Corrections

Les corrections permettent à toute partie prenante de réviser et d’approuver facilement le contenu de votre équipe. Chargez votre fichier à corriger et envoyez une demande de vérification à vos collègues, fournisseurs, clients et autres, même s’ils ne sont pas partagés sur votre feuille. Les examinateurs peuvent épingler les commentaires, discuter de leurs commentaires entre eux et consigner leurs décisions d’approbation. Chargez une nouvelle version à corriger à tout moment pour continuer le processus. Les versions précédentes de la version corrigée resteront disponibles en mode lecture seule.

Utiliser les Corrections pour collaborer sur le contenu

Grâce aux corrections Smartsheet, vous et votre équipe pouvez rapidement vérifier et approuver une variété de contenus. Utilisez le processus de corrections simple et rationalisé pour charger des fichiers image, des vidéos, des PDF et des documents Microsoft Office, pour contrôler des versions de fichiers, demander et recueillir des commentaires annotés et obtenir les approbations des parties prenantes.

Ajouter une correction

Une fois les corrections activées, vous pourrez les charger pour vérification.

  1. À partir de la ligne où vous voulez ajouter la correction, cliquez sur l’icône Ajouter une correction Icône Ajouter une correction dans la colonne Corrections pour afficher le panneau Corrections.

    Le panneau Corrections s’ouvre et comporte le panneau Charger un fichier.
  2. Cliquez sur Charger un fichier pour localiser et charger le fichier que vous voulez corriger (ou, si vous savez où se trouve le fichier, faites-le glisser directement dans le panneau).
    Charger un fichier

Vous pouvez maintenant commencer à collaborer sur la correction.

Pièces jointes prises en charge

Vous ne pouvez charger qu’une seule correction par ligne, en utilisant l’un des types de fichiers de la table suivante.

Type de pièce jointe

Types de fichiers pris en charge

Remarques

Images

jpg, jpeg, png, bmp, gif

Prise en charge totale de l’aperçu et de l’annotation d’une ou de plusieurs images, directement dans la correction.
 

Vidéo

mp4, avi, mov

Prise en charge totale de l’aperçu et de l’annotation d’une seule vidéo dans la correction.

Adobe

pdf

Prise en charge totale de l’aperçu et de l’annotation d’un seul PDF dans la correction.

Microsoft

doc, docx, dot, rtf, xls, xlt, xlsx, xltx, ppt, pot, pps, pptx, potx, ppsx

Prise en charge totale de l’aperçu et de l’annotation d’un seul document dans la correction.

Tout ce qui est joint à un élément Smartsheet

Tout type de fichier pouvant être joint à un élément Smartsheet.

Vous ne pouvez pas obtenir d’aperçu ou annoter le contenu directement dans la correction.

 

Cependant, vous pouvez demander des commentaires, laisser des commentaires, approuver ou demander des modifications, gérer les versions et marquer la correction comme étant terminée.

ASTUCE : Utilisez les corrections pour les fichiers de travaux en cours qui doivent être vérifiés, et utilisez les pièces jointes pour charger les fichiers terminés.

REMARQUES :

  • L’extension Smartsheet pour Adobe Creative Cloud ne prend pas en charge pour le moment le chargement de plusieurs images dans Photoshop, Illustrator et InDesign.
  • Pour charger une nouvelle version d’un fichier, cliquez sur Version dans la partie supérieure droite du panneau. Pour plus d’informations sur la création de versions pour les corrections, reportez-vous à la section Travailler avec des versions de corrections de cet article.

Collaborer sur une correction

Une fois qu’une correction est disponible dans le panneau Corrections, la collaboration peut commencer. La manière dont vous choisissez de collaborer dépendra de l’accès des réviseurs à votre feuille et de la nécessité ou non de leur demander de prendre des décisions d’approbation.

Demande de vérification et d’approbation

Vous pouvez inviter toute personne disposant d’une adresse e-mail valide à vérifier votre correction (y compris les utilisateurs sans licence ou les personnes extérieures à votre organisation).

