Compartir un espacio de trabajo

Cuando comparte un espacio de trabajo, le otorga a la persona con la que lo comparte acceso a todos los elementos incluidos en el espacio de trabajo. Esa persona podrá acceder al espacio de trabajo desde Inicio (en el panel de la izquierda) > Espacios de trabajo.

A medida que se modifican sus necesidades de uso compartido, resulta sencillo quitar personas del espacio de trabajo o modificar sus niveles de permiso de uso compartido.

NOTAS:

  • Las personas con las que comparta no podrán acceder a ninguno de sus otros datos de Smartsheet (excepto que usted elija compartirlos con ellos).
  • Si quiere compartir una hoja u otro elemento incluido en un espacio de trabajo sin tener que compartir todo el espacio de trabajo con ellos, es posible. Para hacerlo, debería compartir una hoja individual en un espacio de trabajo.De esta manera, la persona obtiene acceso solo a la hoja. Para obtener más información sobre cómo realizar esto, consulte Cómo compartir hojas.

Permisos requeridos

Para compartir un espacio de trabajo o cambiar los permisos de uso compartido en relación con los colaboradores, debe ser propietario del espacio de trabajo o tener permisos de uso compartido de nivel de administrador respecto de ellos.

En este artículo


Primeros pasos con el uso compartido del espacio de trabajo

  1. Haga clic en el ícono Menú (extremo superior izquierdo de la ventana de Smartsheet) > Inicio.

  2. En el panel de la izquierda, en Espacios de trabajo, haga clic en el nombre del espacio de trabajo.

Allí podrá ver quién tiene uso compartido del espacio de trabajo en la opción Espacio de trabajo compartido con.

Sección de un espacio de trabajo: Espacio de trabajo compartido con

CONSEJO: En la columna Uso compartido en el espacio de trabajo, obtiene información sobre cómo se comparten los elementos incluidos en él.Si se comparte un elemento a nivel individual (así como con otras personas en el espacio de trabajo), verá el ícono más y un ícono del individuo junto al elemento, tal como se muestra en la imagen de abajo:

Artículo compartido a nivel individual y en el espacio de trabajo
Para comenzar a compartir el espacio de trabajo, haga clic en el botón Compartir ubicado en el extremo superior derecho del espacio de trabajo.

Botón Compartir en el espacio de trabajo

Este botón mostrará la ventana Uso compartido del espacio de trabajo.
Detalles de la invitación para uso compartido

Desde la ventana de Uso compartido del espacio de trabajo, siga estos pasos:

  1. En el recuadro Invitar colaboradores, seleccione o ingrese la(s) dirección(es) de correo electrónico de las personas o grupos con quienes desea compartir el espacio de trabajo. (Separe las distintas direcciones de correo electrónico con una coma o con un punto y coma).

  2. Seleccione un nivel de Permiso para todos los elementos del espacio de trabajo. (Consulte la sección de abajo sobre Permisos de uso compartido del espacio de trabajo para obtener más información sobre qué pueden hacer cada una de las personas con distintos niveles de permiso).

    CONSEJO: Use la opción Detalles de la invitación para personalizar la notificación de uso compartido.

  3. Haga clic en el botón Compartir espacio de trabajo.

Así, se agregará la persona que haya seleccionado en el paso 1 al espacio de trabajo y se enviará el correo electrónico de uso compartido, en caso de que haya decidido enviarlo.


Dejar de compartir o modificar los niveles de permisos

  1. Para quitar un colaborador o modificar su nivel de permiso, haga clic en el botón Compartir, ubicado en el extremo superior derecho del espacio de trabajo, y abra la sección Colaboradores del formulario Uso compartido del espacio de trabajo.
    Desplazarse con el mouse sobre la opción Colaboradores con uso compartido del espacio de trabajo

  2. Señale con el mouse el colaborador que desea quitar o cambiar:

    • Quitar de la función de uso compartido del espacio de trabajo: Haga clic en la x a la derecha del nivel del permiso. Se quitará al colaborador del espacio de trabajo y ya no podrá abrir los elementos.

      NOTA:Si deja de compartir con un colaborador en el momento en que éste está viendo una hoja en el espacio de trabajo, ese colaborador recibirá un mensaje de error cuando desee guardar o actualizar.

    • Cambiar permisos: Seleccione un nuevo nivel de permiso de la lista desplegable. No puede asignarle a otro colaborador un nivel de acceso superior al que usted tiene (p. ej., un editor no puede promover a otro editor a la función de administrador).

 


Permisos de uso compartido del espacio de trabajo

El nivel de permiso que le asigne a una persona en el espacio de trabajo (ya sea a nivel individual o a través de un grupo de contacto) le otorga acceso a esa persona al espacio de trabajo y a todos los elementos incluidos en él con ese nivel de permiso. Por ejemplo, si le otorga a alguien permisos de uso compartido de nivel de editor en relación con una hoja y, luego, le otorga permisos de uso compartido de nivel de administrador respecto del espacio de trabajo que contiene dicha hoja, esa persona tendrá permisos de uso compartido de nivel de administrador en relación con la hoja. Por tal motivo, se recomienda compartir con el nivel de permiso más bajo posible.

No puede asignarle a otro colaborador un nivel de acceso superior al que usted tiene (p. ej., un editor no puede promover a otro editor a la función de administrador).

Tarea Visor Editor: no puede compartir Editor: puede compartir Administrador Propietario
Ver todos los contenidos de los elementos en el espacio de trabajo
Puede editar hojas y agregar documentos y comentarios a las hojas en el espacio de trabajo No
Comparte el espacio de trabajo o sus contenidos con otras personas No No
Modificar el diseño de las columnas en las hojas No No No
Agregar, editar, volver a nombrar y eliminar hojas en el espacio de trabajo No No No
Mover elementos al espacio de trabajo No No No
Eliminar elementos del espacio de trabajo No No No
Eliminar un espacio de trabajo No No No No

 

IMPORTANTE: Un administrador puede designarse como el nuevo propietario del espacio de trabajo quitando al propietario del espacio de trabajo actual. Existe una sola forma de cambiar la propiedad de un espacio de trabajo. Para obtener información más detallada, consulte Transferir la propiedad de un espacio de trabajo.

Para obtener información detallada sobre los niveles de permisos y cómo afectan los elementos de Smartsheet (hojas, paneles, etc.), consulte el artículo Niveles de permiso de uso compartido.

CONSEJO: Puede simplificar el uso compartido del espacio de trabajo para administrarlo con Grupos de contacto de Smartsheet (consulte el artículo Administrar y usar grupos de contacto de Smartsheet).Tenga en cuenta que si comparte un espacio de trabajo con un grupo de contacto de Smartsheet, todos los miembros del grupo heredarán el nivel de permiso seleccionado.