Revisione di bozze

La revisione delle bozze consente al tuo team di ottimizzare e gestire la creazione e l'approvazione dei contenuti direttamente in Smartsheet. Chiunque può facilmente rivedere, modificare e approvare immagini, video, documenti e PDF.La Revisione di bozze si integra anche conAdobe Creative Cloud, in modo che gli utenti non debbano spostarsi continuamente tra le app.

Carica il tuo file su una bozza e invia una richiesta di revisione a colleghi, fornitori, clienti e altro ancora, anche se non sono condivisi sul tuo foglio. I revisori possono inserire commenti, creare note, confrontarsi sui loro feedback e registrare le loro decisioni di approvazione. Carica una nuova versione sulla bozza in qualsiasi momento per continuare il processo. Le versioni precedenti della bozza rimarranno disponibili in modalità di sola visualizzazione.

 

Utilizza le bozze per collaborare sul contenuto

Grazie alle bozze Smartsheet, tu e il tuo team potrete facilmente revisionare e approvare vari contenuti. Utilizza il processo bozze semplificato per caricare file, immagini, video, PDF e documenti Microsoft Office, controllare le versioni dei file, richiedere e raccogliere feedback con annotazioni e ricevere approvazioni dagli stakeholder.

Aggiungi una bozza

Utilizzando Revisione delle bozze, aggiungere bozze da sottoporre a revisione.

  1. A partire dalla riga del foglio o del report in cui vuoi aggiungere la bozza, fai clic sull’icona Aggiungi bozza  nella colonna Bozze per aprire la visualizzazione completa delle bozze.
  2. Fai clic su Carica per individuare e caricare il file che desideri sottoporre a revisione bozza (oppure, se sai già dov’è localizzato il file, trascinalo direttamente nella finestra).
    Carica file

Ora puoi iniziare a collaborare sulla bozza.

Tipi di file supportati

Puoi creare solo una bozza per ogni riga, utilizzando uno qualsiasi dei tipi di file riportati nella tabella in basso.

Tipo di contenuto

Tipi di file supportati

Note

Immagini

jpg, jpeg, png, bmp, gif

Assistenza completa per l'anteprima e l'annotazione di un'immagine singola o di immagini multiple direttamente nella bozza.
 

Video

mp4, avi, mov

Assistenza completa per l'anteprima e l'annotazione di un video singolo nella bozza.

Adobe

pdf

Assistenza completa per l'anteprima e l'annotazione di un PDF singolo nella bozza.

Microsoft

doc, docx, dot, rtf, xls, xlt, xlsx, xltx, ppt, pot, pps, pptx, potx, ppsx

Assistenza completa per l'anteprima e l'annotazione di un documento singolo nella bozza.°

Elemento Smartsheet senza allegati

Qualsiasi tipo di file che possa essere allegato a un elemento Smartsheet.

Non puoi visualizzare l'anteprima o annotare il contenuto direttamente nella bozza.

 

Tuttavia, puoi richiedere un feedback, lasciare commenti, approvare o richiedere modifiche, gestire le versioni e contrassegnare la bozza come completa.°

SUGGERIMENTO: Usa le bozze per file in corso d'opera che richiedono una revisione, e usa gli allegati per caricare file completi.

NOTE:

  • L'estensione Smartsheet per Adobe Creative Cloud non supporta ancora il caricamento di immagini multiple in Photoshop, Illustrator e InDesign.
  • Per caricare la nuova versione di un file, fai clic sul menu a discesa Versione nella parte superiore sinistra della bozza. Per ulteriori informazioni in merito alla creazione di diverse versioni di bozze da sottoporre a revisione, consulta la sezione Lavora con diverse versioni delle bozze di questo articolo.

Collaborare su una bozza

Non appena una bozza viene aggiunta al foglio, la collaborazione può essere avviata. Le modalità della collaborazione dipendono dalla possibilità di accesso dei revisori al tuo foglio e dall’eventuale necessità di decisioni di approvazione da parte loro.

Richiedi revisione e approvazione

È possibile invitare chiunque abbia un indirizzo e-mail valido per revisionare la propria bozza (inclusi gli utenti privi di licenza o persone esterne alla tua organizzazione).

Per richiedere un feedback:

  1. Apri la bozza che desideri sottoporre a revisione da parte degli altri utenti e fai clic su Invita nella parte superiore della sezione dei commenti.
  2. Inserisci i nomi o gli indirizzi e-mail delle persone a cui desideri sottoporre la tua bozza per revisione nella finestra Invita correttori di bozze.
  3. Controlla che le informazioni all’interno delle caselle Oggetto e Messaggio trasmettano le informazioni che desideri comunicare ai correttori di bozze.
  4. Clicca su Invia.

