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El administrador del sistema es responsable de agregar, administrar y eliminar usuarios. Revise las prácticas recomendadas para configurar y administrar los usuarios de su plan.
Explicaremos las diferencias entre los tipos de usuario y enseñaremos a generar informes que reflejen cómo la organización utiliza Smartsheet.
En el Modelo de colaborador heredado, la ventana se denomina Administración de usuarios. En el Modelo de suscripción de usuarios, se denomina Roles e informes de usuarios.
Determinar qué configuración de la cuenta se aplica a su plan
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Como administrador del sistema, puede controlar las funciones específicas que se aplican a todos los usuarios dentro de su plan. En la siguiente tabla, se proporciona un desglose detallado de estas configuraciones, incluido quién puede usarlas, los detalles específicos de cada configuración y su disponibilidad en los planes de Negocios y Empresarial. Aprenda a identificar su plan de Smartsheet y el tipo de usuario o puesto.
Configuración | Detalles | Plan de Negocios | Plan Empresarial |
|---|---|---|---|
Colores y logotipo de la cuenta | Aplique una marca de cuenta estricta para todos los miembros de su plan. Luego de configurar la personalización de los colores y el logotipo de su organización, puede controlar si otras personas de la cuenta pueden anular esta personalización y reemplazarla por su propia configuración de colores. Aprenda a personalizar Smartsheet con sus colores y logotipo. | Sí | Sí |
| Detección de cuenta | Decida si los usuarios de Smartsheet de su organización que no tienen licencia (por ejemplo, los colaboradores gratuitos o las personas que están usando una prueba) podrán tener visibilidad de las cuentas de Smartsheet de su organización que están disponibles para ellos. Si se habilita esta opción, los integrantes de su organización pueden ponerse en contacto con usted directamente para solicitar una licencia. Para obtener más información, consulte el artículo “Unirse a un plan existente de Smartsheet de su organización”. | Sí | Sí |
Adjuntos | Controle si los miembros del plan pueden cargar archivos desde su propia computadora adjuntando un enlace (URL) a un sitio o desde servicios de almacenamiento en la nube de terceros. | No | Sí |
Permisos de automatización | Controle quiénes pueden recibir automatización de las hojas en función de su acceso a ellas y la relación que tengan con su organización. | Sí | Sí |
Pantalla de ayuda personalizada | Agregue un enlace al menú que aparece cuando los usuarios seleccionan Ayuda, en la esquina inferior izquierda de Smartsheet. Puede utilizar la pantalla de ayuda para mostrarles a los usuarios qué hojas son relevantes para qué miembros de su plan, cómo participar en un flujo de trabajo o con quiénes comunicarse para obtener ayuda. Consulte el artículo “Crear un mensaje de bienvenida personalizado o una página de ayuda” para obtener más información. | No | Sí |
| Pantalla de cambio de categoría personalizada | Muestre una página personalizada a los usuarios sin licencia de su plan de Smartsheet que necesiten solicitar una. Use la pantalla de cambio de categoría para mostrar una página interna en la que se proporcione información sobre cómo debería proceder el usuario con su solicitud o bien un formulario en el que se recopile más información acerca de las necesidades de Smartsheet del usuario, que lo ayude a usted a decidir si debe otorgarle una licencia. Consulte el artículo “Crear un mensaje de bienvenida personalizado o una página de ayuda” para obtener más información. | No | Sí |
Pantalla personalizada de bienvenida | Muestre una página personalizada a los usuarios de su plan de Smartsheet la próxima vez que inicien sesión. Utilice la pantalla de bienvenida para mostrarles los términos y condiciones internos a los usuarios. Por ejemplo, puede solicitarles que acepten las condiciones de uso antes de continuar, o bien ofrecerles instrucciones para ayudarlos a usar Smartsheet. Consulte el artículo “Crear un mensaje de bienvenida personalizado o una página de ayuda” para obtener más información. | No | Sí |
Imágenes en la vista de cuadrícula | Desactive esta opción para eliminar la posibilidad de agregar imágenes a las celdas en las hojas administradas por usuarios en su plan Empresarial. No se eliminarán las imágenes existentes que se agregaron anteriormente a las celdas. Obtenga más información sobre cómo agregar imágenes a su hoja. | No | Sí |
Visibilidad del perfil | Se muestran las tarjetas de perfil personal al pasar el cursor sobre el nombre o la dirección de correo electrónico de una persona en las siguientes ubicaciones: Columnas de Lista de contactos, formulario de Uso compartido, comentarios, Vista de tarjeta y en sus Contactos de Smartsheet. La visibilidad del perfil le permite controlar el nivel de detalle del perfil (mostrar imagen, mostrar detalles) que se muestra a las personas dentro y fuera de la organización. Obtenga más información sobre cómo administrar su perfil personal. | Sí | Sí |
Controles de publicación | Cuando desactiva una función de publicación con el botón de alternancia en la página Seguridad y controles, el botón Publicar ya no aparece en el panel derecho de las hojas o los informes. Obtenga más información sobre la publicación de hojas, informes o paneles. | Sí | Sí |
Días laborables | Configure la duración de los días laborables y designe días no laborables y feriados para programar sus proyectos. Su selección se aplicará a todas las hojas nuevas que los usuarios creen en el plan. Además, las hojas de proyectos existentes no se ven afectadas por los cambios. Obtenga más información sobre cómo definir los días laborables, los días no laborables y los días feriados en una hoja de proyecto. | Sí | Sí |
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Como administrador del sistema, puede controlar las funciones específicas que se aplican a todos los usuarios dentro de su plan. En la siguiente tabla, se proporciona un desglose detallado de estas configuraciones, incluido quién puede usarlas, los detalles específicos de cada configuración y su disponibilidad en los planes de Negocios y Empresarial. Aprenda a identificar su plan de Smartsheet y el tipo de usuario o puesto.
