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Los administradores del sistema pueden gestionar flujos de trabajo de Data Shuttle para su organización.
Gestionar flujos de trabajo de Data Shuttle
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Hay dos maneras en las que puede acceder a Data Shuttle desde la aplicación de Smartsheet:
- A través del menú Conexiones en la barra de navegación superior en la vista de cuadrícula.
- A través del botón Integraciones de datos en la barra de navegación superior desde la vista de tabla.
También puede iniciar sesión con el botón que aparece a continuación.
Gestión de flujos de trabajo del administrador del sistema
Si es administrador del sistema, puede hacer lo siguiente:
- Ver una lista de todos los flujos de trabajo creados en su organización
- Agregar o quitar administradores de flujo de trabajo
- Ver los detalles de la configuración
- Pausar cualquier flujo de trabajo
- Archivar cualquier flujo de trabajo
- Restablecer cualquier flujo de trabajo
Eliminar cualquier flujo de trabajo
Eliminar un flujo de trabajo es una acción permanente. No se puede deshacer.
- Ver el registro de actividad de cualquier flujo de trabajo
Utilice el menú de flujos de trabajo en la parte superior de la pantalla para alternar entre sus flujos de trabajo, los de la organización y aquellos archivados.
Tenga en cuenta lo siguiente:
- No puede editar flujos de trabajo que no sean de su propiedad.
- No puede acceder a las hojas de origen o de destino utilizadas en los flujos de trabajo, a menos que se hayan compartido con usted.
- No puede controlar los permisos de ubicaciones externas de archivos desde el Centro de administración de Smartsheet.
- Los propietarios de los flujos de trabajo reciben una notificación cuando un administrador realiza una acción en uno de sus flujos de trabajo a través del Centro de notificaciones o por correo electrónico, según la configuración de las notificaciones.
Editar un flujo de trabajo
- Pase el cursor del mouse sobre el flujo de trabajo y seleccione el menú kebab
Seleccione Editar flujo de trabajo.
Si se produjo un error durante la última ejecución del flujo de trabajo o ante un error de configuración del flujo de trabajo (como la eliminación de la hoja de origen), en la Última ejecución, se muestra un ícono y un mensaje de error. Para solucionar el problema, edite el flujo de trabajo y vuelva a publicarlo.
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Editar y agregar nuevas columnas en un flujo de trabajo
Tal vez deba modificar la estructura del archivo de origen a medida que avanza el proceso. Para mantener la nueva estructura en la hoja de destino:
- Edite su archivo de origen con nuevos encabezados de columna o columnas adicionales. Si utiliza un archivo de Excel o CSV, cargue el archivo de origen más reciente en su ubicación de origen y edite la hoja de destino con encabezados de columna actualizados o columnas adicionales.
- Vaya a Origen > Ubicación de origen y seleccione una ubicación de origen diferente. Por ejemplo, si el origen es Google Drive, cámbielo a Smartsheet.
Cambie la ubicación de origen por la selección original.
Es posible que deba volver a seleccionar la hoja del archivo adjunto o el nombre de archivo.
Seleccione Siguiente hasta llegar a la página Asignación. Asigne nuevamente las columnas de entrada y las expresiones. Obtenga más información sobre la asignación de columnas en el artículo Crear un flujo de trabajo de carga en Data Shuttle.
Es posible que deba reasignar todas las columnas, no solo las que agregó y editó.
- Ahora puede activar y ejecutar su flujo de trabajo.
Pausar un flujo de trabajo
Data Shuttle pone en pausa los flujos de trabajo que dan error y generan fallas continuas. El estado de la última ejecución en el panel refleja el estado en pausa. Los errores que generan una carga de datos parcial no pausan los flujos de trabajo.
Para reactivar un flujo de trabajo en pausa, seleccione Revisar y edite la configuración para garantizar una ejecución correcta la próxima vez. Guarde el flujo de trabajo para que pueda ejecutarlo nuevamente y retomar las actividades programadas.
Archivar un flujo de trabajo
Al archivar un flujo de trabajo, este se transfiere al archivo y se pausa. Tiene 90 días para restablecer el flujo de trabajo antes de que se elimine de forma permanente.
Si restablece su flujo de trabajo, la configuración permanece sin cambios, y el flujo de trabajo continúa ejecutándose de acuerdo con su cronograma. Cuando se archiva un flujo de trabajo, este no se ejecuta, pero puede acceder al registro de actividad.
Antes de que transcurran los 90 días, puede eliminar un flujo de trabajo del archivo de forma permanente. Si elimina un flujo de trabajo de forma permanente, también elimina su registro de actividad.
- Pase el cursor del mouse sobre el flujo de trabajo y seleccione el menú kebab
Seleccione Archivar flujo de trabajo > Archivar.
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Compartir o transferir un flujo de trabajo
Para compartir o transferir un flujo de trabajo, seleccione
La transferencia de flujos de trabajo implica agregar otro administrador de flujos de trabajo y eliminar sus propios permisos de uso compartido de flujos de trabajo. Primero debe agregar otro administrador de flujos de trabajo para eliminarse de un flujo de trabajo.
Todos los administradores de flujos de trabajo pueden editar, ejecutar, archivar y compartir un flujo de trabajo, siempre que tengan al menos permisos de editor en los archivos de origen y destino. Los administradores pueden agregar o eliminar administradores de flujos de trabajo de cualquier flujo de trabajo dentro de su plan.
