delle versioni

Ecco alcuni aspetti da tenere a mente in merito alle versioni delle bozze:

  • Le versioni bloccate possono essere visualizzate ma non possono essere sottoposte ad annotazioni ne vi si possono inserire commenti.
  • Un utente che condivida il foglio in quanto Amministratore (licenza obbligatoria) è abilitato ad eliminare i commenti presenti nelle versioni precedenti.
  • Chiunque abbia accesso al foglio può accedere alle bozze precedenti nel contenitore di bozze.
  • Tutte le richieste esterne e tutti gli accessi esterni alle bozze precedenti verranno annullate.
  • Le risposte alle richieste rimangono associate alla versione di riferimento, inclusi i commenti e i risultati in attesa, rifiutati e approvati.

Elimina una versione di una bozza

Per eliminare una versione di una bozza, clicca sull’icona delle Opzioni avanzate Icona opzioni avanzate e seleziona l’opzione Elimina l’ultima versione.

Quando elimini l’ultima versione:

  • I file vengono rimossi.
  • Tutti in commenti riferiti alla versione in questione vengono eliminati.
  • Tutte le richieste di revisione in sospeso vengono annullate.
  • La versione precedente diventa la versione attiva e vi si può accedere per effettuarne la revisione.

Completa una bozza°

Puoi contrassegnare una bozza come completa nel pannello delle bozze per renderla di sola lettura nel pannello e nella pagina di revisione esterna.

Per impostare una bozza come completa, devi essere un Proprietario del foglio con licenza, un Amministratore o un Editor.

Quando la bozza è completa, nessuno può caricare nuove versioni, aggiungere o modificare commenti. Le persone possono continuare a revisionare i commenti e a caricare i file in ciascuna versione.
Il Proprietario e gli Amministratori del foglio possono eliminare i commenti in una bozza completata. Il Proprietario, gli Amministratori e gli Editor del foglio hanno anche l’opzione di impostare la bozza nuovamente sullo stato incompleto.

Per contrassegnare una bozza come completa, aprila nel pannello delle bozze e fai clic sul pulsante di attivazione/disattivazione Bozza completa sulla parte superiore del pannello.

Completa bozza

Ecco fatto! La bozza è ora completa.

NOTA: Se desideri consentire nuovamente l’aggiunta di commenti o ulteriori caricamenti di versione per la bozza, fai clic sullo stesso pulsante di attivazione/disattivazione per impostare nuovamente la bozza sullo stato incompleto.

Annulla una richiesta di revisione

Se procedi all’invio di una richiesta di revisione ma decidi in seguito di annullarla, clicca sull’icona Opzioni avanzate Icona opzioni avanzate e seleziona Annulla richiesta di revisione.

Annulla richiesta di revisione

Quando una richiesta di revisione viene annullata, tutte le risposte registrate nella sezione della richiesta vengono eliminate e l’accesso alla bozza non è più concesso ai destinatari.

Rispondi a una richiesta di revisione

Quando ricevi una richiesta di revisione di una bozza, è incluso un link che ti dirige verso una pagina dedicata alla revisione in una nuova scheda del browser. Sulla pagina di revisione in questione puoi effettuare le azioni seguenti:

• Inserire commenti sotto forma di annotazioni direttamente associati a una porzione di contenuto

• Intrattenere conversazioni con gli altri stakeholder

• Approvare una bozza o richiedere modifiche

Revisione della bozza

Effettua la revisione di una bozza

Quando un utente ti invia una richiesta di revisione, ricevi un messaggio di posta elettronica, una notifica su Smartsheet o entrambe (a seconda delle tue preferenze di notifica). Per iniziare la revisione, fai clic su Procedi alla revisione della bozza.

La tappa seguente dipende dal fatto che tu disponga o meno di un account Smartsheet:

  • Se disponi di un account Smartsheet, facendo clic sul link si visualizza la pagina esterna dedicata alla revisione.
  • Se non disponi di un account Smartsheet ti verrà richiesto di crearne uno rapidamente per poter accedere alla visualizzazione della pagina esterna dedicata alla revisione.

Chiunque sia stato invitato ad effettuare una revisione può partecipare.

Le modalità delle azioni che puoi effettuare dipendono dal fatto che tu condivida o meno il foglio che contiene la bozza:

  • Bozza condivisa: Se hai accesso al foglio in cui la bozza è contenuta sei abilitato ad effettuare la revisione di questa direttamente nel pannello delle bozze sul foglio. Altrimenti puoi decidere di intervenire sulla pagina esterna dedicata alla revisione.
  • Bozza non condivisa: Se non condividi la bozza sei autorizzato a intervenire unicamente sulla pagina esterna dedicata alla revisione.

NOTA: Chiunque abbia il permesso di accedere al foglio può usare un link nel pannello delle bozze per aprire la pagina di revisione esterna in una nuova scheda. Quando si effettua l’accesso alla pagine di revisione tramite il link del pannello delle bozze, le medesime autorizzazioni si applicano al foglio. L’approvazione o la richiesta di modifiche è ancora solo un’opzione per le persone a cui viene inviata una richiesta di revisione.

