DataTable

DataTable es un nuevo tipo de objeto que puede almacenar millones de filas de datos, integrarse con sistemas externos con Data Shuttle y sincronizar subconjuntos de dichos datos en hojas.

DataTable hace que sea posible que use las funciones de Smartsheet para trabajar con grandes cantidades de datos o vistas únicas personalizadas, fórmulas aplicadas, flujos de trabajo y más en dichos datos. Y sus datos siempre son uniformes y están actualizados.

Acceso a DataTable

Para usar DataTable, su administrador de cuentas de Smartsheet debe otorgarse el rol de DataTable en el Centro de administración. Para crear una conexión entre una DataTable y una hoja, también debe ser administrador o propietario de la hoja.

• En el panel de navegación izquierdo, seleccione Examinar y, luego, seleccione DataTables.

Introducción a DataTable

1. Crear una DataTable.
2. Cargar datos a una DataTable con Data Shuttle.
3. Conectar sus hojas con una DataTable. Seleccione su tipo de conexión, Agregar y cargar o Buscar.

¡Listo! Ahora puede usar datos de su DataTable en hojas para analizar, realizar cálculos, crear flujos de trabajo y más. Si quiere realizar cambios, puede administrar su DataTable.

DataTable es una forma en la que Smartsheet puede almacenar millones de filas de datos y subconjuntos sincronizados de datos en hojas. Una vez que se cree y complete su DataTable con datos, puede conectar la DataTable a una hoja (o varias hojas) y usar las capacidades de Smartsheet para trabajar con sus datos.

Introducción

1. En el panel izquierdo, haga clic en Examinar> DataTables y, luego, en Crear.
2. Ingrese un nombre para su DataTable y seleccione Siguiente.

Agregar campos

Puede agregar campos a su DataTable. DataTable admite campos con texto, números, fechas y casillas de verificación. Los campos en DataTable funcionan de manera similar a las columnas en una hoja. Puede ingresar el tipo de datos que desee pero el tipo determinará cómo puede buscar en los datos. Por ejemplo, si desea buscar según las fechas, su campo deberá ser del tipo fecha.

1. Complete el formulario Crear campos para su tabla y, luego, haga clic en Siguiente. Ingrese el nombre del campo a la izquierda y seleccione el tipo de campo a la derecha.
2. Seleccione Siguiente y revise los campos. Seleccione Volver para realizar cambios o Crear para crear la DataTable.

Cuando conecta una hoja con una DataTable, los datos se sincronizan automáticamente de DataTable a la hoja. Esto significa que cualquier hoja que esté conectada con su DataTable está en sintonía con su fuente genuina.

Existen dos formas de conectar una hoja con una DataTable:

• Agregar y actualizar el modo: Este tipo de conexión extrae subconjuntos de datos desde una DataTable a una hoja. Puede utilizar criterios de filtro para acotar el subconjunto de datos, asignar los datos de DataTable en las columnas de datos y controlar cómo se aplican los cambios de DataTable a la hoja. Utilice las opciones de agregar, actualizar y eliminar para asegurarse de que su hoja coincida con los criterios de filtro definidos en la conexión. Puede contar con que su hoja estará actualizada con los datos más recientes de su DataTable.
  
  Este método no sincroniza los cambios realizados en la hoja con la DataTable.

• Modo de búsqueda: Este tipo de conexión combina datos de una DataTable con una hoja en función de un identificador único. Usted seleccionará un identificador único para buscar valores en la DataTable y elegir las columnas de la hoja que asignar nuevamente a la DataTable. Este método le permite utilizar una DataTable como referencia para los procesos que se ejecutan en una hoja.
  
  La conexión sobrescribirá los cambios realizados en la hoja para todas las columnas asignadas. Bloquee las columnas asignadas para evitar que esto suceda.
  
  Este método no sincroniza los cambios en la hoja con la DataTable.

