Acerca de Data Shuttle

Para usar Data Shuttle, debe tener permisos de Propietario, Administrador o Editor en la hoja de destino y tener permisos en la aplicación Data Shuttle premium habilitados en el Centro de administración por el Administrador del sistema de Smartsheet. Para ponerse en contacto con el representante de ventas y obtener más información, visite el Data Shuttle Marketplace.

Data Shuttle de Smartsheet le permite cargar o descargar los datos entre Smartsheet y sus sistemas de ERP, CRM y bases de datos. Esto le permite centralizar los datos en una única fuente de información de forma automática y fluida, lo que le brinda la posibilidad de tomar decisiones con confianza en tiempo real.

Comenzar

Cuando comience el recorrido con Data Shuttle en la organización, tenga en cuenta estas recomendaciones para maximizar sus ventajas:

• Los administradores del sistema son responsables de otorgar a los usuarios acceso a Data Shuttle. Como administrador del sistema, debe realizar comprobaciones de los permisos de los usuarios, a fin de garantizar que los miembros o los usuarios con licencia tengan el acceso adecuado.
  • Individual
  • Masivo
• Comparta el contenido de aprendizaje y las credenciales de Data Shuttle con usuarios relevantes dentro de su organización.
• Familiarícese con los controles de gestión de Data Shuttle.
• Regístrese en el programa Mobilizer y acceda a recursos exclusivos.

Acceder a Data Shuttle

Hay dos maneras en las que puede acceder a Data Shuttle desde la aplicación de Smartsheet:

• A través del menú Conexiones en la barra de navegación superior en la vista de cuadrícula. 
• A través del botón Integraciones de datos en la barra de navegación superior desde la vista de tabla.

También puede iniciar sesión con el botón que aparece a continuación.

Inicie sesión en Data Shuttle

Flujos de trabajo de Data Shuttle

Data Shuttle consiste en flujos de trabajo. Los dos tipos de flujos de trabajo son la carga y la descarga de datos. La carga de datos le permite configurar un flujo de trabajo que incorpora automáticamente archivos de hojas de cálculo en Smartsheet, donde se pueden filtrar y transformar. La descarga de datos crea un flujo de trabajo que guarda automáticamente una copia de una hoja que otra aplicación puede importar en su proceso.

Los flujos de trabajo ayudan a hacer lo siguiente:

• Definir la procedencia y el destino de los datos 
• Aplicar filtros a los datos 
• Asignar los datos a su destino 
• Crear un cronograma opcional para que el flujo de trabajo se ejecute de forma automática 

A medida que cree los flujos de trabajo, asegúrese de tener un objetivo claro. Evite los flujos de trabajo circulares, que se ejecutan en un bucle infinito y pueden dañar sus datos.

Pasos básicos de los flujos de trabajo

1. Confirme los permisos y la compatibilidad de los datos. 
2. Inicie sesión en Data Shuttle en datashuttle.smartsheet.com
3. En la barra de navegación izquierda, seleccione + para crear un nuevo flujo de trabajo. 

4. Seleccione el tipo de flujo de trabajo que desea crear: carga o descarga.

   No puede cargar ni descargar informes, WorkApps, paneles, adjuntos ni imágenes en celdas.

5. Siga las instrucciones en las pantallas del flujo de trabajo para hacer lo siguiente:
   • Identificar el origen 
   • Definir un destino
   • Aplicar filtros 
   • Asignar columnas 
   • Compartir el flujo de trabajo

6. (Opcional) Cree un cronograma para que el flujo de trabajo se ejecute de forma automática.

   Data Shuttle se ejecuta según el estándar UTC y no se ajusta a la zona horaria que configuró en la aplicación de Smartsheet.

7. Publique el flujo de trabajo para guardarlo. Vuelva al panel para revisar, editar o archivar el flujo de trabajo.

Compatibilidad de los datos

Si tiene una cuenta comercial de Smartsheet, todas sus unidades están activas de forma predeterminada. 

Si tiene una cuenta de Smartsheet Gov, las unidades están desactivadas. En las cuentas de Smartsheet Gov, puede seleccionar las unidades a las que Data Shuttle puede acceder, pero debe contactar a soporte para solicitar esta capacidad.

Flujos de trabajo de carga

Los flujos de trabajo de carga toman datos de un archivo adjunto y pueden agregar, actualizar o eliminar filas en una hoja en función de una ID única. El archivo adjunto debe ser un archivo CSV o XLSX. Los flujos de trabajo de carga también pueden tomar datos de un archivo vinculado en una unidad de almacenamiento externa.

Puede crear un flujo de trabajo de carga en Data Shuttle para hacer lo siguiente:

• Importar las horas trabajadas reales de una herramienta de registro del tiempo externa
• Importar los gastos reales de un sistema de contabilidad externo
• Actualizar el proceso de ventas de entrega desde una herramienta de CRM que no sea de SFDC (Salesforce)
• Combinar datos de un sistema externo en una hoja de ingreso para impulsar el aprovisionamiento en Control Center
• Importar datos en Smartsheet de herramientas personalizadas de creación de formularios

Flujos de trabajo de descarga

Puede usar Data Shuttle para descargar datos como archivos adjuntos a una hoja de Smartsheet o una fuente externa en la nube, como OneDrive/SharePoint, Google Drive o Box.

Cree un flujo de trabajo de descarga en Data Shuttle para hacer lo siguiente:

• Mostrar información clave de Smartsheet a los usuarios que no utilizan la herramienta
• Exportar datos complejos en una estructura simple para incorporar bases de datos
• Poner las hojas a disposición semanalmente en un sistema de almacenamiento en la nube para enviarlas como archivo adjunto por correo electrónico
• Enviar datos de hojas filtrados y modificados como archivos adjuntos a otra hoja para la creación de soluciones complejas
• Exportar, archivar y auditar datos conservando las versiones exportadas como copias de respaldo

En los planes de Smartsheet Gov, también está disponible la unidad para el producto GCC High de Microsoft.

Perspectivas de Data Shuttle

Los administradores del sistema pueden dirigirse a Centro de administración > Perspectivas del plan para ver las perspectivas de Data Shuttle. Entre los datos de las perspectivas, se incluyen la cantidad total de flujos de trabajo creados, las filas actualizadas, las ejecuciones, los usuarios activos, los errores, los elementos archivados y mucho más. Obtenga más información sobre lasPerspectivas del plan.