Compartir información de la hoja en un correo electrónico

Aplica a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Para enviar información de hojas o informes a personas por correo electrónico, dispone de varias opciones.

Para esto

 

Use este método

 

Proporcionarles a los destinatarios con una versión de solo lectura de los datos.


NOTA: Si quiere otorgarle a alguien la capacidad para editar filas en su hoja, incluso si no tiene cuenta de Smartsheet, utilice la Solicitud de actualización. Para obtener más información sobre este tema, consulte nuestro artículo Solicitudes de actualización en el Centro de ayuda.

Enviar una o más filas por correo electrónico.

 

Comparta una instantánea estática por única vez o de manera recurrente.

 

Envíe la hoja o informe completos por correo electrónico como adjunto en formato PDF o Excel (.xls)

 

Otorgar acceso a personas con uso compartido de la hoja

 

Envíe un enlace seguro a la hoja.

 


Si es miembro de un plan Empresarial, un administrador del sistema de Smartsheet puede limitar su capacidad para compartir información de manera tal de poder enviar únicamente a direcciones específicas de correo electrónico. Para más información, consulte "Configurar una lista aprobada de uso compartido de dominios" en el artículo Controles de seguridad.


Enviar una o más filas por correo electrónico.

Puede enviar filas por correo electrónico desde una hoja o un informe a la persona que desee.

NOTA: Si trabaja con un informe en el que se combina información de varias hojas, tenga en cuenta que únicamente las filas de la misma hoja pueden incluirse en el mensaje por correo electrónico.

  1. Haga clic en la flecha desplegable que está junto al número de fila que desea enviar y seleccione Enviar.

    Aparece el formulario Enviar.



    CONSEJO: Para enviar filas múltiples, mantenga presionada la tecla [Mayús] o la tecla [Ctrl] (tecla en Mac) del teclado mientras hace clic en varios números de fila. El correo electrónico puede mostrar hasta 50 filas.
     
  2. En el campo Para:, ingrese la(s) dirección(es) de correo electrónico de la persona o de los grupos que deberían recibir el correo electrónico. Separe las distintas direcciones de correo electrónico con una coma o un punto y coma.

    CONSEJOS:
    • Si agregó contactos a su Lista de contactos de Smartsheet, haga clic en el icono del colaborador ubicado a la derecha para marcar quiénes son los contactos que deben recibir el correo electrónico. Para obtener más información sobre cómo usar los contactos en Smartsheet, consulte Contactos de Smartsheet.
    • Los usuarios de los planes de Negocios o Empresariales también deben poder seleccionar de entre otros miembros del equipo o de grupos que hayan sido creados por el administrador de grupo.Para más información sobre uso compartido y envío de información a grupos, consulte Administrar y usar grupos de contactos de Smartsheet.
  3. El asunto y el cuerpo del mensaje del correo electrónico contienen valores predeterminados:edite cualquiera de los campos, según sea necesario.
  4. Utilice las opciones Personalizar y Diseño para especificar qué campos se incluirán en el correo electrónico y cómo se mostrarán.

    NOTA: La opción Diseño se encuentra disponible únicamente cuando decide enviar una sola fila.

    De manera predeterminada, se enviarán todas las columnas (incluidos los adjuntos y las discusiones). Para excluir columnas, haga clic en el botón Editar y quite la marca de verificación del nombre de la columna que desea omitir del correo electrónico.
  5. Seleccione Con Cc para mí para recibir una copia del correo electrónico. Esta es la única manera de rastrear las filas que se han enviado desde Smartsheet.

  6. Haga clic en Enviar.

La(s) fila(s) seleccionada(s) se incluirán en el cuerpo del mensaje de correo electrónico enviado a los destinatarios. Los mensajes suelen enviarse en un lapso de cinco minutos.


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Enviar una hoja como adjunto de un correo electrónico

Puede enviar una instantánea de una hoja o informe adjuntándola como un archivo PDF o Excel (.xls) a un mensaje de correo electrónico.

  1. Haga clic en Archivo > Enviar como adjunto.

    Aparecerá el formulario Enviar como adjunto.

    Enviar como adjunto
  2. En la casilla Para, ingrese la(s) dirección(es) de correo electrónico de la persona o de los grupos que deberían recibir el correo electrónico. Separe las distintas direcciones de correo electrónico con una coma o un punto y coma.

