Flujo de trabajo de descarga

Aspectos básicos de los flujos de trabajo de descarga de Data Shuttle

Cuando se utiliza un flujo de trabajo de descarga, se extraen los datos de una hoja de Smartsheet, se los convierte en un archivo de Excel o CSV y, luego, se envían como archivo adjunto a los siguientes destinos:

• Una hoja de Smartsheet 
• OneDrive 
• SharePoint 
• Google Drive 
• Box

En los planes de Smartsheet Gov, también está disponible la unidad para la oferta GCC High de Microsoft. Sin embargo, dado que la mayoría de las unidades no son accesibles de forma predeterminada, contacte a Soporte para activar el acceso.

Requisitos previos

• Para usar Data Shuttle, debe cumplir los siguientes requisitos:
  • Tener permisos de Propietario, Administrador, Editor u Observador en la hoja de origen
  • Tener permisos de aplicación premium de Data Shuttle habilitados en el Centro de administración concedidos por su administrador del sistema de Smartsheet
• Para descargar datos de Smartsheet, debe tener al menos permiso de Observador en una hoja.

Paso 1: Crear un nuevo flujo de trabajo de descarga

1. Navegue a datashuttle.smartsheet.com e inicie sesión con sus credenciales de Smartsheet.
2. En Data Shuttle, seleccione + en la barra de la izquierda.
3. Seleccione Offload Data (Descargar datos).

Consejo experto: Copie un flujo de trabajo existente

En lugar de crear uno nuevo desde cero, puede ahorrar tiempo copiando y editando un flujo de trabajo existente.

1. Navegue al flujo de trabajo de descarga existente. 
2. Seleccione  Brandfolder Image  en el lado derecho. 
3. Seleccione Create a copy (Crear una copia).

Una vez creada la copia del flujo de trabajo, puede editarla. Descubra cómo.

Paso 2: Seleccionar una hoja de origen

1. En la pestaña Source (Origen), seleccione la hoja de origen. Tenga en cuenta que su hoja de origen no puede ser un informe.
2. Seleccione Next (Siguiente).

Paso 3: Seleccionar un destino

El destino se refiere al lugar hacia el que van los datos. Si utiliza los archivos adjuntos de Smartsheet como destino, puede usar la misma hoja o una diferente a la hoja de origen. Si descarga a una unidad de almacenamiento externa, se le pedirá que inicie sesión si aún no lo hizo.

Para seleccionar un destino

1. En la pestaña Target (Destino), seleccione la ubicación de destino de la siguiente forma:
   • Smartsheet Attachment (Archivo adjunto de Smartsheet): Seleccione el elemento de Smartsheet al que desea adjuntar el archivo.
   • Third-party storage drive (Unidad de almacenamiento de terceros): Si elige alguna de estas opciones, debe iniciar sesión y seleccionar la carpeta en la que desea colocar el archivo de descarga.
     • OneDrive y Sharepoint 
     • Google Drive
     • Box
2. Complete los siguientes campos:
   • Nombre del archivo exportado: Asigne un nombre al archivo de descarga.
   • Tipo de archivo exportado: Elija CSV o EXCEL.
3. Seleccione Next (Siguiente).

Paso 4: Configurar filtros

Utilice filtros para definir qué campos desea descargar de Smartsheet a su unidad externa. Por ejemplo, puede crear un filtro para descargar filas que tengan el valor In Progress (En curso) en la columna Status (Estado). También puede usar filtros cuando trabaje con grandes conjuntos de datos y solo necesite compartir un subconjunto de ellos.

Los filtros distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Asegúrese de que sean iguales a la información de su archivo.

Para configurar filtros

1. En la pestaña Filter (Filtro), seleccione Add another filter (Agregar otro filtro).
2. En la configuración de los filtros, seleccione una columna de entrada, un operador de comparación (por ejemplo, igual que o contiene) y el valor.

3. Seleccione Next (Siguiente).

   Al menos una fila en la hoja de origen debe cumplir los criterios de filtrado. De lo contrario, Data Shuttle no generará un archivo CSV.

Definir una lógica de filtrado más compleja

Puede definir una lógica de filtrado más compleja mediante el uso de paréntesis y el operador AND (Y) u OR (O). 

Por ejemplo:

(1 AND [Y] 2) OR [O] 3 combina la lógica para incluir todos los datos en los que (Departamento = “Servicios” AND [Y] Tamaño del widget = “Grande”) OR (O) Departamento = “Marketing”.

En este ejemplo, solo se incluirían en la descarga los widgets grandes para el Departamento de Servicios. Sin embargo, también se descargarían todos los widgets de Marketing.

Paso 5: Asignar columnas entre dos sistemas 

Las columnas de Smartsheet se completan previamente. Usted selecciona las columnas del archivo de descarga para que coincidan con los campos entre el origen y el destino.

Para asignar una columna manualmente

1. En la sección Sheet Column (Columnas de la hoja), elija las columnas de la hoja que quiera que coincidan con las columnas del archivo de descarga. 
2. (Opcional) Para organizar las columnas, utilice los botones de flecha. Si no desea asignar todos los campos, seleccione  Brandfolder Image Delete (Eliminar).
3. Una vez que haya asignado los campos, seleccione Next (Siguiente).

En este paso, puede agregar o eliminar columnas. Sin embargo, los cambios podrían afectar la automatización dependiente.

Si se realizaron modificaciones en la hoja original, utilice el botón Refresh (Actualizar) para actualizar la asignación. Sin embargo, esto anula los cambios manuales, así que verifique que las columnas estén correctamente asignadas.

Paso 6: Programar el flujo de trabajo

Programe su flujo de trabajo para que se ejecute automáticamente o ejecútelo de forma manual.

Data Shuttle utiliza UTC. No sigue las preferencias de zona horaria de la aplicación Smartsheet.

Para ejecutar el flujo de trabajo en un cronograma

1. En la pestaña de Run options (Opciones de ejecución), active el botón de alternancia Run on schedule (Ejecutar cronograma). 
2. Para definir el cronograma, complete los siguientes campos:
   • Days of the week (Días de la semana): Qué días desea ejecutar el flujo de trabajo 
   • Start time (Hora de inicio): Horario en el que quiere que comience la ejecución del flujo de trabajo
   • Execute every (Ejecutar cada): Frecuencia del cronograma del flujo de trabajo (por ejemplo, cada 15 minutos)
   • End time (Hora de finalización): Horario en el que quiere que finalice la ejecución del flujo de trabajo
3. Una vez que haya definido el cronograma, seleccione Next (Siguiente). 

Ejecutar manualmente

Si no define un cronograma para el flujo de trabajo, puede ejecutarlo en cualquier momento.

Para ejecutar el flujo de trabajo de forma manual: 

• Vaya a la ubicación del flujo de trabajo y seleccione (Run) Ejecutar.

Paso 7: Guardar el flujo de trabajo

Introduzca un nombre para el flujo de trabajo y, luego, seleccione Save (Guardar). Ahora puede acceder al flujo de trabajo en cualquier momento que desee ejecutarlo, editarlo o eliminarlo a través del panel.