Administrar flujos de trabajo

Puede establecer la conexión de Data Shuttle a través del menú Conexiones en la barra de navegación de la aplicación Smartsheet o con el botón Iniciar sesión en Data Shuttle que aparece a continuación.

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Gestión de flujos de trabajo del Administrador del sistema

Si es administrador del sistema, puede hacer lo siguiente:

• Ver una lista de todos los flujos de trabajo creados en su organización

• Agregar o quitar administradores de flujo de trabajo

• Ver los detalles de la configuración

• Pausar cualquier flujo de trabajo

• Archivar cualquier flujo de trabajo

• Eliminar y restaurar cualquier flujo de trabajo

• Ver el registro de actividad de cualquier flujo de trabajo

Utilice el menú de flujos de trabajo en la parte superior de la pantalla para alternar entre sus flujos de trabajo, los de la organización y aquellos archivados.

Tenga en cuenta lo siguiente:

• No puede editar flujos de trabajo que no sean de su propiedad.
• No puede acceder a las hojas de origen o de destino utilizadas en los flujos de trabajo, a menos que se hayan compartido con usted.
• Los propietarios de los flujos de trabajo reciben una notificación cuando un administrador realiza una acción en uno de sus flujos de trabajo a través del Centro de notificaciones o por correo electrónico, según la configuración de las notificaciones.

Editar un flujo de trabajo

1. Pase el cursor del mouse sobre el flujo de trabajo y seleccione el menú de tres puntos. 
2. Seleccione Editar flujo de trabajo.

Si ocurrió un error en la última ejecución del flujo de trabajo o un error de configuración del flujo de trabajo (por ejemplo, se eliminó la hoja de origen), aparecerá un ícono y un mensaje de error en Última ejecución. Para solucionar el problema, edite el flujo de trabajo y vuelva a publicarlo.

Editar y agregar nuevas columnas en un flujo de trabajo

Tal vez deba modificar la estructura del archivo de origen a medida que avanza el proceso. Para mantener la nueva estructura en la hoja de destino:

1. Edite su archivo de origen con nuevos encabezados de columna o columnas adicionales. Si utiliza un archivo de Excel o CSV, cargue el nuevo archivo de origen en su ubicación original y edite la hoja de destino con encabezados de columna actualizados o columnas adicionales.
2. Vaya a Origen > Ubicación de origen y, luego, seleccione una ubicación de origen diferente. Por ejemplo, si el origen es Google Drive, cámbielo a Smartsheet.

3. Cambie la ubicación de origen por la selección original.

   Es posible que deba volver a seleccionar la hoja del archivo adjunto o el nombre de archivo.

4. Seleccione Siguiente hasta llegar a la página Asignación. Asigne nuevamente las columnas de entrada y las expresiones. Obtenga más información sobre la asignación de columnas en el artículo Crear un flujo de trabajo de carga en Data Shuttle. 

   Quizás tenga que volver a asignar todas las columnas, no solo las que agregó y editó.

Ahora puede activar y ejecutar su flujo de trabajo. 

Pausar un flujo de trabajo

Data Shuttle pone en pausa los flujos de trabajo que dan error y generan fallas continuas. El estado de la última ejecución en el panel refleja el estado en pausa. Los errores que generan una carga de datos parcial no pausan los flujos de trabajo.

Para reactivar un flujo de trabajo en pausa, seleccione Revisar y edite la configuración para garantizar una ejecución correcta la próxima vez. Guarde el flujo de trabajo para que pueda ejecutarlo nuevamente y retomar las actividades programadas.

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Archivar un flujo de trabajo 

Al archivar un flujo de trabajo, este se transfiere al archivo y se pausa. Tiene 90 días para restaurar el flujo de trabajo antes de que se elimine de forma permanente.

Si restaura el flujo de trabajo, la configuración será la misma y el flujo se ejecutará de acuerdo con el cronograma. Cuando se archiva un flujo de trabajo, no se ejecuta, pero puede acceder al registro de actividad.

Antes de que transcurran los 90 días, puede eliminar un flujo de trabajo del archivo de forma permanente. Si realiza esta acción, el registro de actividad ya no estará disponible.

Compartir o transferir un flujo de trabajo

Para compartir o transferir un flujo de trabajo, seleccione y, a continuación, Configuración de uso compartido. Puede compartir flujos de trabajo con otros gerentes de flujo de trabajo, pero el uso compartido solo es posible dentro del mismo plan.

