Encuentre la información que necesita para prepararse para la próxima migración de su plan y administre eficazmente su entorno de Smartsheet en el Modelo de suscripción de usuarios.
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Si su plan de Smartsheet se está migrando al Modelo de suscripción de usuarios, este artículo será de ayuda para prepararse. El nuevo modelo cambia la forma en que se otorga y factura el acceso de los usuarios. Es importante realizar algunos pasos antes y después de la migración para asegurarse de tener una transición sin problemas.
Esta guía describe qué hacer antes de la renovación de su plan y qué esperar después del cambio.
Qué cambia con el nuevo modelo
En el Modelo de suscripción de usuarios:
- Los usuarios comparten elementos cuando necesitan colaborar, lo que agrega usuarios al plan.
- Smartsheet asigna tipos de puestos de forma automática en función de los permisos de uso compartido.
- Los usuarios obtienen acceso provisional antes de convertirse en miembros pagos.
- Los períodos de conciliación le permiten administrar el acceso pago en función del uso real.
- Los usuarios ya no ven el botón Solicitar licencia ni la herramienta Detección de cuentas, ya que el uso compartido es el que otorga el acceso a los elementos de Smartsheet.
Para una descripción general completa, consulte Introducción al Modelo de suscripción de usuarios.
La mayoría de los planes pasarán al Modelo de suscripción de usuarios en 2025.
- Los planes anuales realizan la transición en su próxima renovación después del 1 de enero de 2025.
- Los planes mensuales comienzan la transición el 1 de febrero de 2025.
- Smartsheet proporcionará un aviso al menos 45 días antes de que se realicen las transiciones del plan.
Diferencias clave con respecto al Modelo de colaboradores heredado
Modelo de colaboradores heredado | Modelo de suscripción de usuarios |
|---|---|
Los administradores del sistema asignan licencias por adelantado | Los usuarios son provisionales después de que se les comparte un elemento y luego realizan una acción que reúne los requisitos |
Los usuarios solicitan licencias de forma manual | Los administradores del sistema pueden revisar el acceso durante la conciliación |
Es posible que los colaboradores ajenos a su plan necesiten cierta configuración adicional | Los colaboradores externos pueden obtener acceso temporal de forma automática |
Es más difícil de rastrear el uso verdadero | Se puede revisar el uso antes de comprometerse con el acceso pago |
Asignación de tipos de usuario del modelo heredado
Cuando su plan pasa al Modelo de suscripción de usuarios, Smartsheet asigna tipos de puestos en función de los permisos existentes de cada usuario y de si son internos o externos a su organización.
A continuación, le mostramos cómo los tipos de usuario del Modelo de colaboradores heredado se correlacionan con el nuevo modelo:
Miembros y miembros provisionales
Tipo de usuario heredado | Nuevo tipo de puesto |
|---|---|
Usuario con licencia | Miembro |
Usuario interno sin licencia con acceso de Autor del comentario o superior que realizó una acción que reúne los requisitos en los últimos 90 días | Miembro provisional |
Usuario externo sin licencia con acceso de Administrador que realizó una acción que reúne los requisitos en los últimos 90 días | Miembro provisional |
Colaborador interno gratuito con acceso de Autor del comentario o superior que realizó una acción que reúne los requisitos en los últimos 90 días | Miembro provisional |
Colaborador externo gratuito con acceso de Administrador que realizó una acción que reúne los requisitos en los últimos 90 días | Miembro provisional |
Colaborador externo gratuito con acceso de Autor del comentario o Editor en un plan Pro que realizó una acción que reúne los requisitos en los últimos 90 días | Miembro provisional |
Invitados
Tipo de usuario heredado | Nuevo tipo de usuario |
|---|---|
Usuario externo sin licencia con acceso de Autor del comentario o Editor en un Plan de Negocios o Empresarial | Invitado |
Colaborador externo gratuito con acceso de Autor del comentario o Editor en un Plan de Negocios o Empresarial | Invitado |
| Colaborador externo gratuito con acceso de Administrador que no realizó una acción que reúne los requisitos en los últimos 90 días | Invitado con la capacidad de realizar una acción que reúne los requisitos y convertirse en Miembro provisional |
Observadores
Tipo de usuario heredado | Nuevo tipo de puesto |
|---|---|
Usuario interno sin licencia con acceso de Observador | Observador |
Usuario externo sin licencia con acceso de Observador | Observador |
Colaborador interno gratuito con acceso de Observador | Observador |
Colaborador externo gratuito con acceso de Observador | Observador |
| Usuario interno sin licencia con acceso de Autor del comentario o superior que no realizó una acción que reúne los requisitos en los últimos 90 días | Observador con la capacidad de realizar una acción que reúne los requisitos y convertirse en Miembro provisional |
| Colaborador interno gratuito con acceso de Autor del comentario o superior que no realizó una acción que reúne los requisitos en los últimos 90 días | Observador con la capacidad de realizar una acción que reúne los requisitos y convertirse en Miembro provisional |
| Colaborador externo gratuito con acceso de Autor del comentario o Editor en un plan Pro que no realizó una acción que reúne los requisitos en los últimos 90 días | Observador con la capacidad de realizar una acción que reúne los requisitos y convertirse en Miembro provisional |
A los usuarios sin licencia que no comparten ningún elemento no se les asigna un tipo de puesto. Solo se podrán ver en la página de Roles e informes de usuarios.
