Compartir información de la hoja en un correo electrónico

Para enviar información desde hojas o informes a distintas personas por correo electrónico, existen diferentes opciones. 

Para hacerloUse este método
Proporcióneles a los destinatarios una versión de solo lectura de los datos.

NOTA: Si desea otorgarle a alguien la capacidad para editar filas en su hoja, incluso si esa persona no tiene cuenta de Smartsheet, utilice una Solicitud de actualización. Para obtener información detallada al respecto, consulte nuestro artículo Solicitudes de actualización disponible en el Centro de ayuda.
Envíe una o más filas por correo electrónico. 
Comparta una instantánea estática una vez o bajo una modalidad periódica.Envíe la hoja o el informe completos por correo electrónico como adjunto PDF o Excel (.xls).
Otorgarles acceso a las personas con uso compartido de la hojaEnvíe un enlace seguro a la hoja.


NOTA: Si es miembro de un plan Enterprise, el Administrador del sistema de Smartsheet podrá limitar su capacidad para compartir información, de manera tal que solo pueda enviarla a determinadas direcciones de correo electrónico. Para obtener más información, consulte "Cómo configurar una lista de uso compartido de dominios aprobados" en el artículo Controles de seguridad.


Enviar una o más filas por correo electrónico

Puede enviar filas desde una hoja o un informe a cualquier persona por correo electrónico.

NOTA: Si trabaja en un informe en el que se combina información de varias hojas, tenga en cuenta que solo pueden incluirse filas de la misma hoja en el mensaje de correo electrónico.

  1. Haga clic en la flecha desplegable ubicada junto al número de fila que desea enviar y seleccione Enviar.

    Aparece el formulario Enviar.



    CONSEJO: Para enviar varias filas, mantenga presionada la tecla Shift o la tecla Ctrl (tecla en Mac) mientras hace clic en distintos números de filas. El correo electrónico puede mostrar hasta 50 filas.
     
  2. En el campo Para, ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas o de los grupos que deberían recibir el correo electrónico. Separe las distintas direcciones de correo electrónico con una coma o un punto y coma.

    CONSEJOS:
    • Si agregó contactos a su Lista de contactos de Smartsheet, haga clic en el icono del colaborador , ubicado a la derecha para marcar quiénes son los contactos que deben recibir el correo electrónico. Para obtener más información sobre el uso de contactos en Smartsheet, consulte Contactos de Smartsheet.
    • En los planes de múltiples usuario, los usuarios también deben poder seleccionar de entre otros miembros del equipo o de grupos que hayan sido creados por el administrador de grupo. Para obtener más información sobre cómo compartir y enviar información a los grupos, consulte Administrar y usar grupos de contactos de Smartsheet.
  3. La línea del asunto y el cuerpo del mensaje del correo electrónico contienen valores predeterminados: edite cada uno de los campos según sea necesario.
  4. Utilice las opciones Personalizar y Diseño para especificar los campos que se incluirán en el correo electrónico y cómo se los mostrará.

    NOTA: La opción Diseño se encuentra disponible solo cuando elige enviar una única fila.

    De manera predeterminada, se enviarán todas las columnas (incluidos los adjuntos y las discusiones). Para excluir columnas, haga clic en el botón Editar y quite la marca de verificación de los nombres de columnas que desea omitir en el correo electrónico.
  5. Seleccione Con CC para mí para recibir una copia del correo electrónico. Esta es la única manera de rastrear las filas que se han enviado desde Smartsheet.

  6. Haga clic en Enviar.

La fila o las filas seleccionadas se incluirán en el cuerpo del mensaje de correo electrónico y se enviarán a los destinatarios. Los mensajes suelen enviarse en un lapso de cinco minutos.


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Enviar una hoja como adjunto de correo electrónico

Puede enviar una instantánea de una hoja o de un informe adjuntándola como un archivo PDF o Excel (.xls) a un mensaje de correo electrónico.

  1. Haga clic en el icono Acciones de la hoja acciones de la hoja, ubicado en la barra de herramientas izquierda, y seleccione Guardar como adjunto.

    Aparecerá el formulario Enviar como adjunto.

    Enviar como adjunto
  2. En el campo Para, ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas que deberían recibir el correo electrónico. Separe las distintas direcciones de correo electrónico con una coma o un punto y coma.