Agregar y actualizar el modo

Seleccione la tabla

1. Vaya hasta la hoja que desea conectar con una DataTable y, luego, seleccione Conexiones.
2. Seleccione Conectar a una DataTable.
3. Seleccione la DataTable que desea utilizar. La lista incluye solo las DataTables que usted creó.

Filtrar sus datos

Filtre los datos que sincronizará de su DataTable a su hoja. Su hoja se limita a 500 000 celdas de datos, mientras que es probable que su DataTable tenga bastantes datos más.

Debe seleccionar al menos un criterio de filtro; Puede agregar hasta diez criterios de filtro a su conexión. Puede filtrar sus datos con varios criterios de filtro según el tipo de campo.

• Seleccione Sincronizar registros que coinciden al menos con una condición para cambiar entre requerir que coincidan una o más condiciones o dejar que coincidan todas las condiciones. Luego de haber definido sus filtros, haga clic en Siguiente.

Asigne los datos de su DataTable en una hoja

1. Haga clic en el alternador junto al campo que desea asignar y, luego, seleccione del menú desplegable las columnas de la hoja que coincidan.
   NOTA: La conexión agrega una nueva columna a su hoja denominada ID de registro de DataTable. Esta identificación rastrea las filas que se agregan desde la DataTable. Esta columna está bloqueada y oculta de manera predeterminada. Si cambia los valores en esta columna, la fila correspondiente dejará de recibir actualizaciones.
2. Haga clic en Siguiente.

Configurar comportamientos de conexiones

Puede configurar la conexión para:

• Agregar filas a la hoja a medida que se las añade a la DataTable
• Actualizar filas a la hoja a medida que se las cambia en la DataTable
• Eliminar filas de la hoja cuando ya no coinciden con las condiciones de filtro
  NOTA: Si una fila sincronizada previamente ya no coincide con sus criterios de filtro, la fila se eliminará.

Deje estos ajustes en estado predeterminado (agregar y actualizar filas) salvo que solo desee actualizar o agregar nuevas filas.

• Seleccione Siguiente cuando esté listo o Volver para editar sus filtros.

Revisar la conexión

Para revisar sus ajustes de conexión, haga clic en Volver (o en el paso en el menú de la izquierda).

Haga clic en Listo si está satisfecho con la forma en la que está configurada la conexión.

Modo de búsqueda

Configurar la conexión

1. Vaya a la hoja que desea conectar con una DataTable, seleccione el menú Conexiones y, luego, haga clic en Conectar a una DataTable.
2. Seleccione Modo de búsqueda.
3. Seleccione una DataTable y, luego, seleccione Siguiente. La lista muestra solo las DataTables que usted creó.

Seleccionar un identificador único

Seleccione un identificador único para hacer coincidir las filas en su hoja con los registros en su DataTable.

Asegúrese de seleccionar un campo de DataTable que contenga valores únicos. Normalmente es una cadena de números y letras que viene con el conjunto de datos, como un código de tienda, dirección de correo electrónico del empleado o ID de registro de la base de datos.

Si su DataTable tiene registros con diversos valores de identificadores únicos que coinciden, la conexión usará los datos del primer registro que encuentre. En la mayoría de los casos, será el menor ID de registro de DataTable.

• Luego de asignar los identificadores únicos, seleccione Siguiente.

Coincidir campos

A la izquierda se encuentran los campos de DataTable y, a la derecha, las columnas de la hoja.

Para asignar datos de su DataTable en una hoja:

1. Deslice el alternador junto al campo que desea asignar.
2. Seleccione la columna de la hoja del menú desplegable.
3. Seleccione Siguiente para continuar o Volver para editar sus identificadores únicos.

Revisar conexión

Revise sus ajustes.

Para revisar sus ajustes, seleccione el elemento que desea revisar del menú de la izquierda o haga clic en Volver para realizar más cambios.

Seleccione Listo para completar la conexión.