Utilice las capacidades de descarga y carga de Data Shuttle para crear menús desplegables dinámicos en hojas y formularios de Smartsheet.
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Descripción general
Los menús desplegables dinámicos pueden actualizar de forma automática una lista desplegable cuando la misma lista ha cambiado en otra ubicación.
Utilice Data Shuttle para cargar una lista de elementos y actualizar las selecciones desplegables de una lista en una misma hoja, una hoja diferente o un archivo CSV o XLSX.
Hay dos maneras en las que puede acceder a Data Shuttle desde la aplicación de Smartsheet:
- A través del menú Conexiones en la barra de navegación superior en la vista de cuadrícula.
- A través del botón Integraciones de datos en la barra de navegación superior en la vista de tabla.
Requisitos previos
Para usar Data Shuttle, debe cumplir los siguientes requisitos:
- Tener permisos de editor, administrador o propietario en la hoja de destino.
- Tener permisos de aplicación premium de Data Shuttle habilitados en el Centro de administración concedidos por su administrador del sistema de Smartsheet.
Crear menús desplegables dinámicos
Para crear menús desplegables dinámicos con Data Shuttle, prepare lo siguiente:
- Su lista de origen puede ser una hoja dentro de Smartsheet o un archivo externo que contenga las opciones desplegables.
- Su hoja de destino es donde puede actualizar las opciones desplegables según los cambios en la hoja de origen.
El ejemplo muestra cómo automatizar los valores desplegables mediante dos flujos de trabajo:
- Flujo de trabajo de descarga: extrae datos de la hoja de origen, asigna las columnas relevantes y los guarda como un archivo CSV.
- Flujo de trabajo de carga: utiliza el archivo CSV generado para actualizar las opciones desplegables en la hoja de destino asignando el contenido del CSV a las columnas desplegables de la hoja de destino.
Crear un flujo de trabajo de descarga
- Vaya a Create a workflow (Crear un flujo de trabajo) > Offload Data (Descargar datos).
Seleccione la hoja de origen. Luego, seleccione Next (Siguiente).
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- Seleccione una ubicación de destino entre las opciones siguientes:
- Archivo adjunto de Smartsheet: Seleccione la hoja en la que desea colocar el archivo adjunto.
- OneDrive y Sharepoint: Inicie sesión en su cuenta externa.
- GoogleDrive: Inicie sesión en su cuenta externa.
- Box: Inicie sesión en su cuenta externa.
En los planes de Smartsheet Gov, también está disponible la unidad para el producto GCC High de Microsoft. Sin embargo, dado que la mayoría de las unidades no son accesibles de forma predeterminada, debe contactar a Soporte para activar el acceso.
- Asigne un nombre al archivo exportado y seleccione CSV como tipo de archivo exportado.
- Seleccione si desea agregar encabezados al archivo de destino. Luego, seleccione Next (Siguiente).
- (Opcional) Agregue un filtro para exportar solo los datos que cumplan con criterios específicos.
- Seleccione Next (Siguiente).
- Asigne columnas entre el origen y el destino seleccionados. Seleccione Next (Siguiente).
- Alterne a Run on schedule (Ejecutar según cronograma) si desea establecer un cronograma. Seleccione Next (Siguiente).
- Asigne un nombre al flujo de trabajo y seleccione Save (Guardar).
- Pase el cursor del mouse sobre el flujo de trabajo que acaba de crear y seleccione Run (Ejecutar).
Un mensaje confirma que su flujo de trabajo se ejecutó correctamente.
Crear un flujo de trabajo de carga
- Vaya a Create a workflow (Crear un flujo de trabajo) > Upload Data (Cargar datos).
- Seleccione la ubicación de origen:
- Archivo adjunto de Smartsheet: Debe seleccionar la hoja en la que se encuentra el archivo adjunto.
- OneDrive y Sharepoint: Inicie sesión en su cuenta externa.
- GoogleDrive: Inicie sesión en su cuenta externa.
- Box: Inicie sesión en su cuenta externa.
- Seleccione la hoja en la que se encuentra el archivo adjunto.
- Seleccione cómo Data Shuttle elige el archivo adjunto.
- Name (Nombre): debe introducir el nombre del archivo adjunto (incluya su formato).
- Most recent (Más reciente): se selecciona el archivo adjunto más reciente.
- Active la casilla si el archivo adjunto tiene encabezados de columna.
Seleccione la primera fila y el separador de caracteres. Luego, seleccione Next (Siguiente).
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- Seleccione la hoja de destino. Aquí es donde aparecen las opciones desplegables.
Seleccione la acciónUpdate the dropdown choices for the selected columns (Actualizar las opciones desplegables de las columnas seleccionadas). Luego, seleccione Next (Siguiente).
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- (Opcional) Agregue un filtro para importar solo los datos que cumplan con criterios específicos.
- Seleccione Next (Siguiente).
- Asigne columnas entre el origen y el destino seleccionados. Seleccione Next (Siguiente).
- Alterne a Run on schedule (Ejecutar según cronograma) si desea establecer un cronograma o a Run on attachment (Ejecutar según archivo adjunto) si desea que el flujo de trabajo se ejecute cuando se carguen los datos adjuntos. Seleccione Next (Siguiente).
- (Opcional) Agregue expresiones para incluir un nuevo campo de función en la hoja de destino.
- Seleccione Next (Siguiente).
- Asigne un nombre al flujo de trabajo y seleccione Save (Guardar).
- Cuando aparezca la confirmación, seleccione Done (Listo).
Puede seleccionar manualmente Run (Ejecutar) para probar sus flujos de trabajo.
Si programa una cadencia para los flujos de trabajo de carga y descarga, estos se ejecutarán de forma automática y las opciones desplegables se mantendrán sincronizadas con la lista de origen.