Pour demander des commentaires :

  1. Sélectionnez la correction que vous voulez que d’autres personnes vérifient et sélectionnez Demander des commentaires en haut du panneau Corrections.
  2. Dans la fenêtre Envoyer une correction pour vérification qui s’affiche, tapez les noms ou les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer votre correction pour vérification.
  3. Vérifiez que l’information contenue dans les zones Objet et Message transmet l’information dont vous voulez que vos réviseurs disposent.
  4. Cliquez sur Envoyer.

Les personnes à qui vous demandez des commentaires recevront une demande de vérification qui renvoie directement à une page de vérification externe. Lorsque ces destinataires cliquent sur la demande, ils sont dirigés vers une page de vérification à l’extérieur de Smartsheet. Pour plus d’informations sur la façon de vérifier une correction envoyée dans une demande de vérification, reportez-vous à : Répondre à une demande de corrections.

Vous ne pouvez pas demander la vérification de corrections dont les lignes sont verrouillées. Reportez-vous à Verrouiller ou déverrouiller des colonnes et des lignes afin d’obtenir des informations complémentaires.

Recueillir des commentaires sans approbation

Si vous souhaitez obtenir des commentaires plus informels de la part des personnes ayant accès à votre feuille, vous pouvez les @mentionner dans un commentaire de votre correction. Elles ne pourront pas approuver ou exiger des changements, à moins que vous ne leur ayez également envoyé une demande de vérification.

Si vous @mentionnez quelqu’un qui n’est pas partagé sur la feuille et que vous êtes le Propriétaire, un Administrateur, ou un utilisateur partagé avec un Éditeur pouvant partager les autorisations, vous serez invité à partager la feuille et à lui donner les autorisations appropriées pour qu’il puisse avoir accès au commentaire. Pour plus d’informations, reportez-vous à Niveaux d’autorisation de partage.)

Travailler avec des versions de corrections

Lorsque vous apportez des modifications à un fichier qui se trouve dans une correction (probablement sur la base des commentaires que vous avez reçus dans le cadre du processus de vérification), vous pouvez charger la version révisée pour garder votre correction à jour.

Charger une version d’une correction

Pour charger une nouvelle version d’un fichier pour correction :

  1. Cliquez sur Version en haut de la section de droite du panneau Corrections.
  2. Sélectionnez Créer une nouvelle version.
  3. Cliquez sur le bouton Charger le fichier qui apparaît dans la section gauche du panneau Corrections.
  4. Sélectionnez le fichier à partir de votre ordinateur et chargez-le (ou faites-le glisser vers la section de chargement du panneau).

Et voilà ! Le nouveau fichier est maintenant chargé comme la version actuelle de votre correction. L’indicateur de Version indique maintenant qu’il existe plusieurs versions de la correction. Toutes les versions précédentes seront verrouillées.

Indicateur de version

Voici quelques points à garder à l’esprit au sujet des versions de correction :

  • Les versions verrouillées peuvent être consultées, mais ne peuvent plus être annotées ou commentées.
  • Une personne partagée sur la feuille en tant qu’Administrateur (qui doit être un administrateur sous licence) pourra supprimer les commentaires des versions précédentes.
  • Tout utilisateur ayant accès à la feuille pourra accéder aux corrections précédentes dans le conteneur des corrections.
  • Toute demande extérieure et tout accès extérieur aux versions précédentes seront annulés.
  • Les réponses aux demandes restent dans la version, ce qui inclut les commentaires et les résultats En attente, Refusés et Approuvés.

Supprimer une version d’une correction

Pour supprimer une version d’une correction, cliquez sur l’icône Plus d’options Icône Plus d’options et sélectionnez Supprimer la dernière version.

Lorsque vous supprimez la dernière version :

  • Les fichiers sont supprimés.
  • Tous les commentaires sur la version sont supprimés.
  • Toutes les demandes de vérification en suspens sont annulées.
  • La version précédente devient la version active et est disponible pour vérification.

Terminer une correction

Vous pouvez marquer qu’une correction est terminée dans le panneau Corrections afin qu’elle soit affichée en lecture seule dans celui-ci et dans la page de vérification externe.

Vous devez être un propriétaire, un administrateur ou un éditeur de la feuille avec licence pour pouvoir marquer qu’une correction est terminée.