Approvare una bozza o richiedere modifiche

Per approvare una bozza o richiedere modifiche, fai clic sull’opzione desiderata nella parte inferiore destra del pannello delle bozze sul foglio (sono necessarie le dovute autorizzazioni) o sulla pagina esterna dedicata alla revisione.

Queste opzioni sono visibili esclusivamente per coloro che sono stati invitati a partecipare.°

Revisione della bozza con commenti

Approva una bozza se la versione da te visualizzata non esige ulteriori revisioni.

Se sono necessarie ulteriori revisioni, fare clic su Richiede modifiche.

Quando gli incaricati eseguono le proprie decisioni di approvazione, ogni visualizzatore della bozza potrà vedere:

  • Un conteggio delle risposte relative ad Approva/Richiede modifiche.
  • Un conteggio delle richieste di revisione che sono ancora in corso.

Per visualizzare i nomi degli utenti che hanno scelto una determinata opzione o che devono ancora procedere alla revisione, posizionare il mouse sui pulsanti Approva, Richiede modifiche o In corso.

Includi commenti o annotazioni nei tuoi feedback

Aggiungi un commento se il tuo feedback è generico. Se il tuo feedback è specifico per una certa area del contenuto che stai rivedendo, puoi utilizzare uno strumento di marcatura per combinare il commento con un'annotazione.

Aggiungi un commento

Digita il tuo commento nello spazio di Aggiunta commento e premi Invio.°

Inserisci un commento nella revisione di una bozza

SUGGERIMENTO: Digita @ per identificare un utente in un commento. Ad esempio, puoi utilizzare questa funzione per informare il richiedente dell’avvenuto completamento della revisione. (Il richiedente riceve quindi una notifica in cui un link lo dirige verso il foglio in cui la bozza è contenuta, per permettergli di accedervi direttamente e consultare il tuo feedback.)

Aggiungi un’annotazione

Puoi utilizzare tre tipi di annotazioni per marcare il contenuto in una bozza.

Tre strumenti di marcatura

Per aggiungere un'annotazione con simbolo:

  1. Posiziona il cursore del mouse nel punto in cui desideri inserire un commento nella bozza.
    Il cursore prende la forma di un mirino per indicarti che puoi inserire un’annotazione.
  2. Fai clic con il mouse.
    Ciò consentirà di aggiungere un simbolo di annotazione sulla bozza.
  3. Digita il tuo commento nella sezione Aggiungi un commento (nella parte destra del pannello).
  4. Premi Invio per inserire il tuo feedback.

Per aggiungere un'annotazione freccia tra due punti nella bozza:

  1. Posiziona il cursore del mouse nel punto in cui desideri che inizi la coda della freccia.
    Il cursore prende la forma di un mirino per indicarti che puoi inserire un’annotazione.
  2. Clicca e trascina il mouse nel punto in cui desideri che sia posizionata la punta della freccia.
    Ciò consentirà di aggiungere una freccia di annotazione con la direzione e la misura desiderate. Sarà posizionato un simbolo sull'estremità della coda della freccia.
  3. Digita il tuo commento nella sezione Aggiungi un commento (nella parte destra del pannello).
  4. Premi Invio per inserire il tuo feedback.

Per aggiungere un'annotazione con riquadro intorno a un'area specifica nella bozza:

  1. Posiziona il cursore del mouse nel punto in cui desideri avere un angolo del riquadro.
    Il cursore prende la forma di un mirino per indicarti che puoi inserire un’annotazione.
  2. Clicca e trascina il mouse nel punto in cui desideri che ci sia l'angolo opposto del riquadro.
    Ciò consentirà di aggiungere un riquadro di annotazione con le dimensioni desiderate. Sarà posizionato un simbolo sull'estremità del riquadro.
  3. Digita il tuo commento nella sezione Aggiungi un commento (nella parte destra del pannello).
  4. Premi Invio per inserire il tuo feedback.

Una volta che hai inserito l'annotazione, sarà aggiunto un valore numerico all'annotazione con simbolo nella bozza. Il numero corrispondente all’annotazione rispecchia l’ordine di aggiunta dell’annotazione.

Per evidenziare la porzione a cui l’annotazione è associata, fai clic sul commento annotato. Per visualizzare il commento associato a un’annotazione, fai clic sul simbolo numerato.

Aggiungere un'annotazione a un video

Quando si effettua la revisione della bozza di un video, è possibile utilizzare gli stessi strumenti di marcatura per aggiungere annotazioni a frame specifici.°

Controllare la bozza di un video

Hai quattro opzioni per andare a un frame che richiede un'annotazione:

  • Fare clic sul pulsante Play e quindi su Pausa quando raggiungi il frame corretto.
  • Fare clic sul pulsante Step Forward per portare il video 1 secondo in avanti.
  • Fare clic sul pulsante Step Back per portare il video 1 secondo indietro
  • Fare clic su qualsiasi punto della sequenza del video per portarlo in quel punto.

Quando aggiungi un'annotazione, il frame viene marcato nella sequenza temporale del video con la tua immagine di profilo.

Dopo aver aggiunto un'annotazione a un frame video, ci sono due modi per tornare a quel frame:

  • Fare clic sul commento associato.
  • Fare clic sulla propria immagine di profilo nella sequenza temporale del video.