Puede crear hojas, paneles, informes, formularios y espacios de trabajo con Smartsheet. Su plan tiene la propiedad de estos elementos para mitigar los posibles obstáculos relacionados con eliminaciones accidentales, elementos huérfanos o solicitudes de acceso perdidas.
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En este artículo, se analiza información relevante para ambos modelos de usuario. Si no sabe con seguridad cuál es su tipo de modelo, aprenda cómo determinar el modelo que usa su plan.
Cuando crea un elemento, obtiene automáticamente permisos de propietario para usarlo. Luego, puede compartirlo con otros colaboradores y otorgarles acceso a ese elemento a través de permisos de administrador, editor, propietario, observador o autor del comentario.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que los elementos que crea son principalmente propiedad de su plan. Este modelo de propiedad facilita la gestión de las solicitudes de acceso y evita el riesgo de perder elementos valiosos cuando una persona abandona el plan de Smartsheet de su empresa.
¿Cómo funcionan las notificaciones de solicitud de acceso?
Nuestro modelo de propiedad garantiza que las solicitudes de acceso no se pierdan ni queden desatendidas. Por ejemplo, si un colaborador tiene permisos de propietario o administrador en el elemento y se va de vacaciones o está ausente por licencia, alguien que esté disponible y tenga los permisos adecuados puede recibir notificaciones y revisar la solicitud de acceso, lo que permite un servicio ininterrumpido.
La lógica es la siguiente:
¿Hay un propietario o administrador activo en el elemento?
- Si la respuesta es sí, se les envía la notificación.
- Si no es así, ¿hay administradores de recursos del plan?
- Si la respuesta es sí, los administradores de recursos del plan reciben la notificación.
- De lo contrario, los administradores del sistema reciben la notificación.
Cómo pueden otorgar acceso los administradores del sistema y de recursos del plan
Hay varias formas en que los administradores del sistema y de recursos del plan pueden ayudar a otorgar acceso si los propietarios o administradores de elementos no están disponibles.
1. Otorgarse permisos de administrador
Para acceder al elemento, el administrador del sistema o el administrador de activos del plan necesitan la URL del elemento.
A continuación, le mostramos cómo obtener la URL:
- Descargue el informe de acceso a hojas desde el Centro de administración.
- Busque la columna Referencia del elemento relevante.
- Adjunte la referencia a la siguiente URL:https://app.smartsheet.com/b/home?lx=
para crear la URL del elemento.
Si no tiene acceso al elemento, al momento de abrirlo aparece la página de acceso denegado. Si selecciona el botón Compartir con uno mismo, puede acceder al elemento como administrador. Después de eso, puede otorgar acceso como lo haría un administrador de elementos.
2. Botón Administrar solicitudes
Incluso si el administrador del sistema o de activos del plan no tiene acceso al elemento, pero este forma parte de su plan, puede usar el botón Administrar solicitudes a fin de mostrar las solicitudes de acceso pendientes y conceder acceso sin otorgarse permisos de administrador.
3. Botón Compartir o Solicitar edición
Cuando el administrador del sistema o de recursos del plan ya tiene algún tipo de acceso al elemento, puede usar el botón Compartir o Solicitar edición en la esquina superior derecha a fin de acceder a opciones adicionales y otorgarse permisos de administrador o gestionar las solicitudes de acceso.
Administradores de recursos del plan
Los administradores de recursos del plan actúan de respaldo para garantizar que las solicitudes de acceso se dirijan a otra persona que no sea el administrador del sistema en instancias en las que no se haya asignado propietario o administrador a un elemento.
Los administradores del sistema pueden asignar la función de administrador de recursos del plan a cualquier usuario con licencia. Los administradores de recursos del plan reciben notificaciones de solicitud de acceso si no hay un propietario o administrador definido para un elemento.
¿Qué pueden hacer los administradores de recursos del plan?
Los administradores de recursos del plan gestionan las solicitudes de acceso en elementos en los que ningún otro usuario tiene permisos de propietario o administrador. No tienen permisos de administrador o propietario del elemento, ni la capacidad de reorganizar columnas, bloquear o desbloquear filas, crear formularios, agregar dependencias, etc., a menos que también se les otorguen (o se los otorguen a sí mismos) permisos de administrador del elemento en ese elemento.
De forma predeterminada, los administradores de recursos del plan no tienen acceso para ver o editar el contenido de un elemento. Obtenga más información sobre los niveles de permisos de uso compartido y las capacidades de cada función.
Para asignar el rol de administrador de recursos del plan
- En el Centro de administración, seleccione el ícono Menú en la esquina superior izquierda.
Vaya a Usuarios y grupos > Roles e informes de usuarios.
Aparecerá la página Roles e informes de usuarios (páginaAdministración de usuarios en el modelo heredado).
