Les corrections permettent à votre équipe de rationaliser et de gérer aussi bien la création que l’approbation de contenu, directement dans Smartsheet. Quiconque peut facilement vérifier, modifier et approuver des images, des vidéos, des documents et des fichiers PDF.Les corrections s’intègrent également à Adobe Creative Cloud, évitant ainsi aux utilisateurs de devoir passer d’une application à l’autre.
Chargez des fichiers ou utilisez des pièces jointes existantes pour créer une correction et envoyer une demande de vérification à vos collègues, fournisseurs, clients et autres, même s’ils ne disposent pas de partage sur votre feuille. Les réviseurs peuvent épingler des commentaires, faire des annotations, discuter de leurs commentaires entre eux et consigner leurs décisions d’approbation. Chargez une nouvelle version à corriger à tout moment pour continuer le processus. Les versions précédentes de la version corrigée resteront disponibles en mode lecture seule.
Utiliser les Corrections pour collaborer sur le contenu
Grâce aux corrections Smartsheet, vous et votre équipe pouvez rapidement vérifier et approuver une variété de contenus. Utilisez le processus de corrections simple et rationalisé pour charger des fichiers image, des vidéos, des PDF et des documents Microsoft Office, pour contrôler des versions de fichiers, demander et recueillir des commentaires annotés et obtenir les approbations des parties prenantes.
Ajouter une correction
Avec les Corrections, vous pouvez ajouter des corrections pour vérification.
- Sur la ligne de la feuille ou du rapport à laquelle vous souhaitez ajouter une correction, cliquez sur l’icône Ajouter une correction dans la colonne Corrections pour ouvrir l’affichage des Corrections en plein écran.
- Cliquez sur Charger pour localiser et charger le fichier que vous souhaitez corriger (ou, si vous savez où se trouve le fichier, faites-le glisser directement dans la fenêtre).
Vous pouvez maintenant commencer à collaborer sur la correction.
Types de fichiers pris en charge
Vous ne pouvez charger qu’une seule correction par ligne, en utilisant l’un des types de fichiers de la table suivante.
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Type de contenu |
Types de fichiers pris en charge |
Remarques |
|---|---|---|
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Images |
jpg, jpeg, png, bmp, gif |
Prise en charge totale de l’aperçu et de l’annotation d’une ou de plusieurs images, directement dans la correction. |
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Vidéo |
mp4, avi, mov |
Prise en charge totale de l’aperçu et de l’annotation d’une seule vidéo dans la correction. |
|
Adobe |
|
Prise en charge totale de l’aperçu et de l’annotation d’un seul PDF dans la correction. |
|
Microsoft |
doc, docx, dot, rtf, xls, xlt, xlsx, xltx, ppt, pot, pps, pptx, potx, ppsx |
Prise en charge totale de l’aperçu et de l’annotation d’un seul document dans la correction. |
|
Tout ce qui est joint à un élément Smartsheet |
Tout type de fichier pouvant être joint à un élément Smartsheet. |
Vous ne pouvez pas obtenir d’aperçu ou annoter le contenu directement dans la correction. Cependant, vous pouvez demander des commentaires, laisser des commentaires, approuver ou demander des modifications, gérer les versions et marquer la correction comme étant terminée. |
ASTUCE : Utilisez les corrections pour les fichiers de travaux en cours qui doivent être vérifiés, et utilisez les pièces jointes pour charger les fichiers terminés.
REMARQUES :
- L’extension Smartsheet pour Adobe Creative Cloud prend désormais en charge le chargement de plusieurs images dans Photoshop, Illustrator et InDesign.
- Pour charger une nouvelle version d’un fichier, cliquez sur le menu déroulant Version dans la partie supérieure gauche de la correction. Pour plus d’informations sur la création de versions pour les corrections, reportez-vous à la section Travailler avec des versions de corrections de cet article.
Collaborer sur une correction
Une fois qu’une correction est ajoutée à votre feuille, la collaboration peut commencer. La manière dont vous choisissez de collaborer dépendra de l’accès des réviseurs à votre feuille et de la nécessité ou non de leur demander de prendre des décisions d’approbation.
Demande de vérification et d’approbation
Vous pouvez inviter toute personne disposant d’une adresse e-mail valide à vérifier votre correction (y compris les utilisateurs sans licence ou les personnes extérieures à votre organisation).
Pour demander des commentaires :
- Sélectionnez la correction que vous voulez que d’autres personnes vérifient et sélectionnez Inviter en haut de la section Commentaires.
- Dans la fenêtre Inviter des réviseurs qui s’affiche, tapez les noms ou les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer votre correction pour vérification.
- Vérifiez que l’information contenue dans les zones Objet et Message transmet l’information dont vous voulez que vos réviseurs disposent.
- Cliquez sur Envoyer.
