Los informes de acceso a hojas lo ayudan a auditar quién puede acceder a los elementos de su plan y en qué nivel. Los informes de elementos publicados muestran qué elementos se publicaron y quién los publicó.
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Para los planes de EE. UU. y de la UE, ambos informes están disponibles en dos versiones: estándar y alternativa. La versión que recibe su plan se determina automáticamente en función del tamaño del plan.
Los planes de AU utilizan un formato de informe separado para ambos informes, independientemente del tamaño del plan. Consulte la versión de AU debajo de cada informe para obtener acceso a sus columnas.
La versión alternativa utiliza terminales de la API para admitir implementaciones a gran escala y devuelve datos sin procesar, no ampliados. Si tiene dudas sobre qué versión se aplica a su plan, genere un informe; el formato indica qué versión recibió.
Generar un informe de acceso a hojas
Si utiliza el modelo heredado, debe generar el informe desde la página Administración de usuarios. Aprenda a determinar el modelo que usa su plan.
- Inicie sesión en el Centro de administración.
- Seleccione el ícono Menú para expandir la barra lateral izquierda y, luego, vaya a Usuarios y grupos > Tipos de puestos y corrección .
- Seleccione Informes > Informe de acceso a hojas.
- Revise su correo electrónico. El informe se envía al correo electrónico asociado con el inicio de sesión del Centro de administración.
Versión estándar
En la versión estándar del informe de acceso a hojas, se incluyen los siguientes datos:
- Clave: la clave única de cada hoja de la cuenta de Smartsheet de su equipo. Los usuarios no ven esta clave. Puede ser útil cuando tiene varias hojas con el mismo nombre.
- Nombre: los nombres de las hojas visualizados en su sesión de Smartsheet.
- Nombre del espacio de trabajo: Los nombres del espacio de trabajo en su sesión de Smartsheet.
- Tipo: Indica si el elemento es una hoja, un informe o un panel.
- Compartido con: Todas las direcciones de correo electrónico de las personas con hojas compartidas, ya sean colaboradores pagos, no pagos o externos.
- Permiso de uso compartido: Se muestran los permisos de las personas con las que se compartió (propietario, administrador, editor (puede compartir), editor (no puede compartir), observador, autor del comentario).
- Fecha/Hora de la última modificación del recurso (UTC): Fecha/Hora de la última actualización de la hoja.
- Fecha/Hora de la última actividad del usuario (UTC): Última fecha/hora en que el usuario accedió al elemento de Smartsheet.
- ID del elemento: Número de identificación único del elemento compartido.
- ID del espacio de trabajo: El identificador único del espacio de trabajo que contiene el elemento.
Versión alternativa
Para admitir implementaciones a gran escala, la versión alternativa utiliza la URL de la API de los elementos y asuntos en lugar de enlaces directos o detalles ampliados de usuarios y grupos. Los enlaces directos y los detalles ampliados pueden generar problemas de rendimiento; las URL de la API permiten que el informe se genere y se cargue de manera eficiente.
La versión alternativa del informe de acceso a hojas contiene las siguientes columnas:
- URL de la API del elemento
- URL de la API del sujeto (URL de la API al usuario o grupo)
- Tipo (tipo de elemento, como hoja o espacio de trabajo)
- ID del elemento
- Tipo de sujeto (usuario o grupo)
- ID del sujeto (ID de usuario o grupo)
- Compartido con la dirección de correo electrónico
- Nombre del conjunto de permisos (p. ej., read_only)
- ID del espacio de trabajo
- Fecha/hora de creación (UTC)
- Fecha/hora de la última modificación (UTC)
- Nombre del elemento
Versión de AU
Los informes de acceso a hojas de AU utilizan un formato de columna separado, independientemente del tamaño del plan.
- Clave: la clave única de cada hoja de la cuenta de Smartsheet de su equipo. Los usuarios no ven esta clave. Puede ser útil cuando tiene varias hojas con el mismo nombre.
- Nombre: los nombres de las hojas visualizados en su sesión de Smartsheet.
- Nombre del espacio de trabajo: los nombres del espacio de trabajo en su sesión de Smartsheet.
- Tipo: indica si el elemento es una hoja, un informe o un panel.
- Propietario: la dirección de correo electrónico del propietario del elemento.
- Compartido con: todas las direcciones de correo electrónico de las personas con quienes se comparten hojas, ya sean colaboradores pagos, no pagos o externos.
- Permiso para compartir: muestra los permisos de las personas con quienes se compartió (propietario, administrador, editor [puede compartir], editor [no puede compartir], observador, autor del comentario).
- Fecha/hora de la última modificación (UTC): fecha/hora de la última actualización del elemento.