Lorsqu’une correction est terminée, personne ne peut charger de nouvelles versions, ajouter ou modifier des commentaires. Les utilisateurs peuvent toujours vérifier les commentaires et télécharger les fichiers pour chaque version.
Les propriétaires et les administrateurs de la feuille peuvent supprimer les commentaires dans une correction terminée. Les propriétaires, les administrateurs et les éditeurs de la feuille peuvent également faire repasser la correction en statut non terminé.

Pour indiquer qu’une correction est terminée, ouvrez-la dans le panneau Corrections et cliquez sur le bouton bascule « Correction terminée » en haut de celui-ci.

Terminer une correction

Et voilà ! La correction est maintenant terminée.

REMARQUE : Si vous souhaitez autoriser à nouveau les commentaires ou le chargement d’autres versions de la correction, cliquez sur le même bouton bascule pour qu’elle soit à nouveau non terminée.

Annuler une demande de vérification

Si vous envoyez une demande de vérification, mais que vous décidez plus tard de l’annuler, cliquez sur l’icône Plus d’options Icône Plus d’options et sélectionnez Annuler la demande de vérification.

Annuler la demande de vérification

Lorsqu’une demande de vérification est annulée, toutes les réponses saisies dans la demande seront supprimées et les destinataires n’auront plus accès à la correction.

Répondre à une demande de corrections

Lorsque vous recevez une demande de vérification de corrections, elle comprendra un lien qui vous dirigera vers une page de vérification dans un nouvel onglet du navigateur. Sur la page de vérification vous pouvez effectuer les actions suivantes :

• Laisser des commentaires annotés liés directement à un élément de contenu

• Avoir des conversations avec d’autres parties prenantes

• Approuver une correction ou exiger des modifications

Vérification de correction

Vérifier une correction

Lorsqu’une personne vous envoie une demande de vérification de corrections, vous recevez un e-mail, une notification dans Smartsheet, ou les deux (en fonction de vos préférences de notification). Pour commencer votre vérification, cliquez sur Vérifier la correction

Ce que vous ferez ensuite dépendra selon si vous avez déjà un compte Smartsheet :

  • Si vous avez déjà un compte Smartsheet, cliquez sur le lien pour afficher la page de vérification externe.
  • Si vous n’avez pas de compte Smartsheet, vous serez invité à créer un compte gratuit avant de pouvoir consulter la page de vérification externe.

Toute personne qui a été invitée à une vérification peut y participer.

L’endroit où vous agirez dépendra du fait que vous ayez été ou non partagé sur la feuille où se trouve la correction :

  • Partagé sur la feuille : Si vous avez accès à la feuille où se trouve la correction, vous pouvez vérifier la correction directement dans le panneau Corrections de la feuille, ou vous pouvez agir sur la page de vérification externe.
  • Non partagé : Si vous n’êtes pas partagé sur la feuille, vous ne pourrez agir que sur la page de vérification externe.

REMARQUE : Toute personne ayant la permission de consulter la feuille peut utiliser un lien dans le panneau Corrections pour ouvrir la page de vérification externe dans un nouvel onglet. Lorsque la page de vérification est accédée par le lien du panneau Corrections, les mêmes autorisations s’appliquent que sur la feuille. L’approbation ou l’exigence de modifications n’est toujours uniquement possible pour les personnes qui reçoivent une demande de vérification.

Approuver une correction ou exiger des modifications

Pour approuver une correction ou exiger des modifications, cliquez sur l’option souhaitée en bas à droite du panneau Corrections sur la feuille (pour ce faire, vous aurez besoin des autorisations appropriées) ou sur la page de vérification externe.

Seules les personnes qui ont été invitées à participer à une vérification verront ces options.

Vérification de correction avec commentaires

Approuvez une correction si la version que vous consultez ne nécessite aucune autre révision.

Si d’autres révisions sont nécessaires, cliquez sur Nécessite des modifications.

Au fur et à mesure que les autres prendront leurs décisions d’approbation, chaque spectateur de la correction pourra voir :

  • Un décompte de toutes les réponses d’approbation ou d’exigence des modifications.
  • Un décompte du nombre de demandes de vérification encore en attente.

Pour voir les noms des personnes qui ont choisi une option, ou qui ne l’ont pas encore vérifiée, passez la souris au-dessus des boutons Approuver, Nécessite des modifications ou En attente.

