Flujo de trabajo de carga

Requisitos previos

• Permisos de propietario, administrador o editor en la hoja de destino.
• Permisos de la aplicación Data Shuttle Premium habilitados en el Centro de administración por el administrador del sistema de Smartsheet.

Si tiene acceso a Smartsheet University, puede encontrar esta información con instrucciones interactivas en el curso Flujos de trabajo de carga de Data Shuttle.

Inicie sesión en Data Shuttle

En este artículo, se proporciona una descripción general sobre cómo importar datos en una hoja.

Términos clave

• Origen: De dónde importa los datos. Por ejemplo, el origen puede ser un archivo XLSX de otro sistema que desee importar a Smartsheet. 
• Destino: La ubicación en la que importa los datos. Data Shuttle puede importar datos a una hoja o una DataTable.
• Identificador único: Los identificadores únicos son ID exclusivos (valores de columna clave) que no deben estar duplicados en una columna específica de una hoja. Por ejemplo, si utiliza una hoja para realizar el seguimiento de sus contactos, puede designar la dirección de correo electrónico como identificador único para evitar entradas duplicadas. Otros ejemplos de identificadores únicos son los números de pieza, los números de identificación de estudiante o los códigos de empleado.

Aspectos básicos de los flujos de trabajo de carga de Data Shuttle

Con Data Shuttle, puede cargar archivos CSV o XLSX y Hojas de cálculo de Google en Smartsheet desde los siguientes orígenes: 

• Google Drive

• Hojas de cálculo de Google (solo para cargas de hojas de cálculo de Google)

• Box

• OneDrive o SharePoint

Asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos en función de su archivo y entorno:

• Los archivos CSV y XLSX deben ser archivos adjuntos de la hoja o fila en Smartsheet o residir en una cuenta de Google Drive, OneDrive o Box a la que tenga acceso.
• Las Hojas de cálculo de Google deben residir en una unidad de Google Drive a la que tenga acceso.
• Si sus archivos están en Google Drive, uno de sus administradores de flujos de trabajo de Data Shuttle debe tener al menos acceso de Observador a ellos.

Limitaciones

• Se admiten flujos de trabajo de carga de hojas. Puede crear flujos de trabajo que carguen datos directamente en las hojas. (No se incluyen los informes, las WorkApps, los paneles ni los archivos adjuntos).
• Los flujos de trabajo de combinación admiten hasta 20 000 filas por ejecución.
• Los flujos de trabajo de reemplazo admiten hasta 5000 filas por ejecución.
• Los flujos de trabajo pueden procesar hasta 400 columnas por hoja.
• Los flujos de trabajo de combinación necesitan una columna de identificador único y no admiten lo siguiente:
  • Columnas generadas por el sistema
  • Columnas desplegables de selección múltiple
  • Fórmulas de la columna
  • Celdas en blanco
  • Duplicados dentro de la columna

Paso 1: Crear un flujo de trabajo

1. Inicie sesión en Data Shuttle o acceda a la función desde Launcher (Iniciador) > Data Shuttle en la barra de navegación que se ubica a la izquierda.
2. En la barra de navegación que se ubica a la izquierda, seleccione 
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    para crear un flujo de trabajo.

3. Seleccione Cargar datos.

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Consejo experto: Copie de un flujo de trabajo existente 

También puede hacer una copia de un flujo de trabajo existente y editarlo para crear uno nuevo: 

1. Pase el cursor sobre el flujo de trabajo que desea copiar. Luego, seleccione 
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    en el lado derecho de la pantalla en esa fila.
2. Seleccione Create a copy (Crear una copia) y asigne un nombre al nuevo flujo de trabajo.

3. Pase el cursor sobre la fila creada para el nuevo flujo de trabajo y seleccione 

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    de nuevo así puede editar el flujo de trabajo con los cambios deseados.
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Paso 2: Seleccionar un archivo de origen

Notas sobre los orígenes

• Debe tener al menos permisos de Editor para cualquier unidad compartida que se utilice como origen. En OneDrive, Smartsheet solo admite la conexión con unidades personales.
• Data Shuttle no admite archivos XLSX con formato OpenXML. Si está generando su archivo de datos utilizando una API, considere generar un archivo CSV en lugar de uno XLSX.
• El tamaño del archivo de origen no debe ser superior a 1 GB.

Para establecer un origen

1. Seleccione su Ubicación de origen. El archivo de origen puede residir en una de las siguientes ubicaciones:

   • Archivo adjunto de Smartsheet: Dado que inició sesión, puede buscar o seleccionar un archivo para ubicar el archivo adjunto de la hoja o de la fila en la que se adjunta el archivo. Debe tener permisos de observador como mínimo en la hoja. Seleccione si desea importar siempre el archivo adjunto más reciente o uno específico por nombre.

