Blocchi di azioni: specificare il tipo di automazione da attivare

Con un blocco di azioni puoi scegliere il tipo di automazione che desideri venga eseguito dal tuo flusso di lavoro. Usa la tabella seguente come riferimento per i diversi tipi di azioni.

Usa questo tipo di avviso o azioneIn questa situazione
AvvisoPer avvisare le persone sulle modifiche fondamentali in campi specifici
Per avvisare una persona quando gli viene assegnata una nuova attività
Per sapere quando i campi vengono impostati su un valore specifico (ad esempio, un campo a discesa Stato viene impostato su "Bloccato")
PromemoriaPer avvisare le persone (sia mediante il campo Contatti che immettendole manualmente) in corrispondenza, prima o dopo date specifiche (sia specificate in un campo di data che immesse manualmente)
Richiesta di approvazionePer l'approvazione di un soggetto interessato chiave su un'attività specifica
Per l'approvazione o il rifiuto di una voce (ad esempio, l'approvazione del Direttore su una proposta di progetto per far avanzare lo stato su Approvato o Rifiutato, rispettivamente)
Per l'approvazione di una voce che soddisfa determinati criteri (ad esempio, l'approvazione del reparto finanziario quando una voce di costo supera una certo importo)
Richiesta di aggiornamentoPer ottenere dettagli sul proprietario di una voce di lavoro quando la scadenza viene superata (la data di scadenza passata e lo stato non è completato)
Per richiedere automaticamente le informazioni più recenti dall'assegnatario della voce di lavoro quando cambia un valore in un campo specifico (ad esempio, quando lo stato di una riga cambia in “In corso,” richiedi all'assegnatario di aggiornare la data di inizio)
Blocco automatico delle righePer impedire ulteriori modifiche dopo che la voce è stata approvata o completata
Per impedire ulteriori modifiche dopo un determinato momento
Sblocco automatico delle righeFavorisci la coerenza del processo permettendo la modifica delle voci solo quando le fasi di prerequisito vengono completate

Quando aggiungi un blocco di azioni, scegli il tipo di azione che desideri utilizzare. Se selezioni un tipo di azione e desideri modificarla, seleziona l'icona Menu nell'angolo in alto a destra del blocco per modificare l'azione.

Nel blocco di attivazione del flusso di lavoro automatizzato, seleziona Menu > Opzioni avanzate per configurare i campi da visualizzare nell'avviso o nella richiesta oppure lo stato dell'approvazione e i dettagli del nome del pulsante per le richieste di approvazione.

Opzioni avanzate

Seleziona i destinatari

Configura il blocco di azioni per assicurarti che gli avvisi e le richieste siano inviati alle persone coinvolte in una specifica attività lavorativa. Puoi configurare gli avvisi e le azioni in modo che siano inviati a:
Persone nel campo Contatti per quella riga (ad esempio, l'assegnatario)
Chiunque sia condiviso sul foglio
Persone che specifichi manualmente
membri di un canale in un'app di terze parti come Slack o Microsoft Teams

Se hai impostato un avviso con te stesso come destinatario, ma non ricevi notifiche qaundo modifichi il foglio, dovrai attivare le notifiche per le modifiche che apporti. Per ulteriori informazioni sulla modifica delle preferenze di notifica e altre impostazioni nel tuo account, consulta Modifica delle impostazioni personali.

Creare un messaggio personalizzato

Pui creare un oggetto e un corpo personalizzati per i messaggi consegnati mediante azioni di tipo avviso o di tipo richiesta per assicurarti che il destinatario disponga di tutte le informazioni e il contesto di cui necessita per essere completamente informato e per poter intraprendere l'azione appropriata.

Per rendere i tuoi messaggi personalizzati ancora più efficaci, consulta Aggiungere dinamicamente i dati di una cella nell'Oggetto e nel corpo dei messaggi di avviso e richiesta.

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