    CONSEJOS:

    • Si agregó contactos a su Lista de contactos de Smartsheet, haga clic en el icono del colaborador y marque los contactos que deben recibir el correo electrónico. Consulte el artículo Contactos de Smartsheet para obtener más información.
    • En los planes de múltiples usuario, los usuarios también deben poder seleccionar de entre otros miembros del equipo o de grupos que hayan sido creados por el administrador de grupo. Para obtener más información sobre cómo compartir y enviar información a los grupos, consulte Administrar y usar grupos de contactos de Smartsheet.
  3. Edite la línea del asunto y el cuerpo del mensaje, según sea necesario. De forma predeterminada, el nombre de la hoja se incluye en la línea del asunto.

  4. Seleccione el tipo de adjunto en el campo Adjuntar como, ya sea en formato PDF o Excel. CONSEJO: Si envía la hoja como un adjunto con formato PDF, puede usar el enlace de opciones para obtener acceso al menú Configuración de PDF y, además, definir cómo se verá el adjunto.

  5. Elija una opción de Entrega para el correo electrónico Enviar como adjunto.

De manera predeterminada, el adjunto se enviará de inmediato y una sola vez. Para enviar un archivo bajo una modalidad recurrente, consulte la próxima sección del artículo.

Configurar una recurrencia para enviar un archivo adjunto

Para enviar una hoja como adjunto a una recurrencia que usted indique:

  1. Siga los pasos que se mencionan arriba para abrir el formulario Enviar como adjunto.
  2. En el formulario, junto a Entrega, haga clic en el enlace Programar.

    Enviar como entrega con adjunto
     
  3. En el formulario Opciones de entrega, seleccione la frecuencia con la que desea que tenga lugar la entrega (diariamente, semanalmente, mensualmente, anualmente) e indique las opciones de recurrencia.
  4. Haga clic en Aceptar.

Una vez que haya configurado estas opciones, las recurrencias aparecerán en el panel de la derecha del formulario Enviar como adjunto. Para editar o eliminar una recurrencia, haga clic en la flecha ubicada junto a la descripción de la recurrencia.


Enviar un enlace seguro a una hoja

Para cada hoja de Smartsheet se genera un enlace permanente. Los colaboradores que han recibido invitación para compartir pueden usar el enlace para acceder directamente a la hoja en Smartsheet; analice la posibilidad de marcar el enlace permanente para un acceso más sencillo. Toda persona que no esté incluida en la sección Colaboradores del formulario Uso compartido de la hoja verá un mensaje de error en caso de querer acceder al enlace permanente.

CONSEJO: Para generar un enlace a una hoja al que todos puedan acceder, consulte nuestro artículo sobre Cómo publicar elementos de Smartsheet del Centro de ayuda.

  1. Haga clic en el botón Compartir ubicado en la parte superior del elemento.

    Botón Compartir
    Aparecerá el formulario de uso compartido. Si el elemento no se ha compartido con nadie, verá los Detalles de la invitación.

  2. Haga clic en Colaboradores para exponer la URL para el enlace de hoja seguro. (Verá el enlace justo debajo de la lista de colaboradores con uso compartido).
     
    Colaboradores con uso compartido de la hoja

  3. Haga clic en el icono del sobre ubicado a la derecha del enlace permanente para enviarlo por correo electrónico a todos los colaboradores con invitación para compartir la hoja.


Personalizar el mensaje de uso compartido

  1. Haga clic en el icono de Enviar o compartir hojasobre ubicado en la barra de herramientas izquierda y seleccione Usuarios compartidos del correo electrónico.

    Aparecerá el formulario Usuarios compartidos del correo electrónico.


    De manera predeterminada, el nombre de la hoja aparecerá en la línea del asunto, pero puede editar el asunto y el cuerpo del mensaje como lo desee. De manera predeterminada, el correo electrónico se enviará a todas las personas que comparten la hoja, pero puede hacer clic en Todos los usuarios compartidos para achicar la lista de destinatarios.
     
  2. Haga clic en Con Cc para mí para recibir una copia del correo electrónico.

    Esta es la única forma de llevar un registro de los correos electrónicos que envía a los colaboradores desde Smartsheet.
     
  3. Haga clic en Enviar.

Los destinatarios recibirán su correo electrónico, incluido un enlace en el que pueden hacer clic para iniciar sesión y abrir la hoja.

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