Mejore la colaboración compartiendo espacios de trabajo y los elementos que contiene. Comprenda mejor cómo otorgar a sus colaboradores acceso a los elementos que necesitan.
USM Content
Cuando comparte un espacio de trabajo con un usuario, este puede acceder a todos los elementos de ese espacio de trabajo.
Si sus necesidades de uso compartido cambian, puede eliminar personas del espacio de trabajo o ajustar sus permisos de uso compartido.
Las personas con las que comparte un espacio de trabajo no pueden acceder a ninguno de sus elementos de Smartsheet fuera del espacio de trabajo, a menos que usted los comparta explícitamente. Para compartir elementos del espacio de trabajo de forma individual, consulte Descripción general: Compartir hojas e informes para obtener más información.
Aspectos básicos del uso compartido del espacio de trabajo
Abrir el espacio de trabajo
- Seleccione la pestaña Inicio > Espacios de trabajo.
- Seleccione el nombre del espacio de trabajo que desea compartir.
Como alternativa, busque su espacio de trabajo por nombre en el ícono de búsqueda o use el ícono de estrella en el panel del espacio de trabajo para agregarlo a la pestaña Favoritos y poder acceder rápidamente.
Para revisar quién ya tiene acceso a su espacio de trabajo, realice lo siguiente:
- Seleccione el menú desplegable junto al botón Compartir. Seleccione Compartir espacio de trabajo para revisar la lista de personas con acceso en Administrar acceso.
Para revisar quién ya tiene acceso a un elemento, realice lo siguiente:
- Seleccione el botón Compartir y revise las personas de la lista en Administrar acceso.
Compartir un espacio de trabajo
- En la esquina superior derecha del espacio de trabajo, seleccione Compartir > Compartir espacio de trabajo.
- En el campo Agregar personas por nombre, correo electrónico o grupo, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de los usuarios o grupos que pueden acceder a este espacio de trabajo.
- Utilice el menú desplegable para seleccionar un nivel de permiso para cada colaborador.
- Opcional: Utilice el campo Mensaje a fin de personalizar un mensaje para sus colaboradores.
- Seleccione Compartir.
Las personas y los grupos que invitó se comparten en el espacio de trabajo y reciben la notificación.
Si tiene muchos destinatarios de correo electrónico, aparece un cuadro de diálogo de confirmación. Si aún desea enviar la notificación, seleccione Notificar de todos modos. Puede eliminar personas de la lista de correo seleccionando Atrás y desmarcando la casilla de verificación Notificar a las personas.
Los Propietarios o Administradores pueden compartir, dejar de compartir y modificar los permisos de uso compartido de cualquier colaborador.
Considere lo siguiente:
- Cuando va a compartir un espacio de trabajo, en la ventanaCompartir, se especifica que es posible que los destinatarios sin un puesto de miembro únicamente tengan acceso de solo visualización.
- Asegúrese de que los colaboradores con los que comparte su panel tengan el tipo de puesto adecuado para convertirse en administradores. Como administrador, abra la ventana Compartir, vaya a Administrar acceso y pase el cursor sobre un nombre para ver el tipo de puesto de esa persona.
Compartir un elemento en un espacio de trabajo
- En el espacio de trabajo, abra el elemento que desea compartir.
- En la esquina superior derecha del elemento, seleccione Compartir.
- En el campo Agregar personas por nombre, correo electrónico o grupo, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de los usuarios o grupos que pueden acceder a este elemento.
- Utilice el menú desplegable para seleccionar un nivel de permiso para cada colaborador.
- Opcional: Utilice el campo Mensaje a fin de personalizar un mensaje para sus colaboradores.
- Seleccione Compartir.
Mire el ícono junto al nivel de permiso del colaborador para diferenciar si tiene acceso solo al elemento o al espacio de trabajo.
- Cuando tenga acceso al espacio de trabajo, verá este ícono
- Cuando solo tiene acceso al elemento, verá este ícono
Dejar de compartir o cambiar los niveles de permisos a nivel del espacio de trabajo
- En el área superior derecha del espacio de trabajo, seleccione el menú desplegable junto al botón Compartir. Seleccione Compartir espacio de trabajo.
- Abra la sección Administrar acceso y busque el colaborador que desea eliminar o cambiar.
- Pase el cursor sobre el nombre del colaborador.
- Para eliminarlo, seleccione la X junto al nivel de permiso o cambie el nivel de permiso en el menú desplegable.
Si interrumpe el uso compartido con un colaborador en el momento en que este está viendo una hoja en el espacio de trabajo, el colaborador recibirá un mensaje de error en caso de que desee guardarla o actualizarla.
Permisos de uso compartido de un espacio de trabajo
El nivel de permiso que otorga a un usuario (o grupo) determina su acceso a un espacio de trabajo y a sus elementos.
Como práctica recomendada, debe compartir un espacio de trabajo con el nivel más bajo de permisos (observador o autor del comentario).
Si cambia el permiso de un administrador del espacio de trabajo a editor u observador, se convierte en el nuevo propietario de los elementos de Smartsheet que este posee en ese espacio de trabajo.
En esta tabla, se muestra cómo podría verse afectado el acceso de un usuario a un espacio de trabajo o a un elemento dentro de este.
| Cuando usted | El usuario | Por ejemplo |
|---|---|---|
| Da a un usuario permisos de uso compartido en un espacio de trabajo superiores al que tiene para un elemento individual. | Recibe el nivel de permiso superior para el elemento que se encuentra en ese espacio de trabajo. | Le dio a alguien acceso de nivel de Editor a una hoja y esa persona tiene permisos de Administrador en el espacio de trabajo en el que se encuentra esa hoja. Esa persona tendrá permisos de nivel de Administrador en la hoja. |
| Da a un usuario permisos de uso compartido en un espacio de trabajo inferiores al que tiene para un elemento individual. | No verá cambios en su acceso a un elemento del espacio de trabajo. | Un usuario es Editor en una hoja. Usted le otorgó acceso de Usuario con permiso de visualización al espacio de trabajo donde se encuentra la hoja. El nivel de permiso que tiene el usuario en esa hoja no cambiará. Seguirá siendo Editor en esa hoja específica. |
No puede otorgar a otro colaborador un nivel de acceso superior al suyo. Por ejemplo, no puede ascender a otro Editor a Administrador si usted es un Editor.
| Tarea | Usuario con permiso de visualización | Autor del comentario | Editor | Administrador | Propietario |
|---|---|---|---|---|---|
| Ver todos los contenidos de los elementos en el espacio de trabajo | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Agregar comentarios y archivos adjuntos a las filas | x | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Editar el contenido de hojas e informes | x | x | ✓ | ✓ | ✓ |
| Compartir el espacio de trabajo o los elementos del espacio de trabajo | x | x | x (a menos que se especifique) | ✓ | ✓ |
| Cambiar el nombre o agregar elementos a un espacio de trabajo | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Agregar o quitar elementos de un espacio de trabajo | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Eliminar elementos del espacio de trabajo | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Eliminar un espacio de trabajo | x | x | x | x | ✓ |
Consulte el artículo Niveles de permiso de uso compartido para conocer los niveles de permiso y cómo afectan los elementos de Smartsheet.
Puede hacer que el uso compartido del espacio de trabajo sea más fácil de gestionar con los Grupos de contactos de Smartsheet. Tenga en cuenta que, si comparte un espacio de trabajo con un grupo de contactos de Smartsheet, todos los miembros del grupo heredan el nivel de permiso seleccionado.