DataTable

DataTable le permite usar funciones de Smartsheet para trabajar con grandes almacenes de datos o vistas personalizadas únicas, aplicar fórmulas, flujos de trabajo y más. Y los datos siempre se mantienen coherentes y actualizados.

DataTable está disponible como oferta premium. Para obtener información sobre precios, póngase en contacto con nuestro equipo de ventas.

Iniciar sesión en DataTable

Acceder a DataTable

Para usar DataTable, el administrador de su cuenta de Smartsheet debe otorgarle la función para DataTable en el Centro de administración. Para crear una conexión entre DataTable y una hoja, también debe ser el administrador o el propietario de la hoja. 

• En el panel de navegación de la izquierda, seleccione Buscar y, luego, DataTables. 

Requisitos previos

Para usar DataTable, debe cumplir lo siguientes requisitos:

• Ser un usuario con licencia
• Tener permisos de propietario o administrador en las hojas conectadas de DataTable
• Tener permisos en DataTable habilitados en Administración de usuarios por el administrador del sistema de Smartsheet

Comenzar con DataTable

Puede crear una DataTable desde cero, pero la manera más fácil consiste en cargar los datos a través de Data Shuttle. 

1. Crear una DataTable
2. Conectar un flujo de trabajo de Data Shuttle a una DataTable para importar datos adicionales en la DataTable
3. Establecer conexiones para importar registros de DataTable a una hoja 
4. Gestionar la DataTable (editar configuración de campos, eliminar registros, hacer un seguimiento y editar las conexiones)

Consejos y prácticas recomendadas de DataTable

Tenga en cuenta estos consejos cuando trabaje con DataTable:

• El conjunto de datos importados no puede incluir más de 2 millones de filas ni más de 200 campos/columnas.
• Si realiza búsquedas y actualizaciones en los datos, o agrega nuevas filas, sus datos deben contener una columna con un identificador único para cada punto de datos. El identificador único favorece la coherencia de los datos. Al crear varios flujos de trabajo en una DataTable, utilice el mismo campo para el identificador único en cada uno de ellos, a fin de evitar los campos vacíos o las filas duplicadas.
• Puede conectar hasta 100 hojas en la DataTable.
• Al conectar una DataTable con una hoja a través de Data Shuttle, se aplican las limitaciones de Smartsheet.
• Los datos deben pasar de la fuente original a la DataTable y, luego, a los subconjuntos de hojas. No se puede usar DataTable para sincronizar los datos de la hoja. Si corresponde, utilice Data Shuttle para descargar los cambios de la hoja y cargarlos a la fuente original. 
• El ID de la conexión es información útil si necesita ayuda. Para encontrar el ID, vaya a la pantalla Resumen de la conexión y seleccione el ícono de flecha entre los nombres de la hoja y la DataTable.
• Los flujos de trabajo de Data Shuttle ejecutados en DataTable tienen diferentes opciones a aquellos que se ejecutan directamente en una hoja. Flujos de trabajo de Data Shuttle:
  • No se pueden programar flujos de trabajo para que se ejecuten en los archivos adjuntos de una hoja
  • No se pueden agregar opciones avanzadas de formato de fecha
  • No se pueden reemplazar todos los datos con un nuevo archivo de importación
  • No se pueden eliminar filas que no coincidan con los criterios de filtrado

Puede agregar, editar o eliminar campos después de crear la DataTable. DataTable es compatible con campos de texto, números, fechas y casillas de verificación. El tipo de campo es importante a la hora de buscar y aplicar filtros; por ejemplo, si quiere buscar una fecha o filtrar por fechas, el campo debe estar asociado a este tipo de información.

Crear una DataTable

Hay dos formas de crear una DataTable: Crear una tabla de datos vacía y completar los datos posteriormente, o usar un flujo de trabajo de Data Shuttle. 

Opción 1: Crear una DataTable vacía

Por medio de este método, creará una DataTable vacía y, luego, usará un flujo de trabajo de Data Shuttle para completar los datos. Al crear una DataTable, se ofrecen más opciones de formato de datos en la configuración. 

