Conectar una hoja a una DataTable

Requisitos previos

Para usar DataTable:

• Compruebe que tiene permisos de propietario o administrador en las hojas en las que desea crear una conexión de DataTable.
• DataTable debe ser una aplicación premium disponible para usted.
• Debe tener permisos en la aplicación premium DataTable que le haya concedido el administrador del sistema en el Centro de administración.

Inicie sesión en DataTable para comprobar su nivel de acceso. De lo contrario, visite la página DataTable Marketplace para ponerse en contacto con su representante de ventas por consultas relacionadas con los precios.

Métodos de conexión

Hay dos formas de conectar una hoja a una DataTable:

• Modo Agregar y actualizar: Extrae subconjuntos de datos de una DataTable y los inserta en una hoja. Puede usar criterios de filtrado para reducir los datos, asignarlos a las columnas de las hojas y controlar cómo se aplican los cambios realizados en la DataTable a la hoja. Utilice las opciones agregar, actualizar y quitar para que su hoja coincida con los criterios de filtro de su conexión.
• Modo de búsqueda: Combina los datos de una DataTable en una hoja en función de un identificador único, similar a la fórmula VLOOKUP. Debe seleccionar un identificador único para buscar valores en la DataTable y elegir qué columnas de la hoja asignar a la DataTable. El modo de búsqueda le permite usar una DataTable como referencia para los procesos que se ejecutan en una hoja.

En el modo de búsqueda, su conexión sobrescribe los cambios de hoja con los datos de DataTable. En el modo de búsqueda, la conexión bloquea las columnas asignadas para que no se puedan editar los datos.

Los cambios realizados en la hoja no se sincronizan con la DataTable.

Puede conectar hasta 1000 hojas en su DataTable.

Modo de agregar y actualizar

Paso 1: Seleccionar la tabla

1. Vaya a la hoja que desea conectar con una tabla de datos.
2. Cambie a la vista Cuadrícula seleccionando Grid in view switcher en la barra de herramientas superior.
3. Seleccione el menú Conexiones y, a continuación, Conectar a una tabla de datos.
4. Seleccione Agregar y actualizar.
5. Seleccione la DataTable que quiera utilizar.

Paso 2: Filtrar los datos

Filtre los datos que desee sincronizar desde la DataTable hasta la hoja. Los límites de la hoja son 500 000 celdas y 20 000 filas, mientras que la DataTable puede tener más datos.

Debe tener al menos un criterio de filtrado. Puede agregar hasta diez criterios a la conexión. Los criterios dependen del tipo de campo de datos en el que se filtre.

1. Seleccione todas en Sincronizar registros a fin de que se cumplan todas las condiciones para alternar entre requerir que se cumplan todos los filtros y al menos una condición. Seleccione +Agregar condición nueva si desea agregar más condiciones. 
2. Defina los filtros y seleccione Siguiente. 

Paso 3: Asignar datos de la DataTable a la hoja

1. Active los campos que desee asignar; luego, seleccione la columna de la hoja para el traspaso. No es necesario que coincidan los nombres de la DataTable con los de la hoja. 

   La conexión agrega una nueva columna a su hoja llamada DataTable Record ID. Este ID rastrea las filas agregadas desde la DataTable. Esta columna está bloqueada y oculta de forma predeterminada. Si cambia un valor en esta columna, la fila correspondiente dejará de recibir actualizaciones.

2. Seleccione Siguiente.

Paso 4: Establecer comportamientos de conexión

1. Alterna cualquier combinación de comportamientos: 
   • Añadir filas a medida que se agregan a la DataTable
   • Actualizar las filas a medida que se modifican en el DataTable
   • Eliminar las filas que ya no coincidan con los criterios de filtrado
2. Cuando termines de activar los comportamientos, selecciona Siguiente.

Paso 5: Revisar la conexión

Aparecerá un resumen de la conexión que ha creado.

1. Para revisar cualquier configuración de conexión, seleccione Atrás para navegar a ellos y, a continuación, revíselos.
2. Cuando termines, selecciona Crear en la última página.

Smartsheet agrega automáticamente datos de DataTable que coinciden con los criterios de filtro a su hoja. Los nuevos datos pueden tardar varios minutos en aparecer, y es posible que necesite actualizar su hoja para ver los nuevos datos.

Modo Buscar

Paso 1: Establecer la conexión

1. Vaya a la hoja que desee conectar con una DataTable y seleccione la vista Cuadrícula.
2. Seleccione el menú Conexiones y, a continuación, seleccione Conectar a una tabla de datos.
3. Seleccione Modo de búsqueda.
4. Seleccione la DataTable que quiera utilizar. 

Paso 2: Seleccionar un identificador único

1. Seleccione un identificador único para que coincidan las filas de hojas con los registros de DataTable.
   • Asegúrese de seleccionar un campo de la DataTable que contenga valores únicos. Cada valor es, en general, una cadena de números y letras del conjunto de datos, como un código de almacén o un ID de registro de una base de datos.
   • Si la DataTable tiene registros con valores de identificador único iguales, la conexión usa los datos del primer registro que encuentra. Por lo general, este es el registro con el ID de registro de DataTable más bajo.
2. Después de asignar el identificador único, seleccione Siguiente.

Paso 3: Hacer corresponder los campos

1. Activa cada campo que desees asignar y, a continuación, selecciona las columnas de hoja a las que quieras portar los datos del campo.

   Debe seleccionar al menos un campo. No es necesario que coincidan los nombres de la DataTable con los de la hoja.

2. Seleccione Next (Siguiente).

Paso 4: Revisar la conexión

Aparecerá un resumen de la conexión que ha creado.

1. Para revisar cualquier configuración de conexión, seleccione Atrás para navegar a ellos y, a continuación, revíselos.
2. Cuando termines, selecciona Crear en la última página.

La conexión se ejecuta automáticamente y agrega valores de búsqueda para identificadores únicos que coinciden con los ID de registro de DataTable. Los nuevos datos pueden tardar varios minutos en aparecer y es posible que deba actualizar la hoja.