Descripción general de propiedad de activos

Cuando crea un activo, obtiene de forma automática permisos de Propietario sobre este. Luego, puede compartir ese activo con otros colaboradores y otorgarles acceso mediante la asignación de permisos de Administrador, Editor, Propietario, Observador o Autor del comentario.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que los activos que crea son principalmente propiedad de su plan. Este modelo de propiedad facilita la gestión de las solicitudes de acceso y evita el riesgo de perder activos valiosos cuando una persona abandona el plan Smartsheet de su empresa.

¿Cómo funcionan las notificaciones de solicitudes de acceso?

Nuestro modelo de propiedad garantiza que las solicitudes de acceso no se pierdan ni se desatiendan. Por ejemplo, si un colaborador tiene permisos de Propietario o Administrador en relación con el activo y se va de vacaciones o está ausente por licencia, alguien que está disponible y tiene los permisos adecuados en relación con el activo puede recibir notificaciones y revisar la solicitud de acceso, lo que permite un servicio ininterrumpido.

La lógica es la siguiente:

¿Hay un Propietario o Administradores activos en el activo?

• En caso afirmativo, la notificación se envía a todos ellos.
• Si no es así, ¿hay Administradores de activos del plan? 
  • En caso afirmativo, los Administradores de activos del plan reciben la notificación.
  • En caso negativo, los Administradores del plan reciben la notificación.

Administradores de activos del plan

Los Administradores de recursos del plan actúan de respaldo para garantizar que las solicitudes de acceso se dirijan a otra persona que no sea el Administrador del sistema en instancias en las que no se haya asignado Propietario o Administrador para un recurso. 

Los Administradores del sistema pueden asignar la función de Administrador de recursos del plan a cualquier usuario. Los Administradores de recursos del plan reciben solicitudes de acceso si no hay un Propietario o Administrador definido para un recurso.

Tenga en cuenta lo siguiente

Los Administradores de activos del plan no pueden otorgarse a sí mismos o a cualquier otra persona acceso arbitrario a cualquier activo. Para obtener acceso, necesita un enlace al activo y, luego, debe solicitarlo al Propietario o Administrador de este. Si el Propietario está desactivado y ningún otro usuario tiene permisos de Administrador en ese activo, la solicitud de acceso se redirecciona al Administrador de activos del plan; solo en esta situación el Administrador de activos del plan puede otorgar acceso a sí mismo.

¿Qué pueden hacer los Administradores de recursos del plan?

Los Administradores de recursos del plan gestionan las solicitudes de acceso en elementos en los que ningún otro usuario tiene permisos de Propietario o Administrador. No tienen permisos de Administrador o Propietario de recursos, como la capacidad de reorganizar columnas, bloquear/desbloquear filas, crear formularios, agregar dependencias, etc., a menos que también se les otorguen permisos de Administrador de recursos en ese recurso específico.

De forma predeterminada, los Administradores de recursos del plan no tienen acceso para ver el contenido de un recurso. Más información sobre los niveles de permisos de uso compartido y las capacidades de rol.

Para asignar la función de Administrador de recursos del plan

1. En el Centro de administración, vaya a Administración de usuarios.
2. Desplácese sobre el usuario y selecciónelo. Aparece el panel derecho.

3. Marque la casilla de verificación Administrador de recursos del plan.

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Administradores del sistema

Al igual que los Administradores de activos del plan, los Administradores del sistema no pueden otorgarse a sí mismos o a cualquier otra persona acceso arbitrario a cualquier activo. Para obtener acceso, necesitan un enlace al activo y, luego, deben solicitarlo al Propietario o Administrador de este. Si el Propietario está desactivado y ningún otro usuario tiene permisos de Administrador o Administrador de activos del plan en ese activo, la solicitud de acceso se direcciona al Administrador del sistema; solo en esta situación el Administrador del sistema puede otorgarse acceso a sí mismo.

• De forma predeterminada, los Administradores del sistema no pueden abrir los activos para verlos.
• Los permisos concedidos para los activos se registran y se auditan a través de la función Informes de eventos en los planes en los que la función está activa. Más información sobre cómo supervisar la forma en que su organización usa los datos.
• Para garantizar que los Administradores del sistema existentes no puedan acceder a activos específicos, es posible que necesite un plan separado y no otorgue acceso a ningún otro usuario.

Otras cuestiones para tener en cuenta

• Como Administrador del sistema, puede crear un informe de acceso a hojas en el Centro de administración para obtener una lista de todos los activos de su plan.

• Cuando alguien elimina un activo, se almacena en la papelera de reciclaje durante 30 días. El recurso puede recuperarse de la papelera de reciclaje durante ese período.
   

  Solo el administrador que los eliminó puede restaurar los recursos eliminados.

• Los Administradores del sistema y los Administradores de recursos del plan no pueden ver el contenido de un recurso si no tienen permisos de Observador o superiores en él.