1. En la barra de navegación izquierda, seleccione Buscar > DataTables.
2. En el extremo superior derecho de la pantalla de DataTables, seleccione Crear y, luego, seleccione Crear una DataTable en blanco.
3. Siga las instrucciones en pantalla.

Puede editar el esquema de la DataTable desde la página de configuración en cualquier momento. Tenga en cuenta que los cambios pueden afectar las conexiones de las hojas y los flujos de trabajo de Data Shuttle.

Opción 2: Crear una nueva DataTable y un flujo de trabajo en Data Shuttle

El asistente de importación detecta automáticamente los encabezados de las columnas de la hoja de origen y asigna los encabezados al esquema de la DataTable.

Este método no es compatible con opciones avanzadas de formato de fecha. La opción de flujo de trabajo de Data Shuttle solo detectará el formato ISO estándar AAAA-MM-DD HH:MM:SSZ. Si el archivo de origen tiene un formato diferente, utilice la opción uno anterior. 

1. En la barra de navegación izquierda, seleccione Buscar > DataTables.
2. En el extremo superior derecho de la pantalla de DataTables, seleccione Crear y, luego, Desde OneDrive, Google Drive, Box o archivos adjuntos de Smartsheet. 
3. Siga las instrucciones en pantalla. 

Importar datos a una DataTable

Una vez que haya creado la DataTable, puede crear flujos de trabajo de Data Shuttle para completarla con datos adicionales.

Puede crear varios flujos de trabajo para una sola DataTable y usar el mismo identificador único para prevenir los duplicados y los campos vacíos en ejecuciones posteriores de los flujos de trabajo.

Más información sobre Data Shuttle. 

1. Inicie sesión en datashuttle.smartsheet.com.
2. Seleccione el ícono más en la barra de navegación izquierda.
3. Seleccione Cargar datos y siga las instrucciones en pantalla. Para el Destino (paso dos), seleccione DataTable y proceda con la configuración.

Asegúrese de seleccionar Número como el tipo de campo para todos los datos numéricos. DataTable no interpreta caracteres especiales (símbolos de moneda, comas, signos de porcentaje, etc.) como valores numéricos. No incluya símbolos de moneda, comas o signos de porcentaje; en su lugar, escriba los porcentajes como valores decimales (p. ej., 0.5 en lugar de 50%).

Los suscriptores de Smartsheet University pueden aprender sobre este proceso en el curso para Crear y conectar una DataTable.

Métodos de conexión

Hay dos formas de conectar una hoja a una DataTable: El modo Agregar y actualizar y el modo Buscar. Para crear una conexión, debe tener derechos de administrador, propietario o editor en una hoja.

• Modo Agregar y actualizar: Este tipo de conexión extrae subconjuntos de datos de una DataTable y los inserta en una hoja. Puede usar criterios de filtrado para reducir el subconjunto de datos, asignar los datos de la DataTable a las columnas de las hojas y controlar cómo se aplican los cambios realizados en la DataTable a la hoja. Utilice las opciones para agregar, actualizar y eliminar para garantizar que su hoja coincida con los criterios de filtrado definidos en la conexión. Tenga seguridad de que su hoja siempre estará actualizada con los datos más recientes de la DataTable.
   
• Modo Buscar: Este tipo de conexión combina los datos de una DataTable en una hoja en función de un identificador único, similar a la fórmula VLOOKUP. Seleccione un identificador único para buscar valores en la DataTable y elija qué columnas de la hoja asignará a la DataTable. Este método le permite usar una DataTable como referencia para los procesos que se ejecutan en una hoja.
  
  Si utiliza el modo Buscar, la conexión sobrescribirá los cambios realizados en la hoja con los datos de la DataTable. Su hoja siempre coincidirá con el contenido de la DataTable. Por esta razón, la conexión bloqueará las columnas asignadas para que no se puedan editar los datos.
   

Los cambios realizados en la hoja no se sincronizan con la DataTable.