     Si tiene dificultades para adjuntar archivos a las hojas, comuníquese con el administrador del sistema de Smartsheet.

   • OneDrive o SharePoint: Siga las instrucciones para permitir que smartsheetapps.com visualice los archivos de su cuenta de OneDrive o SharePoint. Luego de que la autenticación se realice correctamente, busque el archivo en la cuenta sincronizada de OneDrive o SharePoint.

     Si selecciona OneDrive como ubicación de origen o destino, los sitios de SharePoint se muestran en el panel que se ubica a la izquierda debajo de los archivos de OneDrive.

   • Google Drive: Siga las indicaciones para permitir que smartsheetapps.com visualice los archivos en su cuenta de Google Drive. Luego de que la autenticación se realice correctamente, busque en la cuenta de Google Drive sincronizada el archivo (XLSX, CSV u Hojas de cálculo de Google).
   • Box: Siga las instrucciones para permitir que smartsheetapps.com visualice los archivos de su cuenta de Box. Luego de que la autenticación se realice correctamente, busque el archivo (XLSX o CSV) en la cuenta de Box sincronizada. Puede cargar sus propios archivos de Box o los archivos que se le hayan compartido.
2. Asegúrese de marcar la casilla Este archivo tiene encabezados de columna si su archivo contiene encabezados de columna.
3. Si los datos no comienzan en la fila 1 o no están en la pestaña 1 de su libro de trabajo, especifique la Primera fila de los datos y el Número de pestaña.

4. Seleccione Siguiente.

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Paso 3: Seleccionar el destino y las acciones del flujo de trabajo

Elija cómo quiere que se carguen los resultados en Smartsheet.

1. Seleccione el destino, es decir, adonde van los datos. En este ejemplo, vemos cómo cargar datos en una hoja.

   • Si desea obtener información sobre cómo cargar datos en una DataTable, consulte Crear y completar una DataTable.
   • Si utiliza Archivos adjuntos de Smartsheet como origen, la hoja de destino puede ser la misma que la de origen.
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2. Seleccione cómo quiere importar los datos en Smartsheet. Solo puede seleccionar una de estas opciones:

   • Reemplazar todas las filas de la hoja de destino con los datos del archivo de entrada. Con esta opción, se escanea la hoja de origen para encontrar el primer cambio. Cuando se detecta un cambio, Data Shuttle reemplaza todos los datos de la hoja de destino a partir de esa fila.
   • Combinar datos en el destino en función de un valor de columna clave. Debe tener una columna de identificador único para usar esta funcionalidad. Cuando elige combinar datos, también selecciona opciones de fila. Puede seleccionar cualquiera de estas combinaciones:

     • Agregar filas a la hoja a medida que se agregan al archivo de origen. Con esta opción, se agregan nuevas filas para los identificadores únicos que no están incluidos en el destino.

       Ejemplo

       Si tiene una lista de contactos y utiliza direcciones de correo electrónico como identificador único, y Data Shuttle encuentra una nueva dirección de correo electrónico en su origen (por ejemplo: Juan Pérez, juan.perez@mbfcorp.com) que aún no está en su hoja, agrega una nueva fila para Juan y completa sus detalles. Si Juan tiene dos direcciones de correo electrónico diferentes, es posible que aparezca dos veces en la hoja de destino.

     • Actualizar filas a medida que se modifican en el archivo de origen. Esta opción forma parte de una verdadera funcionalidad de combinación. Si hay una fila de datos existente en la hoja con un ID único y se hacen cambios en ese registro de origen, se actualiza esa fila en el destino.

       Ejemplo

       Si la columna Identificador único contiene direcciones de correo electrónico y María López (maria.lopez@mbfcorp.com) cambia su número de teléfono a (111) 222-3333, Data Shuttle buscará la fila en la que la dirección de correo electrónico es maria.lopez@smartsheet.com y actualizará el número de teléfono de esta fila.

     • Eliminar las filas que ya no coincidan con los criterios de filtrado. Con esta opción, se eliminan las filas que ya no coinciden con los filtros que configurará en el siguiente paso.

       Ejemplo

       Si configura un filtro para que se importen solo registros de su origen en el que la columna Ubicación tiene el valor Estados Unidos, y Juan Pérez se muda a Canadá, se elimina la fila con los datos de Juan de la hoja de destino.

   • Actualizar las opciones de lista desplegable de las columnas seleccionadas. Esta opción reemplaza las opciones de columnas desplegables de la hoja de destino por valores incluidos en el archivo de Excel o CSV. Use esta función para crear menús desplegables dinámicos con Data Shuttle.
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Paso 4: Crear filtros

• Si no quiere crear un filtro, seleccione Next (Siguiente) y continúe con el paso 5.

