Les corrections permettent à toute partie prenante de réviser et d’approuver facilement le contenu de votre équipe. Chargez votre fichier à corriger et envoyez une demande de vérification à vos collègues, fournisseurs, clients et autres, même s’ils ne sont pas partagés sur votre feuille. Les examinateurs peuvent épingler les commentaires, discuter de leurs commentaires entre eux et consigner leurs décisions d’approbation. Chargez une nouvelle version à corriger à tout moment pour continuer le processus. Les versions précédentes de la version corrigée resteront disponibles en mode lecture seule.
Proofing
Utiliser les Corrections pour collaborer sur le contenu
La fonctionnalité des Corrections permet aux utilisateurs de vérifier et de collaborer sur le contenu. Grâce aux corrections, les équipes peuvent charger du contenu, demander des commentaires aux parties prenantes, contrôler les versions et obtenir des approbations, dans le cadre d’un processus d’approbation simple et rationalisé. Vous pouvez utiliser les corrections pour :
- Laisser des annotations et des commentaires annotés sur les images et les PDF
- Vérifier et annoter les changements de formulation nécessaires sur les documents
- Donner des informations spécifiques autour d’une maquette de conception de produit
Sujets abordés dans cet article :
- Activer les corrections sur une feuille
- Collaborer sur une correction
- Créer une demande de vérification
- Travailler avec des versions de corrections
- Annuler une demande de vérification
Qui peut utiliser cette fonctionnalité
Les utilisateurs sous licence disposant des autorisations Propriétaire ou Administrateur peuvent activer la fonctionnalité des corrections et charger une correction pour vérification. Tout utilisateur sous licence disposant des autorisations Propriétaire, Administrateur ou Éditeur peut charger une correction pour vérification.
Notez que tout type d’utilisateur (y compris les utilisateurs à titre gratuit) peut vérifier et fournir des commentaires sur une correction. Pour plus d’informations sur les types d’utilisateurs dans Smartsheet, voir Types d’utilisateurs au niveau du compte pour les forfaits à plusieurs utilisateurs.
Les corrections sont disponibles avec les forfaits Entreprise et Affaire.
Activer les corrections sur une feuille
Pour activer les corrections sur une feuille :
- Cliquez sur l’icône Corrections dans le panneau de droite pour afficher le panneau Corrections.
- Au bas du panneau Corrections, sélectionnez l’option Activer les corrections sur cette feuille.
Une colonne Corrections est ajoutée à la feuille (à droite de la colonne Pièces jointes). Vous utiliserez cette colonne pour charger des corrections pour vérification.
Charger une correction
Une fois les corrections activées, vous pourrez les charger pour vérification.
- À partir de la ligne où vous voulez ajouter la correction, cliquez sur l’icône Ajouter une correction
dans la colonne Corrections pour afficher le panneau Corrections.
Le panneau Corrections s’ouvrira avec le panneau disponible Charger un fichier - Cliquez sur Charger un fichier pour localiser et charger le fichier que vous voulez corriger (ou, si vous savez où se trouve le fichier, faites-le glisser directement dans le panneau).
C’est ça. Vous êtes tout à fait prêt à commencer à collaborer sur la correction.
REMARQUES:
- Vous ne pouvez charger qu’une seule correction par ligne, en utilisant l’un des types de fichiers suivants : .png, .jpg, .jpeg, .pdf, .gif, .bmp.
- Pour charger une nouvelle version d’un fichier, cliquez sur Version dans la partie supérieure droite du panneau. Pour plus d’informations sur la création de versions pour les corrections, voir la section Travailler avec des versions de corrections de cet article.
Collaborer sur une correction
Une fois qu’une correction est disponible dans le panneau Corrections, la collaboration peut commencer. La façon dont vous choisissez de collaborer dépendra selon si vous voulez que les réviseurs fassent leurs commentaires dans une page de vérification externe ou si vous voulez que les utilisateurs collaborent directement dans la feuille.
ASTUCE : Cliquez sur @Mention au bas du panneau pour discuter de la correction avec d’autres personnes partagées sur la feuille. (Si vous @mentionnez quelqu’un qui n’est pas partagé sur la feuille et que vous êtes le Propriétaire, un Administrateur, ou un utilisateur partagé avec un Éditeur pouvant partager les autorisations, vous serez invité à partager la feuille et à lui donner les autorisations appropriées pour qu’il puisse avoir accès au commentaire. Pour plus d’informations, voir Niveaux d’autorisation de partage.)