Generar un informe de elementos publicados
Si utiliza el modelo heredado, debe generar el informe desde la página Administración de usuarios. Aprenda a determinar el modelo que usa su plan.
- Inicie sesión en el Centro de administración.
- Seleccione el ícono Menú para expandir la barra lateral izquierda y, luego, vaya a Usuarios y grupos > Tipos de puestos y corrección .
- Seleccione Informes > Informe de elementos publicados.
- Revise su correo electrónico. El informe se envía al correo electrónico asociado con el inicio de sesión del Centro de administración.
Versión estándar
En la versión estándar del informe de elementos publicados, se incluyen las siguientes columnas:
- Referencia
- Nombre
- Tipo
- Editor
- Formato publicado
- Tipo de elemento publicado
- Control de acceso
- Enlace de publicación
- Fecha/Hora de la última modificación del recurso (UTC)
- Fecha/Hora de la última actividad del usuario (UTC)
Versión alternativa
En el informe de elementos publicados, se incluyen las siguientes columnas:
- ID de recurso
- URL de la API para el elemento (para el nombre del elemento)
- URL de la API para el usuario de la publicación
- Formato publicado
- Tipo de elemento publicado
- ID de correo electrónico del usuario de la publicación
- Control de acceso
- Marca de tiempo modificada
- Nombre del elemento publicado
Versión de AU
Los informes de elementos publicados de AU utilizan un formato de columna separado, independientemente del tamaño del plan. Este formato no incluye formularios publicados como tipo de elemento publicado.
- ID: el identificador único de cada elemento publicado.
- Nombre: el nombre del elemento publicado.
- Tipo: indica si el elemento es una hoja, un informe o un panel.
- Propietario: la dirección de correo electrónico del propietario del elemento.
- Publicador: la dirección de correo electrónico del usuario que publicó el elemento.
- Tipo de publicación: el formato en el que se publicó el elemento.
- Control de acceso: el nivel de acceso necesario para ver el elemento publicado.
- Enlace de publicación: la URL publicada del elemento.
- Fecha/hora de la última modificación (UTC): fecha/hora de la última actualización del elemento.
Preguntas frecuentes
Las siguientes preguntas frecuentes se aplican a la versión alternativa de ambos informes y requieren acceso a la API. Si su plan tiene la versión estándar, estas preguntas no se aplican a su flujo de trabajo.
¿Cuál es la diferencia entre las versiones estándar y alternativa del informe de acceso a hojas?
La versión alternativa utiliza terminales de la API que devuelven datos sin procesar y no expandidos en lugar de expandir los detalles de usuarios y grupos en filas individuales. Debido a que no amplía esos detalles, la versión alternativa contiene menos filas por diseño. Por ejemplo, un grupo compartido con varios usuarios aparece como una sola entrada con una URL de API en lugar de filas separadas para cada usuario individual. Para recuperar los detalles completos del usuario o del grupo, utilice las URL de la API proporcionadas en el informe.
¿Hay una opción para exportar el informe en formato JSON?
No.
¿Cuál es la sintaxis de la URL de la API del elemento y la URL de la API del asunto en el informe alternativo?
La sintaxis de las URL de la API de elementos es la siguiente:
- Para una hoja: https://api.smartsheet.com/2.0/sheets/{{Resource ID}}
- Para un informe: https://api.smartsheet.com/2.0/reports/{{Resource ID}}
- Para un panel: https://api.smartsheet.com/2.0/dashboards/{{Resource ID}}
La sintaxis de las URL de la API de sujetos es la siguiente: https://api.smartsheet.com/2.0/users/{{Subject ID}} o https://api.smartsheet.com/2.0/groups/{{Subject ID}} según si el tipo de sujeto es un usuario o un grupo.
Para obtener más información, consulte la documentación de la API de Smartsheet.
¿Cómo puedo buscar los ID de elementos y de sujetos?
Para buscar el {{Resource ID}} de las hojas, los informes o los paneles antes de que se actualice el informe de acceso a hojas, puede buscar el recurso específico en Smartsheet, seleccionar Archivo > Propiedades y buscar el ID de recurso allí mencionado. El informe de acceso a la hoja también contiene una columna de ID de recurso.
Los ID de usuario no se muestran en la interfaz de usuario de Smartsheet, ya que las direcciones de correo electrónico sirven como identificador principal. Para obtener los ID de usuario, debe utilizar la API Obtener usuario. A continuación, le mostramos una guía rápida sobre cómo recuperar los ID de usuario:
- Realice una llamada de API al terminal de usuarios: https://api.smartsheet.com/2.0/users
- Analice la respuesta para extraer los ID de usuario asociados con la dirección de correo electrónico del usuario actual.
Para obtener más información, consulte la documentación de la API de Smartsheet.