Prova

La prova consente a tutti gli stakeholder di rivedere e approvare facilmente i contenuti del tuo team. Carica il tuo file su una prova e invia una richiesta di revisione a colleghi, fornitori, clienti e altro ancora, anche se non sono condivisi sul tuo foglio. I revisori possono inserire commenti, confrontarsi sui loro feedback e registrare le loro decisioni di approvazione. Carica una nuova versione sulla prova in qualsiasi momento per continuare il processo. Le versioni precedenti della prova rimarranno disponibili in modalità di sola visualizzazione.

Utilizza le bozze per collaborare intorno al contenuto

L’opzione bozze permette agli utilizzatori di procedere alla revisione e di collaborare intorno al contenuto. Grazie alle bozze i team possono scaricare il contenuto, richiedere feedback agli stakeholder, controllare le diverse versioni e ottenere approvazione tramite un processo di approvazione semplificato. Puoi utilizzare le bozze per:

  • Inserire marcatori e commenti con nota su immagini e PDF
  • Riesaminare e annotare le modifiche sintattiche necessarie nei documenti
  • Fornire informazioni specifiche in merito al mockup di creazione di un prodotto

In questo articolo:

Chi può utilizzare questa funzionalità

Icona dei requisiti di autorizzazione Gli utenti con licenza proprietario o amministratore sono abilitati ad attivare la funzionalità Bozze e a caricare bozze da sottoporre a revisione. Tutti gli utenti con licenza proprietario, amministratore o editore sono abilitati a caricare bozze da sottoporre a revisione.

Tieni a mente che qualsiasi tipo di utente (inclusi gli utenti gratuiti) può correggere e fornire feedback sulle bozze. Per maggiori informazioni in merito ai tipi di utenti di Smartsheet, vedi l’articolo Tipi di livelli di account per gli utenti, per Piani multi-utente.

Icona Piani disponibili L’opzione bozze è disponibile con i Piani Business e Impresa.


Abilita l’utilizzo di bozze per un foglio

Per abilitare l’utilizzo di bozze per un foglio:

  1. Clicca sull’icona Bozze nel pannello di destra per visualizzare il pannello delle bozze.
    Icona bozze
  2. Nella parte inferiore Abilita la bozza su questo foglio attivandola.
    Abilita la funzionalità bozze

Viene quindi aggiunta una colonna di bozze al foglio (a destra della colonna Allegati). Puoi utilizzare questa colonna per caricare bozze da sottoporre a revisione.

Colonna Bozze

Carica una bozza

Una volta attivata la funzionalità bozze puoi procedere al caricamento di bozze da sottoporre a revisione.

  1. A partire dalla riga in cui vuoi aggiungere la bozza, clicca su Aggiungi un’icona di bozze Aggiungi un’icona di bozze nella colonna delle bozze per visualizzare il pannello delle bozze.

    Il pannello delle bozze si apre con l’opzione Carica file attivata
  2. Clicca su Carica File per individuare e caricare il file che desideri sottoporre a revisione (oppure, se sai già dov’è localizzato il file, trascinalo direttamente nel pannello).
    Carica file

Ecco fatto. Ora sei pronto per iniziare a collaborare sulla bozza.

NOTE:

  • Puoi caricare solo una bozza per ogni riga, per qualsiasi file che corrisponda a uno dei seguenti formati: .png, .jpg, .jpeg, .pdf, .gif, .bmp.
  • Per caricare la nuova versione di un file, clicca su Versione nella parte superiore a destra del pannello. Per ulteriori informazioni in merito alla creazione di diverse versioni di bozze da sottoporre a revisione, consulta la sezione Lavora con diverse versioni delle bozze di questo articolo.

Collaborare su una bozza

Non appena una bozza è disponibile nel pannello Bozze, la collaborazione può essere avviata. Le modalità della collaborazione dipendono dalla tua scelta di permettere ai correttori di bozze di fornire i propri commenti in una pagina esterna dedicata alla revisione o di optare per una collaborazione diretta degli utenti sul foglio.

SUGGERIMENTO: Clicca sulla [email protected] nella parte inferiore del pannello per intrattenere una conversazione sulla bozza con altri utenti con cui condividi il foglio. Se inserisci la [email protected] per una persona con cui il foglio non è condiviso, e ne sei il proprietario, l’amministratore o disponi dell’autorizzazione di condividere con l’editore - autorizzazioni di condividere, ti verrà richiesto di condividere il foglio e di fornire alla persona in questione le autorizzazioni necessarie al fine di concederle l’accesso al commento. Per maggiori informazioni puoi consultare l’articolo Livelli di autorizzazione per la condivisione.)

Crea una richiesta di revisione

Chiunque disponga di un indirizzo di posta elettronica valido può ricevere una richiesta di revisione (inclusi gli utenti privi di licenza o persone esterne alla tua organizzazione).