Cómo funcionan las notificaciones
Todos los administradores de flujos de trabajo reciben notificaciones para lo siguiente:
- Flujos de trabajo con errores
- Adiciones o eliminaciones de usuarios de un flujo de trabajo de Data Shuttle, incluidos ellos mismos
- Ediciones y eliminaciones del flujo de trabajo
Las notificaciones se envían dentro de la aplicación de Smartsheet y por correo electrónico de acuerdo con los ajustes de notificaciones de Smartsheet configurados por el usuario. Para ajustar las preferencias de notificación de Data Shuttle, edite las opciones de las secciones Menciones con @, Compartir invitaciones y Solicitudes de pruebas.
Actualmente, no se admite el uso compartido en masa y con grupos.
Ejecutar acciones masivas en flujos de trabajo
Los administradores del sistema y los usuarios pueden ejecutar acciones masivas en flujos de trabajo desde sus paneles principales: Mis flujos de trabajo, Mi organización (solo para administradores) y Flujos de trabajo archivados. A continuación, le mostramos lo que pueden hacer, según su nivel de acceso:
- Los usuarios pueden hacer lo siguiente:
- Seleccionar múltiples flujos de trabajo o seleccionar todos ellos a la vez para acciones específicas
- Archivar un número seleccionado o todos sus flujos de trabajo y eliminarlos de forma masiva de forma permanente
Los administradores del sistema pueden realizar las mismas acciones en todos los flujos de trabajo de su organización y eliminar flujos de trabajo de forma masiva y permanente.
Obtener su informe de flujo de trabajo
Este informe solo está disponible para usuarios de Smartsheet en EE. UU., Australia y la UE.
Los administradores pueden descargar un archivo CSV en el que se incluyan detalles clave sobre todos los flujos de trabajo de la organización, como los siguientes:
- Nombre
- ID
- Tipo
- Estado
- Acción
- Fecha/hora de creación (UTC)
- Fecha/hora de la última edición (UTC)
- Fecha/hora de la última ejecución (UTC)
- Estado de la última ejecución
- Flujo de trabajo establecido según el cronograma (Sí/No)
- Creador
- Último editor
Siga estos pasos para descargar:
- En el panel, vaya a Mi organización
- Seleccione el informe de flujo de trabajo en la esquina superior derecha.
La descarga del archivo CSV comienza automáticamente y se guarda en la carpeta Descargas predeterminada. Abra el archivo una vez que se complete la descarga.
Mantenga la ventana abierta hasta que finalice la descarga, que demora unos segundos en completarse.
Ver notificaciones de error para flujos de trabajo fallidos
Cada vez que falla un flujo de trabajo que creó, Data Shuttle envía una notificación con un enlace al flujo de trabajo fallido, ya sea en la aplicación o por correo electrónico, según la configuración de notificaciones. Si sigue ese enlace, puede revisar el registro de ejecución y abordar cualquier problema en consecuencia.
Tenga en cuenta que las notificaciones de error solo se desencadenan en la primera instancia de un error de flujo de trabajo, a menos que el error cambie o que el flujo de trabajo se haya editado desde la última vez que este se produjo.
Puede administrar las preferencias de notificación correspondientes a Data Shuttle si se dirige a Cuenta > Configuración personal... > Notificaciones. Desde allí, ajuste las opciones de la sección Menciones con @, Compartir invitaciones y Solicitudes de prueba .
Ver cambios en un flujo de trabajo
Para ver los cambios en un flujo de trabajo, seleccione el menú kebab
Ver mensajes de registro de ejecución de los flujos de trabajo
Verá un indicador de estado para su flujo de trabajo en el panel de Data Shuttle:
- Una casilla de verificación verde le indica que su flujo de trabajo se ejecutó correctamente.
- Una señal de precaución amarilla indica que ocurrió un error con el flujo de trabajo de Data Shuttle, pero que algunos datos se transfirieron correctamente.
- Un signo de exclamación rojo indica que algo está mal y que el flujo de trabajo falló.
En el mensaje de registro, se muestra el error que se produce cuando falla un flujo de trabajo y se proporciona orientación para la resolución de problemas. Según las instrucciones del error, es posible que deba editar la configuración del flujo de trabajo, corregir el archivo o el formato de este, o volver a cargar un nuevo archivo de origen.
Para acceder a los mensajes de registro, seleccione la fecha debajo de Última ejecución.
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Cuando se ejecuta un flujo de trabajo, el registro de ejecución incluye la siguiente información:
| Tipos de informes de registro de ejecución | Descripción |
|---|---|
| Filas actualizadas | Número de filas actualizadas en el archivo de destino. |
| Filas añadidas | Número de filas añadidas al archivo de destino. |
| Filas eliminadas | Número de filas eliminadas del archivo de destino. |
| Filas filtradas | Número de filas que contienen datos filtrados en el archivo de destino. |
| Filas no afectadas (hojas) | Número de filas donde ya existen datos que son coherentes con los originales. Estas filas se mantienen sin modificaciones. |
| Filas no afectadas (DataTable) | Según las opciones de fila que haya seleccionado para su archivo de destino, el registro de ejecución muestra lo siguiente:
|
| Opciones de columnas actualizadas | Número de filas en las que se actualizaron las opciones de columna. |
| Filas actualizadas y agregadas (DataTable) | Número de filas tanto agregadas como actualizadas. |