Le persone a cui si richiede un feedback riceveranno una richiesta di revisione che collega direttamente a una pagina di revisione esterna. Quando i destinatari fanno clic sulla richiesta vengono diretti verso una pagina dedicata alla revisione esterna a Smartsheet. Per maggiori informazioni in merito alla revisione delle bozze inviate con una richiesta di revisione, fai riferimento a Rispondere a una richiesta di revisione di bozze.

Impossibile richiedere revisioni di bozze contenenti righe bloccate. Per ulteriori informazioni sulle funzionalità di blocco e sblocco, vedi Bloccare o sbloccare colonne e righe.

Raccogli feedback senza approvazioni

Se desideri ricevere maggiori feedback non formali da persone con accesso al tuo foglio, puoi inserire una loro @menzione in un commento della tua bozza. Non saranno in grado di approvare o richiedere modifiche a meno che tu non abbia inviato loro una richiesta di revisione.

Se inserisci la @menzione per una persona con cui il foglio non è condiviso, e ne sei il proprietario, l’amministratore o disponi dell’autorizzazione di condividere con l’editor (autorizzazioni a condividere), ti verrà richiesto di condividere il foglio e di fornire alla persona in questione le autorizzazioni necessarie al fine di concederle l’accesso al commento. Per maggiori informazioni puoi consultare l’articolo Livelli di autorizzazione per la condivisione.)

Lavora con le diverse versioni delle bozze

Quando apporti una modifica a un file che non è presente in una bozza (generalmente basata su un feedback ricevuto durante il processo di revisione) puoi caricare la versione modificata, in modo tale da mantenere la bozza aggiornata.

Carica una versione di una bozza

Per caricare una nuova versione di un file in una bozza:

  1. Fai clic sul menu a discesa Versione in alto a sinistra della bozza.
  2. SelezionaCrea nuova versione.
  3. Fai clic su Carica per individuare e caricare il file che desideri sottoporre a revisione bozza (oppure, se sai già dov’è localizzato il file, trascinalo direttamente nella finestra).

Ecco fatto! Il nuovo file viene caricato come versione attuale della tua bozza. L’indicatore delle Versioni permette di visualizzare le diverse versioni esistenti della bozza. Tutte le versioni precedenti vengono quindi bloccate.

Versioni di bozze

Ecco alcuni aspetti da tenere a mente in merito alle versioni delle bozze:

  • Le versioni bloccate possono essere visualizzate ma non possono essere sottoposte ad annotazioni ne vi si possono inserire commenti.
  • Un utente che condivida il foglio in quanto Amministratore (licenza obbligatoria) è abilitato ad eliminare i commenti presenti nelle versioni precedenti.
  • Chiunque abbia accesso al foglio può accedere alle bozze precedenti nel contenitore di bozze.
  • Tutte le richieste esterne e tutti gli accessi esterni alle bozze precedenti verranno annullate.
  • Le risposte alle richieste rimangono associate alla versione di riferimento, inclusi i commenti e i risultati in attesa, rifiutati e approvati.

Elimina una versione di una bozza

Per eliminare una versione di una bozza, fai clic sull’icona Altre opzioni  e seleziona Elimina l’ultima versione.

Quando elimini l’ultima versione:

  • I file vengono rimossi.
  • Tutti in commenti riferiti alla versione in questione vengono eliminati.
  • Tutte le richieste di revisione in sospeso vengono annullate.
  • La versione precedente diventa la versione attiva e vi si può accedere per effettuarne la revisione.

Completa una bozza°

Puoi contrassegnare una bozza come completa per renderla di sola lettura nel foglio e nella pagina di revisione esterna.

Per impostare una bozza come completa, devi essere un Proprietario del foglio con licenza, un Amministratore o un Editor.

Quando la bozza è completa, nessuno può caricare nuove versioni, aggiungere o modificare commenti. Le persone possono continuare a revisionare i commenti e a caricare i file in ciascuna versione.
Il Proprietario e gli Amministratori del foglio possono eliminare i commenti in una bozza completata. Il Proprietario, gli Amministratori e gli Editor del foglio hanno anche l’opzione di impostare la bozza nuovamente sullo stato incompleto.

Per contrassegnare una bozza come completa, aprila nel foglio e fai clic sul pulsante di attivazione/disattivazione Bozza completa sulla parte superiore della visualizzazione a schermo intero.

Completa bozza

Ecco fatto! La bozza è ora completa.

NOTA: Se desideri consentire nuovamente l’aggiunta di commenti o ulteriori caricamenti di versione per la bozza, fai clic sullo stesso pulsante di attivazione/disattivazione per impostare nuovamente la bozza sullo stato incompleto.

Annulla una richiesta di revisione

Se procedi all’invio di una richiesta di revisione ma decidi in seguito di annullarla, fai clic sull’icona Altre opzioni  e seleziona Annulla revisione.

Annulla richiesta di revisione

Quando una richiesta di revisione viene annullata, tutte le risposte registrate nella sezione della richiesta vengono eliminate e l’accesso alla bozza non è più concesso ai destinatari.