Per inviare una richiesta di revisione:

  1. Seleziona la bozza che desideri sottoporre a revisione da parte degli altri utenti e clicca su Imposta la richiesta di revisione nella parte superiore del pannello delle bozze.
    Imposta la richiesta di revisione
  2. Inserisci i nomi o gli indirizzi di pista elettronica delle persone a cui desideri sottoporre la tua bozza per revisione nella finestra Invia bozza per revisione.
  3. Controlla che l’informazione all’interno delle caselle Oggetto e Messaggio trasmettano le informazioni che desideri comunicare ai correttori di bozze.
  4. Clicca su Invia.

Le persone che decidi di includere nella richiesta di revisione ricevono la richiesta in questione. Quando i destinatari fanno clic sulla richiesta vengono diretti verso una pagina dedicata alla revisione esterna a Smartsheet. Per maggiori informazioni in merito alle modalità di revisione delle bozze inviate con una richiesta di revisione, fai riferimento a: Rispondere a una richiesta di revisione.

Nota: Non è possibile configurare le righe bloccate come richieste di revisione. Per ulteriori informazioni sulle funzionalità di blocco e sblocco, vedi Bloccare o sbloccare colonne e righe.

Lavora con le diverse versioni delle bozze

Quando apporti una modifica a una bozza (generalmente basata su un feedback ricevuto durante il processo di revisione) puoi caricare la versione modificata in modo tale da conservarla come copia più aggiornata.

Carica una versione di una bozza

Per caricare la nuova versione di una bozza:

  1. Clicca su Versione nella parte superiore della sezione di destra del pannello delle bozze.
  2. Seleziona Crea nuova versione.
  3. Clicca sull’opzione Carica File che appare nella sezione di destra del pannello delle bozze.
  4. Seleziona il file sul tuo computer e caricalo (o trascinalo verso la sezione Upload del pannello).

Ecco fatto! La nuova versione è attualmente caricata e associata con il tuo foglio. L’indicatore delle Versioni permette di visualizzare le diverse versioni esistenti della bozza. Tutte le versioni precedenti vengono quindi bloccate.

Indicatore delle versioni

Ecco alcuni aspetti da tenere a mente in merito alle versioni delle bozze:

  • Le versioni bloccate possono essere visualizzate ma non possono essere sottoposte ad annotazioni ne vi si possono inserire commenti.
  • Un utente che condivida il foglio in quanto Amministratore (licenza obbligatoria) è abilitato ad eliminare i commenti presenti nelle versioni precedenti.
  • Chiunque abbia accesso al foglio può accedere alle bozze precedenti nel contenitore di bozze.
  • Tutte le richieste esterne e tutti gli accessi esterni alle bozze precedenti verranno annullate.
  • Le risposte alle richieste rimangono associate alla versione di riferimento, inclusi i commenti e i risultati in attesa, rifiutati e approvati.

Elimina una versione di una bozza

Per eliminare una versione di una bozza, clicca sull’icona delle Opzioni avanzate Icona opzioni avanzate e seleziona l’opzione Elimina l’ultima versione.

Quando elimini l’ultima versione:

  • I file vengono rimossi.
  • Tutti in commenti riferiti alla versione in questione vengono eliminati.
  • Tutte le richieste di revisione in sospeso vengono annullate.
  • La versione precedente diventa la versione attiva ed vi si può accedere per effettuarne la revisione.

Annulla una richiesta di revisione

Se procedi all’invio di una richiesta di revisione ma decidi in seguito di annullarla, clicca sull’icona Opzioni avanzate Icona opzioni avanzate e seleziona Annulla richiesta di revisione.

Annulla richiesta di revisione

Quando una richiesta di revisione viene annullata, tutte le risposte registrate nella sezione della richiesta vengono eliminate e l’accesso alla bozza non è più concesso ai destinatari

Rispondi a una richiesta di revisione

Quando ricevi una richiesta di revisione di una bozza, è incluso un link che ti dirige verso una pagina dedicata alla revisione in una nuova scheda del browser. Sulla pagina in questione puoi effettuare le azioni seguenti:

    •    Inserire commenti sotto forma di annotazioni direttamente associati a una porzione di contenuto

    •    Intrattenere conversazioni con gli altri stakeholder

    •    Approvare o rifiutare la bozza

Revisione della bozza

Chi può utilizzare questa funzionalità

Icona dei requisiti di autorizzazione Gli utenti che dispongono di un account Smartsheet sono abilitati a effettuare la revisione della bozza e a intervenire (a condizione di essere connessi a Smartsheet). Gli utenti con licenza che dispongono delle autorizzazioni proprietario, amministratore o editore per accedere al foglio contenente la bozza sono abilitati a intervenire e a modificare la bozza direttamente sul foglio.

