Scegli il tipo di automazione da eseguire per il tuo flusso di lavoro, quando attivato, con un blocco di azioni.
Esistono quattro tipi di flussi di lavoro, e ogni tipo ha tipi di azioni diversi. Utilizza le seguenti tabelle come riferimento per diversi tipi di azioni del flusso di lavoro.
Gli utenti con autorizzazioni di livello Editor possono solo creare, modificare o eliminare avvisi o promemoria con se stessi come destinatario. Scopri di più sulle autorizzazioni per i flussi di lavoro.
Tipi di azioni di notifica
Utilizza questo tipo di avviso o azione | In questa situazione | Esempi |
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Utilizza questo tipo di avviso o azione Avvisa qualcuno | In questa situazione
| Esempi Hai creato un flusso di lavoro per ricevere avvisi quando un campo Stato viene impostato su Bloccato. |
Utilizza questo tipo di avviso o azione Avvisa un canale Microsoft Teams | In questa situazione
| Esempi Hai creato un flusso di lavoro per inviare avvisi al canale Microsoft Teams del tuo team quando viene aggiunta una nuova voce del modulo al foglio. |
Utilizza questo tipo di avviso o azione Invia un avviso al canale Slack | In questa situazione
| Esempi Hai creato un flusso di lavoro per inviare avvisi al canale Slack del tuo team quando un’attività viene contrassegnata come Urgente. |
Tipi di azioni per richieste di approvazione e aggiornamento
Utilizza questo tipo di avviso o azione | In questa situazione | Esempi |
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Utilizza questo tipo di avviso o azione Richiesta di aggiornamento | In questa situazione
| Esempi Il tuo manager ha creato un flusso di lavoro per richiedere agli assegnatari delle attività di aggiornare la colonna Data di inizio quando lo stato di una riga passa a In corso. |
Utilizza questo tipo di avviso o azione Richiesta di approvazione | In questa situazione
| Esempi Hai creato un flusso di lavoro per chiedere al revisore del contenuto di approvare o rifiutare la bozza quando una bozza viene contrassegnata come Completata. Il team di marketing ha creato un flusso di lavoro per chiedere al team finanziario di rivedere e approvare o rifiutare la richiesta quando il costo di un elemento di lavoro supera l’importo previsto. |
Tipi di azioni per modifiche del foglio
Utilizza questo tipo di avviso o azione | In questa situazione | Esempi |
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Utilizza questo tipo di avviso o azione Assegna persone | In questa situazione Assegna una o più persone a un elemento di lavoro quando viene raggiunta una data o quando viene aggiunta o modificata una riga. | Esempi Hai creato un flusso di lavoro per assegnare attività al team di escalation quando un elemento di lavoro viene contrassegnato come Urgente. |
Utilizza questo tipo di avviso o azione Modifica valore della cella | In questa situazione Modifica i dati in queste colonne quando vengono soddisfatte determinate condizioni:
| Esempi Puoi impostare il foglio per selezionare la colonna della casella di spunta Completato quando un utente imposta la colonna Stato approvazione su Approvato. |
Utilizza questo tipo di avviso o azione Registra una data | In questa situazione Registra la data attuale nel campo selezionato quando viene attivato un flusso di lavoro. | Esempi Puoi impostare il foglio in modo che registri la data corrente quando un’attività viene contrassegnata come Completata. |
Utilizza questo tipo di avviso o azione Cancella valore della cella | In questa situazione Rimuovi il contenuto di un campo quando vengono soddisfatte determinate condizioni. | Esempi Hai creato un flusso di lavoro per aiutarti a rimuovere il contenuto. |
Utilizza questo tipo di avviso o azione Blocca righe | In questa situazione Evita ulteriori modifiche dopo che un elemento è stato approvato o completato, o dopo un determinato momento. | Esempi Puoi impostare il foglio in modo che blocchi una riga quando il valore nella colonna Stato revisione è impostato su In corso. |
Utilizza questo tipo di avviso o azione Sblocca righe | In questa situazione Consenti agli utenti di modificare le righe solo quando vengono completati i passaggi preliminari. | Esempi Puoi impostare il foglio in modo che sblocchi una riga quando il valore nella colonna Stato revisione è impostato su Completato. |
Tipi di azioni per flussi di lavoro da foglio a foglio
Utilizza questo tipo di avviso o azione | In questa situazione | Esempi |
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Utilizza questo tipo di avviso o azione Sposta righe | In questa situazione
| Esempi Il team di e-learning ha creato un flusso di lavoro per rimuovere le richieste che non dovrebbero essere presenti nel foglio di intake del team. Se si ricevono richieste per il team di marketing, il flusso di lavoro sposta l’attività nel foglio di intake di quel reparto. |
Utilizza questo tipo di avviso o azione Copia righe | In questa situazione
| Esempi Hai un foglio in cui vengono registrate tutte le attività completate. Per ridurre il lavoro manuale, hai creato un flusso di lavoro per copiare le righe su quel foglio quando le righe nel tuo file principale sono contrassegnate come completate. |
Puoi modificare l’azione che hai selezionato: basta andare all’icona Menu nell’angolo in alto a destra del blocco.
Tieni presente che le seguenti azioni modificano automaticamente il foglio:
- Sposta riga
- Copia riga
- Blocca riga
- Sblocca riga
- Richiesta di approvazione
- Registra una data
- Assegna persone
- Modifica cella
- Cancella contenuto cella
- Genera documento
Seleziona i destinatari
Configura il blocco di azione per assicurare che gli avvisi e le richieste siano inviati a coloro che sono coinvolti con un elemento di lavoro specifico. Puoi configurarli in modo da inviarli a:
- Persone in un campo di contatto per la riga in questione (ad esempio: l’assegnatario)
- Chiunque con cui sia stato condiviso il foglio
- Persone specificate manualmente
- Membri di un canale in un’app di terzi come Slack o Microsoft Teams
Personalizza il messaggio di avviso
Puoi personalizzare il messaggio di avviso in modo che i destinatari ricevano solo le informazioni di cui hanno bisogno. Nella sezione Personalizza messaggio puoi controllare quali campi vengono visualizzati e modificare l’oggetto e il messaggio.
Non ho ricevuto gli avvisi che ho impostato per me stesso
Le notifiche del tuo foglio potrebbero essere disattivate. Per risolvere questo problema, attiva le notifiche per le modifiche al foglio. Non sai come fare? Leggi l’articolo Attiva flussi di lavoro automatizzati sulle modifiche apportate.