Acciones que reúnen los requisitos y convierten a un Observador en Miembro provisional
- Comentar un elemento central.
- Editar un elemento central.
- Crear un elemento central.
- Cambiar el nombre de una hoja, un panel, un espacio de trabajo o una colección.
- Modificar los permisos de una hoja, un panel, un espacio de trabajo o una colección.
- Modificar los permisos de un archivo de contenido en una biblioteca de archivos.
- Aprobar solicitudes de permisos para una hoja, un panel, un espacio de trabajo o una colección.
- Aprobar solicitudes de permisos para un archivo de contenido en una biblioteca de archivos.
- Eliminar una hoja, un panel, un espacio de trabajo o una colección.
- Eliminar un archivo de contenido de una biblioteca de archivos.
Acciones que reúnen los requisitos y convierten a un Invitado en Miembro provisional
- Crear un elemento central.
- Cambiar el nombre de una hoja, un panel, un espacio de trabajo o una colección.
- Modificar los permisos de una hoja, un panel, un espacio de trabajo o una colección.
- Modificar los permisos de un archivo de contenido en una biblioteca de archivos.
- Aprobar solicitudes de permisos para una hoja, un panel, un espacio de trabajo o una colección.
- Aprobar solicitudes de permisos para un archivo de contenido en una biblioteca de archivos.
- Eliminar una hoja, un panel, un espacio de trabajo o una colección.
- Eliminar un archivo de contenido de una biblioteca de archivos.
Línea de tiempo y lista de verificación de la migración
De 90 a 31 días antes de la renovación
- Comience a revisar a sus usuarios lo antes posible.
- Céntrese en los Usuarios con licencia. Esos usuarios se convierten automáticamente en miembros. Después de la migración, tiene nuevas herramientas para administrar usuarios.
- Descargue el informe de tipos de usuario y compárelo con la asignación de tipos de usuario para ver cómo se asignan los usuarios en el nuevo modelo.
- Elimine o cambie a una versión inferior a los usuarios que ya no necesiten acceso.
Los usuarios que no tienen comentarios, ediciones ni elementos creados recientemente son buenos candidatos para cambiar a una versión inferior.
30 días antes de la renovación
- Finalice la lista de usuarios que deben ser miembros.
- Trabaje con el equipo de su cuenta para confirmar la cantidad de usuarios pagos que necesita.
- Si no tiene un equipo de cuentas especializado, comuníquese con el Departamento de Finanzas de Smartsheet para obtener ayuda.
El día antes de la renovación
Genere un nuevo informe de tipos de usuario y un informe de acceso a hojas. Estos informes actúan como una instantánea y lo ayudan a restaurar manualmente el acceso si es necesario más adelante.
Una vez que se modifican los permisos o el tipo de usuario de un usuario, no hay opción de deshacer. Los informes proporcionan un punto de referencia si los cambios deben invertirse de forma manual.
El día de la renovación
No se necesita ninguna acción. Smartsheet migrará automáticamente su plan y los usuarios podrán seguir trabajando sin interrupciones.
Qué hacer después de la migración
Algunos Planes Empresariales necesitan un mensaje de bienvenida personalizado.
Si configuró el aprovisionamiento automático de usuarios, Active Directory o la integración directa para su Plan Empresarial, cree una pantalla de bienvenida personalizada para admitir flujos de trabajo de acceso interno. Puede exigir a los usuarios que reconozcan las políticas internas, completen un proceso de aprobación o soliciten acceso antes de usar Smartsheet.
En los primeros días después de actualizar su plan:
En el menú principal del Centro de administración, seleccione Usuarios y grupos > Tipos de puestos y corrección.
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- Explore el nuevo diseño y los filtros disponibles.
Familiarícese con la pestaña de Corrección para administrar el acceso de los usuarios durante la conciliación.
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Revise la pestaña Todos los usuarios.
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- Bonificación: Consulte la lista de usuarios en la página de Administración de usuarios.
Vea Administrar usuarios en el Modelo de suscripción de usuarios para obtener más información.
Su primer período de conciliación incluirá lo siguiente:
- Usuarios que migraron como miembros provisionales
- Usuarios que se convirtieron en miembros provisionales inmediatamente después de la migración
Se pausaron los cargos de conciliación y corrección.
Prácticas recomendadas para una transición sin problemas
- Revise a los usuarios inactivos y cámbielos de categoría con anticipación. Considere la posibilidad de crear una política estándar y usar acciones masivas para aplicarla.
- Planifique la comunicación interna para explicar el nuevo modelo a las partes interesadas.
- Recuerde a los usuarios que comiencen con el nivel más bajo de acceso necesario para mantener la seguridad. Los usuarios pueden solicitar un mayor nivel de acceso si lo necesitan.
- Asegúrese de que los usuarios conocen las políticas internas nuevas o actualizadas para el uso de Smartsheet en su organización.
- Mantenga al menos dos Administradores en cada elemento para evitar que haya elementos sin Administrador.
- Guarde las páginas clave del Centro de administración en favoritos o marcadores para acceder a ellas con rapidez.
Para obtener más ayuda, consulte Cómo funcionan la conciliación y la corrección y Comprender el acceso provisional.