Inclure des commentaires ou des annotations dans vos commentaires

Ajoutez un commentaire si vous avez des commentaires généraux. Si votre commentaire est spécifique à une certaine zone du contenu que vous vérifiez, vous pouvez utiliser un outil d’annotation pour associer votre commentaire à une annotation.

Ajouter un commentaire

Tapez votre commentaire dans l’espace Ajouter un commentaire et appuyez sur Entrée.

Commentaire sur la vérification de correction

ASTUCE : Tapez @ pour marquer quelqu’un dans un commentaire. Vous pouvez l’utiliser, par exemple, pour informer le demandeur que vous avez terminé la vérification. (Il recevra une notification comprenant un lien vers la feuille qui contient la correction, afin qu’il puisse la trouver et voir vos commentaires.)

Ajouter une annotation

Vous pouvez utiliser trois types d’annotations pour annoter le contenu d’une correction.

Trois outils d’annotation

Pour ajouter une annotation épinglée :

  1. Passez votre souris au-dessus de l’endroit où vous souhaitez laisser un commentaire sur la correction.
    Le curseur se transformera en croix pour indiquer que vous pouvez laisser une annotation.
  2. Cliquez avec la souris.
    Ceci ajoutera une épingle d’annotation sur la correction.
  3. Tapez votre commentaire dans la section Ajouter un commentaire (du côté droit du panneau).
  4. Appuyez sur Entrée pour envoyer vos commentaires.

Pour ajouter une annotation fléchée entre deux positions de la correction :

  1. Passez votre souris au-dessus de la position où vous souhaitez que le début (queue) de la flèche commence.
    Le curseur se transformera en croix pour indiquer que vous pouvez laisser une annotation.
  2. Cliquez et faites glisser la souris jusqu’à la position où vous souhaitez placer la pointe de la flèche.
    Cela ajoutera une flèche d’annotation, dans la direction et de la taille souhaitées. Une épingle sera située au début (queue) de la flèche.
  3. Tapez votre commentaire dans la section Ajouter un commentaire (du côté droit du panneau).
  4. Appuyez sur Entrée pour envoyer vos commentaires.

Pour ajouter une annotation en boîte autour d’une zone spécifique sur la correction :

  1. Passez votre souris au-dessus de la position où vous souhaitez avoir un coin de la boîte.
    Le curseur se transformera en croix pour indiquer que vous pouvez laisser une annotation.
  2. Cliquez et faites glisser la souris jusqu’à la position où vous souhaitez que le coin opposé de la boîte se trouve.
    Cela permettra d’ajouter une boîte d’annotation aux dimensions souhaitées. Une épingle sera située à l’extrémité de la boîte.
  3. Tapez votre commentaire dans la section Ajouter un commentaire (du côté droit du panneau).
  4. Appuyez sur Entrée pour envoyer vos commentaires.

Une fois votre annotation envoyée, une valeur numérique sera ajoutée à l’annotation épinglée sur la correction. Le numéro de l’annotation reflétera l’ordre dans lequel l’annotation a été ajoutée.

Pour mettre en surbrillance la zone associée à une annotation, cliquez sur le commentaire annoté. Pour voir le commentaire associé à une annotation, cliquez sur l’épingle numérotée.

Ajouter une annotation à une vidéo

Lors de la vérification d’une correction de vidéo, vous pouvez utiliser les mêmes outils d’annotation pour ajouter des annotations à des images spécifiques.

Correction d’une vidéo

Vous disposez de quatre options pour naviguer vers une trame qui nécessite une annotation :

  • Cliquez sur le bouton Lecture, puis sur le bouton Pause lorsque vous atteignez la trame souhaitée.
  • Cliquez sur le bouton Pas en avant pour avancer la vidéo d’une seconde.
  • Cliquez sur le bouton Pas en arrière pour reculer la vidéo d’une seconde.
  • Cliquez n’importe où sur la chronologie de la vidéo pour vous déplacer sur ce moment.

Lorsque vous ajoutez une annotation, la trame est marquée dans la chronologie de la vidéo avec l’image de votre profil.

Après avoir ajouté une annotation à une image vidéo, il y a deux façons de revenir sur cette trame :

  • Cliquer sur le commentaire associé.
  • Cliquer sur l’image de votre profil dans la chronologie de la vidéo.