Compartir información de la hoja en el correo electrónico

Tiene diferentes opciones para compartir:

• Si necesita proporcionar a los destinatarios una versión de los datos de solo lectura, envíe una o más filas por correo electrónico. 
• Si necesita que alguien edite filas de su hoja, incluso si no tiene una cuenta de Smartsheet, use la opción Solicitud de actualización.
• Si necesita compartir una instantánea de una hoja o informe, una vez o de manera recurrente, envíe la hoja o informe por correo electrónico como un archivo adjunto en PDF o Excel.
• Si necesita dar acceso a los colaboradores en una hoja, envíe un enlace seguro a la hoja.

Los suscriptores del plan Empresarial pueden tener restringidas sus habilidades de uso compartido por un administrador del sistema de Smartsheet a solo direcciones de correo electrónico específicas.

Enviar una o más filas por correo electrónico

Puede enviar hasta 50 filas por correo electrónico.

1. En las filas que necesita enviar, seleccione Menú de fila.
   Para enviar varias filas, mantenga presionada la tecla Shift o Ctrl (Command ⌘ en computadoras Mac) mientras selecciona varios números de filas.
2. Seleccione Enviar....
3. En el campo Para, ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas o de los grupos que deberían recibir el correo electrónico. Separe las distintas direcciones de correo electrónico con una coma o un punto y coma. Para agregar contactos de su Lista de contactos de Smartsheet, seleccione Seleccionar contactos.  
4. En los cuadros Asunto y Mensaje, edite el asunto y el mensaje del correo electrónico, según sea necesario.
5. Personalice la información que desea agregar al correo electrónico y al diseño del correo electrónico.
   • Incluir: el modo predeterminado incluye todas las columnas (incluidos los archivos adjuntos y discusiones). Seleccione Editar para agregar o eliminar columnas, archivos adjuntos o comentarios del correo electrónico.
   • Diseño: Edite cómo desea mostrar la información que agregó. Esta opción solo está disponible cuando envía una sola fila.
6. Seleccione Con Cc para mí para recibir una copia del correo electrónico. 
7. Seleccione Enviar.

Si está trabajando en un informe con información de varias hojas, solo puede incluir las filas que tienen valores de la misma hoja en el mensaje de correo electrónico.

En un informe con agrupación aplicada, no puede seleccionar los encabezados de grupo junto con las filas de la hoja.

Enviar una hoja como archivo adjunto

Puede enviar una instantánea de una hoja o informe adjuntándola como un archivo PDF o Excel (.xls) a un mensaje de correo electrónico.

1. En la barra de menú, seleccione Archivo > Enviar como archivo adjunto....
2. En el campo Para, ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas que deberían recibir el correo electrónico. Separe las distintas direcciones de correo electrónico con una coma o un punto y coma. Para seleccionar contactos de su Lista de contactos de Smartsheet que recibirán el correo electrónico, seleccione Contactos .
3. Edite el asunto y el mensaje del correo electrónico, según sea necesario. De forma predeterminada, el nombre de la hoja está en el campo Asunto.
4. Seleccione el tipo de archivo adjunto que necesita enviar. Si desea enviar la hoja en formato PDF, seleccione (opciones) para acceder al menú Configuración de PDF y defina el aspecto del archivo adjunto.
5. Opcional: Si quiere definir cuándo enviar el correo electrónico o establecer una periodicidad, seleccione Cronograma. A continuación, defina la frecuencia de la entrega o especifique cuándo quiere que se envíe el correo electrónico. Seleccione Aceptar.
6. Seleccione Enviar.

Las periodicidades aparecerán en el panel derecho del formulario Enviar como archivo adjunto. 

Enviar un enlace seguro a una hoja

Un enlace permanente es una URL permanente de una página o un sitio. Smartsheet lo genera para todas las hojas. 

Los colaboradores compartidos pueden usar el enlace para acceder a la hoja directamente en Smartsheet. Puede agregar el enlace permanente como favorito para acceder a él con facilidad. Quienes no sean colaboradores de la hoja verán un mensaje de error si visitan el enlace permanente.

1. En la esquina superior derecha de la hoja, seleccione Compartir. En el formulario Uso compartido de la hoja, si no se comparte al elemento con todos, verá la sección Detalles de la invitación. ​​​
2. Para exponer la URL para el enlace de hoja seguro, seleccione Colaboradores. El enlace está debajo de la lista de colaboradores compartidos.
3. Seleccione el ícono de correo electrónico para enviar el enlace permanente por correo electrónico a todos los colaboradores de la hoja.

Si desea que los usuarios accedan a un elemento de Smartsheet sin tener que iniciar sesión, genere un enlace al que todos puedan acceder.

Personalizar el mensaje de uso compartido

1. En la barra de menú, seleccione Archivo > Enviar correo electrónico a usuarios con uso compartido....
2. Opcional: Para limitar la lista de destinatarios, seleccione Todos los usuarios con uso compartido. De manera predeterminada, el correo electrónico se envía todos los colaboradores de la hoja.
3. Edite el asunto y el mensaje del correo electrónico. El nombre de la hoja aparece como la línea de asunto predeterminada. 
4. Seleccione Con Cc para mí para recibir una copia del correo electrónico.
5. Seleccione Enviar.