La creación de filtros es opcional. Úselos para determinar los datos que desea incorporar a Smartsheet. Por ejemplo, puede crear un filtro para importar las filas que tengan el valor In Progress (En progreso) en la columna Estado.

Los filtros son útiles cuando se trabaja con grandes conjuntos de datos que superan el límite de hojas de 20 000 filas. En el caso de los conjuntos de datos que superan las limitaciones de la hoja, considere usar DataTable. 

Los filtros distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Asegúrese de que coincidan exactamente con los valores de su archivo.

1. En la pestaña Filtro, seleccione Agregar otro filtro.

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2. En la configuración de los filtros, seleccione una columna de entrada, un operador de comparación (por ejemplo, es igual que o contiene) y el valor.
3. En el cuadro Lógica de filtrado, conecte cada filtro con los operadores AND u OR. 

   • Utilice los ID de filtro, que son los números junto a cada filtro, para definir las relaciones entre ellos.

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4. Seleccione Siguiente.

Definir una lógica más compleja

Puede definir una lógica de filtrado más compleja mediante el uso de paréntesis y de los operadores AND u OR.

Ejemplo

(1 AND 2) OR 3 combina la lógica para incluir todos los datos en los que (Departamento = “Servicios” AND Tamaño del widget = “Grande”) OR Departamento = “Marketing”.

En este ejemplo, solo se importan los widgets grandes para el Departamento de Servicios, pero también se importan todos los widgets de Marketing.

Paso 5: Asignar columnas entre el origen y el destino

Designe qué columnas del archivo de origen deben asignarse a las columnas de destino. Tenga en cuenta lo siguiente:

• No es necesario que coincidan los nombres de las columnas de origen y de destino.

• Si en la fuente hay nombres de columna que coinciden con los nombres de columna en la hoja de destino, se asignan automáticamente. Puede agregar o editar cualquiera de estas asignaciones. 

• No es necesario asignar todas las columnas de origen o destino. 

• Si combinó datos en el destino en función de un valor de columna clave, debe seleccionar la columnaIdentificador único. Consulte los términos clave para obtener más información.

• Si tiene problemas con el formato de los campos después de la importación, puede seleccionar el formateador Column Type (Tipo de columna) para cambiar el formato de la columna. Esta opción es un menú de columna oculto entre el campo Source (Origen) y la Columna de la hoja.

• Si modifica la hoja subyacente, seleccione el botón Actualizar para actualizar las columnas de origen y destino. A partir de la actualización, se sobrescriben los cambios manuales que realiza, así que asegúrese de que las columnas se asignen correctamente.

Durante la asignación, puede ver las columnas del archivo de origen y las columnas de hoja.

1. Seleccione el menú desplegable en la columna Campo de origen y elija la asignación correcta para la columna de Smartsheet en el lado derecho.

2. Después de haber completado toda la asignación, seleccione Siguiente.

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Paso 6: Programar el flujo de trabajo

Las siguientes son las dos maneras de programar el flujo de trabajo para que se ejecute de forma automática:

• Ejecución en el archivo adjunto
• Ejecución programada

Puede elegir una, ambas o ninguna de las configuraciones. Debe ejecutar el flujo de trabajo manualmente si no elige una configuración.

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Ejecución en el archivo adjunto

Utilice esta opción si su origen es un archivo adjunto de Smartsheet; no puede usarla si el destino es DataTable.

Cuando la opción Ejecución en el archivo adjunto está activa, cada vez que alguien agrega un nuevo archivo adjunto en la hoja de origen a nivel de esta o de la fila, si este cumple con los criterios, se ejecutará el flujo de trabajo. Los criterios de coincidencia dependen de si el nombre se alinea con el que indicó en la página de origen. Si selecciona Most Recent (Más reciente), se importan constantemente los datos nuevos cuando las columnas del archivo adjunto coinciden con los nombres de las columnas en el paso de asignación.

Ejecución programada

Si selecciona Run on attachment (Ejecución en el archivo adjunto), también puede elegir Run on schedule (Ejecución programada). También puede activarlas por separado.

Cuando habilita la opción Run on schedule (Ejecución programada), Data Shuttle verifica la ubicación de origen con regularidad y actualiza de forma automática la hoja de destino con los cambios que encuentra. Entre las ubicaciones de origen, se incluyen unidades compartidas como Google Drive, OneDrive/SharePoint y Box.