    CONSEJOS:

    • Si agregó contactos a su Lista de contactos de Smartsheet, haga clic en el icono del colaborador para marcar quiénes son los contactos que deben recibir el correo electrónico. Consulte el artículo Contactos de Smartsheet para obtener más información.
    • Los usuarios de los planes de Negocios o Empresariales también deben poder seleccionar de entre otros miembros del equipo o de grupos que hayan sido creados por el administrador de grupo. Para más información sobre uso compartido y envío de información a grupos, consulte Administrar y usar grupos de contactos de Smartsheet.
  3. Edite la línea del asunto y el cuerpo del mensaje, según sea necesario. De forma predeterminada, el nombre de la hoja se incluye en la línea del asunto.

  4. Seleccione el tipo de adjunto en el campo Adjuntar como, ya sea en formato PDF o Excel. CONSEJO: Si envía el informe como un adjunto con formato PDF, puede usar el vínculo de opciones para obtener acceso al menú Configuración de PDF y, además, definir cómo se verá el adjunto.

  5. Elija una opción de Entrega para el correo electrónico Enviar como adjunto.

De manera predeterminada, se enviará el adjunto de inmediato y solo una vez. Para enviar una fila bajo una modalidad recurrente, consulte la próxima sección de este artículo.

NOTA: Si quiere compartir solamente algunas filas, puede usar un filtro para mostrar únicamente las filas que quiere enviar. (Esto funciona únicamente al enviar una adjunto una sola vez. No puede usar filtros con adjuntos que se envían bajo una modalidad recurrente).

Configurar la recurrencia para enviar adjuntos de archivos

Para enviar una hoja como adjunto con la recurrencia que usted indique:

  1. Siga los pasos que se mencionan arriba para abrir el formulario Enviar como adjunto.
  2. En el formulario, junto a Entrega, haga clic en el enlace Programar.

    Enviar como entrega de adjunto
     
  3. En el formulario Opciones de entrega, seleccione la frecuencia con la que quiere que tenga lugar la entrega (diaria, semanal, mensual, anual) y especifique las otras opciones de recurrencia.
  4. Haga clic en Aceptar.

Una vez configuradas, las recurrencias se mostrarán en el panel de la derecha del formulario Enviar como adjunto. Para editar o eliminar una recurrencia, haga clic en la flecha junto a la descripción de la recurrencia.


Enviar un enlace seguro a una hoja

Para cada hoja de Smartsheet se genera un enlace permanente. Los colaboradores que han recibido invitación para compartir pueden usar el enlace para acceder directamente a la hoja en Smartsheet; analice la posibilidad de marcar el enlace permanente para un acceso más sencillo. Toda persona que no esté incluida en la sección Colaboradores del formulario de uso compartido de la hoja verán un mensaje de error si acceden al enlace permanente.

CONSEJO: Para generar un enlace a una hoja a la que todos puedan acceder, consulte nuestro artículo del Centro de ayuda sobre Cómo publicar elementos de Smartsheet.

  1. Haga clic en el botón Compartir ubicado en la parte superior del elemento.

    botón compartir
    Se mostrará el formulario de uso compartido.Si no se ha compartido el elemento con nadie, verá los Detalles de invitación.

  2. Haga clic en Colaboradores para mostrar la URL del enlace de acceso seguro a la hoja. (Verá el enlace justo debajo de la lista de colaboradores con uso compartido).
     
    Colaboradores de uso compartido de hoja

  3. Haga clic en el icono del sobre ubicado a la derecha del enlace permanente para enviarlo por correo electrónico a los colaboradores con invitación para compartir la hoja.


Personalizar su mensaje de uso compartido

  1. Haga clic en Archivo > Usuarios compartidos del correo electrónico.

    Aparecerá el formulario Usuarios compartidos del correo electrónico.


    De manera predeterminada, el nombre de la hoja aparecerá en la línea del asunto, pero usted puede editar esto y el cuerpo del mensaje como lo desee. De manera predeterminada, el correo electrónico se enviará a todas las personas que comparten la hoja, pero puede hacer clic en Todos los usuarios compartidos para achicar la lista de destinatarios.
     
  2. Haga clic en Con Cc para mí para recibir una copia del correo electrónico.

    Esta es la única forma de llevar un registro de los correos electrónicos que envió a colaboradores desde Smartsheet.
     
  3. Haga clic en Enviar.

Los destinatarios recibirán su correo electrónico, incluido un enlace en el que pueden hacer clic para iniciar sesión y abrir la hoja.