Modo Agregar y actualizar

Paso 1: Seleccionar la tabla

1. Vaya a la hoja que desee conectar con una DataTable, seleccione el menú Conexiones y, luego, Conectar a una DataTable.

2. Seleccione el modo Agregar y actualizar.

3. Seleccione la DataTable que quiera utilizar. En la lista, se incluyen las DataTables que usted creó y aquellas en las que tiene acceso de administrador u observador. 

Paso 2: Filtrar los datos

Filtre los datos que sincronizará desde la DataTable a la hoja. Su hoja tiene un máximo de 500 000 celdas y 20 000 filas, mientras que la DataTable tendrá muchos más datos.

Debe tener al menos un criterio de filtrado. Puede agregar hasta diez criterios a la conexión. Puede filtrar sus datos usando varios criterios según el tipo de campo.

1. Seleccione todos en Sincronizar registros que cumplan todas las condiciones para alternar entre requerir que se cumplan todos los filtros y al menos una condición. Seleccione +Agregar nueva condición si desea agregar más condiciones. 
2. Defina los filtros y seleccione Siguiente. 

Paso 3: Asignar datos de la DataTable a la hoja

1. Active los campos que desee asignar; luego, seleccione la columna de la hoja donde se insertará la información. No es necesario que coincidan los nombres de la DataTable con los de la hoja. 
   La conexión agrega una nueva columna en la hoja llamada ID de registro de DataTable. Este ID sirve para dar seguimiento a las filas agregadas desde la DataTable. Esta columna está bloqueada y oculta de forma predeterminada. Si cambia los valores en esta columna, la fila correspondiente ya no se actualizará.
2. Seleccione Siguiente.

Paso 4: Establecer comportamientos de conexión

1. Alterne cualquier combinación de comportamientos: 
   Agregar filas a medida que se agregar a la DataTable
   Actualizar filas a medida que se modifican en la DataTable
   Eliminar filas que ya no coinciden con las condiciones de filtrado
2. Cuando haya activado el conjunto de comportamientos deseados, seleccione Siguiente.

Paso 5: Revisar la conexión

Verá un resumen de la conexión que ha creado. Para revisar la configuración de la conexión, seleccione Volver. 

Cuando termine, seleccione Crear. Los datos que se ajusten a los criterios de filtrado se agregarán automáticamente a la hoja. Es posible que el proceso tome varios minutos y deba actualizar la hoja. 

Modo Buscar

Paso 1: Establecer la conexión

1. Vaya a la hoja que desee conectar con una DataTable, seleccione el menú Conexiones y, luego, Conectar a una DataTable.
2. Seleccione el modo Buscar.
3. Seleccione la DataTable que quiera utilizar. En la lista, se incluyen las DataTables que usted creó y aquellas en las que tiene acceso de administrador u observador.

Paso 2: Seleccionar un identificador único

1. Seleccione un identificador único para combinar filas de la hoja con registros en la DataTable. Asegúrese de seleccionar un campo de la DataTable que contenga valores únicos. Este valor es, en general, una cadena de números y letras del conjunto de datos, como un código de almacén, una dirección de correo electrónico de un empleado o un ID de registro de una base de datos. Si la DataTable tiene registros con varios valores de identificador único iguales, la conexión usará los datos del primer registro que encuentre. En la mayoría de los casos, será el ID de registro más bajo de DataTable.
2. Luego de asignar el identificador único, seleccione Siguiente.

Paso 3: Combinar campos

1. Active los campos que desee asignar; luego, seleccione la columna de la hoja donde se insertará la información. Debe seleccionar al menos un campo. No es necesario que coincidan los nombres de la DataTable con los de la hoja.
2. Seleccione Siguiente.

Paso 4: Revisar la conexión

Verá un resumen de la conexión que ha creado. Para revisar la configuración de la conexión, seleccione Volver. 

Seleccione Crear para finalizar la conexión. La conexión se ejecutará de forma automática y agregará valores de búsqueda para cualquier identificador único con un equivalente en la DataTable. Es posible que el proceso tome varios minutos y deba actualizar la hoja.