- Desplácese sobre el usuario y selecciónelo. Aparecerá el panel derecho.
Marque la casilla de verificación Administrador de recursos del plan.
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Administradores del sistema
Los administradores del sistema pueden gestionar las solicitudes de acceso, otorgar acceso cuando sea necesario y asignarse a sí mismos como administradores.
- De forma predeterminada, los administradores del sistema no pueden abrir los elementos para verlos.
- Los permisos concedidos para los elementos se registran y se auditan a través de la función Informes de eventos en los planes en los que la función está activa. Obtenga más información sobre cómo supervisar el modo en que la organización utiliza los datos.
- Para garantizar que los administradores del sistema existentes no puedan acceder a elementos específicos, es posible que necesite tener un plan separado y no otorgar acceso a ningún otro usuario.
Otras cuestiones para tener en cuenta
- Como administrador del sistema, puede crear un informe de acceso a hojas en el Centro de administración para obtener una lista de todos los elementos de su plan.
Cuando alguien elimina un elemento de Smartsheet, este permanece en la papelera de reciclaje durante 30 días. Durante ese período, aún puede recuperar el elemento de la papelera de reciclaje.
Solo el administrador que eliminó un elemento puede restaurarlo.
- Los administradores del sistema y los administradores de recursos del plan no pueden ver el contenido de un elemento si no tienen permisos de observador o superiores en él.
¿Por qué necesito un administrador de recursos del plan?
El administrador de recursos del plan sirve como respaldo para garantizar que las solicitudes de acceso se envíen a alguien que no sea el administrador del sistema en instancias en las que un elemento no tiene un propietario o administrador asignado.
Recibo demasiadas solicitudes de acceso porque soy administrador de múltiples hojas y espacios de trabajo. ¿Qué debo hacer?
Le recomendamos que reduzca su acceso al permiso de editor en el elemento. Si necesita acceso de administrador para usar funciones específicas, solicite que se actualice temporalmente a un acceso de administrador, realice la tarea y vuelva a actualizar su acceso a editor.
Me preocupa que los administradores del sistema puedan asignar permisos a toda la información. ¿Qué puedo hacer con los datos confidenciales a los que los administradores del sistema no deberían tener acceso?
- Su empresa administra los elementos y, de forma predeterminada, los administradores del sistema no pueden abrirlos para verlos. Cuando un administrador del sistema se asigna a sí mismo permisos para un elemento, el evento se registra y puede auditarse.
- Para garantizar que los administradores del sistema existentes no puedan acceder a elementos específicos, el equipo que requiere cierta confidencialidad especial puede considerar usar un plan diferente que se administre de forma independiente y no otorgar acceso a ningún otro usuario.
¿Por qué las hojas que son propiedad de usuarios sin licencia o no miembros de mi plan siguen activas? Pensé que Smartsheet desactivaba elementos que no son propiedad de usuarios con licencia o miembros.
Anteriormente, cuando eliminaba la licencia o el estado de miembro de un usuario, se desactivaban todos los elementos en los que tenía permisos de propietario. Ahora, Smartsheet transfiere los permisos de propietario de estos elementos al plan en sí, en lugar de desactivarlos. Esto garantiza que sus procesos sigan funcionando, independientemente de los cambios en los permisos, la licencia o el estado de miembro de un usuario.
Si elimino a un usuario de mi plan, ¿no puede acceder a la hoja?
Anteriormente, cuando eliminaba un usuario, las hojas en las que tenía permisos de propietario quedaban inactivas, lo que hacía que estas fueran de solo lectura para todos los usuarios, incluido el usuario eliminado.
Ahora, cuando elimina un usuario, este aún puede acceder a las hojas y editarlas, ya que estas permanecen activas. Para evitar que el usuario eliminado acceda a las hojas, el administrador del sistema debe transferir los permisos de propietario y eliminar el uso compartido de ese usuario, lo que revoca su acceso a todos los elementos del plan.
Como alternativa, puede evitar este problema si hace que el administrador del sistema desactive al usuario en lugar de eliminarlo, ya que los usuarios desactivados ya no pueden iniciar sesión en su cuenta de Smartsheet.
¿Cómo obtengo una lista de todos mis elementos en un plan?
Los administradores del sistema pueden crear un informe de acceso a hojas en el Centro de administración para obtener una lista de todos los elementos de su plan.
Otorgué permisos, pero el usuario no puede usarlos
Si un administrador del sistema degradó la categoría del usuario a un tipo de usuario gratuito, su tipo de puesto hace que sea imposible que use permisos superiores. Si el usuario necesita capacidades de nivel superior, se le debe otorgar un tipo de puesto de miembro. Solo un administrador del sistema puede actualizar su tipo de puesto.