NOTA: Chiunque, non disponendo di un account Smartsheet, riceva una richiesta di revisione viene invitato a creare un account gratuito. Fatto questo l’accesso alla visualizzazione della bozza e l’autorizzazione di modificarla vengono conferite automaticamente.

Icona di disponibilità del PianoI piani di tipo Aziendale e Business permettono di inviare richieste di revisione. La revisione delle bozze è concessa per tutti i tipi di Piani.


Effettua la revisione di una bozza

Quando un utente ti invia una richiesta di revisione, ricevi un messaggio di posta elettronica, una notifica su Smartsheet o entrambe (a seconda delle tue preferenze di notifica). Per iniziare la revisione, fai clic su Procedi alla revisione della bozza.

La tappa seguente dipende dal fatto che tu disponga o meno di un account Smartsheet:

  • Se disponi di un account Smartsheet, facendo clic sul link si visualizza la pagina esterna dedicata alla revisione.
  • Se non disponi di un account Smartsheet ti verrà richiesto di crearne uno rapidamente per poter accedere alla visualizzazione della pagina esterna dedicata alla revisione.

Chiunque sia stato invitato ad effettuare una revisione può partecipare.

Le modalità delle azioni che puoi effettuare dipende dal fatto che tu condivida o meno il foglio che contiene la bozza:

  • Bozza condivisa: Se hai accesso al foglio in cui la bozza è contenuta sei abilitato ad effettuare la revisione di questa direttamente nel pannello delle bozze sul foglio. Altrimenti puoi decidere di intervenire sulla pagina esterna dedicata alla revisione.
  • Bozza non condivisa: Se non condividi la bozza sei autorizzato a intervenire unicamente sulla pagina esterna dedicata alla revisione.

Approva o rifiuta la bozza

Per approvare o rifiutare una bozza, fai clic sull’opzione desiderata nella parte destra inferiore del pannello delle bozze sul foglio (sono necessarie le dovute autorizzazioni) o sulla pagina esterna dedicata alla revisione.

NOTA: Queste opzioni sono visibili esclusivamente per coloro che sono stati invitati a partecipare.

Revisione della bozza con commenti
Approva una bozza se la versione da te visualizzata non esige ulteriori revisioni.

Rifiuta una bozza se questa esige ulteriori modifiche e revisioni.

Quando gli altri utenti approvano e rifiutano la bozza, tutti gli utenti interessati sono autorizzati a visualizzare i seguenti elementi:

  • Il conteggio totale delle risposte di Approvazione/Rifiuto degli altri utenti invitati ad effettuare la revisione della bozza.
  • Un conteggio in corso volto a informarti del numero di utenti che devono ancora completare la revisione della bozza.

SUGGERIMENTO: Per visualizzare i nomi degli utenti che hanno scelto una determinata opzione o che devono ancora procedere alla revisione, posizionare il mouse sui pulsanti Approva, Rifiuta o In corso .

Includi commenti o annotazioni nei tuoi feedback

Aggiungi un commento se il tuo feedback è generico. Aggiungi un’ annotazione (fai clic sul punto della bozza in cui desideri inserire l’annotazione e digita il commento) se il tuo feedback riguarda una sezione specifica della bozza.

Aggiungi un commento

Digita il tuo commento nello spazio di Aggiunta commento e premi Invio.

Inserisci un commento nella revisione di una bozza

SUGGERIMENTO: Inserisci @<indirizzo e-mail> per identificare una persona in un commento. Ad esempio, puoi utilizzare questa funzione per informare il richiedente dell’avvenuto completamento della revisione. (Il richiedente riceve quindi una notifica in cui un link li dirige verso il foglio in cui la bozza è contenuta, per permettergli di accedervi direttamente e consultare il tuo feedback.)

Aggiungi un’annotazione

Per aggiungere un’annotazione:

  1. Posiziona il cursore del mouse nel punto in cui desideri inserire un commento nella bozza.

    Il cursore prende la forma di un mirino per indicarti che puoi inserire un’annotazione.
  2. Fai clic con il mouse.

    Un’etichetta corrispondente all’annotazione inserita è stata creata nel foglio.
  3. Digita il tuo commento alla sezione Aggiungi un commento (nella parte destra del pannello).
  4. Premi Invio per validare il tuo feedback.

Una volta che hai inserito l’annotazione, l’annotazione sulla bozza si visualizza come un valore numerico cerchiato. Il numero corrispondente all’annotazione rispecchia l’ordine di inserimento del commento.

SUGGERIMENTO: Per evidenziare la porzione a cui l’annotazione è associata, fai clic sul commento annotato. Per visualizzare il commento associato a un’annotazione, fai clic sul numero.