Configuración | Detalles | Plan de Negocios | Plan Empresarial |
|---|---|---|---|
Colores y logotipo de la cuenta | Aplique una marca de cuenta estricta para todos los miembros de su plan. Luego de configurar la personalización de los colores y el logotipo de su organización, puede controlar si otras personas de la cuenta pueden anular esta personalización y reemplazarla por su propia configuración de colores. Aprenda a personalizar Smartsheet con sus colores y logotipo. | Sí | Sí |
Adjuntos | Controle si los miembros del plan pueden cargar archivos desde su propia computadora adjuntando un enlace (URL) a un sitio o desde servicios de almacenamiento en la nube de terceros. | No | Sí |
Permisos de automatización | Controle quiénes pueden recibir automatización de las hojas en función de su acceso a ellas y la relación que tengan con su organización. | Sí | Sí |
Pantalla de ayuda personalizada | Agregue un enlace al menú que aparece cuando los usuarios seleccionan Ayuda, en la esquina inferior izquierda de Smartsheet. Puede utilizar la pantalla de ayuda para mostrarles a los usuarios qué hojas son relevantes para qué miembros de su plan, cómo participar en un flujo de trabajo o con quiénes comunicarse para obtener ayuda. Consulte el artículo “Crear un mensaje de bienvenida personalizado o una página de ayuda” para obtener más información. | No | Sí |
Pantalla personalizada de bienvenida | Muestre una página personalizada a los usuarios de su plan de Smartsheet la próxima vez que inicien sesión. Utilice la pantalla de bienvenida para mostrarles los términos y condiciones internos a los usuarios. Por ejemplo, puede solicitarles que acepten las condiciones de uso antes de continuar, o bien ofrecerles instrucciones para ayudarlos a usar Smartsheet. Consulte el artículo “Crear un mensaje de bienvenida personalizado o una página de ayuda” para obtener más información. | No | Sí |
Imágenes en la vista de cuadrícula | Desactive esta opción para eliminar la posibilidad de agregar imágenes a las celdas en las hojas administradas por usuarios en su plan Empresarial. No se eliminarán las imágenes existentes que se agregaron anteriormente a las celdas. Obtenga más información sobre cómo agregar imágenes a su hoja. | No | Sí |
Visibilidad del perfil | Se muestran las tarjetas de perfil personal al pasar el cursor sobre el nombre o la dirección de correo electrónico de una persona en las siguientes ubicaciones: Columnas de Lista de contactos, formulario de Uso compartido, comentarios, Vista de tarjeta y en sus Contactos de Smartsheet. La visibilidad del perfil le permite controlar el nivel de detalle del perfil (mostrar imagen, mostrar detalles) que se muestra a las personas dentro y fuera de la organización. Obtenga más información sobre cómo administrar su perfil personal. | Sí | Sí |
Controles de publicación | Cuando desactiva una función de publicación con el botón de alternancia en la página Seguridad y controles, el botón Publicar ya no aparece en el panel derecho de las hojas o los informes. Obtenga más información sobre la publicación de hojas, informes o paneles. | Sí | Sí |
Días laborables | Configure la duración de los días laborables y designe días no laborables y feriados para programar sus proyectos. Su selección se aplicará a todas las hojas nuevas que los usuarios creen en el plan. Además, las hojas de proyectos existentes no se ven afectadas por los cambios. Obtenga más información sobre cómo definir los días laborables, los días no laborables y los días feriados en una hoja de proyecto. | Sí | Sí |