Puede crear hojas, paneles, informes, formularios y espacios de trabajo con Smartsheet. Su plan tiene la propiedad de estos elementos para mitigar los posibles obstáculos relacionados con eliminaciones accidentales, elementos huérfanos o solicitudes de acceso perdidas.
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En este artículo, se analiza información relevante para el Modelo de colaborador heredado y para el Modelo de suscripción de usuarios. Si no sabe con seguridad su tipo de modelo, aprenda a determinar el modelo de su plan.
Cuando crea un elemento, obtiene de forma automática permisos de propietario sobre este. Luego, puede compartirlo con otros colaboradores y otorgarles acceso a ese elemento a través de permisos de administrador, editor, propietario, observador o autor del comentario.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que los elementos que crea son principalmente propiedad de su plan. Este modelo de propiedad facilita la gestión de las solicitudes de acceso y evita el riesgo de perder elementos valiosos cuando una persona abandona el plan Smartsheet de su empresa.
¿Cómo funcionan las notificaciones de solicitud de acceso?
Nuestro modelo de propiedad garantiza que las solicitudes de acceso no se pierdan ni se ignoren. Por ejemplo, si un colaborador tiene permisos de propietario o administrador en el elemento y se va de vacaciones o está ausente por licencia, alguien que esté disponible y tenga los permisos adecuados puede recibir notificaciones y revisar la solicitud de acceso, lo que permite un servicio ininterrumpido.
La lógica es la siguiente:
¿Hay un propietario o administradores activos en el elemento?
- Si la respuesta es sí, se les envía la notificación.
- Si no es así, ¿hay administradores de recursos del plan?
- Si la respuesta es sí, los administradores de recursos del plan reciben la notificación.
- De lo contrario, los administradores del sistema reciben la notificación.
Administradores de recursos del plan
Los administradores de recursos del plan actúan de respaldo para garantizar que las solicitudes de acceso se dirijan a otra persona que no sea el administrador del sistema en instancias en las que no se haya asignado propietario o administrador a un elemento.
Los administradores del sistema pueden asignar el rol de administrador de recursos del plan a cualquier usuario con licencia. Los administradores de recursos del plan reciben notificaciones de solicitud de acceso si no hay un propietario o administrador definido para un elemento.
Tenga esto en cuenta
Los administradores de recursos del plan no pueden otorgarse a sí mismos o a cualquier otra persona acceso a elementos de forma arbitraria. Necesitan un enlace al elemento y, luego, deben solicitar al propietario o administrador que les conceda acceso a este. Si el propietario está desactivado y ningún otro usuario tiene permisos de administrador en ese elemento, la solicitud de acceso se redirige al administrador de recursos del plan; solo en esta situación el administrador de recursos del plan puede otorgarse acceso a sí mismo.
¿Qué pueden hacer los administradores de recursos del plan?
Los administradores de recursos del plan gestionan las solicitudes de acceso en elementos en los que ningún otro usuario tiene permisos de propietario o administrador.No tienen permisos de administrador o propietario de elementos, como la capacidad de reorganizar columnas, bloquear o desbloquear filas, crear formularios, agregar dependencias, etc., a menos que también se les otorguen permisos de administrador de elementos en ese elemento específico.
De forma predeterminada, los administradores de recursos del plan no tienen acceso para ver el contenido de un elemento. Más información sobre los niveles de permisos de uso compartido y las capacidades de cada rol.
Para asignar el rol de administrador de recursos del plan
- En el Centro de administración, seleccione el ícono Menú en la esquina superior izquierda.
- Vaya a Usuarios y grupos > Roles e informes de usuarios. Aparecerá la página Administración de usuarios.
- Desplácese sobre el usuario y selecciónelo. Aparecerá el panel derecho.
Marque la casilla de verificación Administrador de recursos del plan.
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Administradores del sistema
Al igual que los administradores de recursos del plan, los administradores del sistema no pueden otorgarse a sí mismos o a cualquier otra persona acceso a elementos de forma arbitraria. Necesitan un enlace al elemento y, luego, deben solicitar al propietario o administrador que les conceda acceso a este. Si el propietario está desactivado y ningún otro usuario tiene permisos de administrador o administrador de recursos del plan en ese elemento, la solicitud de acceso se direcciona al administrador del sistema; solo en esta situación el administrador del sistema puede otorgarse acceso a sí mismo.
