Compartir información de la hoja en un correo electrónico

Aplica a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Para enviar la información de las hojas o los informes por correo electrónico, dispone de algunas opciones.

Para hacer esto

 

Utilice este método

 

Proporcionar a los destinatarios una versión de solo lectura de los datos.

Si desea permitir que alguien edite las filas de su hoja, aunque no tenga una cuenta de Smartsheet, utilice una Solicitud de actualización.

Envíe una o más filas por correo electrónico.

 

Compartir una instantánea estática una vez o de forma recurrente.

 

Envíe toda la hoja o el informe por correo electrónico como un archivo adjunto en PDF o Excel (.xls).

 


Dar acceso a los colaboradores de una hoja.

 

Envíe un enlace seguro a la hoja.

 


Si es suscriptor de un plan Empresarial, un administrador del sistema de Smartsheet puede restringir su capacidad de compartir información para que solo pueda enviar a direcciones de correo electrónico específicas.


Enviar una o más filas por correo electrónico

Si está trabajando en un informe con información de varias hojas, tenga en cuenta que solo las filas con valores de la misma hoja pueden incluirse en el mensaje de correo electrónico.

  1. En la(s) fila(s) que necesita enviar, seleccione el menú Fila.
    Para enviar varias filas, mantenga pulsada la tecla Mayús o Ctrl (Comando ⌘ en Mac) mientras selecciona varios números de fila. El correo electrónico puede mostrar hasta 50 filas.
  2. Seleccione Enviar.
  3. En el cuadro Para, escriba las direcciones de correo electrónico de las personas o los grupos que deben recibir el correo electrónico. Separe varias direcciones de correo electrónico con una coma o un punto y coma.
  4. En los cuadros Asunto y Mensaje, edite el asunto y el mensaje del correo electrónico según sea necesario.
  5. Personalice la información que desea agregar en el correo electrónico y el diseño de este.
    • Se incluye: De manera predeterminada, se enviarán todas las columnas (incluidas las de archivos adjuntos y discusiones). Utilice este campo para editar las columnas que necesite agregar o eliminar del correo electrónico.
    • Diseño: Edite la forma en que desea que se muestre la información que ha agregado.
      La opción de diseño solo está disponible cuando se envía una sola fila.
  6. Para recibir una copia del correo electrónico, seleccione Con copia para mí. Esta es la única manera de hacer un seguimiento de las filas enviadas desde Smartsheet.
  7. Seleccione Enviar.

¡Ha enviado la(s) fila(s) por correo electrónico! Los mensajes se envían normalmente en cinco minutos.


Enviar una hoja como archivo adjunto de correo electrónico

Puede enviar una instantánea de una hoja o de un informe al adjuntarla como archivo PDF o Excel (.xls) a un mensaje de correo electrónico.

Para enviar una hoja como archivo adjunto de correo electrónico

  1. En la barra de menús, seleccione Archivo > Enviar como adjunto.
  2. Escriba las direcciones de correo electrónico de las personas que deben recibir el mensaje. Separe varias direcciones de correo electrónico con una coma o un punto y coma.
  3. Edite el asunto y el mensaje del correo electrónico según sea necesario. De forma predeterminada, el nombre de la hoja se incluye en el campo Asunto.
  4. Seleccione el tipo de archivo adjunto que necesita enviar.Si desea enviar la hoja como PDF, seleccione (Opciones) para acceder al menú Configuración de PDF y definir el aspecto del archivo adjunto.
  5. Seleccione Enviar.

De manera predeterminada, el archivo adjunto se enviará inmediatamente y solo una vez.

Para compartir una cantidad determinada de filas, puede utilizar un filtro de modo que se muestren solo las filas que desea enviar. Los filtros solo funcionan con archivos adjuntos de una sola vez. No se pueden utilizar filtros con archivos adjuntos enviados de forma recurrente.

Para configurar una recurrencia para el envío de un archivo adjunto

  1. En la barra de menús, seleccione Archivo > Enviar como adjunto.
  2. Seleccione Programación
  3. Seleccione la frecuencia de su entrega (p. ej.: Diariamente), y especifique las demás opciones de recurrencia.
  4. Seleccione Aceptar.

Las recurrencias aparecerán en el panel derecho del formulario Enviar como adjunto.

En la sección Entrega del formulario Enviar como adjunto, seleccione la programación que ha establecido para editarlo.


Enviar un enlace seguro a una hoja

Un enlace permanente es una URL permanente de una página o de un sitio. Smartsheet lo genera para cada hoja.

Los colaboradores con uso compartido pueden utilizar el enlace para acceder a la hoja directamente en Smartsheet. Puede marcar el enlace permanente para facilitar el acceso. Cualquier persona que no sea colaborador de la hoja verá un mensaje de error si visita el enlace permanente.
Si desea que los usuarios accedan a un elemento de Smartsheet sin que tengan que iniciar sesión, genere un enlace al que pueda acceder cualquiera.

  1. En la esquina superior derecha de la hoja, seleccione Compartir. En el formulario Uso compartido de hoja, si el elemento no se comparte con nadie, verá la sección Detalles de la invitación. ​​​​
  2. Para exponer la URL del enlace de la hoja segura, seleccione Colaboradores. Verá el enlace justo debajo de la lista de colaboradores con uso compartido.
  3. Para enviar el enlace permanente por correo electrónico a todos los colaboradores de la hoja, seleccione el ícono de Correo electrónico.

Personalizar su mensaje de uso compartido

  1. En la barra de menús, seleccione Archivo > Enviar correo electrónico a usuarios con uso compartido.
  2. Edite el asunto y el mensaje del correo electrónico. De manera predeterminada, el nombre de la hoja aparecerá en la línea de Asunto
  3. Para recibir una copia del correo electrónico, seleccione Con copia para mí. Esta es la única manera de hacer un seguimiento del correo electrónico que envía a los colaboradores desde Smartsheet.
  4. Seleccione Enviar.

De manera predeterminada, el correo electrónico se enviará a todos los colaboradores de la hoja. Para limitar la lista de destinatarios, seleccione Todos los usuarios con uso compartido.