Tenga en cuenta que la transferencia de flujos de trabajo implica agregar otro gerente de flujo de trabajo y quitarse de los permisos de uso compartido del flujo de trabajo. Para quitarse de un flujo de trabajo, primero debe agregar otro gerente de flujo de trabajo.

Todos los gerentes de flujo de trabajo tienen la capacidad de editar, ejecutar, archivar y compartir un flujo de trabajo siempre que tengan al menos permisos de editor en los archivos de origen y destino. Los administradores también pueden agregar o quitar gerentes de flujo de trabajo a cualquier flujo de trabajo dentro de su plan.

Cómo funcionan las notificaciones

Los gerentes de flujo de trabajo recibirán notificaciones para lo siguiente:

• Flujos de trabajo con errores
• Adiciones o eliminaciones de usuarios de un flujo de trabajo de Data Shuttle, incluidos ellos mismos
• Ediciones y eliminaciones del flujo de trabajo

Las notificaciones se enviarán dentro de la aplicación de Smartsheet y por correo electrónico de acuerdo con la configuración de notificaciones de Smartsheet que haya establecido el usuario. Para ajustar las preferencias de notificación correspondientes a Data Shuttle, edite las opciones de la sección Menciones con @, compartir invitaciones y solicitudes de prueba.

Actualmente no se admite el uso compartido en masa y con grupos.

Ejecutar acciones en masa en flujos de trabajo

Los administradores del sistema y los usuarios pueden ejecutar acciones masivas en flujos de trabajo desde sus paneles principales: Mis flujos de trabajo, Mi organización (solo administradores) y Flujos de trabajo archivados. A continuación, le mostramos lo que pueden hacer, según su nivel de acceso:

• Los usuarios pueden hacer lo siguiente:

  • Seleccionar múltiples flujos de trabajo o seleccionar todos ellos a la vez para acciones específicas

  • Archivar una cantidad determinada de flujos de trabajo o todos ellos, y eliminarlos del archivo de forma permanente y en masa.

• Los administradores del sistema pueden realizar las mismas acciones para todos los flujos de trabajo de su organización y eliminarlos de forma permanente y en masa.

Ver notificaciones de error para flujos de trabajo fallidos

Cuando se produce un error con un flujo de trabajo que usted creó, Data Shuttle le envía una notificación con un enlace al flujo de trabajo fallido, ya sea desde la aplicación o por correo electrónico, según su configuración de notificaciones. Si hace clic en ese enlace, podrá revisar el registro de ejecución y abordar cualquier problema en consecuencia.

Tenga en cuenta que las notificaciones de error solo se desencadenan en la primera instancia de un error de flujo de trabajo, a menos que el error cambie o que el flujo de trabajo se haya editado desde la última vez que este se produjo.

Puede administrar las preferencias de notificación correspondientes a Data Shuttle si se dirige a Cuenta > Configuración personal... > Notificaciones. Desde allí, ajuste las opciones de la sección Menciones con @, compartir invitaciones y solicitudes de prueba.

Ver cambios en un flujo de trabajo

Para ver los cambios en un flujo de trabajo, seleccione el ícono Más y, luego, Registro de actividad. En el registro de actividad, se enumeran las acciones del flujo de trabajo, incluidos los cambios en el origen, el destino y las actualizaciones del cronograma. 

Ver mensajes de registro de ejecución de los flujos de trabajo

Verá un indicador del estado de su flujo de trabajo en el panel de Data Shuttle:

• Una casilla de verificación verde le indica que su flujo de trabajo se ejecutó correctamente. 

• Una señal de precaución amarilla indica que ocurrió un error con el flujo de trabajo de Data Shuttle, pero algunos datos se transfirieron correctamente. 

• Un signo de exclamación rojo indica que ocurrió un error con el flujo de trabajo y que falló la ejecución. 

En el mensaje de registro, se muestra el error cuando falla un flujo de trabajo y se brinda orientación para solucionar los problemas. Según las instrucciones del error, es posible que deba editar la configuración del flujo de trabajo, corregir el archivo o el formato de este, o volver a cargar un nuevo archivo de origen.

Cuando se ejecuta un flujo de trabajo, el registro de ejecución incluye la siguiente información:  

• Para acceder a los mensajes de registro, seleccione la fecha en Última ejecución.