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Blocchi di azione: Specifica il tipo di automazione attivato
Con un blocco di azione, puoi scegliere il tipo di automazione da eseguire per il tuo flusso di lavoro, quando attivato. Utilizza la seguente tabella come riferimento per diversi tipi di azione.
| Utilizza questo tipo di avvisi o azione | In questa situazione |
|---|---|
| Avvisa qualcuno |
Per avvisare gli utenti sulle variazioni principali in campi specifici Nota: Gli allegati e i commenti non vengono inviati con i flussi di lavoro temporizzati. Gli allegati e i commenti vengono inviati solo se sono aggiunti o aggiornati allo stesso momento del trigger per il flusso di lavoro. |
| Imposta un promemoria | Per avvisare le persone (o in base a un campo Contatto o con immissione manuale) il giorno della data chiave, prima e dopo le date chiave (o basate su un campo data o specificate manualmente) |
| Assegna persone | Assegna una o più persone a un oggetto di lavoro quando viene raggiunta una data o quando viene aggiunta o modificata una riga. |
| Modifica valore della cella | Per immettere i dati in testo/numero, menu a discesa selezione singola, menu a discesa selezione multipla e colonne di caselle di spunta. |
| Registra una data | Per impostare la data attuale nel campo selezionato quando viene attivato un flusso di lavoro. |
| Richiedi un aggiornamento | Per ottenere i dettagli da un proprietario di un elemento di lavoro quando un elemento è scaduto (la data di scadenza è nel passato e lo stato non è completo) Per cercare automaticamente le ultime informazioni dall’assegnatario di un elemento di lavoro quando un valore cambia in un campo specifico (ad esempio, quando lo stato su una riga passa a “In corso”, richiede che l’assegnatario aggiorni la data di inizio) |
| Configura un flusso di lavoro di approvazione | Per il sign-off di una parte interessata chiave su un’attività specifica Affinché qualcuno approvi o rifiuti un elemento (ad esempio, l’approvazione del direttore su una proposta di progetto per far avanzare lo stato rispettivamente ad Approvato o Rifiutato) Per l’approvazione di un oggetto che soddisfa determinati criteri (ad esempio, l’approvazione del reparto Finanze quando il costo di un elemento superi un certo importo) |
| Sposta o copia le righe su un altro foglio | Per spostare o copiare una riga su un altro foglio quando è contrassegnato come completo. Per instradare automaticamente in entrata elementi di lavoro a fogli differenti in base alle caratteristiche (ad esempio, quando è assegnato il Reparto responsabile, spostare l’attività sul foglio di ingresso del reparto in questione). |
| Blocca righe | Per evitare ulteriori modifiche dopo che un oggetto è stato approvato o completato Per prevenire ulteriori modifiche dopo un determinato punto temporale |
| Sblocca righe | Fornisce coerenza del processo consentendo la modifica di elementi solo quando vengono completate le operazioni preliminari |
Quando aggiungi un blocco di azione, scegli il tipo di azione che preferiresti utilizzare. Se selezioni un tipo di azione e desideri modificarlo, seleziona l’icona del menù in alto a destra del blocco per modificare l’azione.
Per evitare che si generino richieste di approvazione all’infinito, le celle che contengono formule incrociate tra fogli o link alle celle non attiveranno alcuna automazione che vada automaticamente a modificare il foglio (Sposta riga, Copia riga, Blocca riga, Sblocca riga, Richiesta di approvazione). Per aggirare questo problema, valuta l’idea di usare l’automazione temporizzata o i flussi di lavoro di ricorrenza.
Seleziona i destinatari
Configura il blocco di azione per assicurare che gli avvisi e le richieste siano inviati a coloro che sono coinvolti con un elemento di lavoro specifico. Puoi configurarli in modo da inviarli a:
- Persone in un campo Contatto per la riga in questione (ad esempio: l’Assegnatario)
- Chiunque con cui sia stato condiviso il foglio
- Persone specificate manualmente
- Membri di un canale in un’app di terzi come Slack o Microsoft Teams
Se hai impostato un avviso con te stesso come destinatario, ma non sei avvisato quando modifichi il foglio, ti consigliamo di attivare le notifiche per le modifiche apportate. Vedi Regolazione delle impostazioni personali per ulteriori informazioni sulla modifica delle preferenze di notifica e altre impostazioni nel tuo account.
Modifica della visibilità dei campi e creazione di un messaggio personalizzato
Puoi decidere quali campi vengono visualizzati, e creare un oggetto e un corpo personalizzati per i messaggi consegnati da azioni di avviso di tipo e richiesta di tipo, per assicurarti che il destinatario abbia tutte le informazioni e il contesto necessario per essere pienamente informato o intraprendere azioni opportune. Per ulteriori informazioni su messaggi personalizzati e contenuti degli avvisi, vedi Personalizzazione del contenuto di avvisi e richieste.
Se vuoi includere informazioni sulle righe direttamente nei tuoi messaggi personalizzati, vedi Aggiunta dinamica di dati delle celle nel campo oggetto e corpo nei messaggi di avviso e di richiesta per rendere i messaggi personalizzati ancora più potenti.