Compartir un espacio de trabajo

Aplica a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Para compartir/dejar de compartir un espacio de trabajo o para cambiar los permisos de uso compartido de los colaboradores, debe ser propietario o tener uso compartido con niveles de permiso de Administrador o Editor: puede compartir. El propietario o el administrador pueden modificar los permisos de uso compartido de cualquier colaborador, pero los usuarios con permiso de Editor: puede compartir no puede modificar al propietario o a los administradores.

Cuando comparte un espacio de trabajo con un usuario, este tendrá acceso a todos los elementos de ese espacio de trabajo.

Si sus necesidades de uso compartido cambian, puede eliminar personas del espacio de trabajo o cambiar sus niveles de permiso de uso compartido.

Las personas con las que comparte un espacio de trabajo no pueden acceder a ninguno de sus otros elementos de Smartsheet a menos que usted decida compartirlos. Para compartir un elemento en un espacio de trabajo sin compartir todo el espacio de trabajo, comparta una hoja individual en un espacio de trabajo.


Comenzar con el uso compartido de un espacio de trabajo

Para abrir un espacio de trabajo

  1. En la barra de navegación de la izquierda, seleccione Examinar ícono de Examinar.

  2. Para abrir un espacio de trabajo, seleccione Espacio de trabajo y, a continuación, seleccione el nombre del espacio de trabajo que desee compartir. 

Cuando esté en el espacio de trabajo, compruebe estos dos ajustes:

  • Espacio de trabajo compartido con: utilice esta opción para ver quién tiene acceso al espacio de trabajo.
  • Columna Uso compartido: compruebe cómo se comparte un elemento del espacio de trabajo. Si un elemento se comparte individualmente (o con otros colaboradores del espacio de trabajo), verá el ícono, como en la imagen que aparece a continuación.

Elemento compartido individualmente y en el espacio de trabajo

Para ver qué usuarios o grupos tienen acceso al elemento, desplácese sobre el ícono para comprobar la lista de colaboradores en un elemento de Smartsheet .

Para compartir el espacio de trabajo

  1. En la esquina superior derecha del espacio de trabajo, seleccione Compartir.
  2. En el formulario Uso compartido del espacio de trabajo, rellene los siguientes campos:
    • Invitar colaboradores: Escriba las direcciones de correo electrónico de los usuarios o grupos con los que necesita compartir el espacio de trabajo. O bien, seleccione el ícono de Seleccionar contactos para agregar sus contactos como colaboradores.
    • Permisos: seleccione un nivel de permiso para cada colaborador.
  3. En la sección Detalles de la invitación, personalice el mensaje.
  4. Seleccione Compartir espacio de trabajo.
  5. Si aparece un cuadro de diálogo en el que se confirma si aún desea enviar la notificación, seleccione Notificar de todos modos. Notificar de todos modos
    • Para eliminar personas de la lista de correo:
      1. Seleccione Atrás.
      2. Desactive la casilla de verificación Notificar a las personas.

Los contactos que seleccionó tendrán acceso al espacio de trabajo y recibirán una notificación, si decidió enviarla.


Dejar de compartir o cambiar los niveles de permiso

Para eliminar a un colaborador o cambiar su nivel de permiso

  1. En el área superior derecha del espacio de trabajo, seleccione Compartir.
  2. Abra la sección Colaboradores del formulario Uso compartido del espacio de trabajo.
  3. Desplácese sobre el colaborador que quiera eliminar o cambiar.
  4. Elimine un colaborador o cambie su nivel de permiso mediante el uso de cualquiera de estos elementos:
    • Ícono Eliminar del uso compartido del espacio de trabajo: seleccione este ícono para eliminar al colaborador del espacio de trabajo.
      Si deja de compartir con un colaborador en el momento en que este está viendo una hoja en el espacio de trabajo, el colaborador recibirá un mensaje de error cuando desee guardar o actualizar.
    • Lista desplegable Permisos: Seleccione un nuevo nivel de permiso de la lista desplegable.


Permisos de uso compartido del espacio de trabajo

El acceso de un usuario (o de un grupo) a un espacio de trabajo y a sus elementos dependerá del nivel de permiso que le conceda. Por este motivo, se recomienda compartir un espacio de trabajo con los permisos de nivel más bajo (p. ej.: Usuario con permiso de visualización, Autor del comentario).

Si cambia el permiso de un Administrador del espacio de trabajo a Editor o Usuario con permiso de visualización, usted será el nuevo propietario de los elementos de Smartsheet que posean en ese espacio de trabajo. Perderán los derechos de propiedad sobre las hojas que hayan creado.

Consulte esta tabla para saber cómo se verá afectado el acceso de un usuario a un espacio de trabajo o a una hoja de un espacio de trabajo.
 

Cuando haga esto
 
El usuario hará esto Por ejemplo
Dar un nivel de permiso de espacio de trabajo de nivel de Administrador o superior a un usuario que tiene un permiso de uso compartido de nivel de Editor o inferior en un elemento de Smartsheet que se encuentra en ese espacio de trabajo. Tener un permiso de uso compartido de espacio de trabajo de nivel de Administrador o superior en el elemento de Smartsheet que se encuentra en ese espacio de trabajo. Ha otorgado a alguien acceso de nivel de Editor a una hoja y, a continuación, lo ha convertido en administrador en el espacio de trabajo en el que se encuentra la hoja. Esa persona tendrá permisos de uso compartido de nivel de Administrador en la hoja.
Dar a un usuario un permiso de uso compartido de espacio de trabajo inferior. No ver cambios en su acceso a un elemento del espacio de trabajo.
 
Un usuario es editor en una hoja de un espacio de trabajo. A continuación, usted le dio un acceso de Usuario con permiso de visualización a ese espacio de trabajo. El nivel de permiso que tiene el usuario en esa hoja no cambiará. Seguirá siendo editor en esa hoja.

No puede dar a otro colaborador un nivel de acceso más alto que el que tiene usted mismo. Por ejemplo, si usted es editor, no puede ascender a otro editor a administrador.

Tarea Usuario con permiso de visualización Comentarista Editor: no puede compartir Editor: puede compartir Administrador Propietario
Ver todos los contenidos de los elementos en el espacio de trabajo
Puede editar hojas y agregar documentos y comentarios a las hojas en el espacio de trabajo No Sí (solo comentarios)
Comparte el espacio de trabajo o sus contenidos con otras personas No No No
Modificar el diseño de las columnas en las hojas No No No No
Agregar, editar, volver a nombrar y eliminar hojas en el espacio de trabajo No No No No
Mover elementos dentro o fuera del área de trabajo No No No No
Eliminar elementos del espacio de trabajo No No No No
Eliminar un espacio de trabajo No No No No No

Para obtener detalles sobre los niveles de permiso y cómo afectan a los elementos de Smartsheet (hojas, paneles, etc.), consulte el artículo Niveles de permiso de uso compartido.

Puede hacer que el uso compartido del espacio de trabajo sea más fácil de gestionar con los Grupos de contactos de Smartsheet. Tenga en cuenta que si comparte un espacio de trabajo con un Grupo de contactos de Smartsheet, todos los miembros del grupo heredarán el nivel de permiso seleccionado.