1. Active la opción Ejecución programada. 
2. Para definir el cronograma, complete los siguientes campos:
   • Días de la semana: Días que desea ejecutar el flujo de trabajo 
   • Hora de inicio: En qué horario quiere que comience la ejecución del flujo de trabajo.
   • Ejecutar cada: Frecuencia del cronograma de ejecución. Por ejemplo, cada 15 minutos.
   • Hora de finalización (UTC): Horario en el que quiere que finalice la ejecución del flujo de trabajo

3. Seleccione Siguiente.

   Data Shuttle utiliza UTC.

Ejecución manual

Esta opción no se puede seleccionar, pero puede ejecutar manualmente cualquier flujo de trabajo de Data Shuttle una vez que se crea, incluso si tiene configurado Run on attachment (Ejecución en el archivo adjunto) o Run on schedule (Ejecución programada).

Una vez que publica un flujo de trabajo, puede ejecutarlo manualmente desde el panel si pasa el cursor sobre el flujo de trabajo deseado y selecciona Run (Ejecutar).

Puede ver el estado de ejecución del flujo de trabajo en la columna Last Run (UTC) [Última ejecución (UTC)] del panel.

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Paso 7: Utilizar expresiones de entrada (opcional)

Como paso opcional, puede usar expresiones de entrada para aplicar una fórmula de Smartsheet a los datos que se insertaron en la hoja a través de Data Shuttle. A menudo, puede dejar de lado este paso y, en cambio, crear fórmulas de columnas una vez que haya cargado los datos en su hoja de destino.

Ejemplo

Digamos que tiene diferentes archivos de origen para una hoja de Smartsheet. Quiere distinguir de qué fuente de datos proviene una fila de datos en particular. Si un archivo proviene de Netsuite y otro de Oracle, puede usar una expresión de entrada para identificar la fuente de cada uno durante la carga en Data Shuttle.

Etiquete los datos con información de la ubicación de origen

1. La hoja de destino ya debe contener la columna que utiliza para la expresión de entrada. En este ejemplo, la columna es Origen.

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2. Omita la columna Origen en el paso de asignación al crear el flujo de trabajo en Data Shuttle.

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3. En la pestaña Expresiones, seleccione Agregar otra expresión.
4. Ingrese el nombre de la nueva columna para Nombre de campo único. En este caso, se utiliza Origen.

5. Ingrese una fórmula en el campo Sintaxis de la función. En este caso, se utiliza =“Netsuite”.

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6. Regrese a la pestaña Asignación y asigne este campo de expresión a la columna correspondiente. En este ejemplo, Origen se asigna a Origen.

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Después de terminar de crear y publicar el flujo de trabajo, la fórmula se coloca en las filas cargadas cuando se ejecuta Data Shuttle. En este ejemplo, cuando selecciona una celda en la columna Origen, ve la fórmula =”Netsuite”.

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Puede usar cualquiera de las funciones de Smartsheet como expresiones, incluso aquellas que hacen referencia a valores de otras columnas.

A modo de ejemplo, puede usar las siguientes:

• =TODAY(). Esta fórmula se colocaría en la función TODAY() y se actualizaría automáticamente cada vez que se abra la hoja.
• =RIGHT(Ubicación@row,3). Esta fórmula extraería los tres caracteres de la derecha de la cadena en la columna Location (Ubicación) y la fila correspondiente.

Paso 8: Compartir el flujo de trabajo

Puede compartir sus flujos de trabajo con otros usuarios de su plan de Smartsheet. Cuando se comparte un flujo de trabajo, esos usuarios se convierten en administradores de flujo de trabajo. Como gerentes de flujo de trabajo, pueden editar, ejecutar, archivar y compartir el flujo de trabajo siempre que tengan al menos permisos de editor tanto en los archivos de origen como en los de destino. Los administradores también pueden agregar o quitar gerentes de flujo de trabajo a cualquier flujo de trabajo de su plan.

1. En la pestaña de configuración de Uso compartido, escriba el nombre de usuario con el que desea compartir el flujo de trabajo en el campo de texto proporcionado.
2. Seleccione Siguiente.

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Paso 9: Publicar el nuevo flujo de trabajo

1. Termine su trabajo en la página Expresiones de entrada y seleccione Siguiente.

2. Ingrese un nombre para su flujo de trabajo y seleccione Publish (Publicar). Ahora puede acceder a su flujo de trabajo en el panel de Data Shuttle en cualquier momento para ejecutarlo, editarlo o eliminarlo.

   • Si configura el flujo de trabajo de Data Shuttle en Run on schedule (Ejecución programada), se ejecutará en el momento designado.
   • Si elige Ejecutar en el archivo adjunto o ninguna de las opciones, es posible que deba ejecutar el flujo de trabajo manualmente seleccionando Ejecutar cuando sitúe el cursor sobre el flujo de trabajo en el panel de Data Shuttle.
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