Compartir información de la hoja en el correo electrónico

Aplica a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Hay varias formas de enviar información de hojas o informes por correo electrónico. 

Para hacer esto

 

Utilice este método

 

Compartir con los destinatarios una versión de solo lectura de los datos

Si desea permitir que alguien edite filas de su hoja, incluso si no tiene una cuenta de Smartsheet, use la opción Solicitar actualización.

Enviar una o más filas por correo electrónico

 

Compartir una instantánea estática una vez o de forma periódica

 

Enviar toda la hoja o el informe por correo electrónico como archivo adjunto PDF o Excel (.xls)

 


Brindar acceso a los colaboradores en una hoja

 

Enviar un enlace seguro a la hoja

 


Si tiene un plan Empresarial, un administrador del sistema de Smartsheet puede restringir su capacidad de compartir información para que pueda enviarla solo a direcciones de correo electrónico específicas.


Enviar una o más&nbspfilas por correo electrónico

Si está trabajando en un informe con información de varias hojas, tenga en cuenta que solo puede incluir las filas que tienen valores de la misma hoja en el mensaje de correo electrónico.

  1. En las filas que necesita enviar, seleccione Menú de fila.
    Para enviar varias filas, mantenga presionada la tecla Mayús o Ctrl (Comando ⌘ en computadoras Mac) mientras selecciona varias filas. El correo electrónico puede mostrar hasta 50 filas.
  2. Seleccione Enviar.
  3. En el cuadro Para, ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas o los grupos que deberían recibir el correo electrónico. Separe las distintas direcciones de correo electrónico con una coma o un punto y coma.
  4. En los cuadros Asunto y Mensaje, edite el asunto y el mensaje del correo electrónico, según sea necesario.
  5. Personalice la información que desea agregar al correo electrónico y al diseño del correo electrónico.
    • Incluido: Se incluyen todas las columnas (incluidos archivos adjuntos y discusiones) por defecto. Use el campo Incluido para agregar o eliminar columnas del correo electrónico.
    • Diseño: Edite cómo desea mostrar la información que agregó.
      La opción de diseño solo está disponible cuando envía una sola fila.
  6. Seleccione Con Cc para mí para recibir una copia del correo electrónico. Con Cc para mí es la única manera de realizar un seguimiento de las filas que se envían desde Smartsheet.
  7. Seleccione Enviar.

Los usuarios del plan Pro pueden enviar hasta 300 correos electrónicos desde Smartsheet por día. Se envían correos electrónicos de Smartsheet cuando @menciona a alguien en una conversación, envía una fila, comparte un elemento de Smartsheet, envía una confirmación de presentación de formulario, etc. Si necesita enviar más de 300 correos electrónicos por día, deberá optar por uno de los otros planes.

Enviar una hoja como archivo adjunto del correo electrónico

Puede enviar una instantánea de una hoja o informe adjuntándola como un archivo PDF o Excel (.xls) a un mensaje de correo electrónico.

Para enviar una hoja como archivo adjunto del correo electrónico

  1. En la barra de menú, seleccione Archivo > Enviar como archivo adjunto.
  2. Escriba las direcciones de correo electrónico de las personas que deben recibir el correo electrónico. Separe las distintas direcciones de correo electrónico con una coma o un punto y coma.
  3. Edite el asunto y el mensaje del correo electrónico, según sea necesario. De forma predeterminada, el nombre de la hoja se incluye en el campo Asunto.
  4. Seleccione el tipo de archivo adjunto que necesita enviar. Si desea enviar la hoja como PDF, seleccione (Opciones) para acceder al menú Configuración de PDF y definir cómo se mostrará el archivo adjunto.
  5. Seleccione Enviar.

De forma predeterminada, el archivo adjunto se enviará de inmediato y una sola vez. 

Puede usar un filtro para ver solo las filas que desea enviar. Los filtros funcionan solo con los archivos adjuntos únicos. No puede usar filtros con los archivos adjuntos que se envían de forma recurrente.

Para configurar la periodicidad de envío de un archivo adjunto

  1. En la barra de menú, seleccione Archivo > Enviar como archivo adjunto.
  2. Seleccione Programar
  3. Seleccione la frecuencia de su entrega (p. ej., Diaria) y especifique las otras opciones de periodicidad.
  4. Seleccione Aceptar.

Las periodicidades aparecerán en el panel derecho del formulario Enviar como archivo adjunto

En la sección Entrega del formulario Enviar como archivo adjunto, seleccione la programación que configuró para editarla.


Enviar un enlace seguro a una hoja

Un enlace permanente es una URL permanente de una página o un sitio. Smartsheet lo genera para todas las hojas. 

Los colaboradores compartidos pueden usar el enlace para acceder a la hoja directamente en Smartsheet. Puede agregar el enlace permanente como favorito para acceder a él con facilidad. Quienes no sean colaboradores de la hoja verán un mensaje de error si visitan el enlace permanente.
Si desea que los usuarios accedan a un elemento de Smartsheet sin tener que iniciar sesión, genere un enlace al que todos puedan acceder.

  1. En la esquina superior derecha de la hoja, seleccione Compartir. En el formulario Uso compartido de la hoja, si no se comparte al elemento con todos, verá la sección Detalles de la invitación. ​​​
  2. Para exponer la URL para el enlace de hoja seguro, seleccione Colaboradores. Verá el enlace debajo de la lista de colaboradores compartidos.
  3. Seleccione el ícono de correo electrónico para enviar el enlace permanente por correo electrónico a todos los colaboradores de la hoja.

Personalizar el mensaje de uso compartido

  1. En la barra de menú, seleccione Archivo > Enviar correo electrónico a usuarios con uso compartido.
  2. Edite el asunto y el mensaje del correo electrónico. El nombre de la hoja aparece como la línea de asunto predeterminada. 
  3. Seleccione Con Cc para mí para recibir una copia del correo electrónico. Con Cc para míes la única forma de llevar un registro de los correos electrónicos que envió a colaboradores desde Smartsheet.
  4. Seleccione Enviar.

De manera predeterminada, el correo electrónico se envía todos los colaboradores de la hoja. Para limitar la lista de destinatarios, seleccione Todos los usuarios con uso compartido.