Descripción general de propiedad de recursos

Cuando crea un recurso, obtiene de forma automática permisos de propietario sobre este. Luego, puede compartirlo con otros colaboradores y otorgarles acceso a ese recurso a través de permisos de administrador, editor, propietario, observador o autor del comentario.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que los recursos que crea son principalmente propiedad de su plan. Este modelo de propiedad facilita la gestión de las solicitudes de acceso y evita el riesgo de perder recursos valiosos cuando una persona abandona el plan Smartsheet de su empresa.

¿Cómo funcionan las notificaciones de solicitudes de acceso?

Nuestro modelo de propiedad garantiza que las solicitudes de acceso no se pierdan ni se ignoren. Por ejemplo, si un colaborador tiene permisos de propietario o administrador en el recurso y se va de vacaciones o está ausente por licencia, alguien que esté disponible y tenga los permisos adecuados puede recibir notificaciones y revisar la solicitud de acceso, lo que permite un servicio ininterrumpido.

La lógica es la siguiente:

¿Hay un propietario o administradores activos en el recurso?

• En caso afirmativo, la notificación se envía a todos ellos.
• Si no es así, ¿hay administradores de recursos del plan? 
  • En caso afirmativo, los administradores de recursos del plan reciben la notificación.
  • De lo contrario, los administradores del plan reciben la notificación.

Administradores de recursos del plan

Los administradores de recursos del plan actúan de respaldo para garantizar que las solicitudes de acceso se dirijan a otra persona que no sea el administrador del sistema en instancias en las que no se haya asignado propietario o administrador para un recurso. 

Los administradores del sistema pueden asignar la función de administrador de recursos del plan a cualquier usuario. Los administradores de recursos del plan reciben notificaciones de solicitudes de acceso si no hay un propietario o administrador definido para un recurso.

Tenga en cuenta lo siguiente

Los administradores de recursos del plan no pueden otorgarse a sí mismos o a cualquier otra persona acceso a cualquier recurso de forma arbitraria. Necesitan un enlace al recurso y, luego, deben solicitar al propietario o administrador que les conceda acceso a este. Si el propietario está desactivado y ningún otro usuario tiene permisos de administrador en ese recurso, la solicitud de acceso se redirige al administrador de recursos del plan; solo en esta situación el administrador de recursos del plan puede otorgarse acceso a sí mismo.

¿Qué pueden hacer los administradores de recursos del plan?

Los administradores de recursos del plan gestionan las solicitudes de acceso en elementos en los que ningún otro usuario tiene permisos de propietario o administrador. No tienen permisos de administrador o propietario de recursos, como la capacidad de reorganizar columnas, bloquear o desbloquear filas, crear formularios, agregar dependencias, etc., a menos que también se les otorguen permisos de administrador de recursos en ese recurso específico.

De forma predeterminada, los administradores de recursos del plan no tienen acceso para ver el contenido de un recurso. Más información sobre los niveles de permisos de uso compartido y las capacidades de cada función.

Para asignar la función de administrador de recursos del plan

1. En el Centro de administración, vaya a Administración de usuarios si utiliza el Modelo de colaborador heredado o a Roles e informes de usuarios si usa el Modelo de suscripción de usuarios.
2. Desplácese sobre el usuario y selecciónelo. Aparecerá el panel derecho.

3. Marque la casilla de verificación Administrador de recursos del plan.

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Administradores del sistema

Al igual que los administradores de recursos del plan, los administradores del sistema no pueden otorgarse a sí mismos o a cualquier otra persona acceso a cualquier recurso de forma arbitraria. Necesitan un enlace al recurso y, luego, deben solicitar al propietario o administrador que les conceda acceso a este. Si el propietario está desactivado y ningún otro usuario tiene permisos de administrador o administrador de recursos del plan en ese recurso, la solicitud de acceso se direcciona al administrador del sistema; solo en esta situación el administrador del sistema puede otorgarse acceso a sí mismo.

• De forma predeterminada, los administradores del sistema no pueden abrir los recursos para verlos.
• Los permisos concedidos para los recursos se registran y se auditan a través de la función Informes de eventos en los planes en los que la función está activa. Más información sobre cómo supervisar el modo en que la organización utiliza los datos.
• Para garantizar que los administradores del sistema existentes no puedan acceder a recursos específicos, es posible que necesite tener un plan separado y no otorgar acceso a ningún otro usuario.

Otras cuestiones para tener en cuenta

• Como administrador del sistema, puede crear un informe de acceso a hojas en el Centro de administración para obtener una lista de todos los recursos de su plan.

• Cuando alguien elimina un recurso, se almacena en la papelera de reciclaje durante 30 días. El recurso puede recuperarse de la papelera de reciclaje durante ese período.
   

  Solo el administrador que los eliminó puede restaurar los recursos eliminados.

• Los administradores del sistema y los administradores de recursos del plan no pueden ver el contenido de un recurso si no tienen permisos de observador o superiores en él.