Créer une demande de vérification
Toute personne possédant une adresse e-mail valide peut recevoir une demande de vérification de correction (y compris les utilisateurs sans licence ou les personnes à l’extérieur de votre organisation).
Pour envoyer une demande de vérification :
- Sélectionnez la correction que vous voulez que d’autres personnes vérifient et cliquez sur Configurer la demande de vérification en haut du panneau Corrections.
- Dans la fenêtre Envoyer une correction pour vérification qui s’affiche, tapez les noms ou les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer votre correction pour vérification.
- Vérifiez que l’information contenue dans les zones Objet et Message transmet l’information que vous voulez que vos réviseurs aient.
- Cliquez sur Envoyer.
Les personnes que vous incluez dans la vérification recevront une demande de vérification. Lorsque ces destinataires cliquent sur la demande, ils sont dirigés vers une page de vérification à l’extérieur de Smartsheet. Pour plus d’informations sur la façon de vérifier une correction envoyée dans une demande de vérification, voir : Répondre à une demande de corrections.
Travailler avec des versions de corrections
Lorsque vous apportez des modifications à une correction (probablement en fonction des commentaires que vous avez reçus dans le cadre du processus de vérification), vous pouvez charger la version vérifiée afin que la version que vous conservez dans Smartsheet soit la plus récente.
Charger une version d’une correction
Pour Charger une nouvelle version d’une correction :
- Cliquez sur Version en haut de la section de droite du panneau Corrections.
- Sélectionnez Créer une nouvelle version.
- Cliquez sur le bouton Charger le fichier qui apparaît dans la section gauche du panneau Corrections.
- Sélectionnez le fichier à partir de votre ordinateur et chargez-le (ou faites-le glisser vers la section charger du panneau).
C’est ça ! La nouvelle version est maintenant chargée et associée à votre feuille. L’indicateur de Version indique maintenant qu’il existe plusieurs versions de la correction. Toutes les versions précédentes seront verrouillées.
Voici quelques points à garder à l’esprit au sujet des versions de correction :
- Les versions verrouillées peuvent être consultées, mais ne peuvent plus être annotées ou commentées.
- Une personne partagée sur la feuille en tant qu’Administrateur (qui doit être un administrateur sous licence) pourra supprimer les commentaires des versions précédentes.
- Tout utilisateur ayant accès à la feuille pourra accéder aux corrections précédentes dans le conteneur des corrections.
- Toute demande extérieure et tout accès extérieur aux versions précédentes seront annulés.
- Les réponses aux demandes restent dans la version, ce qui inclut les commentaires et les résultats En attente, Refusés et Approuvés.
Supprimer une version d’une correction
Pour supprimer une version d’une correction, cliquez sur l’icône Plus d’options 
et sélectionnez Supprimer la dernière version.
Lorsque vous supprimez la dernière version :
- Les fichiers sont supprimés.
- Tous les commentaires sur la version sont supprimés.
- Toutes les demandes de vérification en suspens sont annulées.
- La version précédente devient la version active et est disponible pour vérification.
Annuler une demande de vérification
Si vous envoyez une demande de vérification, mais que vous décidez plus tard de l’annuler, cliquez sur l’icône Plus d’options et sélectionnez Annuler la demande de vérification.
Lorsqu’une demande de vérification est annulée, toutes les réponses saisies dans la demande seront supprimées et les destinataires n’auront plus accès à la correction
Répondre à une demande de corrections
Lorsque vous recevez une demande de vérification de corrections, elle comprendra un lien qui vous dirigera vers une page de vérification dans un nouvel onglet du navigateur. Sur la page, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
• Laisser des commentaires annotés liés directement à un élément de contenu
• Avoir des conversations avec d’autres parties prenantes
• Approuver ou refuser la correction
Qui peut utiliser cette fonctionnalité
Les personnes disposant d’un compte Smartsheet pourront vérifier la correction et agiront en conséquence (tant qu’elles sont connectées à Smartsheet). Les utilisateurs sous licence avec des autorisations Propriétaire, Administrateur, ou Éditeur sur la feuille qui contient la correction pourront agir sur celle-ci directement dans la feuille.
