Acerca de Data Shuttle

Para esta herramienta, los datos deben descargarse en formato .csv o .xlsx de sistemas como CRM, ERP, bases de datos, etc. 

Puede usar Data Shuttle para descargar datos como archivo adjunto en una hoja de Smartsheet o una fuente externa en la nuble (OneDrive/SharePoint, Google Drive o Box).

La conexión de Data Shuttle se puede establecer a través del menú Conexiones en la barra de navegación superior de la aplicación Smartsheet o con el botón Iniciar sesión en Data Shuttle.

Iniciar sesión en Data Shuttle

Data Shuttle para cargar datos

Cree un flujo de trabajo de carga en Data Shuttle para hacer lo siguiente:

• Importar las horas trabajadas reales de una herramienta de registro del tiempo externa
• Importar los gastos reales de un sistema de contabilidad externo
• Actualizar la canalización de ventas desde una herramienta CRM que no sea de SFDC
• Combinar datos de un sistema externo en una hoja de entrada para impulsar el aprovisionamiento en SCC
• Combinar constantemente datos de diferentes sistemas en una solución de Smartsheet para tener una visión general ejecutiva y centralizada
• Comparar fácilmente los datos de ERP con el contexto de ejecución del trabajo
• Importar datos en Smartsheet de herramientas personalizadas de creación de formularios
• Importar análisis de inteligencia empresarial para tomar medidas

Data Shuttle para descargar datos

Cree un flujo de trabajo de descarga en Data Shuttle para hacer lo siguiente:

• Mostrar información clave de Smartsheet a los usuarios que no utilizan la herramienta
• Extraer datos procesados de Smartsheet para importarlos a otras herramientas de análisis de datos, CRM u otros sistemas de registro de la empresa
• Exportar datos complejos en una estructura simple para importaciones de bases de datos
• Poner a disposición todas las semanas resúmenes de hojas en un sistema de almacenamiento en la nube para enviar como archivo adjunto en un correo electrónico
• Enviar datos de hojas filtrados y modificados como archivo adjunto a otra hoja para la creación de soluciones complejas  
• Exportar casos de uso clave de registro de PPM en un cronograma para corregirlos y compararlos con presupuestos en sistemas externos
• Exportar, archivar y auditar datos al conservar versiones exportadas de diferentes hojas a largo plazo

Cargar datos

Data Shuttle puede cargar datos de las siguientes ubicaciones:

• Sistemas que permitan exportar datos a archivos de texto .csv, .xlsx u Hojas de cálculo de Google 
• Archivos en Google Drive, Microsoft (OneDrive/SharePoint) o Box
• Unidades compartidas de Google, Box y SharePoint

Si selecciona OneDrive como la ubicación de origen/destino, los sitios de SharePoint aparecerán en el panel de la izquierda debajo de los archivos de OneDrive. 

Al crear un flujo de trabajo, asegúrese de lo siguiente:

• El archivo .csv o .xlsx está adjuntado a la hoja en Smartsheet.
• O bien, el archivo .csv, .xlsx o la Hoja de cálculo de Google está ubicado en el Google Drive de una cuenta a la que usted tiene acceso.
• Al importar archivos de Google Drive a Data Shuttle, un usuario con licencia de Smartsheet debe tener al menos acceso de lectura en los documentos de la unidad compartida de Google.

Descargar datos de Smartsheet

Para descargar archivos de Smartsheet o Excel a una unidad compartida de Google Drive, un usuario con licencia de Smartsheet debe tener al menos acceso de edición en el archivo de la unidad compartida de Google.

Data Shuttle puede descargar datos de Smartsheet en las siguientes ubicaciones:

• OneDrive/SharePoint, Box y Google Drive, o como archivo adjunto a una hoja de Smartsheet en formato de Excel, .xlsx o .csv.
• Unidades compartidas de Google, SharePoint y Box. Debe tener permiso de edición en la unidad compartida.

Data Shuttle no es compatible con la extensión (.xls) de los archivos de Excel heredados.

Para obtener más información sobre la compatibilidad de navegadores, consulte Requisitos y pautas del sistema para el uso de Smartsheet.

Compatibilidad de los datos

Si tiene una cuenta comercial de Smartsheet, todas sus unidades están activas de forma predeterminada.

Si tiene una cuenta de Smartsheet Gov, las unidades están desactivadas. En las cuentas de Smartsheet Gov, puede seleccionar las unidades a las que Data Shuttle puede acceder, pero debe ponerse en contacto con el equipo de Soporte para solicitar esta función.

Flujos de trabajo de Data Shuttle

Para cargar o descargar datos, debe crear flujos de trabajo. Cada flujo de trabajo le permite hacer lo siguiente:

• Definir la procedencia y el destino de los datos 
• Aplicar filtros a los datos 
• Asignar los datos a su destino 
• Crear un cronograma opcional para que el flujo de trabajo se ejecute de forma automática 
  • Puede programar un flujo de trabajo y olvidarse de este, sabiendo que los datos se actualizan con regularidad en la ubicación de destino. También ejecutar el flujo de trabajo de forma manual en cualquier momento.

A medida que cree los flujos de trabajo, asegúrese de tener un objetivo claro. Evite los flujos de trabajo circulares. Estos se ejecutarán en un bucle infinito y provocarán problemas en los datos.

Pasos básicos de los flujos de trabajo

1. Confirme los permisos y la compatibilidad de los datos. 
2. Inicie sesión en Data Shuttle en datashuttle.smartsheet.com.
3. En la barra de navegación izquierda, seleccione + para crear un nuevo flujo de trabajo. 
4. Seleccione el tipo de flujo de trabajo que desea crear, de carga o de descarga.
5. Siga las instrucciones en las pantallas del flujo de trabajo para hacer lo siguiente:
   • Identificar el origen 
   • Definir un destino
   • Aplicar filtros 
   • Asignar columnas 
6. Opcional: Cree un cronograma para que el flujo de trabajo se ejecute de forma automática.
7. Publique el flujo de trabajo y guárdelo. Vuelva al panel para revisar, editar o archivar el flujo de trabajo.

Consejos y prácticas recomendadas

• Con Data Shuttle, se aplican las limitaciones de Smartsheet.
• Si necesita cargar datos de una ubicación de origen para reemplazar más de 5000 filas o combinar datos en 20 000 filas, puede aplicar filtros o asignar solo una selección de columnas. También puede crear múltiples flujos de trabajo con una categoría de datos en común para distribuir los datos en varias hojas. Puede descargar hasta 20 000 filas. 
• Si generalmente trabaja con grandes conjuntos de datos que superan el límite de la hoja de 20 000 filas, considere cargarlos a una DataTable.
• Los filtros de Data Shuttle distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Revise el formato de las letras si los resultados no son correctos.
• Configure flujos de trabajo eficientes. Si alguien crea un flujo de trabajo y lo define para que se ejecute cada vez que se agrega un nuevo adjunto, toda persona que agregue el adjunto provocará que se ejecute el flujo de trabajo.