- De forma predeterminada, los administradores del sistema no pueden abrir los elementos para verlos.
- Los permisos concedidos para los elementos se registran y se auditan a través de la función Informes de eventos en los planes en los que la función está activa. Más información sobre cómo supervisar el modo en que la organización utiliza los datos.
- Para garantizar que los administradores del sistema existentes no puedan acceder a elementos específicos, es posible que necesite tener un plan separado y no otorgar acceso a ningún otro usuario.
Otras cuestiones para tener en cuenta
- Como administrador del sistema, puede crear un informe de acceso a hojas en el Centro de administración para obtener una lista de todos los elementos de su plan.
Cuando alguien elimina un elemento de Smartsheet, se almacena en la papelera de reciclaje durante 30 días. El elemento puede recuperarse de la papelera de reciclaje durante ese período.
Solo el administrador que los eliminó puede restaurar los elementos eliminados.
- Los administradores del sistema y los administradores de recursos del plan no pueden ver el contenido de un elemento si no tienen permisos de observador o superiores en él.
¿Por qué necesito un administrador de recursos del plan?
Los administradores de recursos del plan actúan de respaldo para garantizar que las solicitudes de acceso se envíen a otra persona que no sea el administrador del sistema en instancias en las que no se haya asignado un propietario o administrador para un elemento.
Recibo demasiadas solicitudes de acceso porque soy administrador de múltiples hojas y espacios de trabajo. ¿Qué debo hacer?
Le recomendamos que reduzca su acceso al permiso de editor en el elemento. Si necesita acceso de administrador para usar funciones específicas, solicite que se actualice temporalmente a un acceso de administrador, realice la tarea y vuelva a actualizar su acceso a editor.
Me preocupa que los administradores del sistema puedan asignar permisos a toda la información. ¿Qué puedo hacer con los datos confidenciales a los que los administradores del sistema no deberían tener acceso?
- La empresa gestiona los recursos y, de forma predeterminada, los administradores del sistema no pueden abrir los elementos para verlos. Cuando un administrador del sistema se asigna a sí mismo permisos a un elemento, el evento se registra y puede auditarse.
- Para garantizar que los administradores del sistema existentes no puedan acceder a elementos específicos, el equipo que requiera confidencialidad especial puede considerar el uso de un plan separado que administre por su cuenta y no otorgar acceso a ningún otro usuario.
¿Por qué las hojas que son propiedad de usuarios sin licencia o no miembros de mi plan siguen activas? Pensé que Smartsheet desactiva elementos que no son propiedad de usuarios con licencia o miembros.
Anteriormente, cuando se eliminaba la licencia o el estado de miembro de un usuario, se desactivaban todos los elementos en los que tenía permisos de propietario. Ahora, Smartsheet transfiere los permisos de propietario de estos elementos al plan en sí, en lugar de desactivarlos. Esto garantiza que sus procesos sigan funcionando, independientemente de los cambios en los permisos, la licencia o el estado de miembro de un usuario.
Si elimino a un usuario de mi plan, ¿no puede acceder a la hoja?
Anteriormente, cuando se eliminaba a un usuario, las hojas en las que tenía permisos de propietario se volvían inactivas, lo que convertía esas hojas en archivos de solo lectura para todos los usuarios, incluido el usuario eliminado.
Ahora, cuando se elimina a un usuario, puede acceder a las hojas y editarlas, ya que permanecen activas. Para evitar que el usuario eliminado acceda a las hojas, el administrador del sistema debe transferir los permisos de propietario y eliminar el uso compartido de ese usuario, lo que revocará su acceso a todos los elementos del plan.
Como alternativa, si el administrador del sistema desactiva al usuario en lugar de eliminarlo, este problema se evitaría, ya que los usuarios desactivados ya no pueden iniciar sesión en su cuenta de Smartsheet.
¿Cómo obtengo una lista de todos mis recursos en un plan?
Los administradores del sistema pueden crear un informe de acceso a hojas en el Centro de administración para obtener una lista de todos los elementos de su plan.