Les personnes à qui vous demandez des commentaires recevront une demande de vérification, laquelle renvoie directement à une page de vérification externe. Lorsque ces destinataires cliquent sur la demande, ils sont dirigés vers une page de vérification à l’extérieur de Smartsheet. Pour plus d’informations sur la façon de vérifier une correction envoyée dans une demande de vérification, reportez-vous à Répondre à une demande de corrections.
Vous ne pouvez pas demander la vérification de corrections dont les lignes sont verrouillées. Reportez-vous à Verrouiller ou déverrouiller des colonnes et des lignes afin d’obtenir des informations complémentaires.
Recueillir des commentaires sans approbation
Si vous souhaitez obtenir des commentaires plus informels de la part des personnes ayant accès à votre feuille, vous pouvez les @mentionner dans un commentaire de votre correction. Elles ne pourront pas approuver ou exiger des changements, à moins que vous ne leur ayez également envoyé une demande de vérification.
Si vous @mentionnez quelqu’un qui n’est pas partagé sur la feuille et que vous êtes le Propriétaire, un Administrateur, ou un utilisateur partagé avec un Éditeur pouvant partager les autorisations, vous serez invité à partager la feuille et à lui donner les autorisations appropriées pour qu’il puisse avoir accès au commentaire. Pour plus d’informations, reportez-vous à Niveaux d’autorisation de partage.)
Travailler avec des versions de corrections
Lorsque vous apportez des modifications à un fichier qui se trouve dans une correction (probablement sur la base des commentaires que vous avez reçus dans le cadre du processus de vérification), vous pouvez charger la version révisée pour garder votre correction à jour.
Charger une version d’une correction
Pour charger une nouvelle version d’un fichier pour correction :
- Cliquez sur le menu déroulant Version dans l’angle supérieur gauche de la correction.
- Sélectionnez Créer une nouvelle version.
- Cliquez sur Charger pour localiser et charger le fichier que vous souhaitez corriger (ou, si vous savez où se trouve le fichier, faites-le glisser directement dans la fenêtre).
Et voilà ! Le nouveau fichier est maintenant chargé comme la version actuelle de votre correction. L’indicateur de Version montre maintenant qu’il existe plusieurs versions de la correction. Toutes les versions précédentes seront verrouillées.
Voici quelques points à garder à l’esprit au sujet des versions de correction :
- Les versions verrouillées peuvent être consultées, mais ne peuvent plus être annotées ou commentées.
- Une personne partagée sur la feuille en tant qu’Administrateur (qui doit être un administrateur sous licence) pourra supprimer les commentaires des versions précédentes.
- Tout utilisateur ayant accès à la feuille pourra accéder aux corrections précédentes dans le conteneur des corrections.
- Toute demande extérieure et tout accès extérieur aux versions précédentes seront annulés.
- Les réponses aux demandes restent dans la version, ce qui inclut les commentaires et les résultats En attente, Refusés et Approuvés.
Supprimer une version d’une correction
Pour supprimer une version d’une correction, cliquez sur l’icône Plus d’options et sélectionnez Supprimer la dernière version.
Lorsque vous supprimez la dernière version :
- Les fichiers sont supprimés.
- Tous les commentaires sur la version sont supprimés.
- Toutes les demandes de vérification en suspens sont annulées.
- La version précédente devient la version active et est disponible pour vérification.
Terminer une correction
Vous pouvez indiquer qu’une correction est terminée afin qu’elle soit affichée en lecture seule dans votre feuille et dans la page de vérification externe.
Vous devez être un propriétaire, un administrateur ou un éditeur de la feuille avec licence pour pouvoir définir qu’une correction est terminée.
Lorsqu’une correction est terminée, personne ne peut charger de nouvelles versions, ajouter ou modifier des commentaires. Les utilisateurs peuvent toujours vérifier les commentaires et télécharger les fichiers pour chaque version.
Les propriétaires et les administrateurs de la feuille peuvent supprimer les commentaires dans une correction terminée. Les propriétaires, les administrateurs et les éditeurs de la feuille peuvent également faire repasser la correction en statut non terminé.
Pour indiquer qu’une correction est terminée, ouvrez-la dans votre feuille et cliquez sur le bouton bascule Correction terminée en haut du mode plein écran.
Et voilà ! La correction est maintenant terminée.
REMARQUE : Si vous souhaitez autoriser à nouveau les commentaires ou le chargement d’autres versions de la correction, cliquez sur le même bouton bascule pour qu’elle soit à nouveau non terminée.
Annuler une demande de vérification
Si vous envoyez une demande de vérification, mais que vous décidez plus tard de l’annuler, cliquez sur l’icône Plus d’options et sélectionnez Annuler la vérification.
Lorsqu’une demande de vérification est annulée, toutes les réponses saisies dans la demande seront supprimées et les destinataires n’auront plus accès à la correction.