REMARQUE : Toute personne sans compte Smartsheet qui reçoit une demande de vérification sera invitée à créer un compte gratuit. Une fois cette opération effectuée, elle sera en mesure de voir la correction et d’agir.
Les types de forfaits Entreprise et Affaire permettent d’envoyer des demandes de vérification. Tout type de forfait permet de vérifier une correction.
Vérifier une correction
Lorsque une personne vous envoie une demande de vérification des corrections, vous recevez un e-mail, une notification dans Smartsheet, ou les deux (en fonction de vos préférences de notification). Pour commencer votre vérification, cliquez sur Vérifier la correction
Ce que vous ferez ensuite dépendra selon si vous avez déjà un compte Smartsheet :
- Si vous avez déjà un compte Smartsheet, cliquez sur le lien pour afficher la page de vérification externe.
- Si vous n’avez pas de compte Smartsheet, vous serez invité à créer un compte gratuit avant de pouvoir consulter la page de vérification externe.
Toute personne qui a été invitée à la vérification peut y participer.
L’endroit où vous agirez dépendra du fait que vous ayez été ou non partagé sur la feuille pour laquelle se trouve la correction :
- Partagé sur la feuille : Si vous avez accès à la feuille où se trouve la correction, vous pouvez vérifier la correction directement dans le panneau Corrections de la feuille, ou vous pouvez agir sur la page de vérification externe.
- Non partagé : Si vous n’êtes pas partagé sur la feuille, vous ne pourrez agir que sur la page de vérification externe.
Approuver ou refuser une correction
Pour approuver ou refuser une correction, cliquez sur l’option souhaitée en bas à droite du panneau Corrections sur la feuille (pour ce faire, vous aurez besoin des autorisations appropriées) ou sur la page de vérification externe.
REMARQUE : Seules les personnes qui ont été invitées à participer à une vérification verront ces options.
Approuvez une correction si la version que vous consultez ne nécessite aucune autre révision.
Refusez une correction si elle nécessite des modifications et une vérification plus approfondie.
Au fur et à mesure que les autres personnes approuveront et refuseront la correction, chaque spectateur aura un aperçu de ce qui suit :
- Un décompte de toutes les réponses d’approbation ou de refus des autres personnes qui ont été invitées à vérifier la correction.
- Un décompte En attente, qui vous permet de savoir combien de personnes n’ont pas encore vérifié la correction.
ASTUCE : Pour voir les noms des personnes qui ont choisi une option, ou qui ne l’ont pas encore vérifiée, passez la souris au dessus des boutons Approuver, Refuser ou En attente.
Inclure des commentaires ou des annotations dans vos commentaires
Utilisez un commentaire si vous avez des commentaires généraux. Utilisez une annotation (cliquez dans la correction à un endroit spécifique et fournissez ensuite le commentaire) si votre commentaire est spécifique à un certain domaine de la correction.
Ajouter un commentaire
Tapez votre commentaire dans l’espace Ajouter un commentaire et appuyez sur Entrée.
ASTUCE : Tapez @<adresse e-mail> pour baliser quelqu’un dans un commentaire. Vous pouvez l’utiliser, par exemple, pour informer le demandeur que vous avez terminé la vérification. (Il recevra une notification qui comprendra un lien vers la feuille qui contient la correction, afin qu’il puisse la trouver et voir vos commentaires.)
Ajouter une annotation
Pour ajouter une annotation :
- Passez votre souris au-dessus de l’endroit où vous souhaitez laisser un commentaire sur la correction.
Le curseur se transforme en croix pour indiquer que vous pouvez laisser une annotation. - Cliquez avec la souris.
Ceci ajoutera un cercle d’annotation sur la correction. - Tapez votre commentaire dans la section Ajouter un commentaire (du côté droit du panneau).
- Appuyez sur Entrée pour envoyer vos commentaires.
Une fois que vous avez envoyé votre annotation, l’annotation sur la correction se transformera en une valeur numérique encerclée. Le numéro de l’annotation reflétera l’ordre dans lequel le commentaire a été fait.
ASTUCE : Pour mettre en surbrillance la zone associée à une annotation, cliquez sur le commentaire annoté. Pour voir le commentaire associé à une annotation, cliquez sur le numéro.